ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
от 05.03.98 N 137-р
О ПРАВИЛАХ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНАМИ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Утвердить и ввести в действие с 20 марта 1998 года Правила
оформления документов в подразделениях аппарата управления
органами исполнительной власти Ленинградской области
(прилагаются).
2. Руководителям структурных подразделений аппарата
управления органами исполнительной власти Ленинградской области
при подготовке служебных документов обеспечивать строгое
соблюдение положений настоящих Правил работниками подразделений.
3. Рекомендовать руководителям областных органов
исполнительной власти, главам муниципальных образований в
Ленинградской области использовать настоящие Правила в
практической работе по оформлению служебных документов.
4. Управлению делами изготовить по заявке комитета по
вопросам государственной службы и местного самоуправления
необходимое количество экземпляров настоящих Правил.
5. Контроль за соблюдением Правил оформления документов в
подразделениях аппарата управления органами исполнительной власти
Ленинградской области возложить на комитет по вопросам
государственной службы и местного самоуправления.
Первый вице-губернатор
Ленинградской области
В.Сердюков
ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНАМИ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
(Утверждены распоряжением Правительства
Ленинградской области от 5 марта 1998 года N 137-р)
Санкт-Петербург
1998 год
СОДЕРЖАНИЕ
Раздел Стр.
Введение 1
1 Общие положения 1
2 Оформление документов в структурных подразделениях 6
Правительства Ленинградской области
2.1 Оформление проекта областного закона 6
Образец
2.2 Оформление проектов постановления и распоряжения 10
Губернатора, Правительства Ленинградской области
2.3 Оформление проектов поручений 16
Образец
2.4 Оформление справочно-информационных материалов 18
2.5 Оформление проектов служебных телеграмм 18
Образцы
2.6 Оформление протоколов совещаний, заседаний, иных 22
мероприятий и выписок из протоколов
Образцы
2.7 Оформление стенограмм совещаний, заседаний и иных 28
мероприятий
Образец
2.8 Оформление служебных писем 30
Образец
2.9 Оформление служебных писем при переписке с 35
зарубежными корреспондентами
2.10 Оформление служебных записок 35
Введение
Правила оформления документов в аппарате управления органами
исполнительной власти Ленинградской области (далее именуются -
Правила) подготовлены на основе Унифицированной системы
организационно-распорядительной документации (УСОРД) ГОСТ Р
6.30-97 (принят постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997
года N 273), Правил оформления документов, создаваемых в
Администрации Президента Российской Федерации (1997 год).
Правила конкретизируют положения Инструкции по
делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской
области (утверждена постановлением Губернатора Ленинградской
области от 30 декабря 1997 года N 534-пг), устанавливают единый
подход к оформлению создаваемых документов.
В Правилах сформулированы на основе действующего
законодательства, нормативных и методических документов
современные требования к составлению и оформлению документов, а
также представлены образцы оформления основных видов документов.
Правила рассчитаны на использование в подразделениях аппарата
управления органами исполнительной власти Ленинградской области
средств электронно-вычислительной техники.
Правила распространяются на организационно-распорядительные
документы - постановления, распоряжения, решения, протоколы, акты,
письма и другие документы, которые фиксируют решения
административных и организационных вопросов, а также вопросов
управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования
деятельности органов исполнительной власти Ленинградской области.
Применение Правил должно способствовать формированию
официально-делового стиля документов в органах исполнительной
власти Ленинградской области, унификации применяемых форм
документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и
средств в процессе создания документов.
Правила предназначены для подразделений аппарата управления
органами исполнительной власти Ленинградской области и являются
обязательными для соблюдения работниками, осуществляющими
подготовку и оформление документов.
В разделе 1 Правил изложены основные требования к подготовке
и оформлению документов.
Для отдельных видов документов особенности оформления и
расположения реквизитов указаны в соответствующих разделах Правил.
1. Общие положения
1.1. Документы, создаваемые в аппарате управления органами
исполнительной власти Ленинградской области, печатаются с
использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows
версии от 2.0 и выше шрифтом Times New Roman размером N 14, через
один интервал.
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания
могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное
начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между
строками, смещение относительно границ основного текста.
При печатании таблиц также можно использовать шрифты других
размеров.
1.2. Каждая напечатанная страница документа, оформленного как
на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое
- 3 см, правое - 2 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.
1.3. При оформлении текста документа на двух и более
страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами
посредине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница
документа или приложения не нумеруется.
1.4. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его
элементов, называемых реквизитами.
Набор основных реквизитов, которые могут встретиться при
составлении, оформлении и обработке документов, следующий:
Государственный герб Российской Федерации;
Герб Ленинградской области;
наименование высшего должностного лица, органа - Губернатор
Ленинградской области, Правительство Ленинградской области;
наименование подразделения Правительства Ленинградской
области (или должности лица) - автора документа;
индекс предприятия связи, почтовый адрес; номер телефона,
номер телефакса;
наименование вида документа;
дата документа;
индекс (номер) документа;
ссылка на индекс и дату входящего документа;
место составления или издания документа;
гриф ограничения доступа к документу;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту (краткое содержание);
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
печать;
отметка о заверении копии;
фамилия исполнителя и номер его телефона;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
идентификатор электронной копии документа (колонтитул);
отметка о поступлении (регистрационный штамп).
В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов
может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на
проекте документа может быть проставлена пометка "Проект". Этот
реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы
проекта документа и ограничивается его правым полем.
