УТРАТИЛ СИЛУ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ губернатора Ленобласти от 30.12.97 N 534-пг
ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от 29.05.95 N 201
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях совершенствования организации работы с документами в
подразделениях правительства Ленинградской области и областных
органах государственного управления ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 июня 1995 года
прилагаемую временную инструкцию по делопроизводству в
правительстве Ленинградской области.
Ответственность за соблюдение сотрудниками подразделений
правительства требований инструкции возложить на руководителей
подразделений.
2. Руководителю департамента делопроизводства и
информатизации (Черникову Ю.Б.) обобщить в декабре 1995 года
практику работы с использованием Временной инструкции по
делопроизводству, предложения по улучшению документа и представить
на утверждение окончательный вариант инструкции по
делопроизводству в правительстве Ленинградской области.
3. Рекомендовать главам районных и городских администраций
области на основании Временной инструкции по делопроизводству в
правительстве Ленинградской области обеспечить соблюдение в
подведомственных структурах единых требований к делопроизводству.
4. Признать утратившими силу:
Инструкцию о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в исполкомах Ленинградского
областного, городских и районных Советов народных депутатов,
управлениях и отделах, на предприятиях, в учреждениях и
организациях, подведомственных исполкому областного Совета,
утвержденную решением Леноблисполкома от 26 июля 1982 года N 331;
Инструкцию по делопроизводству в исполкоме Ленинградского
областного Совета народных депутатов, утвержденную решением
Леноблисполкома от 27 июля 1987 N 304;
распоряжение главы администрации области от 27 февраля 1992
года N 125-р "Об утверждении Временного положения о порядке
подготовки официальных документов главы администрации
Ленинградской области";
распоряжение главы администрации области от 2 июня 1992 года
N 342-р "О порядке оформления и выполнения заказов на
копировально-множительные работы";
распоряжение главы администрации области от 24 февраля 1993
года N 147-р "О порядке прохождения факс-документов в
подразделениях администрации области".
5. Контроль за исполнением постановления возложить на
заместителя губернатора Ленинградской области Кирсанова А.И.
Губернатор
А.Беляков
УТВЕРЖДЕНА
постановлением правительства
Ленинградской области
от 29.05.95 N 201
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в правительстве
Ленинградской области
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая инструкция определяет систему организации
делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с
документами несекретного характера, письмами и обращениями граждан
в подразделениях правительства Ленинградской области (далее -
правительство).
1.2. Настоящая инструкция разработана в соответствии с
положениями Государственной системы документационного обеспечения
управления, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах
и ведомствах Российской Федерации (утверждена распоряжением
Правительства Российской Федерации от 4.06.92 N 1118-р),
Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента
Российской Федерации (утверждена распоряжением Администрации
Президента Российской Федерации от 29.11.93 N 1380), Устава
Ленинградской области (принят законом Ленинградской области от
27.10.94 N 6-ОЗ), Положения о правительстве Ленинградской области
(утверждено постановлением главы администрации Ленинградской
области от 8.01.94 N 18) и с учетом Регламента законодательного
собрания Ленинградской области (закон Ленинградской области от
20.12.94 N 10/1-ОЗ).
1.3. Правила и порядок работы в подразделениях правительства
с секретными документами устанавливаются специальной инструкцией.
1.4. Правила и порядок работы в подразделениях правительства
с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования",
устанавливаются отдельной инструкцией.
1.5. Министерства и иные структурные подразделения
правительства могут организовывать и вести делопроизводство на
основании самостоятельно разрабатываемых инструкций, не
противоречащих настоящей инструкции. Самостоятельно
разрабатываемые инструкции по делопроизводству утверждаются
руководителями структурных подразделений.
1.6. Документы правительства Ленинградской области являются
областной собственностью, включаются в имущество правительства
области.
1.7. Положения настоящей инструкции распространяются как на
традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с
документами, создаваемыми (составляемыми) при помощи средств
вычислительной техники.
Порядок передачи документов электронной почтой регулируется
специальной инструкцией.
1.8. Правила и порядок работы с документами, предусмотренными
настоящей инструкцией, обязательны для всех сотрудников
подразделений, входящих в состав правительства области.
1.9. Сотрудники подразделений правительства несут
персональную ответственность за соблюдение положений настоящей
инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них
информации. В случае утраты документа руководитель подразделения
назначает служебное расследование, по результатам которого на
виновных налагаются взыскания.
1.10. Документы средствам массовой информации передаются
структурными подразделениями правительства только через
государственный комитет по средствам массовой информации и
полиграфии.
1.11. Ответственность за организацию и правильное ведение
делопроизводства в структурных подразделениях правительства,
соблюдение установленных сроков исполнения возлагается на их
руководителей, которые определяют сотрудника, ответственного за
ведение делопроизводства в подразделении. Функции ответственного
за ведение делопроизводства в подразделении определяются
должностной инструкцией этого сотрудника.
1.12. Передача документов и их копий из подразделений
правительства работникам других организаций допускается только с
разрешения руководителей подразделений.
