ГЛАВА ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ СЫЧЕВО
ВОЛОКОЛАМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 апреля 2006 г. N 11
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ СЫЧЕВО
Для организации ведения работы с документацией, контроля
исполнения документов, рассмотрения обращения граждан постановляю:
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации
городского поселения Сычево.
Глава городского поселения Сычево
А.Р. Нагорный
Утверждена
постановлением главы
городского поселения Сычево
Московской области
от 11 апреля 2006 г. N 11
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО
ПОСЕЛЕНИЯ СЫЧЕВО
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации городского
поселения Сычево (далее - Инструкция) определяет порядок работы с
документами в администрации городского поселения (далее -
администрация).
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с
федеральными законами, постановлениями и распоряжениями
Правительства Российской Федерации и Правительства Московской
области, Уставом Московской области, законами Московской области,
Уставом городского поселения Сычево, Регламентом администрации
района, а также положениями Государственной системы
документационного обеспечения управления (ГСДОУ), основными
правилами работы ведомственных архивов и Государственными
стандартами Российской Федерации "Унифицированная система
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов", "Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения".
1.3. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей
Инструкцией порядка работы с документами в структурных
подразделениях администрации (далее - подразделения) возлагается
на их руководителей.
1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и
контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в
администрации осуществляется специалистом администрации.
1.5. Делопроизводство в администрации ведется с использованием
автоматизированной системы "Делопроизводство" (далее - система
"Делопроизводство").
Программное и информационное обеспечение системы
"Делопроизводство" в процессе ее эксплуатации осуществляется общим
отделом администрации.
1.6. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку
сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на
исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию
руководителя подразделения.
1.7. При утрате документов руководитель подразделения
назначает служебное расследование, о результатах которого
информирует специалиста администрации.
1.8. Требования к работе с документами, предусмотренные
настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников
подразделений администрации.
1.9. Сотрудники администрации несут персональную
ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции,
сохранность находящихся у них документов и неразглашение
содержащейся в них служебной информации.
2. Документация администрации района
Состав документационной базы администрации.
2.1. Деятельность администрации обеспечивается системой
управленческих документов, составляющих его документационную базу.
Состав документационной базы определяется компетенцией
администрации, порядком разрешения вопросов, объемом и характером
взаимосвязей между подразделениями, органами государственной
власти, организациями и учреждениями. Состав документационной базы
администрации включает следующие основные документы:
- организационные;
- нормативные правовые и распорядительные;
- информационно-справочные.
2.1.1. Организационные документы.
Организационные документы - документы, определяющие
организацию работы администрации, ее подразделений, должностных
лиц. К организационным документам относятся: структура, штатное
расписание администрации, правила, инструкции, положения о ее
подразделениях, должностные инструкции работников администрации.
2.1.1.1. Положение.
Положение - правовой акт, который определяет порядок
образования, задачи, функции, полномочия, ответственность и
организацию работы администрации и ее подразделений.
Положение включает следующие основные разделы: общие
положения, задачи и функции, права, обязанности, руководство,
ответственность, организацию работы администрации или ее
подразделений.
Положение о подразделении разрабатывается его руководителем и
утверждается главой поселения.
2.1.1.2. Инструкция.
В Инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или порядок применения положений законодательных и
иных нормативных правовых актов.
2.1.1.3. Штатное расписание.
Штатное расписание - организационный документ, определяющий
должностной, численный состав администрации и устанавливающий фонд
оплаты труда.
Штатное расписание утверждается постановлением главы
городского поселения Сычево.
2.1.1.4. Должностная инструкция.
Должностная инструкция регламентирует функции, права,
обязанности, ответственность должностного лица.
Должностная инструкция включает следующие основные разделы:
общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.
Должностные инструкции работников подразделений администрации
разрабатываются руководителями соответствующих подразделений,
утверждаются главой городского поселения Сычево.
Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит
четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет
право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от
третьего лица или в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее
утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная
инструкция может служить основанием для составления трудового
договора и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и
споров.
Должностная инструкция доводится до работника под расписку.
2.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документы.
Под нормативными правовыми документами понимаются принимаемые
органами местного самоуправления акты, содержащие правовые нормы,
т.е. нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг
лиц и многократное или постоянное применение.
Распорядительные документы - документы, носящие
административный характер, обращенные к подчиненным подразделениям
или отдельным должностным лицам.
2.1.2.1. Постановление.
Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целях
разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления
норм, правил.
Постановления главы Волоколамского муниципального района
принимаются в соответствии и на основании Конституции Российской
Федерации, федеральных конституционных законов, во исполнение
федеральных законов, Указов Президента Российской Федерации,
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации,
законов и иных нормативных правовых актов Московской области,
Устава городского поселения Сычево, решений Совета депутатов
городского поселения Сычево, а также по организационным и другим
вопросам, связанным с осуществлением им своих полномочий.
Постановления главы городского поселения Сычево не могут
противоречить Конституции Российской Федерации, законодательству
Российской Федерации и Московской области, Уставу городского
поселения Сычево (см. раздел 6 Инструкции).
2.1.2.2. Распоряжение.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый главой городского
поселения Сычево в целях разрешения оперативных вопросов в
процессе деятельности администрации района, имеющий обязательную
силу для должностных лиц и организаций, которым распоряжение
адресовано.
Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две
группы: распоряжения общего длительного действия и распоряжения,
касающиеся конкретного узкого вопроса - оперативного,
организационного, кадрового и т.д.
2.1.3. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы - документы, констатирующие
факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания
распорядительных документов. К информационно-справочным документам
относятся: протокол, акт, служебное письмо, докладная,
объяснительная и служебная записки, доверенность, телеграмма,
телефонограмма, стенограмма, план, отчет, справка и др.
2.1.3.1. Протокол.
Протокол - официальный документ, фиксирующий записи,
произведенные во время совещаний, выступлений, справки, проекты
решений.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной
и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы
председателя, секретаря и присутствующих на заседании или
совещании (при необходимости указываются должности
присутствующих), повестка дня. Фамилии и инициалы присутствующих
перечисляются во вводной части протокола лишь при небольшом
составе участников совещания или заседания, к протоколам больших
заседаний или совещаний прилагается список присутствующих.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех
частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ").
Краткая форма протокола применяется в случае, когда к
протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.
При наличии особого мнения по принятому решению оно
записывается в протоколе или прилагается к нему.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем.
Датой протокола является дата проведения заседания
коллегиального органа или совещания.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний
коллегиальных органов.
Протокольное решение (постановление) оформляется как выписка
из протокола. В ней указываются: номер протокола и дата заседания,
номер вопроса по повестке дня, кто докладчик, обсуждаемый вопрос и
принятое решение (постановление), подпись, печать. Выписки из
протоколов рассылаются всем заинтересованным организациям.
Порядок подготовки протоколов и решений коллегиальных органов
определяется в положениях об этих органах или регламентах их
работы.
2.1.3.2. Акт.
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и
подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного
документа, на основании которого актируются факты, события и
действия (в именительном падеже), его номер и дату.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается
председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в
алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены
комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи
актирования, существо и характер проведенной комиссией работы,
установленные факты и события, а также выводы и замечания.
Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве
экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом
заинтересованных в нем сторон или нормативными документами,
регламентирующими составление акта.
Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке
подписей инициалы ставятся перед фамилией.
2.1.3.3. Письмо.
Письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут
быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные,
письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения,
письма-ответы и др.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если
необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким
разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по
каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они
взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном
подразделении организации - адресате.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого
лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, высылаем
и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает
от имени организации.
Форма изложения текста от первого лица единственного числа
(прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:
- письмо оформляется на должностном бланке;
- письмо носит конфиденциальный характер или содержит
персональное обращение к адресату.
2.1.3.4. Докладная записка.
Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное
изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями
составителя.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления
руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или
событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому
вопросу.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту,
раскрывающий его содержание.
Текст докладной записки может состоять из двух частей. В
первой части, как правило, излагаются факты или события,
послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй -
выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению
составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему
органу в связи с изложенными фактами.
В зависимости от содержания и назначения докладные записки
делятся на информационные и отчетные.
2.1.3.5. Объяснительная записка.
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо
действие, факт или событие.
Объяснительная записка как приложение к основному документу,
поясняющая и дополняющая его, оформляется на бланках.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин
поведения, поступков, ситуаций, могут быть оформлены рукописным
способом на стандартном листе бумаги.
2.1.3.6. Служебная записка.
Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней
переписки.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или
отчетный характер. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся
подразделения администрации района или должностного лица.
Служебная записка может содержать просьбу, предложения.
Текст служебной записки составляют из двух частей. В первой
части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во
второй делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
2.1.3.7. Доверенность.
Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом
другому лицу для представительства перед третьими лицами.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
- полное наименование организации;
- подпись руководителя организации или иного лица,
уполномоченного на это его учредительными документами, с
приложением печати организации;
- фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные
доверенного лица;
- содержание полномочий;
- дата выдачи доверенности;
- срок действия доверенности.
2.1.3.8. Телеграмма.
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста
(передается по телеграфу).
Неотъемлемой частью адреса телеграммы является номер (индекс)
отделения связи, обслуживающего адресата. Проставление его
отправителем телеграммы обязательно.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются
номер и дата документа, на который дается ответ.
Телеграммы, направляемые одному адресату, печатаются в двух
экземплярах, один из которых (после подписи) передается на
телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписью
в несколько пунктов и адресатов необходимо сдавать на телеграф
столько экземпляров данной телеграммы, сколько в ней указано
адресатов (но не более четырех). В такой телеграмме, кроме
перечисленных пунктов и адресатов, помещаемых в тексте, необходимо
указать отдельно в каждом экземпляре только тот пункт, куда
следует доставить данный экземпляр телеграммы.
Телеграммы одного и того же содержания, подлежащие передаче
большому количеству адресатов и во многие населенные пункты
(города), должны быть подготовлены в каждый пункт (город) и
каждому адресату отдельно. При этом можно подписывать лишь один
экземпляр телеграммы с приложением списка рассылки всех адресатов,
остальные экземпляры телеграммы размножаются с указанием на каждом
размноженном экземпляре отдельного адреса, куда следует ее
доставить.
Визирование телеграмм аналогично визированию писем.
2.1.3.9. Телефонограмма.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста
(передается по телефону и записывается получателем).
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного
решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения,
передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и
исходящая.
Датой телефонограммы является дата ее передачи. Рядом с датой
должны быть указаны фамилии и номера служебных телефонов
должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму.
3.1.3.10. Стенограмма.
Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений
на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях
коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или
звукозаписи.
Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания
коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение
выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения.