Документы в аппарате управления органами исполнительной
власти Ленинградской области оформляются, как правило, на бланках
установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов
и стабильный порядок их расположения.
Для документирования деятельности структурных подразделений
аппарата (далее именуются - подразделения) используются различные
виды бланков.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4
(210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) и применяются в зависимости от
объема текста. Бланки поручений имеют формат А6 (105 х 148 мм).
Для оформления сопроводительных писем и некоторых других
документов могут использоваться бланки с трафаретными частями
текста.
При переписке между подразделениями аппарата управления
органами исполнительной власти Ленинградской области бланк не
используется.
1.5. Требования к составлению и расположению отдельных
реквизитов.
1.5.1. Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа к документу с указанием номера
экземпляра проставляется без кавычек на первой странице документа,
на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице
сопроводительного письма к документам, содержащим служебную
информацию ограниченного распространения. Его можно дополнять
данными, предусмотренными законодательством об информации,
отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Гриф печатается в правом верхнем углу документа за пределами
границ текстового поля. Номер экземпляра проставляется ниже грифа
и пометки через 1,5 интервала и центрируется по отношению к ним.
1.5.2. Заголовок к тексту
Заголовок составляется к документам, за исключением
телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен кратко и
точно отражать содержание документа. Он может формулироваться с
помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об
отмене ...", "Об организации ...", "О состоянии ...").
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового
поля.
Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из
двух и более строк, печатается через один интервал.
Документы, оформленные на бумаге форматов А5 и А6, как
правило, не нуждаются в заголовке.
1.5.3. Текст
Текст печатается на расстоянии двух интервалов от заголовка в
установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от
левой границы текстового поля.
1.5.4. Подпись
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности
лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на
бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на
бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициал или
инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через один интервал.
Длина самой длинной строки наименования должности не должна
превышать 8 см.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на
уровне последней строки наименования должности у правой границы
текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не
ставится.
Например:
Председатель комитета по
жилищно-коммунальному хозяйству И.Иванов
или:
Председатель комитета И.Иванов
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например:
Управляющий делами И.Иванов
Главный бухгалтер П.Петрова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают на одном уровне, например:
Председатель комитета финансов Председатель комитета по лесу
И.Иванов П.Петров
Документ может быть подписан исполняющим обязанности
должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки
"Зам." или косую черту перед наименованием должности.
1.5.5. Дата
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата
проставляется под наименованием должности лица, подписавшего
документ.
Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в
следующей последовательности: день, месяц, год. Например, дату 9
марта 1998 года следует оформлять 09.03.98.
При подготовке нормативных и финансовых документов следует
применять словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек),
например: 13 мая 1998 года.
Дата печатается от левой границы текстового поля на
расстоянии двух интервалов от предыдущего реквизита.
1.5.6. Индекс (номер) документа
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги,
номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же
интервалом, с каким печатался документ.
1.5.7. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии
приложения
Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф
согласования", слово ПРИЛОЖЕНИЕ со ссылкой на номер и дату
нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого
листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек
прописными буквами.
Заголовок реквизита - слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ,
СОГЛАСОВАНО, ПРИЛОЖЕНИЕ - отделяет от последующих строк реквизита
один интервал.
Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается
правым полем документа.
При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их
располагают на одном уровне.
1.5.8. Визы
Согласование проекта документа оформляется визой, которая
включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и
дату, а при необходимости - наименование должности визирующего.
Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа
подлинника распорядительного, внутреннего документа, приложения к
нему и на копии письма - ниже реквизита "Подпись".
1.5.9. Резолюция
Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции,
включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и
срок исполнения.
Резолюция пишется на бланке или на отдельном листе,
приложенном к документу, а также на свободном поле документа. На
верхнем поле листа (бланка) резолюции указываются номер и дата
документа, к которому относится резолюция.
1.5.10. Отметка о контроле
Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в
виде штампа или пометки "Контроль" ниже реквизита "Индекс (номер)
документа".
1.5.11. Фамилия исполнителя и номер его телефона
Фамилия, инициалы исполнителя документа и номер его телефона
печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа
документа в нижнем левом углу. Реквизит печатается от левой
границы текстового поля.
1.5.12. Идентификатор электронной копии документа
(колонтитул)
Идентификатор содержит имя файла на машинном носителе, дату,
место создания документа, инициалы имени и фамилии специалиста,
печатавшего документ.
Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой
страницы документа размером шрифта N 6.
Состав реквизитов и порядок их расположения для конкретных
видов документов приведены в разделе 2 Правил.
2. Оформление документов в структурных подразделениях
Правительства Ленинградской области
2.1. Оформление проекта областного закона
Проект областного закона (далее именуется - законопроект),
подготавливаемый для внесения в Законодательное собрание
Ленинградской области в порядке законодательной инициативы,
печатается на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman
N 14. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой
границ текстового поля проставляется пометка "Вносится
Губернатором Ленинградской области" или "Вносится Правительством
Ленинградской области". Пометка печатается через один интервал и
выравнивается по своей левой границе.
На расстоянии двух интервалов от пометки у правой границы
текстового поля печатается слово "Проект".
Законопроект имеет следующие реквизиты:
1. Наименование субъекта Российской Федерации - Ленинградская
область
Отделяется от слова "Проект" двумя интервалами. Печатается
прописными буквами и может быть выделено полужирным шрифтом.
Выравнивается по центру.
2. Наименование вида акта - ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН
Отделяется от наименования области двумя интервалами.