1.13. При уходе сотрудника в отпуск, убытии в длительную
командировку, увольнении или перемещении руководитель
подразделения должен обеспечить передачу используемых в работе
документов другому сотруднику.
1.14. В правительстве устанавливается смешанная система
делопроизводства, по которой:
1.14.1. В отделе обработки служебных документов департамента
делопроизводства и информатизации ведется
организационно-методическая и контрольная работа по вопросам
документационного обеспечения, подготовка проектов резолюций по
исполнению служебных документов, адресованных губернатору
Ленинградской области (далее - губернатор), председателю
правительства, справочная работа по вопросам, связанным с
делопроизводством.
1.14.2. В протокольном отделе департамента делопроизводства и
информатизации (далее - протокольный отдел) осуществляется
подготовка к выпуску, выпуск, регистрация и хранение областных
законов, постановлений и распоряжений губернатора и правительства,
решений и постановлений законодательного собрания, ведется
справочно-информационная работа по принятым актам.
1.14.3. В канцелярии отела обработки служебных документов
(далее - канцелярия) осуществляется прием поступающей и отправка
исходящей корреспонденции, регистрация и направление документов,
адресованных губернатору, председателю правительства и их
заместителям, министрам, другим руководителям структурных
подразделений правительства, ведется справочная и информационная
работа по состоянию исполнительской дисциплины.
1.14.4. В отеле обращений граждан комитета по правам человека
(далее - отел обращений) ведется делопроизводство по обращениям
граждан и контроль за их рассмотрением, а также
справочно-информационная работа.
1.14.5. В секторе правовой информации юридического комитета
при правительстве (далее - юридический комитет) осуществляется
регистрация правовых актов вышестоящих органов государственной
власти, поступающих в правительство и законодательное собрание,
подготовка проектов резолюций по их исполнению и справочная
работа.
1.14.6. В отделе контроля исполнения распорядительных
документов департамента делопроизводства и информатизации (далее -
отдел контроля) производится аналитическая работа с целью
обеспечения контрольной информацией губернатора и председателя
правительства, осуществляется контроль сроков исполнения
постановлений и распоряжений губернатора и правительства, а также
служебных документов, имеющих указания о постановке на контроль,
письменных поручений губернатора и председателя правительства,
методическая работа по организации контроля исполнения в
структурных подразделениях правительства.
1.14.7. В структурных подразделениях правительства, имеющих
канцелярии, осуществляются прием, регистрация, рассмотрение и
контроль за сроками исполнения документов, а также необходимая
аналитическая и справочная работа.
1.15. Ответственность за компьютерное, техническое и
программное обеспечение делопроизводства и электронной
поисково-справочной системы несет отдел информатизации
департамента делопроизводства и информатизации.
2. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА И ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО
СОБРАНИЯ
2.1. Основная управленческая деятельность правительства
обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов,
составляющих его документационную базу.
Перечень вопросов, по которым издаются и принимаются
документы, устанавливается нормативными и иными актами Российской
Федерации и Ленинградской области.
2.2. В департаменте делопроизводства и информатизации
оформляются следующие основные виды нормативных актов и
организационно-распорядительных документов:
областной закон
постановление
распоряжение
протокол
поручение
служебная записка
и другие.
2.2.1. В виде областных законов оформляются решения
нормативного характера, принимаемые законодательным собранием
области в установленном порядке.
2.2.2. В виде постановлений оформляются решения губернатора и
правительства, носящие нормативный характер, издаваемые по
вопросам, затрагивающим интересы области в целом и ее жителей, а
также решения законодательного собрания по основным вопросам
депутатской деятельности.
2.2.3. В виде распоряжений оформляются решения губернатора и
правительства, председателя законодательного собрания, имеющие
ограниченный срок действия и касающиеся ограниченного круга
предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и граждан.
2.2.4. В виде протоколов оформляются документы, фиксирующие
ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях
правительства и законодательного собрания, комиссий, совещаниях,
проводимых в правительстве.
2.2.5. В виде поручений оформляются конкретные указания
губернатора и председателя правительства подразделениям,
должностным лицам правительства, нижестоящим органам
исполнительной власти или их руководителям.
2.2.6. В виде служебной записки оформляются документы,
содержащие сведения о выполнении каких-либо поручений,
информативного характера и т.п. и направляемые должностным лицом
другому должностному лицу.
3. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
3.1. Государственный стандарт
Документы, подготовленные в правительстве, должны иметь
определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их
расположения в соответствии с государственным стандартом ГОСТ
6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов" (М., 1990).
3.2. Бланки документов
3.2.1. Законы Ленинградской области, постановления и
распоряжения законодательного собрания, постановления и
распоряжения губернатора и правительства, служебные письма,
документы, подлежащие направлению в сторонние организации, и
резолюции оформляются, как правило, на бланках определенного
образца, изготовленных типографским способом.
Макеты указанных бланков разрабатываются департаментом
делопроизводства и информатизации на основании заявок
соответствующих структурных подразделений.
