ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 8 августа 2006 г. N 18-0-09/000272
Федеральная налоговая служба рассмотрела письмо и сообщает
следующее.
В настоящее время, из-за нехватки площадей и отсутствия
дополнительной численности в инспекциях ФНС России, остро стоит
вопрос хранения документов.
В первую очередь речь идет о следующих видах документов:
регистрационные дела, учетные дела, налоговые декларации и
бухгалтерская отчетность, а также так называемые "досье
налогоплательщиков" (решения по результатам налоговых проверок,
акты выездных налоговых проверок, письма и запросы
налогоплательщиков и копии ответов на них, судебные дела).
При этом следует иметь в виду, что согласно нормативным
правовым актам Российской Федерации дела передаются в архив только
через 3 года. Однако, например, потребность в доступе к налоговым
декларациям и бухгалтерской отчетности возникает в первые три
года. Следовательно, в данном случае, речь идет об оперативном
ведении дел налогоплательщиков.
Перечисленные виды документов можно хранить как непосредственно
в инспекциях, так и в объединенных архивохранилищах - едином
месте, в котором хранятся документы из нескольких инспекций.
Примером такого хранения может служить архивохранилище,
созданное Управлением ФНС России по Санкт-Петербургу. В Санкт-
Петербурге создано несколько объединенных архивохранилищ для
хранения налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и
регистрационных дел. При необходимости, сотрудники инспекций, в
соответствии с разработанным регламентом, имеют возможность
оперативно получить необходимые документы.
Однако данный способ не всегда подходит для больших по
территории регионов. В данном случае актуально использование
сканирования документов и обеспечение доступа к их электронным
образам. В этом случае потребность получения бумажных документов
из объединенного архивохранилища резко сокращается. На примере
Санкт-Петербурга в 2006 году начнутся работы по автоматизации
объединенных архивохранилищ (включая сканирование документов). В
настоящее время готовится конкурсная документация.
Аутсорсинг, т.е. обработка и хранение документов в других
организациях, в том числе частных, возможен, однако в настоящее
время данная технология органами государственной власти не
используется.
В связи с принятием Федерального закона Российской Федерации от
27.07.2006 N 137-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть
вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные
законодательные акты Российской Федерации в связи с осуществлением
мер по совершенствованию налогового администрирования" ряду
управлений по субъектам Российской Федерации поручено подготовить
предложения по организации архивных хранилищ.
Начальник Управления делами
В.Н.ГРАЧЕВ
|