Окончательный текст стенограммы составляется на основании
произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании
коллегиального органа стенографических или звуковых записей и
представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и
т.п.).
Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами.
Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.
Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню
проведения совещания, собрания или заседания коллегиального
органа.
2.1.3.11. План.
План - документ, устанавливающий перечень намеченных к
выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а
также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
- наименование (содержание) работы или мероприятия;
- исполнитель;
- срок исполнения;
- примечание или отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными
лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты
подписания. Планы подлежат утверждению.
2.1.3.12. Отчет.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении
и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других
мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов
и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном
порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием
даты визирования.
2.1.3.13. Справка.
Справка - документ информационно-справочного, аналитического,
служебного, отчетного характера или подтверждающий биографические
и другие сведения.
2.1.3.14. Совместные документы.
Администрацией городского поселения Сычево могут быть приняты
документы совместно с организациями и учреждениями (соглашения,
договоры, постановления, распоряжения, инструкции, положения,
письма и др.).
При оформлении совместных документов указываются полные
наименования органов и организаций, участвующих в подписании
документа. Организация, являющаяся инициатором создания документа,
указывается первой. Подписи руководителей оформляются на одном
уровне.
Датой принятия документа является последняя дата подписания
документа.
На подписанном документе проставляется номер, состоящий из
номеров, присвоенных документу в каждой организации, через косую
черту в порядке указания авторов в документе.
3. Прием, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции
3.1. Доставка корреспонденции в адрес администрации
осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной
связи (приложение N 15), электронной почтой (приложение N 16) и
нарочными.
3.1.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и
распределение поступающей в администрацию корреспонденции
производится в централизованном порядке общим отделом
администрации (далее - общий отдел).
В нерабочее время документы принимаются Дежурной службой главы
поселения с последующей передачей их специалисту.
В процессе первоначальной обработки поступающей
корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов
и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
Проверка правильности доставки имеет целью выявление
корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно
доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов
(бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются в общем
отделе. При обнаружении некомплектности или повреждении документа
на последнем листе или на обороте последнего листа документа
проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в
3 экземплярах: первый остается в общем отделе, второй приобщается
к поступившему материалу и третий направляется отправителю
документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда
только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии
адреса на документе) или время отправки и получения документов.
Конверты с грифом "Лично" не вскрываются и передаются по
назначению. Конверты, адресованные структурным подразделениям
администрации, передаются делопроизводителям этих подразделений
для регистрации в журналах или карточках в установленном порядке.
Остальные документы передаются на регистрацию и на
предварительное рассмотрение.
3.1.2. Регистрация поступающих документов производится в общем
отделе с вводом информации о них в компьютерную автоматизированную
систему "Делопроизводство" (приложение N 1). Регистрируются все
поступающие документы, кроме документов и корреспонденции, не
подлежащих регистрации (приложение N 2). На зарегистрированных
документах в нижней правой части листа основного документа
проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного
номера.
При повторном поступлении документа по одному и тому же
вопросу в течение календарного года ему присваивается
первоначальный регистрационный номер.
Ответы на служебные документы регистрируются по тому же
принципу.
3.1.3. Документы регистрируются и передаются для рассмотрения
главе поселения, его заместителю, как правило, в день их
поступления.
3.1.4. Резолюция по исполнению документа содержит: конкретные
поручения исполнителям (исполнителю), которым направляется
документ; предписываемые действия, порядок и сроки его исполнения;
подпись руководителя и дату.
После рассмотрения руководством документы возвращаются
специалисту для отметки о прохождении документа в компьютерной
автоматизированной базе, а затем направляются на исполнение в
подразделения с оформлением в журнале разноски.
3.1.5. Документы, которые исполняются несколькими
подразделениями, передаются им поочередно или направляются на
исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий
документов передается специалисту администрации, руководителю
которого дано поручение.
3.1.6. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если
не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является
лицо, указанное в поручении первым. Если поручение дано нескольким
ответственным исполнителям, ответ готовит лицо, указанное в
резолюции первым, если нет других указаний, и информация от других
соисполнителей направляется к нему.
3.1.7. На документах, подлежащих формированию в дела, в
соответствии с номенклатурой дел общего отдела перед направлением
на исполнение в подразделения проставляется штамп "Подлежит
возврату". Ответы на поручения руководства возвращаются
специалисту вместе с документами.
3.1.8. Подготовленные и подписанные должностными лицами
администрации документы регистрируются специалистом.
Документы, направленные подразделениями администрации
специалисту, должны быть правильно и аккуратно оформлены и
содержать обязательные реквизиты: ссылку на регистрационный номер
и дату входящего документа, адресат, фамилию исполнителя и
телефон, отметку о наличии приложения, заголовок к тексту (если
документ имеет более 1 страницы печатного текста). В общем отделе
ответы регистрируются под входящими номерами, присвоенными письмам
при поступлении в администрацию.
При сдаче документов специалисту работники администрации
должны в обязательном порядке обращать внимание сотрудников этого
отдела на срочные документы.
Подпись должностного лица, списывающего документ в дело,
должна быть расшифрована.
3.1.9. Списанные в дело и сданные специалисту документы
формируются в дела текущего архива и хранятся 5 лет (текущий и 4
предыдущих ему).
При необходимости дела выдаются из текущего архива работникам
под расписку на срок не более 5 дней или они приобщаются к вновь
поступившему документу по аналогичному вопросу с отметкой в
автоматизированной системе делопроизводства и в деле, откуда
документ изъят.
3.1.10. Работники структурных подразделений, ответственные за
делопроизводство, доставляют документы и забирают документы у
специалиста два раза в день (в 11.00 час. и в 17.00 час.). О
поступивших срочных документах общий отдел сообщает структурным
подразделениям по телефону.
3.1.11. Поступившие телеграммы принимаются в секретариате под
расписку с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы
(кроме поздравительных) регистрируются специалистом по тем же
правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение и
исполнение должностным лицам.
3.1.12. Обращения граждан в адрес главы поселения и его
заместителя регистрируются в общем отделе в автоматизированной
системе и карточках.
3.2. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих
документов.
3.2.1. Документы, отправляемые администрации, передаются
почтовой и электронной связью (приложение N 3 - не приводится).
3.2.2. Обработка документов для отправки почтой осуществляется
специалистом.
3.2.3. Подготовленный и подписанный должностным лицом документ
регистрируется, при этом проверяется правильность оформления и
адресования документов, наличие подписей, виз, приложений.
Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям
на доработку.
3.2.4. Исходящие документы оформляются на соответствующих
бланках и подписываются главой поселения и его заместителем
(приложения N 4, 5).
В структурных подразделениях исходящие документы оформляются
на бланках структурных подразделений, утверждаемых руководителями
структурных подразделений, и подписываются соответствующими
должностными лицами (приложение N 6).
3.2.5. Отправляемые документы должны иметь отметку об
исполнителе с указанием фамилии исполнителя и номера телефона,
которая располагается на лицевой или оборотной стороне последнего
листа документа в левом нижнем углу.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются
в день их подписания или не позднее первой половины следующего
дня.
3.2.6. Телеграммы на отправку принимаются специалистом
правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории,
с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего
адресата (приложение N 7).
Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов
и предлогов, знаков препинания (если при этом не искажается его
содержание).
3.2.7. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из
которых (после подписания) передается на телеграф, второй
экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в
4 адреса исполнитель составляет список адресатов (в 2 экземплярах)
с указанием почтовых или телеграфных адресов.
3.3. Документооборот.
Документооборот - движение документов в аппарате администрации
с момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправления.
3.3.1. Основными видами документооборота являются: входящие,
исходящие, внутренние документы.
3.3.2. Показатели объема документооборота используются для
определения технологической оснащенности процессов
делопроизводства, анализа различных аспектов управленческой
деятельности, а также выработки мер по совершенствованию работы с
документами.
3.3.3. За единицу подсчета принимается сам документ без учета
копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные
экземпляры подсчитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота проводится по группам
документов: нормативные правовые и распорядительные документы,
переписка, обращения граждан и др. - и осуществляется в целом по
аппарату администрации с обязательным учетом документов,
зарегистрированных в подразделениях аппарата администрации
(докладные записки, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).
4. Организация работы с документами в подразделениях
4.1. Организация работы с документами, ведение
делопроизводства в подразделениях возлагается на сотрудников,
назначаемых руководителями подразделений в соответствии с их
должностными инструкциями.
Учет поступления, прохождения и исполнения документов в
подразделениях администрации осуществляется с использованием
персональных компьютеров (ПК) либо посредством записей в журналах
установленной формы (приложения N 8, 9).
В обязанности сотрудников, ответственных за ведение
делопроизводства в подразделении, входят:
- прием и распределение документов, поступающих в
подразделение;
- направление документов на рассмотрение руководителю
подразделения и в соответствии с его поручением - исполнителю;
- оформление исходящих документов и передача их на отправку;
- контроль за прохождением документов в подразделении,
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у
сотрудников подразделения;
- организация справочно-информационной работы по вопросам
прохождения и исполнения документов;
- разработка номенклатуры дел подразделения; формирование,
оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в
процессе делопроизводства и законченных делопроизводством,
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
- прием и передача служебной информации по средствам
факсимильной связи;
- исполнение копировально-множительных работ;
- подготовка заявок на получение средств оргтехники,
канцелярских принадлежностей, организация их учета и выдачи.
4.2. Все документы направляются для исполнения в подразделения
только через специалиста.
Поступившие документы передаются работниками, ответственными
за делопроизводство в структурных подразделениях, руководителям и
в соответствии с их поручениями направляются исполнителям под
расписку в используемой учетной форме.
4.3. Руководители подразделений организуют оперативную и
качественную работу с поступающими документами в установленные
сроки, обеспечивая подготовку письменных ответов, контролируют
качество и своевременность исполнения поручений.
4.4. При завершении работы над документом исполнитель должен
кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги в
форме справки результаты выполнения поручения, например:
"Направлен ответ, исх. N и дата", "Учтено при формировании таблицы
предложений и замечаний к проекту закона (название)", "Дан устный
ответ", "Вопрос обсужден тогда-то", "Решено (указывается, что
решено)" и так далее.
На исполненном документе (на первом листе) или на приложенной
к нему справке (информации) о результатах исполнения документа
проставляется отметка "В дело" заместителем главы администрации.
Ответственные за делопроизводство периодически, не реже одного
раза в неделю, сверяют наличие документов, находящихся на
исполнении.
4.5. Подготовленный ответ на исполненный документ передается
на подпись главе поселения, его заместителю подразделения
администрации вместе с документом. Подписанный руководителями
ответ передается специалисту с исполняемым документом для
регистрации и отправки. Копия документа-ответа помещается в дело в
соответствии с номенклатурой дел администрации вместе с входящим
документом, на который был подготовлен ответ, или его копией.