3.2.2. Для издания нормативных актов и распорядительных
документов используются бланки с названием "Закон",
"Постановление", "Распоряжение" и т.п., которые заказываются,
применяются, учитываются и хранятся в протокольном отделе.
3.2.3. Для служебной переписки применяются бланки для писем
законодательного собрания, губернатора и его заместителей,
правительства, структурных подразделений правительства, наличие
бланка у которых предусмотрено в их положениях.
3.2.4. Бланки для писем губернатора и его заместителей,
правительства заказываются и выдаются отделом обработки служебных
документов под роспись в секретариаты губернатора и председателя
правительства, приемные заместителей губернатора и председателя
правительства и бюро подготовки документов с последующим отчетом
об их использовании.
Министерства, комитеты, управления, отделы и другие
структурные подразделения правительства получают указанные бланки
для подготовки документов в приемных руководителей правительства -
своих кураторов.
3.2.5. Макеты бланков для писем структурных подразделений
правительства разрабатываются в подразделениях и утверждаются их
руководителями по согласованию с отделом обработки служебных
документов.
Макеты бланков для законодательного собрания разрабатываются
организационным отделом законодательного собрания и
согласовываются с отделом обработки служебных документов. Порядок
использования, хранения и учета бланков определяется внутренними
документами законодательного собрания.
Заказ на изготовление и получение бланка осуществляется через
управление делами.
3.2.6. Право использования бланка министерства, комитета,
другого структурного подразделения правительства их внутренними
подразделениями и право подписи на нем определяются руководителем
структурного подразделения правительства при утверждении положений
и должностных инструкций.
3.2.7. Использование ксерокопий чистых бланков губернатора и
его заместителей, законодательного собрания, правительства и его
структурных подразделений запрещается.
3.2.8. Учет использования бланков для писем ведется по
следующей форме:
-------T-------------T---------------T--------------T------------
Номер ¦Вид документа¦Номер документа¦Дата документа¦Исполнитель по
п.п.¦ ¦ ¦ ¦ или ¦ ¦ ¦ ¦ бланка ¦ ¦ ¦ ¦
-------+-------------+---------------+--------------+------------
Испорченные экземпляры бланков прилагаются к отчету и затем
уничтожаются в установленном для служебных документов порядке.
3.2.9. Бланки не применяются для "внутренней" переписки, для
приказов по подразделениям, а также для подготовки документов,
подписываемых руководителями двух и более органов управления и
общественных организаций.
"Внутренней" считается переписка между структурными
подразделениями правительства, а также между должностными лицами,
относящимися по обслуживанию к одной канцелярии.
3.3. Наименование вида документа
Наименование вида документа указывается на всех документах
(закон, постановление, распоряжение, протокол, поручение, справка
и т.д.), кроме служебных писем.
3.4. Заголовок к тексту
3.4.1. Краткое изложение содержания документа указывается в
заголовке к тексту.
3.4.2. Заголовок документа должен быть максимально кратким и
емким, точно передавать смысл текста, грамматически
согласовываться с наименованием вида документа, например:
постановление (о чем?) "О лицензировании..."; протокол (чего?)
"заседания комиссии по выбору участка под проектирование и
строительство...".
3.4.3. Допускается не указывать заголовок к тексту на
документах формата А5.
3.5. Приложения к документу
3.5.1. При наличии приложений к документам информационного
характера (письмам, справкам, актам и т.д.) под текстом основного
документа (до реквизита "подпись") помещается отметка о наличии
приложения.
Если заголовок приложения указывается в тексте основного
документа, отметка о приложении делается по форме:
Приложение на ____ л. в ____ экз.
Если заголовки приложений в тексте не указываются, их
перечисляют в отметке о приложении по форме:
Приложения: 1._________________________ на ____л. в ____экз.
(заголовок)
2._________________________ на ____л. в ____экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий
приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:
Приложение: письмо Росархива от 17.05.94 N 01-4/172 с
приложением к нему - всего на 7 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:
Приложение на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не
указывается.
3.5.2. Приложения к законам, постановлениям, распоряжениям,
приказам могут быть оформлены в виде текста, таблиц, перечней,
списков и т.п. Ссылка о наличии приложений дается в тексте
документа. Например, "Выделить ... согласно приложению 1";
"Утвердить прилагаемое Временное положение о порядке
использования..."
На первой странице приложения в правом верхнем углу
помещается отметка с указанием документа, к которому относится
приложение, например:
Приложение
к распоряжению правительства
Ленинградской области
от 5 января 1994 года N 5-р
Приложения нумеруются, если их несколько (знак "N" не
ставится).
При необходимости (во избежание путаницы страниц разных
приложений к одному документу) на каждой странице приложения по
верхнему полю справа делается отметка, например: "продолжение
приложения 3".
3.6. Дата документа
3.6.1. Датой документа в зависимости от вида и назначения
документа является дата его подписания, принятия, утверждения,
составления, регистрации или отправки. Элементы даты составления,
регистрации или отправки документа можно записывать арабскими
цифрами в одной строке в следующей последовательности - день
месяца, месяц, год (например:"01.09.94").