Печатается прописными буквами размером шрифта N 16 и может
быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
3. Заголовок
Отделяется от предыдущего реквизита двумя интервалами.
Печатается через один интервал, выделяется полужирным шрифтом
и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на
вопрос: "О чем?" содержание закона либо в заголовке приводится
название кодекса (например: Лесной кодекс Ленинградской области).
Точка в конце заголовка не ставится.
4. Текст
Отделяется от заголовка двумя интервалами.
Печатается через один интервал.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на
преамбулу и основную часть.
В преамбулу включается, как правило, обоснование принятия
закона или декларирование его принципов.
Основная часть текста законопроекта структурируется в целях
его изложения в логической последовательности, обеспечивающей
переход от общих положений к частным. Текст законопроекта может
подразделяться на части (например, часть первая Лесного кодекса
Ленинградской области), разделы, главы, статьи.
Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, следует
печатать прописными буквами размером шрифта N 14 и выравнивать по
центру. Заголовки могут быть выделены полужирным шрифтом. Точка в
конце заголовка не ставится.
Заголовки статей печатаются строчными буквами через один
интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по своей
левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья"
печатается с красной строки с прописной буквы.
При отсутствии заголовка слово "статья" печатается с
прописной буквы, далее проставляется номер арабскими цифрами.
Слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи
печатается в строку.
Например:
"Статья 12. Основными источниками финансирования
автомобильных дорог общего пользования являются целевые
внебюджетные средства".
Текст статьи законопроекта может подразделяться на части,
пункты, подпункты, абзацы. Часть как структурная единица статьи не
имеет нумерации. Ссылка на нее оформляется следующим образом:
часть первая статьи 2.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой (реже - с
круглой скобкой), подпункты - строчными буквами с круглой скобкой
(реже - арабскими цифрами). Ссылки на них оформляются следующим
образом: пункт 2 статьи 6, подпункт "к" пункта 2 статьи 7. После
цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкой пункты и
подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от
друга точкой с запятой. Пункты и подпункты могут подразделяться на
абзацы без буквенно-цифрового обозначения.
Структура законопроекта о внесении изменений и дополнений в
действующий акт должна соответствовать структуре основного
документа.
5. Подпись
Отделяется от текста двумя интервалами.
Состоит из слов "Губернатор Ленинградской области", которые
печатаются в две строки через один интервал от левой границы
текстового поля.
Инициал имени и фамилия Губернатора указываются при
оформлении принятого закона в Законодательном собрании.
6. Визы
Виза включает в себя личную подпись визирующего (с
расшифровкой) и дату. Виза проставляется на лицевой, а при
отсутствии места - на оборотной стороне последнего листа
экземпляра текста законопроекта.
Образец прилагается.
Образец
Вносится Губернатором
Ленинградской области
Проект
ЛЕНИНГРАДСКАЯ ОБЛАСТЬ
¦ 2 инт.
ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН
¦ 2 инт.
Устав Ленинградской области
¦ 2 инт.
Глава 1
Конституционные основы статуса Ленинградской области -
субъекта Российской Федерации
Статья 1
1. Ленинградская область является субъектом Российской
Федерации.
2. Во взаимоотношениях с федеральными органами
государственной власти России Ленинградская область имеет равные с
другими субъектами Российской Федерации права.
.............................................................
......
2 инт. ¦
Губернатор
Ленинградской области В.Густов
Согласовано:
Иванов И.И. ____________ (подпись) (дата)
Петров П.П. ____________ (подпись) (дата)
2.2. Оформление проектов постановления и распоряжения
Губернатора, Правительства Ленинградской области
Проекты постановлений и распоряжений (оформляемые для
подписания) печатаются на бланках установленной формы.
Верхнее поле документа устанавливается границами бланка,
левое поле - 3 см, правое - 2 см и нижнее - не менее 2 см. При
оформлении проекта на двух и более страницах верхнее поле этих
страниц составляет 2 см.
Постановления и распоряжения имеют следующие реквизиты:
1. Государственный герб Российской Федерации (герб
Ленинградской области)
2. Наименование вида акта - постановление, распоряжение
3. Заголовок
Печатается от левого поля листа на расстоянии не менее 9 см
от верхнего края листа и выделяется жирным шрифтом Times New
размером N 12.
Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос:
"О чем (о ком)?" издается документ. Точка в конце заголовка не
ставится.
4. Текст
Отделяется от заголовка двумя интервалами.
Текст проекта печатается шрифтом Times New Roman размером
N 14.
Текст проекта печатается от левой границы текстового поля и
выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая
строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля.
Текстовая часть проекта постановления, распоряжения
подразделяется на преамбулу и постановляющую (распорядительную)
часть.
Преамбула в постановлениях Губернатора оканчивается словом
"постановляю", а в постановлениях Правительства - словами:
"Правительство Ленинградской области постановляет", последнее
слово печатается вразрядку. Преамбула в распоряжениях
оканчивается, как правило, двоеточием.
Пункты в тексте актов нумеруются арабскими цифрами с точкой и
заголовков не имеют.
Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются
арабскими цифрами и состоят из номера пункта и номера подпункта,
разделенных точкой (например, 2.1.).
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое
постановление (распоряжение), должны строиться, как правило, на
основе структуры основного акта.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в
тексте документа на них обязательно делается ссылка.
5. Подпись
Отделяется от текста двумя интервалами.