4.6. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не
указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо,
указанное в поручении первым.
Все остальные исполнители отвечают за своевременный,
качественный анализ информации и представление ответственному
исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов
(проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Исполнитель несет персональную ответственность за сохранность
находящихся у них документов, конфиденциальность содержащейся в
них информации, за достоверность информации, исполнение документов
в установленные сроки, а также за оформление документов в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции. При утрате
работником служебного документа составляется акт при участии
руководителя подразделения, где работает сотрудник, потерявший
документ. При необходимости назначается служебное расследование.
При уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме
краткосрочных) работник должен отчитаться по всем находящимся у
него документам, а при переводе на другую работу или освобождении
от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним
документы ответственного за делопроизводство.
5. Подготовка и оформление нормативных правовых
и распорядительных документов, их учет и рассылка
5.1. Порядок подготовки нормативных правовых и
распорядительных документов:
5.1.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений
главы поселения (далее - нормативные правовые и распорядительные
документы) подразделения аппарата администрации руководствуются
следующими правилами:
5.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документы
оформляются на бланках установленного образца, утвержденных главой
поселения и изготовленных типографским способом, либо на
компьютере с проставлением нумератором номеров в правом нижнем
углу. Текст печатается на компьютере на одной стороне листа
(приложения N 10, 11).
Использование в подразделениях администрации ксерокопий
бланков для первых экземпляров нормативных правовых и
распорядительных документов запрещено.
5.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительные
документы оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе
бумаги, с указанием всех обязательных реквизитов организаций
(должностных лиц), от имени которых принимается документ
(реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном
уровне).
5.1.4. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую
силу нормативных правовых и распорядительных документов, являются:
- герб городского поселения (на бланке изображен в черно-белом
цвете на верхнем поле листа над реквизитом: "наименование
должностного лица";
- название вида документа (постановление, распоряжение);
- дата, регистрационный номер, место принятия документа;
- заголовок;
- текст документа;
- подпись лица, официально уполномоченного подписывать
соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное
наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед
фамилией), фамилия лица, подписывающего документ);
- печать;
- лист согласования (как правило, на обороте последнего листа
нормативного правового и распорядительного документа).
5.1.5. Датой принятия нормативного правового и
распорядительного документа является дата его подписания.
Датой совместного нормативного правового и распорядительного
документа является последняя дата его подписания.
5.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанные
постановления (распоряжения) запрещается.
5.2. Требования к составлению и оформлению нормативных
правовых и распорядительных документов.
При подготовке проектов нормативных правовых и
распорядительных документов следует соблюдать следующие
требования:
5.2.1. Заголовок к тексту делается в краткой форме, точно
отражает содержание документа, формируется в виде ответа на вопрос
о чем (о ком) и располагается в центральной части листа перед
текстом документа.
5.2.2. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительных
документов подразделяется на констатирующую (преамбулу) и
постановляющую (распорядительную) части.
В первой констатирующей части указываются причины, основания,
цели составления документа. В этой части при необходимости
устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными
правовыми актами Российской Федерации, Московской области,
Волоколамского муниципального района, городского поселения Сычево
и другими документами по данному вопросу. В тексте документов,
изготовленных на основании и в развитие ранее изданных нормативных
правовых и распорядительных документов, указываются их реквизиты:
название вида документа, наименование организации или должностного
лица - автора документа, дата, регистрационный номер (например:
"...в соответствии с постановлением главы городского поселения
Сычево от 00.00.0000 N 00 "О...").
Текст документа излагается простым и доступным для понимания
языком, не допускающим возможности двоякого толкования.
Сокращения, применяемые в тексе, должны быть официально принятыми.
Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно - Российская
Федерация), МО (правильно - Московская область) и т.д.
Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.
Констатирующая часть постановлений главы городского поселения
Сычево завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", после которых ставится
двоеточие.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или
объяснении, текст может содержать только постановляющую
(распорядительную) часть.
В постановляющей (распорядительной) части документа в
повелительной форме указывается: кому, в какой срок и какие
действия предписывается выполнить.
Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на
пункты, подпункты (абзацы), которые нумеруются арабскими цифрами.
В том случае, если управленческое действие предполагает
конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен
начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в
тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качестве
исполнителя указывается организация или структурное подразделение
администрации, после названия организации (подразделения) в
скобках указываются фамилия и инициалы руководителя организации
(подразделения) в именительном падеже. Например: "Поручить
начальнику отдела архитектуры Андрюшину Н.Ф. разработать план -
схему участка..." или "отделу архитектуры администрации (Андрюшин
Н.Ф.) разработать план - схему участка...".
5.2.3. Проекты нормативно-правовых актов главы поселения в
постановляющей (распорядительной) части обязательно должны
содержать пункты, предусматривающие:
- поручения должностным лицам по осуществлению контроля за
исполнением данного документа;
- сроки исполнения поручений;
- указания на обязательность опубликования в официальных
изданиях (для документов, затрагивающих права человека и
гражданина);
- указания о признании утратившими силу ранее принятых по
этому документов, если вновь принимаемый распорядительный документ
исключает их действие;
- указания о снятии с контроля ранее принятого
распорядительного документа в случае его выполнения либо если
новый документ издается взамен ранее принятого.
- указания об отмене ранее принятого распорядительного
документа в случае принятия об этом решения.
Если подготавливаемый документ влечет за собой изменения или
дополнения других документов, эти изменения или дополнения
включаются в проект подготавливаемого документа или представляются
одновременно в виде отдельного проекта документа.
5.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно
приложению", "приложение"), то на первой странице приложения в
правом верхнем углу делается надпись с указанием названия
нормативного документа, его даты и номера по форме:
Приложение
к постановлению (распоряжению)
главы городского поселения
Сычево
от ____________ N ____________
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими
цифрами, перед которыми ставится знак "N" (приложение N 1,
приложение N 2 и т.д.).
Если в тексте документа записано: "Утвердить Положение, Устав,
состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемом
для утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углу
возможно использовать гриф:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕН
Глава городского (в падеже, соответствующем
поселения Сычево виду документа)
______________________ либо: постановлением (распоряжением)
от ___________ N _____ главы городского поселения
Сычево
от _____________ N ___________
Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по
следующей форме: должность, личная подпись, расшифровка подписи,
дата визирования.
5.2.5. Если в документе неоднократно употребляется то или иное
понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании
приводится его полное и в скобках - сокращенное наименование (по
форме: "далее по тексту" или "далее -"), после чего употребляется
только сокращенное наименование. Например: "Согласно Инструкции по
делопроизводству в администрации городского поселения Сычево
(далее - Инструкция)".
Наименования упоминаемых в документе структурных
подразделений, организаций приводятся в полном соответствии их
официальным названиям, закрепленным Положениями об этих органах и
организациях, уставами.
5.3. Исполнитель (отдел, комитет, управление), которому
поручена подготовка проекта нормативного правового или
распорядительного документа, проводит редакторскую обработку
текста и согласование проекта с руководителем подразделения,
представляющего данный проект на рассмотрение, а затем передает
проект документа в правовой отдел администрации на правовую
экспертизу и определение перечня должностных лиц, с которыми
необходимо согласовать проект.
5.3.1. Согласование проекта документов исполнитель проводит по
следующей схеме (приложение N 2):
- с руководителями структурных подразделений, организаций, в
компетенции которых находится вопрос, регулируемый данным актом;
- с заместителем главы администрации в соответствии с
распределением обязанностей, утвержденных главой поселения;
- с Правовым отделом администрации (повторно после
согласования проекта с должностными лицами (в соответствии с
распределением обязанностей) и руководителями заинтересованных
организаций).
5.3.2. Согласовывается проект постановления (распоряжения)
путем визирования.
Лист согласования печатается на оборотной стороне последнего
листа проекта (но не на приложениях к нему).
На листе согласования (приложения N 12, 13) указываются:
Проект подготовлен:
- должность, фамилия, инициалы руководителя, представившего
документ, дата представления документа.
Проект согласован:
- должность, фамилия, инициалы лиц, согласующих проект, дата
визирования;
- исполнитель указывает фамилию, инициалы.
При наличии разногласий по проекту постановления
(распоряжения) и невозможности найти взаимоприемлемое решение
замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к тексту. В
этом случае виза оформляется следующим образом: "замечания
прилагаются", личная подпись, дата.
Если в процессе согласования проекта в него вносятся
существенные изменения, он подлежит доработке и повторному
согласованию с должностными лицами, компетенцию которых
затрагивают вносимые изменения.
5.3.3. Срок согласования проектов нормативных правовых и
распорядительных документов - не более 3 дней.
5.3.4. Подготовленные и согласованные проекты постановлений и
распоряжений на бланках передаются исполнителями администрации.
Специалист администрации передает сделанные исполнителями
проекты постановлений и распоряжений на подпись главе городского
поселения Сычево.
5.4. Подписанное главой поселения постановление (распоряжение)
возвращается специалисту администрации для регистрации,
тиражирования и рассылки.
5.4.1. Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются
в специальных журналах установленной формы в течение года.
Регистрация постановлений, распоряжений главы городского
поселения Сычево ведется в порядке возрастания номеров и состоит
из порядкового номера - постановление главы городского поселения,
порядкового номера, буквенного индекса - "р" - распоряжение главы
городского поселения Сычево.
Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис.
5.4.2. Список организаций и должностных лиц, которым
необходимо разослать постановление (распоряжение), составляется
автором проекта документа и сдается специалисту администрации
вместе с проектом.
5.4.3. Подписанные документы тиражируются с указанием и
согласно списку рассылки, каждый экземпляр документа заверяется
печатью и рассылается в течение 3 дней.
Дополнительная рассылка и выдача копий документов
осуществляется по согласованию с исполнителем.
Замена разосланных нормативных правовых и распорядительных
документов (при обнаружении редакционных и технических ошибок)
может быть произведена только по согласованию с автором документа
и с разрешения заместителя главы администрации городского
поселения Сычево.
5.4.4. Специалистом на каждый нормативный правовой и
распорядительный документ оформляется кодифицированная карточка
для формирования информационно-поисковой картотеки (в стадии
разработки).
5.4.5 Подлинники нормативных правовых и распорядительных
документов после их тиражирования и рассылки хранятся у
специалиста в течение пяти календарных лет, а затем передаются в
архивный отдел администрации Волоколамского муниципального района.
5.4.6. Оформление и заверение соответствия копии постановления
(распоряжения) подлиннику документа осуществляется специалистом, а
в его отсутствие - специалистом, временно исполняющим его
обязанности.