3.6.2. В текстах документов, а также при записи дат
подписания, принятия, утверждения документов применяется
словесно-цифровой способ оформления дат (например: "1 сентября
1994 года").
3.7. Индекс документа
3.7.1. Индекс документа - это порядковый номер областного
закона, постановления, распоряжения, поручения губернатора или
председателя правительства, приказа, протокола и других видов
документов; для письма и иной корреспонденции - это входящий или
исходящий номер.
3.8. Адресат
3.8.1. На отправляемых документах указывается реквизит
"адресат". Документы адресуются в органы, организации, их
структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
3.8.2. При адресовании документа в орган, организацию или их
структурное подразделение без указания должностного лица их
наименование адресата пишется в именительном падеже, например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
3.8.3. При направлении документа должностному лицу
наименование органа, организации, структурного подразделения
указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата
- в дательном падеже, например:
Министерство образования
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
Петрову А.И.
3.8.4. При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата,
например:
Генеральному директору
акционерного общества
"Ленлес"
Опарину Н.В.
3.8.5. При адресовании документа в несколько однородных
органов, организаций, их наименования указываются обобщенно,
например:
Начальникам финансовых
отделов районных и
городских администраций
Ленинградской области
3.8.6. Полный почтовый адрес указывается при направлении
документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми
правилами, например:
Редакция газеты
"Лужская правда"
188260, г.Луга,
ул. Кирова, 73
3.8.7. Каждая составная часть реквизита "адресат"
(наименование организации; наименование структурного
подразделения; должность, фамилия и инициалы; почтовый адрес)
должны начинаться с новой строки. В конце смысловых строк
(составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся, в
середине строк сохраняются. Перенос слов не рекомендуется.
3.8.8. Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список на рассылку и на каждом документе
проставляется только один адресат.
3.8.9. Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих
случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными
адресами.
3.8.10. При адресовании документа частному лицу вначале
указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя,
например:
187500, Тихвин,
Пл. Свободы, 4, кв.7
Петрову И.С.
3.9. Гриф утверждения
3.9.1. Особым способом введения документа в действие,
санкционирующем распространение его на определенный круг органов,
организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение
документа.
3.9.2. Утверждаются документы, авторы которых не правомочны
ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению,
приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
3.9.3. Утверждение документа производится посредством грифа
утверждения или издания соответствующего нормативного акта. Оба
способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
3.9.4. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ",
(прописные буквы), наименования должности лица, утверждающего
документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
УТВЕРЖДАЮ
министр строительства
и транспорта
Ленинградской области
Топорков В.И.
__________________________
(подпись,фамилия,инициалы)
16 ноября 1994 года
__________________________
(дата)
3.9.5. При утверждении документа руководителем вышестоящего
или стороннего органа, организации в наименование должности
включают наименование органа, организации.
3.9.6. Если документ утверждается законом, постановлением,
распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из
слова "УТВЕРЖДЕН" (с соответствующим окончанием), наименования
вида документа в творительном падеже, наименования органа в
родительном падеже, даты и номера документа, например: об
утверждении программы
УТВЕРЖДЕНА
постановлением правительства
Ленинградской области
от 27 марта 1994 года N 52-р
3.9.7. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу
первой страницы документа.
При наличии большего числа грифов они располагаются на
верхнем поле страницы.
3.10. Резолюция
3.10.1. Указания по исполнению документа фиксируются в форме
резолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения,
срок исполнения, подпись автора резолюции, ее расшифровку, дату.
3.10.2. Резолюция, как правило, оформляется на отдельном
специальном бланке формата А6. Бланк резолюции скрепляется с
документом и является его неотъемлемой частью. Не более одной
резолюции может быть оформлено и на самом документе.
3.10.3. Если документ ставится на контроль, то на документе
проставляется соответствующий штамп "Контроль" или "Подлежит
возврату".
3.11. Содержание и структура текста
3.11.1. Содержание и структура текста документа строятся в
зависимости от функционального назначения (вида) документа.
3.11.2. Общим требованием к тексту документа является
лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть
изложен грамотно в соответствии с действующими правилами
орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
Ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в
обязательном порядке указывается на документах-ответах.
3.11.3. Содержание издаваемых распорядительных документов не
должно противоречить изданным ранее документам или дублировать их.
3.11.4. Документ с ограниченным сроком действия должен иметь
об этом ссылку в тексте.
3.11.5. Текст документа делится, как правило, на две части. В
первой - вводной (констатирующей) части - излагаются причина,
повод составления документа, даются ссылки на основополагающие
документы. Во второй части содержатся выводы, предложения,
просьбы, рекомендации, предписания.
Вводная часть в документе может отсутствовать.
3.11.6. Текст сложных по содержанию документов (положение,
устав, инструкция и др.) делится на разделы, пункты и подпункты,
нумеруемые арабскими цифрами. В номер пункта включается номер
раздела, в номер подпункта - номера раздела и пункта.