Состоит из слов "Губернатор Ленинградской области" ("Первый
вице-губернатор Ленинградской области" по вопросам), инициала
имени и фамилии Губернатора (первого вице-губернатора). Слова
"Губернатор Ленинградской области" печатаются в две строки через
один межстрочный интервал от левой границы текстового поля.
Инициал имени и фамилия Губернатора печатаются у правой границы
текстового поля.
6. Дата
Проставляется после подписания документа.
Оформляется словесно-цифровым способом.
Отделяется от реквизита "Наименование акта" двумя
межстрочными интервалами. Печатается от левой границы текстового
поля.
8. Индекс (номер)
Проставляется после реквизита "Дата".
9. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)
Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой
страницы документа размером шрифта N 6.
10. Приложения
Приложения оформляются на отдельных листах бумаги с
соблюдением следующих размеров полей: левое - 3 см, правое - 2 см,
верхнее - 2 см и нижнее - 2 см. Текст приложения печатается
шрифтом Times New Roman размером N 14.
В приложениях к акту приводятся положения, регламенты,
перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в
тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой
странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными
буквами слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал от этого
слова дается ссылка на соответствующий нормативный акт.
Все составные части реквизита печатаются через один интервал,
самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина
строки не должна превышать 8 см.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к постановлению Губернатора
Ленинградской области
от 10 февраля 1998 года N 00-пг
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру
текста на расстоянии примерно трех интервалов. Длина черты - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить"
(прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень
мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу
располагается слово УТВЕРЖДЕНО (согласуется в роде и числе с
первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,
состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа -
УТВЕРЖДЕНА) со ссылкой на нормативный акт, дату и номер.
Оформляется аналогично приложению: УТВЕРЖДЕНО постановлением,
распоряжением Губернатора, Правительства ...
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным
способом. Первое слово заголовка выделяется прописными буквами,
жирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ,
ПЕРЕЧЕНЬ, СОСТАВ и т.д.). Заголовок приложения печатается жирным
шрифтом через один интервал.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта двумя
интервалами, от текста приложения - двумя интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их
заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ
текста). Точка в конце заголовка на ставится. Допускается выделять
заголовки разделов жирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Боковик
и графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф
грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице,
заголовочная часть таблицы (наименования боковика и граф)
повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со
второго листа.
При наличии в тексте приложения ссылки на сноску она
оформляется звездочкой или цифрой (* или 1)). Текст сноски
печатается через один интервал в конце страницы или после
приложения в целом - под чертой.
После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В
конце текста сноски ставится точка.
В положениях, уставах, программах и других подобных
документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими
цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте
постановления, распоряжения. В указанных документах их составные
части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также
нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах
раздела. Номер подраздела может состоять из номеров раздела и
подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта
может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта,
разделенных точками (например, 1.1.1.). Пункты при необходимости
могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую
нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.1.1.2.).
11. Визы
Виза включает в себя личную подпись визирующего (с
расшифровкой) и дату. Виза проставляется на лицевой или оборотной
стороне последнего листа проекта документа в нижней его части.
Комплект документов, с которыми проект постановления,
распоряжения вносится на подписание, оформляется в соответствии с
требованиями к подготовке конкретных видов документов
(сопроводительное письмо, справочные и аналитические материалы,
указатель рассылки).
Образцы прилагаются.
Образец
Проект
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГУБЕРНАТОРА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
от "___" __________ 1998 года N _____
Об утверждении структуры, штатного
расписания и Положения о комитете по
экономике и инвестициям Ленинград-
ской области
В соответствии с постановлением Губернатора Ленинградской
области от 18 декабря 1996 год N 250-пг "О преобразовании
министерства экономики и инвестиций Ленинградской области в
комитет по экономике и инвестициям Ленинградской области"
постановляю:
1. Утвердить структуру и штатное расписание комитета по
экономике и инвестициям Ленинградской области согласно приложениям
1 и 2.
2. Утвердить Положение о комитете по экономике и инвестициям
Ленинградской области согласно приложению 3.
3. Признать утратившим силу постановление Губернатора от 15
ноября 1996 года N 208-рг "Об утверждении структуры, штатного
расписания и Положения о министерстве экономики и инвестиций
Ленинградской области".
Губернатор
Ленинградской области В.Густов
Согласовано:
Иванов И.И. ____________ (подпись) (дата)
Петров П.П. ____________ (подпись) (дата)
Павлов А.А. ____________ (подпись) (дата)
Исп. Сидоров С.С. (274-74-65), комитет по экономике
Образец
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Губернатора
Ленинградской области
от 22 февраля 1998 года N 000-пг
(приложение 3)
ПОЛОЖЕНИЕ
о (наименование подразделения Правительства
Ленинградской области)
1. Общие положения
1.1. Наименование подразделения Правительства Ленинградской
области (далее именуется - комитет) является самостоятельным
подразделением Правительства Ленинградской области.
1.2. Комитет в своей деятельности руководствуется
Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами
и распоряжениями Президента Российской Федерации, областным
законом о Правительстве Ленинградской области, постановлениями и
распоряжениями Губернатора и Правительства Ленинградской области,
а также настоящим Положением.
1.3. ........................................................
1.4. ........................................................
(И так далее).
2.3. Оформление проектов поручений
Проекты поручений печатаются на бланках установленной формы.
Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Для
поручений на бланках формата А6 левое и правое поля
устанавливаются не менее 1 см, нижнее - не менее 0,8 см.
Бланк поручения Губернатора Ленинградской области включает
реквизит "Губернатор Ленинградской области".
