АДМИНИСТРАЦИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
УПРАВЛЕНИЕ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ СООРУЖЕНИЙ
ЗАЩИТЫ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ОТ НАВОДНЕНИЙ
"МОРЗАЩИТА"
ПРИКАЗ
от 4 декабря 2002 г. N 71
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ АРХИВЕ И ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
УПРАВЛЕНИЯ "МОРЗАЩИТА"
В целях реализации Закона РФ "Основы законодательства
Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и
архивах" от 07.07.1993 N 5341-1, Положения "Об Архивном фонде
Российской Федерации", утвержденного Указом Президента Российской
Федерации "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской
Федерации" от 01.12.1998 N 1447, и требований Федеральной архивной
службы России для обеспечения, хранения, учета и научного
использования документов управления, а также в целях организации и
проведения экспертизы ценности документов постоянного и временного
хранения и отбора их для передачи на государственное хранение
приказываю:
1. Утвердить Положение об архиве управления "Морзащита"
(приложение 1) и Положение об экспертной комиссии (ЭК) управления
"Морзащита" (приложение 2).
2. Заместителю начальника, начальникам отделов управления
принять к неукоснительному выполнению требования настоящих
положений.
Начальник
управления "Морзащита"
А.Н.Савин
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к приказу
управления "Морзащита"
от 04.12.2002 N 71
УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления по строительству
сооружений защиты Санкт-Петербурга
от наводнений "Морзащита"
А.Н.Савин
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ УПРАВЛЕНИЯ "МОРЗАЩИТА"
1. Общие положения
1.1. Документы управления "Морзащита" (далее - Управление),
имеющие историческое, научно-техническое, социально-экономическое
и экологическое значение, составляют государственную часть
Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью
государства и подлежат постоянному хранению в Центральном
государственном архиве Санкт-Петербурга (ЦГА Санкт-Петербурга).
До передачи на государственное хранение эти документы временно,
по согласованию с ЦГА Санкт-Петербурга, хранятся в Управлении.
1.2. Управление обеспечивает сохранность, учет, отбор,
упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ,
образующихся в результате деятельности Управления. В соответствии
с правилами обеспечивает своевременную подготовку этих документов
на государственное хранение.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Управление несет
ответственность в соответствии с действующим законодательством.
В Управлении для хранения документов Архивного фонда РФ и
законченных делопроизводством документов практического назначения,
их отбора, учета использования и подготовки к передаче на
государственное хранение действует архив. Функции ответственного
за ведение архива возлагаются на лицо, назначенное приказом по
Управлению.
1.3. В своей работе ответственный за ведение архива
руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по
архивному делу, указаниями ЦГА Санкт-Петербурга, приказами и
указаниями по Управлению, правилами и другими нормативно-
методическими документами Федеральной архивной службы России
(Росархив) и настоящим Положением.
1.4. Контроль за работой архива Управления осуществляет
начальник Общего отдела.
1.5. Организационно-методическое руководство деятельностью
архива Управления осуществляет Центральный государственный архив
(ЦГА Санкт-Петербурга).
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством Управления документы
постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных
подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения,
необходимые в практической деятельности, документы по личному
составу.
2.2. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и
содержание документов ведомственного архива: картотеки по истории
фондообразователей, исторические справки, описи дел, номенклатуры
дел, книга поступлений, список фондов, листы фондов, дела фондов,
паспорт архива. В том числе: методические пособия, печатные
ведомственные издания, дополняющие документы архива, а также
необходимые для научно-исследовательской и информационно-
справочной работы архива.
3. Задачи архива
Основными задачами архива Управления являются:
3.1. Учет, обеспечение сохранности, использование документов,
хранящихся в архиве.
3.2. Подготовка документов Архивного фонда РФ на
государственное хранение.
4. Обязанности ответственного за ведение архива
В соответствии с возложенными на архив задачами ответственный
за ведение архива обязан:
4.1. Принимать не позднее, чем через 3 года, законченные
делопроизводством документы, учитывать и хранить документы
структурных подразделений Управления, обработанные в соответствии
с требованиями, установленными Федеральной архивной службой РФ.
4.2. Согласовывать с ЦГА Санкт-Петербурга графики представления
описей на рассмотрение ЭПМК (экспертно-проверочной методической
комиссии) ЦГА Санкт-Петербурга.
4.3. Составлять и представлять не позднее, чем через 2 года
после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел
постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПМК ЦГА
Санкт-Петербурга.
4.4. Осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность
принятых на хранение дел.
4.5. Организовывать использование документов:
информировать руководство и работников Управления о составе и
содержании документов архива;
выдавать и установленном порядке дела, документы или копии
документов в целях служебного и научного использования для работы
в архиве;
исполнять запросы организаций и заявления граждан об
установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-
правового характера, в установленном порядке выдавать копии
документов и архивные справки;
вести учет использования документов, хранящихся в архиве.
4.6. Проводить экспертизу ценности документов, хранящихся в
архиве, участвовать в работе экспертной комиссии Управления.
4.7. Оказывать методическую помощь делопроизводству в
соответствии с номенклатурой дел Управления, контролировать
правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а
также подготовку дел к передаче в архив Управления.
4.8. Подготавливать и в установленном порядке передавать на
хранение в ЦГА Санкт-Петербурга документы Архивного фонда РФ.
4.9. Высылать ежегодно в ЦГА Санкт-Петербурга паспорт архива
согласно установленной форме, сведения об изменениях в составе и
объеме фондов.
5. Права ответственного за ведение архива
Для выполнения возложенных задач ответственный за ведение
архива имеет право:
5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях Управления.