5.5. Подготовка проектов договоров и соглашений,
представляемых для подписания главе поселения, их регистрации,
внесения изменений и дополнений к ним оформляется аналогично
нормативным правовым и распорядительным документам.
Договоры (соглашения) хранятся в правовом отделе администрации
поселка в соответствии с номенклатурой дел.
6. Контроль исполнения документов
6.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и
качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат принятые нормативные правовые и распорядительные
документы, зарегистрированные в делопроизводстве служебные
документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения, а
также порученные для контроля мероприятия.
Контроль исполнения включает в себя постановку документа на
контроль, проверку хода исполнения, информацию руководству в целях
своевременного и качественного исполнения документов, учет, анализ
и обобщение результатов исполнения документов, снятие исполненных
документов (поручений) с контроля.
6.1.2. Контроль за организацией исполнения документов и
поручений в администрации возлагается на тех должностных лиц, на
которых возложен контроль в постановлениях, распоряжениях главы
городского поселения и других поручениях, либо глава поселения
оставляет контроль исполнения за собой.
6.2. Организация контроля включает:
6.2.1. Организация контроля за исполнением документов в
подразделениях предусматривает:
- получение регулярной информации о ходе контролируемых
мероприятий и поручений;
- систематическую (промежуточную и окончательную по истечению
срока) проверку исполнения конкретных заданий, вытекающих из
содержания документа или поручения;
- изучение поступающей информации, связанной с использованием
документа или поручения, ее анализ и обобщение;
- обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения
документа или поручения в части, касающейся деятельности
подразделения;
- выезды сотрудников подразделения на места с целью проверки и
оказания помощи соответствующим подразделениям и их сотрудникам в
работе по исполнению документов (поручений);
- отметку о ходе выполнения очередного этапа работы, а по ее
завершении - об итоговых данных исследования контролируемого
документа и поручения (приложение N 14).
6.2.2. Контроль исполнения организуется с использованием
специализированного программного обеспечения и должен обеспечить
оперативное информирование руководства о состоянии исполнения всех
видов документов, поручений, а также предварительный контроль за
сроками подготовки и рассмотрения проектов документов, анализ
исполнительской дисциплины.
На документах, подлежащих контролю, ставится штамп "Контроль".
Контрольная карточка систематизируется по срокам исполнения
документов, исполнителям и видам документов.
6.3. Сроки исполнения документов:
6.3.1. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных
днях с даты подписания (утверждения) документа.
Срок исполнения документа, если он не определен в тексте или в
резолюции должностного лица, устанавливается в один месяц.
Поручения Президента Российской Федерации, Председателя
Правительства Российской Федерации, Губернатора Московской
области, главы Волоколамского муниципального района, главы
городского поселения с пометкой "Срочно" исполняются в 3-дневный
срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов -
в течение 10 дней.
Правительственные телеграммы исполняются безотлагательно, но
не более 3 дней, остальные - в течение 10 дней.
6.3.2. Если по объективным причинам возникает необходимость
изменения срока исполнения документа, руководитель или должностное
лицо, на которого возложено его исполнение, не позднее чем за три
дня до истечения срока исполнения представляет на имя давшего
поручение руководителя мотивированную просьбу о продлении срока
исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в
срок.
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим
этот срок.
О дате изменения срока сообщается исполнителю.
Изменение срока исполнения постановлений и распоряжений главы
городского поселения Сычево осуществляется по служебной записке на
имя главы района, направляемой в общий отдел.
Записку с просьбой о приостановлении исполнения документа на
имя главы городского поселения, а также о его отмене представляет
организация - автор документа или должностное лицо, давшее
поручение.
Решение о снятии поручения с контроля или о продлении срока
исполнения принимается руководителем или органом, давшим
поручение.
6.4. Снятие документа с контроля:
6.4.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после документированного подтверждения исполнения или признания
руководством невозможности его исполнения по объективным причинам.
В справке об исполнении документа или поручения за подписью
руководителя или должностного лица, которому давалось поручение,
должны быть изложены конкретные результаты работы по исполнению
документа или поручения.
Одновременно вносится предложение о снятии с контроля
исполненных документов или поручений.
Информация, представленная с нарушением срока, должна
содержать объяснение о причинах задержки.
В случае если по представленным материалам даны новые
поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих
поручений.
7. Рассмотрение обращений граждан
7.1. В соответствии с Законом Московской области от 02.11.1999
N 76/99-ОЗ (в редакции Закона Московской области N 15/2002-ОЗ от
01.01.2002) "Об обращениях граждан" в настоящей инструкции под
обращениями граждан понимаются предложения, заявления, жалобы и
ходатайства граждан.
7.1.2. Делопроизводство по обращениям граждан, поступившим на
имя главы городского поселения, его заместителя, работников
администрации, а также по обращениям граждан, поступившим в адрес
администрации района из двух организаций, ведется специалистом
администрации централизованно и отдельно от других видов
документов. В структурных подразделениях - работниками,
назначенными руководителями.
7.3. Поступившие обращения подлежат регистрации в
информационной системе в течение суток со дня их получения. Не
подлежат регистрации стандартные поздравительные открытки,
приглашения, анонимные телеграммы, газетные вырезки, копии писем,
переданные по факсу.
7.4. Рассмотрение письменных обращений граждан производится
главой городского поселения Сычево, его заместителем и
специалистами подразделений администрации в соответствии с
Порядком рассмотрения обращений в администрации городского
поселения Сычево.
7.5. Личный прием граждан в администрации проводится в
соответствии с Регламентом администрации и распоряжениями главы
городского поселения.
7.6. Письма и телеграммы граждан рассматриваются в
подразделениях администрации в срок до одного месяца со дня их
регистрации специалистом администрации.
7.7. Обращения граждан считаются разрешенными, если
рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы
заявителям.
7.8. Информационно-справочную и аналитическую работу по
обращениям граждан, поступившим в администрацию городского
поселения, ведет специалист.
8. Порядок работы с обращениями, поступающими от депутатов
8.1. Под обращениями депутатов в настоящей Инструкции
понимаются письма членов Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной
Думы, депутатов органов законодательной (представительной) власти
иных субъектов Российской Федерации (например, депутатов
Московской городской Думы) и депутатов Совета депутатов городов и
районов Московской области, адресованные главе городского
поселения Сычево или иным должностным лицам администрации, по
вопросам, связанным с осуществлением депутатской деятельности,
оформленные на соответствующем бланке и имеющие подпись депутата.
8.2. Поступившие в администрацию обращения депутатов
регистрируются специалистом администрации и в тот же день
направляются на рассмотрение:
- обращения членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
депутатов Московской областной Думы, обращения депутатов органов
законодательной (представительной) власти иных субъектов
Российской Федерации и депутатов Совета депутатов городов и
районов Московской области, адресованные персонально главе
городского поселения Сычево или иному должностному лицу
администрации - непосредственно адресату.
8.3. Если рассмотрение обращения депутата требует получение
заключения или других организаций, то в его адрес высылается
копия, а оригинал обращения остается у исполнителя.
8.4. В соответствии с действующим законодательством депутат,
группа депутатов вправе обращаться с запросом к администрации
городского поселения, руководителям структурных подразделений
администрации по вопросам, входящим в компетенцию этих органов.
Должностное лицо, к которому обращен запрос, должно дать ответ на
него в устной форме (на заседании Совета депутатов городского
поселения Сычево) или в письменной форме не позднее чем через
пятнадцать дней со дня его получения или в иной установленный
Советом депутатов срок.
9. Требования к оформлению документов
9.1. Общие требования к бланкам документов и оформлению
документов:
9.1.1. Документы изготавливаются на бланках, которые должны
иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, стабильный
порядок их расположения и соответствовать ГОСТу "Унифицированные
системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов" и изменениям к нему от 21.01.2000.
9.1.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210
x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Допускается также изготавливать
бланки на бумаге форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).
9.1.3. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна
быть белого цвета или в исключительных случаях слабо окрашена в
кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного
хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов.
9.1.4. На бланке документов левое поле должно быть не менее 20
мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не
менее 20 мм.
9.1.5. Бланки документов изготавливаются типографским
способом. Допускается для писем использовать копии бланков,
полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии),
а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка
непосредственно при создании конкретного документа на персональном
компьютере.
9.1.6. Устанавливаются следующие виды бланков документов:
- бланк письма главы городского поселения Сычево;
- бланк письма администрации городского поселения Сычево;
- бланк конкретного вида документа (постановление,
распоряжение).
Бланк письма включает реквизиты: герб городского поселения
Сычево, наименование организации (должностного лица), справочные
данные об организации.
Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут быть даны
ограничительные отметки для следующих реквизитов: регистрационный
номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа,
адресат, заголовок к тексту, текст документа, адресат, отметка о
контроле.
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: герб
городского поселения Сычево, наименование организации,
наименование вида документа, место составления или издания
документа.
Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно
применять при издании большого количества данных видов документов.
Место составления или издания документа может не указываться,
если оно входит в состав наименования организации.
9.1.7. Бланки каждого вида могут изготавливаться на основе как
углового, так и продольного расположения реквизитов (приложения N
17, 18 - не приводятся).
9.2. Требования к оформлению обязательных реквизитов
документов администрации:
9.2.1. При подготовке и оформлении документов в администрации
используются следующие реквизиты: герб городского поселения
Сычево, наименование вида документа, дата документа,
регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и
дату документа, место составления или издания документа, гриф
ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения
документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле,
текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф
согласования документа, виза согласования документа, печать,
отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка о
поступлении документа в общий отдел, отметка об исполнении
документа и направлении его в дело.
9.2.2. Изображение герба городского поселения Сычево
размещается на бланках органов представительной и исполнительной
власти городского поселения Сычево. Использование герба городского
поселения Сычево регламентируется Уставом городского поселения и
принятым в его исполнение Положением.
9.2.3. Справочные данные включают: почтовый адрес, номера
телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в
банке, адрес электронной почты и др.).
9.2.4. Датой документа является дата его подписания или
утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата
события. Если авторами документа являются несколько организаций,
то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ,
непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа
печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется
непосредственно при подписании.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -
четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 августа 2004 г.
следует оформлять - 25.08.2004.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается
словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например,
18 августа 2000 г.
При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата
оформляется следующим образом: письмо от 06.10.2003 N
Если номер месяца или число состоит из одной цифры, то перед
ними проставляется ноль; например, 02.08.2000. Место проставления
даты на документе зависит от бланка и вида документа.
9.2.5. Регистрационный номер документа состоит из его
порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по
номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
9.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
используется только в тех видах документов, которые являются
ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт,
заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с
поступившего документа, на который дается ответ.
9.2.7. Гриф ограничения доступа к документу (секретно,
конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе
документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными
законодательством об информации, отнесенной к государственной
тайне и конфиденциальной информации.