3.11.7. Текст документов излагается, как правило, от третьего
лица единственного числа либо от первого лица множественного
числа.
От первого лица единственного числа излагается текст правовых
актов, издаваемых на основе единоначалия (распоряжения, приказы и
т.п.), а также документов, исходящих от конкретного лица
(заявления, докладные записки и т.п.).
В правовых актах коллегиальных органов используется форма
изложения текста от третьего лица.
3.11.8. Сведения о сроке исполнения каких либо действий
(мероприятий) помещаются в информационных документах, как правило,
в конце предложения, в распорядительных актах - как правило, рядом
с глаголом или отглагольным существительным, через которые
передается предписываемое действие.
Например: "Леноблкомимуществу представить к 10 июня 1994 года
... графики приема в муниципальную собственность ..." или:
"Департаменту финансов области обеспечить перечисление до 14
декабря 1994 года..."
3.11.9. Терминология документа должна соответствовать
установленной законодательными и другими нормативными актами. К
терминам, которые могут быть непонятны адресату, а применение их в
тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в
скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных
слов.
3.11.10. В документах допускаются сокращения, установленные
действующими правилами орфографии, стандартами, в частности,
допускаются общепринятые сокращения наименований федеральных и
территориальных органов власти.
Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций
должно соответствовать сокращениям, установленным их уставами,
положениями. В текстах правовых актов наименование
организаций-исполнителей следует расшифровывать.
3.11.11. Наименование должности допускается сокращать только
в тексте документа. В реквизитах "адрес" и "подпись" сокращения не
допускаются.
3.11.12. В тексте документа инициалы, как правило,
располагаются после фамилии, в реквизите "подпись" инициал имени
ставится перед фамилией.
При перечислении фамилий в порядке алфавита в протоколах и
выписках инициалы располагать после фамилий.
3.11.13. Перечисления в тексте выделяются с абзаца без
проставления дефиса.
3.12. Подпись документа
3.12.1. Проекты документов, отчеты о выполнении контрольных
документов представляются на подпись соответствующим должностным
лицам полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе
с приложениями и материалами, на основании которых документ
готовился.
3.12.2. Служебные документы подписывают:
на бланке губернатора - губернатор;
на бланке заместителя губернатора - его заместители;
на бланке правительства - губернатор, заместитель
губернатора-председатель правительства, его заместители;
на бланках структурных подразделений правительства -
руководители структурных подразделений или другие должностные лица
этих подразделений в соответствии с их полномочиями.
3.12.3. Подписываются, как правило, первый экземпляр
документа, копия остается в деле канцелярии. При отправке
документа факсимильной связью или массовой рассылке документа в
деле остается первый экземпляр (оригинал) документа с подписью, а
рассылаются его ксерокопии. При оформлении документа,
направляемого в несколько адресов вышестоящим органам, или
совместного документа, издаваемого от имени двух и более органов
(организаций), подписываются все экземпляры документа.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности (распределению обязанностей).
При подписании документа несколькими должностными лицами
равным по статусу должностей, их подписи располагаются на одном
уровне.
3.12.4. Внесение в подписанные документы каких-либо
исправлений и добавлений не допускается.
3.12.5. Документы информационно-справочного или
аналитического характера могут быть подписаны непосредственным
составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за
пределы его компетенции.
3.12.6. В состав реквизита "подпись" входят наименование
должности лица, подписавшего документ (полное, если документ
оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформляемом
на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
3.12.7. Если должностное лицо, для подписи которого
подготовлен документ, отсутствует, документ подписывает лицо,
исполняющее его обязанности, при этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия
(исправления вносятся только машинописным способом).
3.13. Гриф согласования (визирование)
3.13.1. При необходимости оценки целесообразности
подготовленного проекта документа, его обоснованности и
соответствия действующему законодательству, правовым актам
проводится согласование документа путем визирования проекта
должностным лицом.
3.13.2. Согласование может проводиться как внутри
правительства (подразделениями и должностными лицами), так и вне
его (внешнее согласование) - с подчиненными и неподчиненными
организациями.
3.13.3. Внутреннее согласование оформляется путем визирования
проекта документа должностным лицом.
Отметка о передаче и получении проекта документа на
согласование осуществляется на бланке маршрутного листа
(приложение 1), который передается вместе с проектом документа.
Если проект документа поступает из организации, не входящей в
структуру правительства, то он регистрируется в канцелярии и
передается вместе с маршрутным листом в то подразделение
правительства, в компетенции которого находится рассмотрение
поставленного вопроса.
3.13.4. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку,
должность визирующего и ату визирования.
3.13.5. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются
на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка:
"Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу,
подписывающему документ.
Не допускается отказ от визирования, а также внесение
каких-либо исправлений и дополнений непосредственно в текст
проекта документа.
3.13.6. Визы проставляются на копии документа, остающейся в
правительстве, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа
документа, кроме проектов областных законов, постановлений и
распоряжений губернатора и правительства.