5.2. Запрашивать от структурных подразделений Управления
сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения
исполнения всех возложенных на архив задач.
5.3. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и
консультантов специалистов, работающих в Управлении.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к приказу
управления "Морзащита"
от 04.12.2002 N 71
УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления по строительству
сооружений защиты Санкт-Петербурга
от наводнений "Морзащита"
А.Н.Савин
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК) УПРАВЛЕНИЯ "МОРЗАЩИТА"
1. Общие положения
1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности
документов Управления и отбору их на архивное хранение или
уничтожение создается постоянно действующая экспертная комиссия
(ЭК).
1.2. ЭК является совещательным органом, ее решения вступают в
силу после утверждения их начальником управления, а в необходимых
случаях и Центральным государственным архивом (ЦГА) Санкт-
Петербурга (см. пп. 2.3, 2.5).
1.3. ЭК назначается приказом начальника Управления в составе не
менее 7 человек из числа начальников отделов Управления под
председательством заместителя начальника управления.
В состав комиссии включаются:
начальник общего отдела;
начальник отдела финансового обеспечения;
начальник производственно-технического отдела;
начальник отдела кадров;
начальник отдела договоров и инвестиций;
начальник отдела строительства объектов соцкультбыта;
начальник отдела эксплуатации;
главный специалист - юрисконсульт.
Секретарем комиссии назначается ведущий специалист.
1.4. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном
фонде РФ, основными положениями, правилами, инструкциями и
указаниями, типовыми и ведомственными перечнями документов со
сроками хранения, методическими рекомендациями ЦГА Санкт-
Петербурга, Положением об архиве управления "Морзащита" и
настоящим Положением.
2. Функции экспертной комиссии
ЭК Управления осуществляет следующие функции:
2.1. Организует и проводит совместно с начальником общего
отдела и ответственным за ведение архива ежегодный отбор
документов для дальнейшего хранения и к уничтожению. При этом
основное внимание ЭК уделяет отбору на стадии делопроизводства
документов, подлежащих передаче в ЦГА Санкт-Петербурга.
2.2. Рассматривает сроки передачи документов на хранение в
архив Управления и по согласованию с ЦГА Санкт-Петербурга
представляет их на утверждение руководству Управления.
2.3. Рассматривает описи дел (годовые разделы) постоянного
хранения, подлежащие передаче в ЦГА Санкт-Петербурга, и описи дел
по личному составу постоянного и долговременного хранения (свыше
10 лет), выносит решение об одобрении и представляет их на
утверждение и согласование экспертно-проверочной методической
комиссии (ЭПМК) ЦГА Санкт-Петербурга.
2.4. Рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не
подлежащих дальнейшему хранению в архиве Управления.
2.5. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных категорий документов, установленных действующими
перечнями, и определении сроков хранения документов, не
предусмотренных перечнями, и выносит решения об одобрении и
представляет эти предложения на утверждение в ЦГА Санкт-
Петербурга.
2.6. Принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов
перечней документов, типовых и примерных номенклатур, а также
номенклатур дел отделов Управления и других методических пособий
по организации документов в делопроизводстве, экспертизе и
подготовке документов для последующего хранения и использования.
2.7. Обеспечивает координацию, инструктаж, консультации и
контроль за работой отделов Управления по вопросам организации и
методики отбора документов на хранение и уничтожение.
3. Права экспертной комиссии
ЭК предоставляется право:
3.1. В соответствии с установленными требованиями давать
указания начальникам отделов Управления по вопросам отбора
документов на хранение и уничтожение, упорядочения и передачи их в
архив.
3.2. Требовать от начальников отделов Управления розыска
недостающих дел, подлежащих передаче на хранение в ЦГА Санкт-
Петербурга, и представления письменного объяснения в случае их
отсутствия.
3.3. Запрашивать от начальников отделов Управления сведения и
заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения
документов.
3.4. Заслушивать на своих заседаниях информацию начальников
отделов и ответственного за ведение архива о качестве оформления
документов и формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета
и сохранности дел постоянного, долговременного хранения и по
личному составу.
3.5. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и
экспертов специалистов своего ведомства и, в случае необходимости,
работников ЦГА Санкт-Петербурга.
3.6. Принимать участие в организации и проведении проверок
состояния делопроизводства, архива.
3.7. Информировать руководство Управления по вопросам
деятельности ЭК.
4. Организация работы экспертной комиссии
4.1. Экспертная комиссия работает в контакте с ЭПМК ЦГА Санкт-
Петербурга и получает от него необходимые организационно-
методические указания.
4.2. ЭК работает по плану, утвержденному начальником
Управления, и отчитывается перед ним в своей работе.
4.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК,
рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере
надобности, но не реже двух раз в год.
4.4. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются
председателем и секретарем комиссии и утверждаются начальником
Управления.
4.5. Решения ЭК принимаются большинством голосов. При
разделении голосов поровну спорный вопрос разрешается начальником
Управления или выносится на рассмотрение ЭПМК ЦГА Санкт-
Петербурга.
4.6. Обязательному утверждению ЦГА Санкт-Петербурга подлежат:
решения ЭК об одобрении описей на дела постоянного хранения и
по личному составу;
проекты типовых и примерных номенклатур дел;
предложения об изменении сроков хранения документов,
установленных типовыми и ведомственными перечнями документов,
типовыми и примерными номенклатурами дел;
предложения об установлении сроков хранения документов, не
предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными
номенклатурами дел.
4.7. Решения ЭК по результатам ее работы доводятся до сведения
начальника Управления.
4.8. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов
возлагается на секретаря комиссии.
|