На бланках поручений вице-губернаторов и других должностных
лиц Правительства Ленинградской области содержится наименование
должности или наименование подразделения.
Поручение включает также следующие реквизиты:
1. Исполнители поручения
Реквизит "Исполнители поручения" включает фамилии должностных
лиц, которым даны поручения. Реквизит отделяется от наименования
должности или подразделения одним интервалом. Печатается в правом
верхнем углу. При наличии нескольких исполнителей их фамилии
печатаются одна под другой на расстоянии одного интервала.
2. Текст
Отделяется от реквизита "Исполнители поручения" двумя
интервалами. Может начинаться с обращения к должностному лицу.
Текст поручения печатается от левой границы текстового поля.
3. Подпись
Отделяется от реквизита "Текст" двумя интервалами.
Состоит из личной подписи, инициала имени и фамилии
руководителя, давшего поручение.
4. Штамп
Штамп или пометка "Контроль" проставляется только на
поручениях Губернатора Ленинградской области в правом верхнем углу
поручения.
Образцы прилагаются.
Образцы
¦
ГУБЕРНАТОР ¦ ГУБЕРНАТОР
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ¦ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
------------------------------- ¦ -------------------------------
¦ Контроль
Фамилия И.О. ¦ Фамилия И.О.
Фамилия И.О. ¦ Фамилия И.О.
¦
С предложениями согласен. ¦ Прошу срочно рассмотреть
Прошу подготовить проект ¦ возможность оказания финансовой
распоряжения и внести в ¦ помощи школе.
установленном порядке. ¦ О результате доложите.
Срок 01.03.98 ¦
¦
В.Густов ¦ В.Густов
¦
12 февраля 1998 года ¦ 12 февраля 1998 года
¦
2.4. Оформление справочно-информационных материалов
Справки и информации оформляются без применения бланков.
Справка и информация имеют следующие реквизиты:
1. Название вида документа
Печатается центрованным способом:
СПРАВКА (ИНФОРМАЦИЯ)
о работе (наименование подразделения Правительства
Ленинградской области) в первом полугодии 1998 года
2. Текст
Текст документа печатается от левой границы текстового поля.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля. К текстовой части справки (информации)
при необходимости могут быть приложены статистические данные,
таблицы или иные материалы.
3. Подпись
Справка (информация) подписывается руководителем
подразделения Правительства или работником, подготовившим справку,
с указанием должности, инициала имени и фамилии.
4. Визы
Приложения к справке (информации) визируются руководителем
подразделения и исполнителем, подготовившим справку.
Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого
приложения.
5. Дата
Дата составления документа указывается словесно-цифровым
способом.
2.5. Оформление проектов служебных телеграмм
Телеграммы имеют следующие реквизиты:
1. Подробный адрес (индекс) (куда)
(кому)
В адресе указываются полностью адрес и наименование
должности, инициалы имени и отчества, фамилия.
При направлении телеграмм частным лицам наименование
должности указывать необязательно.
При адресовании телеграмм в четыре адреса и более прилагается
указатель рассылки, подписанный исполнителем, подготовившим текст
телеграммы (образец прилагается).
2. Текст
Содержание телеграммы излагается кратко.
Текст печатается на лицевой стороне листа без исправлений и
не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в
тексте вставки.
При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается
ссылка на его номер и дату.
3. Подпись
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи
указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего
телеграмму.
4. Наименование и адрес отправителя
Реквизит включает наименование органа (Правительство
Ленинградской области), фамилию и подпись исполнителя,
подготовившего текст телеграммы.
5. Визы
Проставляются на подлиннике телеграммы под реквизитом
"Наименование и адрес отправителя" слева.
6. Номер
Регистрационный номер телеграммам присваивается в канцелярии.
Номер проставляется ниже реквизита "Подпись" у левой границы
текстового поля.
Образцы прилагаются.
Образец
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ
ТЕЛЕГРАММА
куда: (индекс) Санкт-Петербург
подробный адрес
кому: Начальнику Октябрьской
железной дороги
Фамилия И.О.
Уважаемый (имя и отчество)!
Сердечно поздравляю Вас ........ ................... ........
.................... ....................... ......... ...........
...... .............. ..............
текст
........................................... .................
............................................. ....... ............
........................ ................ ..............
Губернатор
Ленинградской области В.Густов
__________________________________________________________________
Исх. N ______ от ___________
193311, Санкт-Петербург, Суворовский проспект, дом 67
Правительство Ленинградской области
Исполнитель: _________________ (Фамилия, И.О., N телефона)
Визы
Образец
УКАЗАТЕЛЬ
рассылки телеграммы "__" ___________ 1998 года N _____
--------------------------T-------------------T------------------¬
¦ Адрес ¦ Наименование ¦ Фамилия, имя, ¦
¦ ¦ должности ¦ отчество ¦
+-------------------------+-------------------+------------------+
+-------------------------+-------------------+------------------+
+-------------------------+-------------------+------------------+
+-------------------------+-------------------+------------------+
+-------------------------+-------------------+------------------+
+-------------------------+-------------------+------------------+
L-------------------------+-------------------+-------------------
с уведомлением
Направляется _________________________________
(с уведомлением, без уведомления)
_______________________________________
Фамилия И.О. (подпись) (номер телефона)
2.6. Оформление протоколов совещаний, заседаний, иных
мероприятий и выписок из протоколов
Протоколы совещаний, заседаний печатаются на бланках
установленной формы или стандартных листах бумаги формата А4.