3.13.7. На проектах нормативных актов губернатора,
законодательного собрания и правительства визы проставляются на
лицевой стороне последнего листа проекта в нижней его части, а при
отсутствии места - на оборотной стороне.
3.13.8. Особо ответственные документы (проекты областных
законов, договоры и др.) визируются исполнителем и ответственным
работником юридического комитета на каждой странице. Необходимость
такого визирования определяет руководитель департамента
делопроизводства и информатизации.
3.13.9. Приложения к проекту документа визируются
исполнителем и руководителем подразделения правительства на
лицевой или оборотной стороне последнего листа с указанием
должности, фамилии и даты визирования.
3.13.10. Внешнее согласование оформляется соответствующим
грифом, располагаемым ниже подписи на лицевой стороне документа, и
включает в себя слово "Согласовано", наименование должности лица,
с которым согласовывается документ (включая наименование
организации) и остальные реквизиты в соответствии с подпунктом
3.13.4. настоящей инструкции, например:
СОГЛАСОВАНО
Глава администрации
Сланцевского
------------ района
(наименование)
Ленинградской области
_______________ Богданов Я.Я.
(личная подпись) (инициалы,фамилия)
10 января 1995 года
(дата)
Если согласование производится с коллегиальным органом или
посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
(наименование коллегиального органа)
11 января 1995 года N_____
(дата)
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо администрации
города Ивангорода
----------------- района
(наименование)
Ленинградской области
11 января 1995 года N____
(дата) (номер документа)
3.13.11. Грифы согласования могут располагаться на отельном
"Листе согласования", если содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций. На документе делается отметка
"Лист согласования прилагается".
3.13.12. Внешнее согласование в зависимости от содержания
документа осуществляется в следующей очередности:
а) с подведомственными правительству и сторонними
организациями, когда они выступают обязательной стороной в
правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или
когда содержание документа затрагивает их интересы;
б) с общественными организациями - в случаях необходимости
или предусмотренных положениями об этих организациях;
в) с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной сфере
(экологический, пожарный и т.п.);
г) с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с разрешения этих органов.
3.13.13. Полученные при согласовании проекта документа
замечания (дополнения) учитываются и проект дорабатывается
исполнителем. Если замечания не принимаются, составитель проекта
готовит заключение на замечания и прилагает его к проекту за
подписью руководителя структурного подразделения правительства.
3.13.14. Проект документа, имеющий более двух принципиальных
замечаний, возвращается исполнителю руководителем департамента
делопроизводства и информатизации. Министр (руководитель
подразделения правительства) - инициатор подготовки документа
проводит необходимую работу по устранению замечаний и доработке
документа.
3.13.15. При правках редакционного характера проект документа
после перепечатки вторично не визируется.
3.13.16. Если в процессе доработки в проект вносятся
изменения принципиального характера, то он подлежит повторному
визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных
органов и организаций.
3.13.17. Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер
его служебного телефона располагают на лицевой или (при отсутствии
места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом
нижнем углу, например: "Иванов 924 80 07".
3.13.18. Проекты документов, подготовленные в соответствии с
резолюцией, должны иметь, как правило, визы всех соисполнителей,
указанных в резолюции.
3.14. Проставление печати на документах
3.14.1. На документах, требующих особого удостоверения их
подлинности (юридической силы), ставится печать.
Различают печати гербовые, включающие изображение
государственного герба и официальное наименование органа
(организации), имеющего печать, и негербовые, воспроизводящие лишь
наименование органа (организации), структурного подразделения.
Гербовую печать могут иметь органы (организации), если это
предусмотрено их положениями или уставами.
3.14.2. Соответствующей гербовой печатью заверяются подписи
губернатора и его заместителей, председателя правительства и его
заместителей, управляющего делами на совместных документах,
издаваемых от имени двух и более органов (организаций) или
документах, если тексты напечатаны не на бланках но требуют
особого удостоверения: почетные грамоты, представления и
ходатайства о награждении орденами и медалями Российской Федерации
и т.д.
Проставление гербовой печати необходимо во всех случаях
удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц
при санкционировании расходования денежных средств и материальных
ценностей; на служебных удостоверениях; на доверенностях,
договорах, лицензиях, в трудовых книжках, на справках о стаже
работы, других документах, подписанных уполномоченными на это
лицами, в случаях, предусмотренных действующим законодательством.
3.14.3. Негербовая печать проставляется на размноженных
экземплярах областных законов, актах губернатора, правительства и
законодательного собрания, копиях служебных документов при их
рассылке, выписках из указанных актов и протоколов, справках о
месте работы, заработной плате и др.
3.14.4. При заверении документа и его копии печатью оттиск
печати должен захватывать часть слов наименования должности лица,
подписавшего документ.
3.14.5. Заказ на изготовление печатей и штампов
осуществляется на основании заявки, подаваемой в департамент
делопроизводства и информатизации.
3.15. Отметка о заверении копии
При заверении копии документа проставляют ниже реквизита
"Подпись" заверительную подпись "Верно", наименование должности
лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату
заверения.