9.2.8. В качестве адресата могут быть организации, их
структурные подразделения, должностные или физические лица. При
адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы
указываются перед фамилией. Наименование организации и ее
подразделения указывают в именительном падеже.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в
дательном падеже, например:
ЗАО "Волоколамский текстиль"
Бухгалтерия
Старшему экономисту
(инициалы, фамилия)
Если документ отправляют в несколько однородных организаций
или в несколько структурных подразделений одной организации, то их
следует указать обобщенно.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить
почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в
последовательности, установленной правилами оказания услуг
почтовой связи.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не
указывается. При большем количестве адресатов составляют список
рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указываются ее
наименование, затем почтовый адрес, например:
Российский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
101000, Москва, Центр,
Б. Черкасовский пер., д. 5/2
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый
адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
142400, Московская обл.,
г. Ногинск, ул. Трудовая,
д. 12, кв. 72
Фадееву И.П.
При направлении документов в федеральные и областные органы
государственной власти и постоянным адресатам почтовые адреса не
печатаются.
9.2.9. Документ утверждается должностным лицом (должностными
лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении
документа должностным лицом гриф утверждения документа должен
состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности
лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и
даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава городского
поселения Сычево
Личная подпись А.Р. Нагорный
12.06.2002
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу
документа.
9.2.10. Резолюция пишется на документе соответствующим
должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание
поручения, срок исполнения, подпись и дату.
9.2.11. Заголовок к тексту включает краткое смысловое
содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида
документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
- о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
- чего (кого)?, например:
Должностная инструкция секретаря-референта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок можно не составлять.
9.2.12. Отметка о контроле - это отметка о контроле за
исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или
штампом "Контроль".
9.2.13. Текст документа несет основное смысловое содержание
документа. В соответствии с видом документа выбираются
композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой,
констатирующей части, указываются причины, основания, цели
составления документа. В этой части при необходимости должна быть
установленная взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми
актами и другими документами по данному вопросу. В тексте
документов, подготовленных на основании или в развитие документов
других организаций или ранее изданных документов, указываются их
реквизиты: наименование организации - автора документа, название
вида документа, дата.
Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы,
просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или
обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.
9.2.14. Отметку о наличии приложения, названного в тексте,
оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то
указывают его наименование, количество листов и количество
экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,
например:
Приложение: 1. Положение о правовом отделе
администрации
на 5 л. в 1 экз.
Приложение: 2. Правила подготовки
и оформления документов
в администрации
на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывают.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе
в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,
например:
Приложение N 2
к распоряжению главы
городского поселения
Сычево
от ________ N ______
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим
образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000
N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными
буквами, а также центрировать это выражение, наименование
документа, его дату и регистрационный номер относительно самой
длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к распоряжению главы
городского поселения
Сычево
от __________ N ____
9.2.15. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование
должности, личная подпись, расшифровка подписи лица, подписавшего
документ, - полное, если документ оформлен не на бланке;
сокращенная - личная подпись, расшифровка подписи (инициалы,
фамилия), если документ оформлен на бланке.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор личная подпись (инициалы, фамилия)
Главный бухгалтер личная подпись (инициалы, фамилия)
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагаются на одном уровне, например:
Начальник отдела культуры Начальник Управления системой
образования
Личная подпись В.П. Медведев Личная подпись Н.В. Бухарова
В документах, составленных комиссией, указывают не должности
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением обязанностей, например:
Председатель комиссии личная подпись И.В. Королев
Члены комиссии: личная подпись А.Н. Сорокин
личная подпись К.А. Перов
личная подпись Д.Л. Николаев
Документ может быть подписан исполняющим обязанности
должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки
"Зам" или косую черту перед наименованием должности.
9.2.16. Гриф согласования документа состоит из слова
СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник правового отдела
Личная подпись П.Н. Рубан
23.05.2004
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф
согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Управления здравоохранения и фармации
от 30.10.2001 N 451-805
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Координационного совета
от 21.06.2002 N 10
9.2.17. Согласование документа оформляется визой, включающей
подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи
(инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник правового отдела
Личная подпись (инициалы, фамилия)
25.11.2003
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим
образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового отдела
Личная подпись (инициалы, фамилия)
25.11.2003
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются,
датируются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы
проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа
подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации,
визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии
отправляемого документа.
9.2.18. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица
на документах, предусмотренных специальными нормативными актами,
удостоверяющих права лиц, фиксирующие факты, связанные с
финансовыми средствами (приложение N 19).
9.2.19. При заверении соответствия копии документа подлиннику
ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись
"Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например:
Подпись
Верно М.П.
Начальник общего отдела личная подпись (инициалы, фамилия)
07.06.2004
Копии документов заверяются печатью общего отдела.
Если копия документа имеет несколько листов, то ее прошивают
нитками и на последнем листе (его оборотной стороне) делают
наклейку с заверительной подписью:
"Прошито и пронумеровано 5 листов", должность лица,
заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы,
фамилия), дата, печать.
9.2.20. Отметка об исполнении включает фамилию (или фамилию,
имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку
об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров или Петров Иван Васильевич
2-22-22.1 2-22-22
9.2.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого
документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер
дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
должна быть подписана и датирована заместителем главы
администрации или руководителем структурного подразделения, в
котором исполнен документ.
9.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и
хранению бланков с воспроизведением герба городского поселения
Сычево:
9.3.1. Бланки нормативных правовых и распорядительных
документов администрации городского поселения Сычево с
воспроизведением герба городского поселения Сычево утверждаются
постановлением главы городского поселения Сычево.
9.3.2. Гербовые бланки в администрации изготавливают
полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими
лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о
наличии технических и технологических возможностей для
изготовления указанного вида продукции на должном качественном
уровне, либо на компьютере.
9.3.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским
способом или специальным нумератором проставляются учетные
порядковые номера.
Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в
регистрационно-учетном журнале. Гербовые бланки хранятся в
запираемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по
акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
9.3.4. Контроль за изготовлением бланков, их использованием и
хранением возлагается на специалиста.
10. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи.
Электронная почта
10.1. Факсимильная связь:
10.1.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с
бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи,
фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.
10.1.2. Официальный аппарат телефакса администрации установлен
в общем отделе администрации. При приеме и передаче служебной
информации по этому номеру работники подразделений руководствуются
следующим порядком:
- оборудование для приема и передачи информации должно
находиться в помещениях, в которые не допускаются посторонние
лица;
- запрещается передавать секретные сведения и тексты
документов с грифом "Для служебного пользования";
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и
руководителя соответствующего подразделения;
- объем передаваемого материала (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 x 297
мм) черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- подлежащий передаче материал регистрируется в журнале
установленной формы (приложения N 3 (не приводится), 15) без
проставления штампа регистрации;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без
перевода.
10.1.3. Контроль за использованием факсимильной техники,
установленной в подразделениях аппарата, осуществляется
руководителями этих подразделений.
10.2. Электронная почта:
10.2.1. Электронная почта (далее - ЭП) используется для обмена
информацией между средствами электронно-вычислительной техники,
для обработки и хранения полученной и отправленной информации.
10.2.2. Электронными сообщениями (письмами) называются
документы и данные, передаваемые по каналам ЭП.
10.2.3. Функционирование и развитие системы ЭП обеспечивает
специалист общего отдела администрации.
10.2.4. Для обмена информацией с абонентами ЭП, не имеющими
адреса ЭП, используется официальный адрес электронной почты
администрации:
- Volokolamsk@inbox.ru.
10.2.5. Электронные сообщения регистрируются в журнале
(приложение N 16).
10.2.6. Статус документов, полученных по каналам ЭП,
приравнивается к статусу документов, полученных по каналам
факсимильной связи.
11. Изготовление документов на бумажных и электронных
носителях, копировально-множительные работы,
звукозапись мероприятий
11.1. Изготовление документов на бумажных и электронных
носителях:
11.1.1. Изготовление документов и материалов на бумажных и
электронных носителях в администрации производится специалистом и
в соответствующих подразделениях с соблюдением установленных
правил.
Для изготовления принимаются только служебные материалы.
Подготовка документов под диктовку не допускается.
Расшифровка и оформление служебных документов и материалов с
магнитных носителей осуществляется специалистом администрации и
структурных подразделений.
Изготовление документов производится в порядке поступления
материалов.
Срочные материалы оформляются вне очереди.
11.1.2. Представляемые рукописи должны быть написаны
разборчиво на одной стороне листа с использованием контрастных
красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и
неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, не
принимаются.
11.1.3. При подготовке материалов для изготовления на бумажных
и электронных носителях особое внимание следует обращать на четкое
и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных
слов и географических названий. Применяются только общепринятые
сокращения слов.
11.1.4. Оформление документов производится на бланках
установленной формы или на бумаге стандартных размеров на их
лицевой стороне красками насыщенного цвета. При изготовлении
документов на бумажных и электронных носителях соблюдаются
установленный порядок расположения текста, правила орфографии и
пунктуации.
11.1.5. Текст документов, не превышающий семи строк,
печатается на листе формата А5 (148 х 210 мм).
Текст документов на бланках форматов А4 печатается через 1-1,5
межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один
межстрочный интервал.
Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию,
печатаются через 2 межстрочных интервала.
11.1.6. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно,
без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.
11.1.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из
нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При
этом составные части реквизитов: "Адресат", "Гриф утверждения
документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" -
отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
11.1.8. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4
межстрочными интервалами.
11.1.9. Наименование вида документа, а также слова
"СОГЛАСОВАНО", "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "ПРЕДЛАГАЮ",
"ПОСТАНОВЛЯЮ" печатаются прописными буквами.
Слова "Примечание", "Приложение", "Основание" печатаются
строчными буквами, кроме начальных.
11.1.10. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите
"Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строки
наименования должности.
11.1.11. Максимальная длина строки многострочных реквизитов -
28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных
знаков, его допускается продлевать до границы правого поля
документа или переносить на следующую строку.
Точка в конце заголовка не ставится.
11.1.12. При наличии нескольких грифов утверждения и
согласования они располагаются на одном уровне вертикальными
рядами, начиная от 0-го до 5-го положений табулятора.
11.1.13. Если в тексте документа имеются примечания или
выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший
основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание"
печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст
- через один межстрочный интервал.
11.1.14. При изготовлении документов на двух или более
страницах вторая и последующие страницы нумеруются.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края
листа.
11.2. Копировально-множительные работы:
11.2.1. Копировально-множительные работы (снятие копий
документов, тиражирование, макетирование и др.) осуществляются в
общем отделе администрации и других подразделениях. Копирование
документов в небольших тиражах может производиться в
подразделениях, где установлены копировальные аппараты.