Верхнее поле документа устанавливается границами бланка.
Протоколы совещаний, заседаний имеют следующие реквизиты:
1. Наименование вида документа - протокол
2. Вид совещания, заседания
3. Дата и номер
Дата проведения совещания, заседания печатается ниже
реквизита "Вид совещания, заседания". Дата оформляется
словесно-цифровым способом, номер - арабскими цифрами. Дата и
номер печатаются от левой границы текстового поля.
4. Место проведения совещания, заседания
При необходимости после реквизитов центрованным способом
печатается название города или организации, где проводилось
совещание, заседание.
5. Присутствовали
Печатается прописными буквами от границы левого поля
документа.
После слова "ПРИСУТСТВОВАЛИ" ставится двоеточие. Ниже
указываются фамилии с инициалами имени и отчества (в алфавитном
порядке) и должности присутствующих - справа от фамилий.
Допускается оформлять список присутствовавших отдельным
приложением с указанием должностей, инициалов и фамилий.
6. Повестка дня
Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и
подчеркивается; под чертой в скобках указываются фамилии
должностных лиц, выступавших на совещании, заседании при
рассмотрении соответствующего вопроса.
7. Решение
Оформляется внутри каждого вопроса. Может быть пронумеровано
арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.
8. Подпись
Состоит из наименования должности лица,
председательствовавшего на совещании, заседании, его личной
подписи, расшифровки подписи (инициал имени и фамилия).
9. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)
Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой
страницы документа размеров шрифта N 6.
10. Приложения
Оформляются на отдельном листе бумаги.
На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется
слово "Приложение", ниже через 1,5 интервала дается ссылка на
протокол совещания, заседания, его дату и номер.
Все составные части реквизита центрируются относительно самой
длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и
ограничивается правым полем документа.
Например:
Приложение
к протоколу совещания у первого
вице-губернатора Ленинградской области
от 25 ноября 1996 года N 17
При наличии нескольких приложений они нумеруются (без значка
N).
11. Пометка ограничения доступа к протоколу
Гриф или пометка ограничения доступа к протоколу печатается
на первом листе документа в правом верхнем углу.
Протоколы совместных заседаний, совещаний нескольких
коллегиальных органов оформляются не на бланках с соблюдением
реквизитов протокола. В реквизите "Подпись" наименования
должностей располагаются на одном уровне.
Выписка из протокола имеет следующие реквизиты:
1. Наименование вида документа - выписка из протокола
2. Вид совещания, заседания
3. Дата и номер
Печатаются ниже реквизита "Вид совещания, заседания". Дата
оформляется словесно-цифровым способом, номер - арабскими цифрами.
Дата и номер печатаются центрованным способом.
4. Место проведения совещания, заседания
После всех предыдущих реквизитов центрованным способом
печатается название города или организации, где проводилось
совещание, заседание.
5. Формулировка вопроса повестки дня
Указывается вопрос (или вопросы) повестки дня, по которому
делается выписка из протокола.
6. Решение
Перечисляются пункты решений, относящихся к вопросу повестки
дня.
Каждый пункт печатается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля и может быть пронумерован арабскими
цифрами с закрывающей круглой скобкой.
7. Подпись
Состоит из наименования должности лица,
председательствовавшего на совещании, заседании, инициала имени и
фамилии.
8. Печать
Рассылаемые экземпляры выписок из протокола могут заверяться
печатью. Оттиск печати должен захватывать часть наименования
должности председательствовавшего на совещании, заседании.
9. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)
Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой
страницы документа размером шрифта не менее N 6.
10. Приложение
11. Отметка об ограничении доступа к выписке из протокола
Реквизиты 10 и 11 оформляются аналогично соответствующим
реквизитам протоколов совещаний, заседаний и иных мероприятий.
Образцы прилагаются.
Образец
ПРОТОКОЛ
заседания (наименование совета, комиссии
или иного консультативного органа при Губернаторе,
Правительстве Ленинградской области)
от _______________ 1998 года N ____________
-----------------------------------------------------------------
Санкт-Петербург, Правительство Ленинградской области
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
Члены согласительной комиссии: (фамилии и инициалы в алфавитном
порядке)
Руководители структурных подраз- (фамилии и инициалы в алфавитном
делений Правительства Ленинград- порядке)
ской области
Депутаты Законодательного собра- (фамилии и инициалы в алфавитном
ния Ленинградской области порядке)
Работники подразделений Прави- (фамилии и инициалы в алфавитном
тельства Ленинградской области порядке)
1. О ходе подготовки проекта областного закона "О
землепользовании в Ленинградской области"
_____________________________________________________________
(фамилии докладчика и выступающих)
1.1. Одобрить в основном ...
1.2. В недельный срок доработать ...
1.3. Поручить ...
2. О проекте областного закона "О бюджете Ленинградской
области на 1998 год"
_____________________________________________________________
(фамилии докладчика и выступающих)
В основном согласиться с предложением о доработке
представленного проекта с учетом состоявшегося на заседании
обсуждения, в том числе:
а) о дополнительной проработке...;
б) об исключении из пункта...;
в) об уточнении раздела...
Согласованный проект с пояснительной запиской к нему в
недельный срок внести в Законодательное собрание Ленинградской
области в установленном порядке.