3.16. Отметка об исполнении документа
3.16.1. Исполненный или снятый с контроля документ должен
содержать отметку об исполнении и направлении документа в дело.
3.16.2. Отметка об исполнении и направлении документа в дело
должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении,
если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при
наличии такого документа - ссылка на его дату и номер; слова "В
дело", дата, подпись руководителя, дававшего поручение по
исполнению документа.
4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ О ОФОРМЛЕНИЯ
ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Официальными документами являются законы Ленинградской
области, постановления, распоряжения, приказы, договоры,
соглашения, послания, заявления, письма и обращения в вышестоящие
органы или другие субъекты Федерации и иные документы за подписью
губернатора, председателя правительства, председателя
законодательного собрания.
4.2. Предложения администраций районов и городов области,
предприятий и организаций об издании официальных документов
передаются канцелярией в министерства, комитеты , управления,
отделы правительства по принадлежности вопроса ля составления
заключения о целесообразности принятия документов. При
положительной оценке предложения соответствующим структурным
подразделением готовится проект документа.
4.3. Проекты официальных документов подлежат обязательному
визированию в следующей последовательности:
исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего
проект документа;
заместителем председателя правительства по принадлежности
вопроса;
редактором протокольного отдела;
руководителем департамента делопроизводства и информатизации;
работником юридического комитета, которому в соответствии с
должностными обязанностями предоставлено право визирования
документов.
4.4. Полноту согласования проектов документов определяет
руководитель департамента делопроизводства и информатизации, в
случае необходимости проведения дополнительного согласования он
возвращает проект исполнителю с указанием об этом.
4.5. В случае внесения изменения в проект документа после
визы юридического комитета проект документа подлежит повторному
визированию в этом комитете.
4.6. Проекты документов, признанные юридическим комитетом
противоречащими действующему законодательству, возвращаются
исполнителю с соответствующим заключением.
4.7. При наличии всех согласований тексты официальных
документов проходят редактирование в протокольном отделе.
Перенос текста документа на соответствующий бланк
осуществляется только в бюро подготовки документов с резолюцией
"на бланк", сделанной заведующим протокольным отделом.
4.8. Проекты официальных документов докладываются губернатору
и председателю правительства руководителем департамента
делопроизводства и информатизации.
За проекты официальных документов, переданные на подпись
руководству с нарушением порядка, установленного настоящим
пунктом, несет ответственность лицо, осуществившее передачу.
4.9. При рассмотрении представленного проекта документа
губернатор, председатель правительства принимают, как правило, оно
из следующих решений:
подписывают проект документа;
направляют проект документа на доработку, делая
соответствующие поручения. В этом случае исполнитель обязан
доработать проект и провести повторное согласование;
отклоняют проект документа.
4.10. Подписанные документы передаются руководителем
департамента делопроизводства и информатизации в соответствующее
подразделение этого департамента для дальнейшего оформления и
отправки.
5. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ НОРМАТИВНЫХ
АКТОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА
5.1. Если проект постановления, распоряжения готовится на
основании, в соответствии или во исполнение правового акта
вышестоящего органа, то вводная часть документа должна содержать
ссылку на этот акт с указанием его вида, даты, индекса и
заголовка, например: "Во исполнение указа Президента Российской
Федерации от____ N ______ "О ...". При этом к проекту
постановления, распоряжения необходимо приложить копию акта, на
который делается ссылка.
5.2. К проекту постановления, распоряжения может прилагаться
пояснительная записка или аналитическая справка, в которой
обосновывается необходимость принятия данного документа, дается
пояснение исторического характера, указывается правовая основа и
т.п. Объем таких документов не должен превышать, как правило, пяти
страниц.
5.3. Каждый пункт проекта начинается,как правило, с
предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной
формы (обязать, указать, предложить и т.д.).
Не должны употребляться формулировки "решить вопросы", "об-
ратить внимание" и тому подобные.
5.4. Тексты распорядительных актов должны содержать пункты,
предусматривающие:
конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков
их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо
указывать промежуточные контрольные сроки);
точное наименование организаций - исполнителей задания
(фамилии руководителей организаций указывать не следует;
должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только
в случае, если выполнение возлагается на него лично);
поручение о контроле исполнения документа или его отдельных
пунктов, с указанием на кого возложен контроль;
указание о снятии с контроля ранее принятого нормативного
акта, если он выполнен либо если новый документ издается взамен
ранее принятого;
указание о сроке введения документа в действие, если такое
указание необходимо;
указание об отмене, изменении или дополнении действующих
нормативных актов, если издаваемый документ отменяет действующий
или принимается в дополнение (во изменение) действующего акта.
5.5. В предписаниях, адресуемых не находящимся в подчинении
организациям, расположенным на подведомственной территории,
применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В
отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если
распорядительный акт издается по тем вопросам компетенции
правительства, по которым оно вправе давать общеобязательные
указания.