Снятие копий и тиражирование производится только со служебных
документов. Ограниченно допускается снятие копий с документов,
изданных типографским способом (отдельные страницы или разделы).
11.2.2. Ответственность за соблюдение правил копирования на
множительных аппаратах, установленных в подразделениях, несут
должностные лица, в ведении которых они находятся. Все сотрудники,
допущенные к выполнению копировальных работ, проходят обязательный
инструктаж по технике безопасности и правилам производства работ
на копировально-множительной технике.
11.2.3. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры
- подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде,
качественно и четко напечатанными.
Тираж размноженных материалов должен соответствовать
заказанному. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с
подлинником документа.
12. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения
12.1. Настоящий раздел Инструкции определяет порядок обращения
в администрации с документами и другими материальными носителями
информации, содержащими служебную информацию ограниченного
распространения.
Требования настоящего раздела не распространяются на порядок
обращения с документами, содержащими сведения, составляющие
государственную тайну.
12.1.1. К служебной информации ограниченного распространения
относится несекретная информация, касающаяся деятельности
администрации, ограничения на распространение которой диктуются
служебной необходимостью.
12.1.2. Ответственность за организацию правильного обращения с
документами ограниченного распространения, обеспечение их учета,
сохранности, санкционированного использования возлагается на
руководителей подразделений.
12.1.3. На документах (в необходимых случаях и на их
проектах), содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка "Для служебного
пользования" (далее - ДСП).
Необходимость проставления пометки "ДСП" на служебных
документах и изданиях, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, определяется исполнителем и
должностным лицом, подписывающим или утверждающим служебный
документ. Указанные пометки и номер экземпляра проставляются в
правом верхнем углу первой страницы служебного документа.
Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, осуществляется, как
правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и
учет несекретной документации.
При большом количестве документов они учитываются отдельно от
несекретной документации. При незначительном объеме таких
документов разрешается вести их учет совместно с другими
несекретными документами. К регистрационному индексу документа
добавляется пометка "ДСП".
12.1.4. Документы с пометкой "ДСП" печатаются в общем отделе
администрации. Учет размноженных документов осуществляется
поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра
документа сотрудник общего отдела администрации указывает
количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою
фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные
документы вместе с черновиками и вариантами передаются для
регистрации работнику, осуществляющему их учет.
Служебные документы с пометкой "ДСП":
а) передаются под расписку исполнителям, которые имеют к ним
непосредственное отношение;
б) пересылаются сторонним организациям спецпочтой, заказными
или ценными почтовыми отправлениями;
в) размножаются (тиражируются) в общем отделе только с
письменного разрешения соответствующего руководителя;
г) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах
(ящиках), хранилищах.
12.1.5. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в
отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного
делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены
такие служебные документы, также проставляется пометка "ДСП".
12.1.6. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой
"ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссиями,
назначенными соответствующими руководителями. В состав таких
комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и
хранение этих документов, дел и изданий.
13. Требования к изготовлению, учету, использованию
и хранению печатей и штампов
13.1. Под печатью или штампом понимается вырезанная на твердом
предмете матрица для проставления оттисков круглой или
прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения
чего-либо.
13.2. Диаметр круглой печати составляет 38-42 мм. Штамп,
определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет
размеры от 23 x 50 мм до 70 x 100 мм.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, предусмотренных специальными нормативными актами,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами.
13.3. В администрации используются круглые гербовые и
негербовые печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении
и исполнении документов, а также других отметок справочного
характера используются мастичные (резиновые) штампы.
Порядок воспроизведения герба городского поселения Сычево на
печатях регламентируется Уставом городского поселения Сычево и
принятыми в соответствии с ним нормативными документами.
13.4. Изготовление гербовых печатей, контроль за их
использованием и хранением производится в соответствии с порядком,
установленным главой городского поселения Сычево.
13.5. В администрации имеется одна гербовая мастичная печать.
Подлинность подписей должностных лиц на документах
удостоверяется гербовой печатью.
13.6. Для регламентации использования печатей разрабатывается
перечень документов, на которых ставится гербовая печать
(приложение N 19).
13.7. Администрация, при необходимости, имеет круглые печати
для своих подразделений. В этом случае в печати приводится
дополнительная надпись с наименованием подразделения.
Рассылаемые копии постановлений и распоряжений главы района
заверяются печатью с надписью "специалист администрации городского
поселения Сычево".
13.8. Образцы печатей и штампов согласовываются и утверждаются
главой городского поселения или по поручению - его заместителем.
Размещает и исполняет заказ специалист.
Все печати и штампы регистрируются в администрации и выдаются
руководителям подразделений под расписку.
13.9. В подразделениях администрации печати и штампы должны
учитываться в специальных журналах учета, выдаваться работникам
под расписку, храниться в надежно закрываемых и опечатываемых
сейфах или металлических шкафах.
13.10. Контроль за правильностью хранения и использования
печатей и штампов осуществляет специалист администрации.
В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в
известность глава администрации. Уничтожение пришедших в
негодность печатей и штампов производится в установленном порядке
с участием специалиста администрации.
13.11. Ответственность и контроль за соблюдением порядка
использования и хранения печатей и штампов возлагаются на
руководителей подразделений администрации.
При смене руководителя подразделения печати и штампы
передаются специалисту администрации по акту с отметкой в журнале
учета.
14. Составление номенклатуры дел. Формирование дел.
Порядок передачи дел в архив
Составление номенклатуры дел:
14.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке (приложение N 20).
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного
распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска
документов, учета дел и определения сроков их хранения.
Номенклатура дел используется при построении информации -
поисковой системы и является основой для составления описей дел
постоянного и временного (до 10 лет) сроков хранения.
Номенклатура дел администрации составляется общим отделом
администрации на основе номенклатур дел подразделений при
методической помощи архивного отдела.
14.1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел,
отражающие все документируемые участки работы администрации,
документы общественных организаций. Названиями разделов
номенклатуры дел администрации являются названия подразделений,
расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной
структурой, и названия общественных организаций.
После утверждения номенклатуры дел администрации подразделения
получают списки из соответствующих ее разделов для использования в
работе.
14.1.3. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел устанавливается для всех
подразделений единой и определяется степенью важности документов,
составляющих дела, их взаимосвязью. Вначале располагаются
заголовки дел, содержащие законодательные и нормативные правовые
акты федеральных органов власти, затем - Московской области,
нормативные правовые и распорядительные документы администрации
района, администрации городского поселения, планово-отчетная и
аналитическая документация, переписка, регистрационно-контрольные
формы, номенклатура дел.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы" или "общая переписка" и т.п.), а
также вводных слов и сложных оборотов.
В номенклатуре дел каждого раздела и подраздела имеются
резервные номера для включения в течение календарного года дел, не
предусмотренных номенклатурой.
По окончании делопроизводственного (календарного) года
заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных за год. Сведения итоговой записи передаются в архив
администрации (архивный отдел).
14.1.4. Утвержденная номенклатура дел хранится в системе
"Делопроизводство" для упрощения ее ведения, корректировки и
переработки.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в
действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел
согласовывается с Управлением по делам архивов Московской области
не реже чем раз в 5 лет.
14.2. Формирование дел:
14.2.1. Формирование дел - группирование исполнительных
документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и
систематизация документов внутри дела.
Дела формируются в подразделениях, дела администрации - у
специалиста.
Формированием дел занимаются сотрудники, ответственные за
делопроизводство в подразделениях.
Контроль за формированием дел осуществляется специалистом
администрации.
14.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно
оформленные документы в соответствии с заголовками дел по
номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к
разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными
документами; группировать в одно дело документы одного
календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно
группировать в дела документы постоянного и временного сроков
хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие
возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать
250 листов при толщине не более 4 см.
14.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Нормативные правовые и распорядительные документы группируются
в дела по хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными
правовыми и распорядительными документами, группируются вместе с
указанными документами. При их утверждении в качестве
самостоятельных документов они группируются в самостоятельные
дела.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от
распоряжений по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в
самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке
фамилий.
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности; при
этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие
документы группируются отдельно от их проектов.
14.3. Экспертиза ценности документов:
14.3.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения на
основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов в администрации проводится:
- при составлении номенклатуры дел;
- при формировании дел и проверке правильности отнесения
документов к делам;
- при подготовке дел к последующему хранению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в
администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в
подразделениях администрации ответственными за делопроизводство с
привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение
принимает экспертная комиссия администрации.
Функции и права экспертной комиссии администрации, а также
организация ее работы определяются Положением, разработанным на
основании типового положения, утвержденного Управлением по делам
архивов Московской области.
При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях
осуществляется отбор документов постоянного и временного (до 10
лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, отбор
документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему
хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за
предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом
одновременно проверяется качество и полнота действующей
номенклатуры дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел,
соблюдение установленного порядка оформления документов и
формирования дел.
14.3.2. Отбор документов постоянного срока хранения проводится
на основании перечня типовых документов с указанием сроков их
хранения и номенклатуры дел администрации путем полистного
просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и
выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При
полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат
изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с
временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с
целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих
постоянному хранению. Дата с отметкой "ЭПК", в которых выявлены
документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию.
Выявленные из их состава документы постоянного срока хранения
присоединяются к однородным и оформляются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после
завершения экспертизы ценности документов.
14.3.3. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (до 10 лет)
хранения, по личному составу и акты о выделении дел к уничтожению
(приложение N 21).
14.4. Оформление дел:
14.4.1. Оформление дела - подготовка дела к хранению в
соответствии с установленными правилами.
Дела оформляются при их заведении и по завершении года.
Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке
и проводится сотрудниками подразделений при методической помощи и
под контролем ведомственного архива.
При заведении дел оформляются обложки дел по установленной
форме с указанием наименования подразделения, индекса дела,
заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденной
номенклатуре дел.
14.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (до 10 лет) сроков хранения и по личному
составу. Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление заверительной надписи дела (приложение N 22);
- составление в необходимых случаях внутренней описи
документов дела (приложение N 23);
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела
(индекса, заголовка дела, даты, проставления номера тома и
количества листов и др.). На обложке предусмотрены места для
проставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела. По
согласованию с ведомственным архивом на обложке дела карандашом
проставляется номер описи и дела.
14.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока
хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить
в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в
деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не
составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме
заверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в
валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста
документа, простым графическим карандашом.
По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на
обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в
заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются
номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы
отчетности и т.п.).