________________________ ______________________
(наименование должности (инициалы, фамилия)
председательствующего)
Образец
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
заседания (наименование совета, комиссии или иного
консультативного органа при Губернаторе, Правительстве
Ленинградской области)
от _______________ 1998 года N ____________
-----------------------------------------------------------------
Санкт-Петербург
2. О проекте областного закона "О бюджете Ленинградской
области на 1998 год"
В основном согласиться с предложением о доработке
представленного проекта закона с учетом состоявшегося на заседании
обсуждения.
Согласованный проект закона с пояснительной запиской к нему в
недельный срок внести в Законодательное собрание Ленинградской
области в установленном порядке.
____________________________ _______________________
(наименование должности (инициалы, фамилия)
председательствующего)
2.7. Оформление стенограмм совещаний, заседаний и иных
мероприятий
Стенограммы совещаний, заседаний и иных мероприятий
печатаются на бумаге формата А4 (210 х 297 мм).
Стенограмма имеет следующие реквизиты:
1. Гриф и пометка ограничения доступа к документу
Гриф или пометка ограничения доступа к документу печатается
на первом листе документа в правом верхнем углу.
2. Наименование вида документа
Слово "Стенограмма" печатается прописными буквами шрифтом
более яркой насыщенности центрованным способом.
3. Вид совещания, заседания или иного мероприятия
Вид совещания, заседания или иного мероприятия печатается
шрифтом более яркой насыщенности ниже реквизита "Наименование вида
документа" центрованным способом.
4. Дата
Дата проведения совещания, заседания или иного мероприятия
печатается ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется
словесно-цифровым способом и ограничивается правым полем.
5. Место проведения
Место проведения совещания, заседания или иного мероприятия
(название города или наименование организации, где проводилось
совещание, заседание, мероприятие) печатается ниже реквизита "Вид
совещания, заседания или иного мероприятия" от левой границы
текстового поля на одной строке с реквизитом "Дата" шрифтом более
яркой насыщенности.
6. Текст
Отделяется от предыдущего реквизита двумя интервалами.
Текст документа печатается от левой границы текстового поля.
7. Виза исполнителя
Виза исполнителя документа ставится на оборотной стороне
последнего листа в левом нижнем углу.
Образец прилагается.
Образец
СТЕНОГРАММА
заседания Правительства Ленинградской области
Санкт-Петербург, Суворовский пр., 67 25 февраля 1998 года
........... ............. ....................... ...........
.................... .................. ...........
(текст стенограммы)
........... ............. ............. .............. ......
.................... ................. ........
Визы
2.8. Оформление служебных писем
Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным,
аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие
содержащейся в нем информации.
Письма оформляются на бланках установленных образцов форматов
А4 и А5.
Письма структурных подразделений аппарата управления органами
исполнительной власти, адресованные другим подразделениям аппарата
(внутренняя переписка), печатаются без применения бланков (на
бумаге стандартных размеров).
Письмо имеет следующие реквизиты:
1. Государственный герб Российской Федерации - только для
бланков органов государственной власти Российской Федерации
Герб Ленинградской области - для бланков государственных
органов и организаций Ленинградской области в соответствии с
областным законом.
2. Слова "Губернатор Ленинградской области" - только для
писем Губернатора Ленинградской области
3. Наименование органа - Правительство Ленинградской области
4. Наименование должности - для вице-губернаторов
5. Наименование подразделения
6. Индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона,
номер телефакса.
7. Дата
Оформляется словесно-цифровым способом: 24 марта 1998 года.
8. Номер
Состоит из цифрового индекса подразделения и порядкового
регистрационного номера, например: N 18/1004.
9. Адресат
Располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
Строки, входящие в состав наименования должности, инициалы и
фамилия адресата печатаются в границах, отведенных для реквизита
"Адресат". Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и
ограничивается правой границей текстового поля.
Письма адресуют органам законодательной, исполнительной и
судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным
учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным
должностным лицам.
Наименования организации и структурного подразделения пишут
полностью в именительном падеже, а должность и фамилию
руководителя организации или структурного подразделения - в
дательном.
Например:
Комитет
по сельскому хозяйству
Ленинградской области
Начальнику (наименование
управления или отдела)
Фамилия И.О.
При адресовании письма руководителю организации или
подразделения Правительства Ленинградской области их наименование
входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты
адресата пишут в дательном падеже).
Например:
Председателю
комитета по сельскому хозяйству
Фамилия И.О.
Если письмо отправляют в несколько однородных подразделений
или организаций, их следует указывать обобщенно:
Руководителям структурных
подразделений Правительства
Ленинградской области
Главам
муниципальных образований
Ленинградской области
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово
"Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. При
этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан,
адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.
При направлении письма более чем в четыре адреса составляется
указатель рассылки, и на каждом письме указывается только один
адресат.
При оформлении писем указывается полный почтовый адрес
организации (кроме писем, адресованных федеральным органам
государственной власти Российской Федерации, муниципальным
образованиям Ленинградской области) или частного лица.
10. Заголовок
Печатается от левой границы текстового поля документа с
прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.
Допускается не указывать заголовок к текстам писем,
оформляемых на бланках формата А5.
11. Текст
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к
адресату, которое печатается центрованным способом.
Текст письма печатается от левой границы текстового поля.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля.
При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с
точкой.
В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на
который дается ответ.
В этом случае дата и номер документа могут быть вынесены в
заголовок.
12. Приложение
Слово "Приложение" печатается с абзаца и подчеркивается.
После слова "Приложение" ставится двоеточие.