Дата на обложке должна соответствовать году заведения и
окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы,
чем год образования дела, под датой вносится запись: "имеются
документы за ___ годы". На обложках дел, состоящих из нескольких
томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома
(части). При обозначении точной календарной даты (к протоколам,
постановлениям, распоряжениям, актам) указываются число, месяц и
год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца
пишется словами.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения
следует производить четко фиолетовыми светостойкими чернилами и
тушью.
14.5. Хранение и использование документов в подразделениях:
14.5.1. С момента заведения и до передачи в архив документы
хранятся по месту их формирования в дела.
Руководители подразделений и сотрудники, ответственные за
делопроизводство, обеспечивают сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных
для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся
шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов,
предохраняющих их от пыли и солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия (выписка)
которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. Хранить
документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. На
корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.
14.5.2. Выдача дел из подразделения другим подразделениям
производится с разрешения руководителя подразделения. Выдача дел
сторонним организациям производится с разрешения заместителя главы
администрации городского поселения. На выданное дело заводится
карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по
актам.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения
допускается в исключительных случаях и производится с разрешения
первого заместителя главы администрации городского поселения с
представлением заверенной копии документа и акта об изъятии
подлинника.
14.5.3. Подлинники нормативных правовых и распорядительных
документов и материалов к ним поступают в архив из администрации.
С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых
и распорядительных документов создается фонд пользования -
совокупность копий архивных документов, предназначенных для
пользования вместо оригиналов.
14.5.4. Сотрудникам администрации для работы выдаются во
временное пользование дела или копии документов, хранящихся в
ведомственном архиве (приложение N 26 - не приводится).
Сотрудники администрации несут ответственность за сохранность,
правильное использование полученных архивных документов и
содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел
запрещается.
14.6. Составление описей дел:
14.6.1. На завершенные дела постоянного, временного (до 10
лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу
ценности, ежегодно составляются описи (приложения N 24 и 25). На
дела временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются.
Описи дел подразделений администрации составляются сотрудниками,
ответственными за делопроизводство в подразделениях, под
непосредственным методическим руководством архива.
Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно на
дела постоянного срока хранения, на деле временного (до 10 лет)
срока хранения и на деле по личному составу. По этим описям
документы сдаются в общий отдел. Описи, подготовленные
подразделениями администрации, служат основой для подготовки
сводной описи, которую готовит специалист и по которой передаются
дела в архив.
14.6.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой
схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то
каждый или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи валовой за несколько лет;
порядок присвоения номеров описям подразделений устанавливается
ведомственным архивом;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные
однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие
сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе
описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме
дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и
т.п.
14.6.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются
качество формирования и оформления дел, соответствие количества
дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.
В случае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску.
Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о
причинах отсутствия дел, подписывается руководителем подразделения
и передается в архив.
При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела
содержанию документов в деле; правильность оформления и
группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или
переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле
в необходимых случаях внутренней описи; правильность оформления
обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела.
В конце описи делается итоговая запись о количестве дел, опись
подписывается составителем, согласовывается с общим отделом
администрации и утверждается руководителем подразделения.
14.7. Передача дел в архив администрации и использование
документа из архива:
14.7.1. Для хранения документов постоянного, временного (до 10
лет) сроков хранения и по личному составу, их учета,
использования, отбора и подготовки к передаче на государственное
хранение в администрации образуется архивный отдел (архив).
Деятельность архива администрации регламентируется Положением
об архивном отделе администрации и Основными правилами работы
ведомственных архивов.
14.7.2. В архив администрации передаются дела постоянного,
временного (до 10 лет) срока хранения и по личному составу.
Передача дел производится только по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения
передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в
подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению
в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в
исключительных случаях по решению заместителя главы администрации
городского поселения. Передача их осуществляется по усмотрению
ведомственного архива, или по описям, или по номенклатуре дел.
Дела со сроком хранения до трех лет в архив не передаются.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному
архивом, согласованному с руководителями подразделений и
утвержденному заместителем главы администрации городского
поселения.
14.7.3. Прием каждого дела производится специалистом
администрации в присутствии работника подразделения, сдающего дела
в архив. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела,
включенного в нее, делается отметка о наличии дела, а также
указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы -
картотеки на документы с целью их оперативного поиска.
Приложение N 1
к Инструкции
ОБРАЗЕЦ КАРТОЧКИ
___________________________________________________________________----------------------¬
¦Администрация городского поселения Регистрационно-контрольная карточка ¦
¦Сычево ¦
+----------------------------------------------------------------------------------------+
¦Тип документа: Входящие Вид док.: Входящие письма Тема: вопросы работы ОВД, судебных ¦
¦ органов, нотар. конторы, военкомата¦
¦N исх. 3562а/11-04 от 01.09.2004 N вход. 2866/1-1-21 от 01.09.2004 ¦
+----------------------------------------------------------------------------------------+
¦Корреспондент: Министерство по делам ГО и ЧС ¦
+----------------------------------------------------------------------------------------+
¦Кому: Нагорному А.Р. Листов: 2 Повторно: Первичное ¦
+----------------------------------------------------------------------------------------+
¦Краткое содержание: По вопросу проведения комплексной проверки ¦
+----------------------------------------------------------------------------------------+
¦Отв. исполнитель: ГО ЧС и ВМР Документ: Состояние: Исполнение ¦
+----------------------------------------------------------------------------------------+
¦Срок исполнения: 30.09.2004 Дата исполнения: Исход. N док.: ¦
+----------------------------------------------------------------------------------------+
¦Резолюция: Харитонову А.В. - доложить... ¦
+----------------------------------------------------------------------------------------+
¦ ХОД ИСПОЛНЕНИЯ: ¦
+--------------------T---------T-------T---------T---------T-----------------------------+
¦Название ¦Поступило¦Срок ¦Исполнено¦Документ ¦Исполнитель, содержание ¦
¦подразделения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦резолюции ¦
+--------------------+---------+-------+---------+---------+-----------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------+---------+-------+---------+---------+------------------------------
Отметка об исполнении:
Приложение N 2
к Инструкции
ПЕРЕЧЕНЬ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ В АДМИНИСТРАЦИИ
1. Обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты
и др. издания.
2. Документы на иностранных языках без перевода.
3. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и
обзоры.
4. Рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная
техническая литература, информационные сводки, тематические и
специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.
5. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы
и открытки.
6. Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний,
программы их проведения и материалы к ним.
7. Документы бухгалтерского учета (счета, квитанции,
накладные, сметы и др.).
8. Документы без подписей.
Приложение N 4
к Инструкции
Утвержден постановлением
главы городского поселения
Сычево
от г. N
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ГЛАВА
ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ СЫЧЕВО
ВОЛОКОЛАМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
143611, п. Сычево Волоколамского района Телефоны: 74-224, 74-210
Московской области, ул. Школьная, д. 3
------------------------------------------------------------------
____________ N ________________
НА N ________ от ______________
Приложение N 5
к Инструкции
Утвержден постановлением
главы городского поселения
Сычево
от г. N
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ СЫЧЕВО
ВОЛОКОЛАМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
143611, п. Сычево Волоколамского
района Московской области, Телефоны: 74-224, 74-210
ул. Школьная, д. 3
____________ N ________________
НА N _________ от _____________
Приложение N 6
к Инструкции
Утвержден постановлением
главы городского поселения
Сычево
от г. N
Приложение N 7
к Инструкции
Кому
(должность, инициалы, фамилия)
Адрес получателя
(с указанием почтового индекса)
ТЕЛЕГРАММА
Текст телеграммы _________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Глава
городского поселения
Сычево
__________________________________________________________________
143611, п. Сычево, ул. Школьная, д. 3
Волоколамского района
Московской области
"___" _______________ 200___г. N _______
Глава
городского поселения
Сычево
Приложение N 8
к Инструкции
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
-----------T--------------T----------T--------------T----------T----------T---------T---------¬
¦Вх. N ¦Корреспондент,¦Краткое ¦Резолюция, ¦Дата ¦Исполнение¦Подпись о¦Возврат ¦
¦(индекс) ¦дата и номер ¦содержание¦кому направлен¦отправки ¦ ¦получении¦документа¦
¦и дата ¦(индекс) ¦ ¦документ ¦на ¦ ¦документа¦ ¦
¦документов¦поступившего ¦ ¦(ответственный¦исполнение¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документа ¦ ¦исполнитель) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------+--------------+----------+--------------+----------+----------+---------+----------
(Формат А3)
Приложение N 9
к Инструкции
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
----------T---------T----------T--------T-------------T----------¬
¦N ¦Кому ¦Краткое ¦N и дата¦Корреспондент¦Отметка об¦
¦(индекс) ¦направлен¦содержание¦ответа ¦ ¦исполнении¦
¦и дата ¦(адресат)¦ ¦ ¦ ¦(N дела, ¦
¦документа¦ ¦ ¦ ¦ ¦в котором ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦подшита ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦копия) ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------+----------+--------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+---------+----------+--------+-------------+-----------
(Формат А3)
ЛИСТ-РАСПИСКА О ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТА ИЗ ДЕЛА
----------T-----------------------T--------------T---------------¬
¦N, дата ¦Дата выдачи и кому ¦Дата возврата ¦ФИО и должность¦
¦документа¦выдан документ ¦(до какого ¦сотрудника, ¦
¦ ¦(подпись, расшифровка ¦числа выдан ¦выдавшего ¦
¦ ¦подписи) ¦документ) ¦документ ¦
+---------+-----------------------+--------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+-----------------------+--------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+-----------------------+--------------+----------------
(Формат А5)
Приложение N 10
к Инструкции
Утвержден постановлением
главы городского поселения
Сычево
от _____________ N _______
ГЛАВА
ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ СЫЧЕВО
ВОЛОКОЛАМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
От _____________ N ________________
П. СЫЧЕВО
Примечание. Изображение герба Волоколамского района в
черно-белом цвете.
000000<*>
Приложение N 11
к Инструкции
Утвержден постановлением
главы городского поселения
Сычево
от _____________ N _______
ГЛАВА
ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ СЫЧЕВО
ВОЛОКОЛАМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
От _____________ N ________________
П. СЫЧЕВО
Примечание. Изображение герба городского поселения Сычево в
черно-белом цвете.
000000<*>
Приложение N 12
к Инструкции
ОБРАЗЕЦ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ
Лист согласования:
Проект подготовлен:
Начальник общего отдела (подпись) (инициалы, фамилия)
Проект согласован:
Заместитель
главы администрации
городского поселения
Сычево (подпись) (инициалы, фамилия)
Начальник отдела архитектуры (подпись) (инициалы, фамилия)
Начальник правового отдела (подпись) (инициалы, фамилия)
Исполнитель:
Должность
Подпись, дата (инициалы, фамилия)
Телефон
Примечание. При наличии большего числа согласующих структурных
подразделений и должностных лиц лист согласования может быть
продолжен и оформляется на втором листе без указания граф "Проект
представлен" и "Исполнитель" либо составляется дополнительный лист
согласования согласно приложению N к инструкции.