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, отметка о
наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, их
необходимо пронумеровать и перечислить с указанием количества
листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложения:
1. Проект государственного стандарта на 20 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту государственного стандарта
на 4 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий
приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей
форме:
Приложение: письмо (наименование подразделения) от 21 февраля
1996 г. N А11/14-1 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в письме
адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают,
например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
13. Подпись
Служебные письма подписываются должностными лицами в
соответствии с предоставленными полномочиями.
Для писем, оформляемых на бланке, подпись состоит из
сокращенного наименования должности, личной подписи, инициала
имени и фамилии:
Начальник управления личная подпись И.Фамилия
Для писем, оформляемых не на бланках, указываются полное
наименование должности, личная подпись, инициал имени и фамилия.
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля.
Инициал имени и фамилия печатаются от правой границы
текстового поля.
При подписании письма несколькими лицами равных должностей их
подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами,
которые ограничиваются соответственно левой и правой границами
текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под
наименованиями должностей. При разных должностях подписи
располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой
должности.
На расстоянии двух интервалов от реквизита "Подпись"
проставляются дата, ниже через один интервал - номер.
Дата и номер печатаются от левой границы текстового поля.
14. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)
Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой
страницы документа размером шрифта N 6.
15. Фамилия исполнителя и номер его телефона
Печатаются в левом нижнем углу на лицевой или оборотной
стороне последнего листа письма.
Образцы прилагаются.
Образец
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ГУБЕРНАТОР
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ Государственная Дума
193311, Санкт-Петербург, Федерального Собрания
Суворовский пр., 67 Российской Федерации
Для телеграмм:
Санкт-Петербург, 193311 Председателю Государственной
Телетайп: 821025 LENOB RU Думы
Телефон (812) 315-62-72
Факс: (812) 271-56-72 Фамилия И.О.
_____________ N ________
На N __________ от ________
Уважаемый (имя, отчество)!
Направляю заключение на проект федерального закона "О
пенсиях".
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Губернатор
Ленинградской области В.Густов
Исп. Петров П.П. (123-45-67)
2.9. Оформление служебных писем при переписке с зарубежными
корреспондентами
В переписке с иностранными адресатами (в том числе с
посольствами и представительствами иностранных государств)
оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.
Служебные письма оформляются на бланках установленной формы.
Служебное письмо состоит из следующих частей: наименования и
адреса получателя письма (факса), вступительного обращения,
основного текста, заключительной формулы вежливости, указания на
приложение, если оно имеется.
Оформление писем осуществляется следующим образом.
Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом
верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки
реквизита не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем.
Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные
части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его
(Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование
организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.
Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два
интервала от должности. Другие составные части печатаются через
один интервал.
Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как
строчными, так и прописными буквами.
Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной
строки.
Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии
письма, остающейся в деле.
Во всех случаях при оформлении писем в адрес зарубежных
корреспондентов следует придерживаться рекомендаций комитета по
международным связям Ленинградской области.
Упомянутые виды писем являются официальными документами.
Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма,
исходя при этом из содержания.
Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника.
Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают
ответ со стороны того, кому они направлены.
2.10. Оформление служебных записок
Служебная записка вносится вышестоящему руководителю, как
правило, с учетом важности вопроса. Существо вопроса излагается
кратко, приводятся необходимые обоснования (иногда с приложением
справочных или аналитических материалов).
Записка оформляется, как правило, на стандартных листах
бумаги и имеет следующие реквизиты:
1. Адресат
В состав реквизита "Адресат" входят наименование должности,
инициалы и фамилия должностного лица, которому адресуется
служебная записка. Составные части реквизита пишутся в дательном
падеже, например:
Первому вице-губернатору
Ленинградской области
Фамилия И.О.
Наименование должности в реквизите "Адресат" располагается в
правом верхнем углу первого листа документа. Длина максимальной
строки не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем.
Инициалы и фамилия адресата располагаются центрованным способом по
отношению к наименованию должности.
2. Заголовок
Заголовок располагается ниже реквизита "Адресат" от границы
левого поля центрованным способом. Отвечает на вопрос "О чем (о
ком)?" подготовлена записка. Точка в конце заголовка не ставится.
Для служебных записок небольшого объема заголовок допускается
не указывать.
3. Текст
Текст служебной записки начинается с обращения к должностному
лицу.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от
левой границы текстового поля.
4. Приложение
Если служебная записка имеет приложение, названное в тексте,
отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если служебная записка имеет приложения, не названные в
тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием
количества листов в каждом приложении и количества экземпляров
(если экземпляров больше одного), например:
Приложения:
1. Справка по итогам работы комитета в первом полугодии 1998
года на 4 л. в 2 экз.
2. Основные данные о работе управления в первом полугодии
1998 года на 10 л.
4. Подпись
В состав реквизита "Подпись" входят: полное наименование
должности лица, подписывающего служебную записку, его личная
подпись, инициал имени и фамилия.
Наименование должности печатается от границы левого поля.
При подписании служебной записки несколькими лицами равных
должностей их подписи располагают на одном уровне. Наименования
должностей печатаются центрованным способом. При подписании
служебной записки (записки) несколькими лицами разных должностей
их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
5. Дата
Оформляется словесно-цифровым способом, например: 20 октября
1998 года.
Печатается ниже реквизита "Подпись" от левой границы
тестового поля.
7. Номер
Состоит из буквенно-цифрового индекса подразделения и
порядкового регистрационного номера. Печатается ниже реквизита
"Дата" от левой границы тестового поля.
8. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)
Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой
страницы документа размером шрифта N 6.
|