Приложение N 13
к Инструкции
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ
(РАСПОРЯЖЕНИЯ) ГЛАВЫ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ СЫЧЕВО
(заголовок документа)
Название Должность, фамилия, Дата согласования,
структурного инициалы руководителя, номер документа,
подразделения с которым согласован содержащего визу,
документ подтверждающего
согласование
Например:
Комитет Председатель Комитета Письмо от 20.12.200
по земельным (инициалы, фамилия) N 105
ресурсам и (без замечаний)
землеустройству
Исполнитель:
Название должности
(Подпись) ФИО
Дата
Приложение N 14
к Инструкции
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ОТПРАВЛЯЕМОЙ СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ
СРЕДСТВАМИ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ
----T--------------T-----------T----------T-----------T--------------T---------¬
¦N ¦Наименование ¦Адрес ¦Количество¦Дата ¦Отправил ¦Отметка о¦
¦п/п¦структурного ¦получателя,¦листов ¦и время +-------T------+возврате ¦
¦ ¦подразделения,¦код, ¦ ¦поступления¦Дата ¦Ф.И.О.¦материала¦
¦ ¦Ф.И.О. ¦телефон, ¦ ¦материала ¦и время¦ ¦ ¦
¦ ¦и телефон ¦город ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦исполнителя ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+--------------+-----------+----------+-----------+-------+------+----------
ЖУРНАЛ
КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ
----T---------T----------T----------T----------T----T----------T-----T----------T------T------------¬
¦N ¦Кому дано¦Срок ¦Содержание¦Состояние ¦Исп.¦Исп. с ¦Срок ¦Снято с ¦Не ¦Заключение ¦
¦п/п¦поручение¦исполнения¦поручения ¦исполнения¦ ¦опозданием¦не ¦исполнения¦испол.¦руководства ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦истек¦ ¦в срок¦(предложения¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦по контролю)¦
+---+---------+----------+----------+----------+----+----------+-----+----------+------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------+----------+----------+----------+----+----------+-----+----------+------+-------------
Приложение N 15
к Инструкции
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ПРИНЯТЫХ ФАКСОГРАММ
----T---------------T--------T----------T------T--------------T----------¬
¦N ¦Адрес ¦Дата ¦Количество¦Ф.И.О.¦Наименование ¦Роспись ¦
¦п/п¦корреспондента,¦и время ¦листов ¦ ¦структурного ¦получателя¦
¦ ¦его фамилия, ¦принятия¦ ¦ ¦подразделения,¦ ¦
¦ ¦телефон ¦ ¦ ¦ ¦Ф.И.О. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦получателя ¦ ¦
L---+---------------+--------+----------+------+--------------+-----------
Приложение N 16
к Инструкции
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ПРИНЯТЫХ ДОКУМЕНТОВ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ
----T---------------T--------T----------T---------T--------------¬
¦N ¦Адрес ¦Дата, ¦Количество¦Ф.И.О. ¦Наименование ¦
¦п/п¦корреспондента,¦время ¦листов ¦ ¦структурного ¦
¦ ¦его фамилия, ¦принятия¦ ¦ ¦подразделения,¦
¦ ¦адрес ¦ ¦ ¦ ¦Ф.И.О. ¦
¦ ¦электронной ¦ ¦ ¦ ¦получателя ¦
¦ ¦почты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------------+--------+----------+---------+---------------
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ОТПРАВЛЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ
----T----------------T-----------T----------T--------T-----------¬
¦N ¦Наименование ¦Дата, время¦Количество¦ФИО ¦Адрес ¦
¦п/п¦отдела, ФИО ¦отправления¦листов ¦ ¦получателя,¦
¦ ¦руководителя ¦ ¦ ¦ ¦ФИО ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦получателя ¦
L---+----------------+-----------+----------+--------+------------
Приложение N 19
к Инструкции
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,
НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
1. Акты (приема законченных строительством объектов,
оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.).
2. Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение
дел в арбитраже и т.д.).
3. Договоры (о материальной ответственности, поставках,
подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений,
производстве работ и т.д.).
4. Задания (на проектирование объектов, технических
сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).
5. Заключения и отзывы.
6. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).
7. Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих
право совещания финансово-хозяйственных операций.
8. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
9. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные: платежные -
сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты,
на импорт и т.д.).
10. Представления и ходатайства (о награждении орденами и
медалями, премиями и т.д.).
11. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в
банк).
12. Смета расходов.
13. Соглашения, договоры, подписанные главой городского
поселения Сычево.
14. Постановления, распоряжения, подписанные главой городского
поселения (его заместителем).
15. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании
бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся
зарплате и т.д.).
16. Удостоверения.
17. Штатное расписание.
Приложение N 20
к Инструкции
АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
СЫЧЕВО Наименование должности
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя
_________ N ____________ __________________________
На _________________ год (личная подпись)
(расшифровка подписи)
______________ (дата)
-------T--------------T---------------T---------------T----------¬
¦Индекс¦Заголовок дела¦Количество дел ¦Срок хранения ¦Примечание¦
¦дела ¦(тома, части) ¦(томов, частей)¦и номера статей¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦по перечню ¦ ¦
+------+--------------+---------------+---------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L------+--------------+---------------+---------------+-----------
Начальник общего отдела (подпись) Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Экспертная комиссия администрации ЭПК Управления по делам архивов
Московской области
Протокол от ___________ N _____ Протокол от __________ N ______
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______
году
------------------------------------T-----T----------------------¬
¦По срокам хранения ¦Всего¦В том числе ¦
¦ ¦ +-----------T----------+
¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой¦
¦ ¦ ¦ ¦ЭПК ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+----------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+----------+
¦Временного (свыше 5 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+----------+
¦Временно (до 10 лет включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+----------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------------------------+-----+-----------+-----------
Итоговые сведения переданы в архив администрации.
Специалист (подпись) Расшифровка подписи
_______________
(дата)
Приложение N 21
к Инструкции
УТВЕРЖДАЮ:
Наименование должности
руководителя
________ Расшифровка подписи
(подпись)
_________
(дата)
АКТ N _____
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ
ДАЛЬНЕЙШЕМУ ХРАНЕНИЮ
Мы, __________________________________________________________
(перечислить фамилии, имена, отчества и должности лиц,
__________________________________________________________________
составивших данный акт)
На основании Перечня типовых документов с указанием сроков
хранения (М., 1989) отобраны к уничтожению как не имеющие
научно-исторической ценности и утратившие практическое значение
документы согласно номенклатуре дел администрации
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
----T---T--------------------T----------T---------------T--------¬
¦N ¦Год¦Заголовки и номера ¦Количество¦Номер статьи ¦Срок ¦
¦п/п¦ ¦дел ¦дел ¦по номенклатуре¦хранения¦
+---+---+--------------------+----------+---------------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+---+--------------------+----------+---------------+---------
Итого: за __________ год в акт N __________ внесено ______________
__________________________________ дел
(прописью)
______________________________
______________________________
______________________________
(подписи лиц, составивших акт)
Документы сданы на переработку ___________________________________
(подпись лица, уничтожившего _______
документ)
Приложение N 22
к Инструкции
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________
В деле прошито и пронумеровано ________________________ листа(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы _______________________________________
пропущенные номера _______________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________
---------------------------------------------------T-------------¬
¦Особенности физического состояния и формирования ¦Номера листов¦
+--------------------------------------------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
L--------------------------------------------------+--------------
_____________________________ __________ _______________________
Наименование должностного подпись расшифровка подписи
лица, составившего (инициалы, фамилия)
заверительную надпись
______________
(дата)
Приложение N 23
к Инструкции
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ___________
----T---------T---------T---------T-------------------T----------¬
¦N ¦Индекс ¦Дата ¦Заготовок¦Номер листов дела ¦Примечание¦
¦п/п¦документа¦документа¦документа¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+---------+-------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+---------+---------+---------+-------------------+-----------
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
_____________________________ __________ _______________________
Наименование должностного подпись расшифровка подписи
лица, составившего (инициалы, фамилия)
заверительную надпись
______________
(дата)
Приложение N 24
к Инструкции
Администрация УТВЕРЖДАЮ
городского поселения
Сычево Наименование должности
______________________ руководитель структурного
Название структурного подразделения
подразделения __________ Расшифровка подписи
(подпись)
__________
(дата)
ОПИСЬ N 1
ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ ЗА _____ ГОД
----T-------------T--------------T---------T----------T----------¬
¦N ¦Индекс дела ¦Заголовок дела¦Дата дела¦Количество¦Примечание¦
¦п/п¦(тома, части)¦(тома, части) ¦(тома, ¦листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦части) ¦в деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томе, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦части) ¦ ¦
+---+-------------+--------------+---------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+-------------+--------------+---------+----------+-----------
В данную опись внесено ____________________ дел с N ____ по N ___.
(цифрами и прописью)
В том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи (подпись) Расшифровка подписи
________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Специалист
__________ Расшифровка подписи
(подпись)
__________
(дата)
Передал _________________________ дел и __________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных форм к документам
Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения (подпись) Расшифровка подписи
______________
(дата)
Принял ________________________ дел и ____________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных форм к документам
Наименование должности
работника, ответственного
за архив (подпись) Расшифровка подписи
____________
(дата)
Приложение N 25
к Инструкции
Администрация УТВЕРЖДАЮ
городского поселения
Сычево Наименование должности
______________________ руководитель структурного
Название структурного подразделения
подразделения __________ Расшифровка подписи
(подпись)
__________
(дата)
ОПИСЬ N 1
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ (ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ) ЗА ___ ГОД
----T---------T---------T---------T----------T--------T----------¬
¦N ¦Индекс ¦Заголовок¦Дата дела¦Количество¦Срок ¦Примечание¦
¦п/п¦дела ¦дела ¦(тома, ¦листов ¦хранения¦ ¦
¦ ¦(тома, ¦(тома, ¦части) ¦в деле ¦дела ¦ ¦
¦ ¦части) ¦части) ¦ ¦(томе, ¦(тома, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦части) ¦части) ¦ ¦
+---+---------+---------+---------+----------+--------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+---------+---------+---------+----------+--------+-----------
В данную опись внесено ____________________ дел с N ____ по N ___.
(цифрами и прописью)
В том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи (подпись) Расшифровка подписи
________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Специалист
__________ Расшифровка подписи
(подпись)
__________
(дата)
Передал _________________________ дел и __________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных форм к документам
Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения (подпись) Расшифровка подписи
______________
(дата)
Принял ________________________ дел и ____________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных форм к документам
Наименование должности
работника, ответственного
за архив (подпись) Расшифровка подписи
_____________
(дата)
|