5.6. Пункт об отмене действующих нормативных актов начинается
со слов "Признать утратившим (утратившими) силу ...". Перечень
отменяемых документов дается с указанием даты, номера и заголовка
каждого документа в хронологической последовательности. Перечень
может быть приложен к основному документу, в этом случае пункт об
отмене распорядительных актов формулируется следующим образом:
"Признать утратившими силу постановления и распоряжения
губернатора (правительства) согласно приложению.
Пункт об отмене (дополнении) отдельных положений действующего
нормативного акта строится по схеме: "Абзац второй подпункта 3.2
распоряжения губернатора (правительства) области от ... N .... "О
..." изложить в следующей редакции:
"Рекомендовать ...".
5.7. При существенных и многочисленных изменениях
(дополнениях) действующий документ, как правило, подлежит отмене и
составляется новый документ, в который включаются все необходимые
положения из ранее действовавшего.
5.8. В случае, когда распоряжением утверждаются
самостоятельные документы (положения, инструкции, планы и т.п.),
составы комиссий и других коллегиальных органов либо к
распоряжению приобщаются другие документы, они указываются в
тексте как приложения.
5.9. При утверждении персонального состава комиссии, как
правило, должны определяться помимо председателя его заместитель и
секретарь комиссии.
5.10. Проекты нормативных актов правительства подлежат
обязательному визированию в соответствии с пунктами 3.13 и 4.1
настоящей инструкции, а также:
5.10.1. Руководителями органов и организаций или лицами, их
замещающими, которым в проекте документа определяются задания,
даются поручения, чьи интересы затрагиваются.
5.10.2. Проекты законов Ленинградской области, положений о
правительстве и его структурных подразделениях - всеми
заместителями председателя правительства.
5.10.3. Проекты документов по вопросам выделения земельных
участков под карьеры для добычи полезных ископаемых -
председателем межведомственного консультационного совета
предприятий строительных материалов (Ленстройматериалы).
5.10.4. Проекты документов, затрагивающие вопросы содержания
и использования зданий и помещений правительства области, -
управляющим делами правительства.
5.10.5. Проекты документов, предусматривающие выделение
финансов по смете расходов правительства или из внебюджетного
фонда Ленинградской области, - главным бухгалтером управления
делами правительства и управляющим делами.
5.11. К проектам документов, предусматривающих инвестиции
предприятиям и организациям, должны прилагаться заключения о их
платежеспособности. Проекты визируются министерством экономики и
департаментом финансов.
6. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОБЛАСТНЫХ ЗАКОНОВ
6.1. Проекты законов Ленинградской области, вносимые
губернатором или правительством на рассмотрение законодательного
собрания, представляются губернатору с сопроводительным письмом,
подписываемым губернатором, в комплекте с документами,
предусмотренными Регламентом законодательного собрания
Ленинградской области (ст.29), со списками докладчиков и
приглашенных, визой председателя правительства, с заключением
юридического комитета.
6.2. Правовой акт нормативного характера, принятый
законодательным собранием области, подписывается губернатором в
порядке, установленном пунктом 2 статьи 46 Устава Ленинградской
области и п.4.8 настоящей инструкции.
7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ,
НАПРАВЛЯЕМЫХ ЗА РУБЕЖ
7.1. Текст документа, направляемого за рубеж, может быть
напечатан как на русском, так и на иностранном языке.
7.2. В реквизите "адресат" указывается имя, фамилия,
должность лица, которому направляется документ, название
учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город,
почтовый индекс, страна).
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки)
или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым.
7.3. Заголовок к тексту, как правило, не оставляется.
7.4. При ответе на документ, поступивший от зарубежного
партнера в правительство, целесообразно в тексте делать ссылку на
этот документ по форме: "На Ваше письмо от 23 ноября 1994
года...".
7.5. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для
отправки с адресом иностранного абонента. При этом адрес, как
правило, пишется на языке страны-адресата.
8. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ТЕЛЕГРАММ
И ТЕЛЕТАЙПОГРАММ
8.1. Текст телеграмм готовится в соответствии с п.3.11
настоящей инструкции без заголовка и печатается не на бланке в
трех экземплярах с указанием полного почтового адреса получателя и
обратного адреса отправителя.
8.2. При подготовке телетайпограммы в реквизите адресата
указывается номер телетайпа адресата.
9. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ СОВЕЩАНИЙ И
ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ И ПОРУЧЕНИЙ
9.1. В целях выработки согласованных решений, координации
деятельности управленческих структур области, в правительстве
проводятся совещания руководителями структурных подразделений
правительства, местных администраций, а также предприятий и
организаций.
9.2. Перечень вопросов, выносимых на рассмотрение, список
ответственных за их подготовку, состав участников совещания
определяются должностным лицом, проводящим совещание.
9.3. Оповещение участников совещания, направление при
необходимости в их адрес материалов ля проработки, регистрацию
приглашенных, ведение и оформление протокола или поручений
обеспечивают, как правило, те подразделения, которые проводят
совещание. Они же оформляют поручения, данные на совещании, как
правило, не позднее следующего числа после совещания рабочего дня
и в нужном количестве экземпляров вместе со списком рассылки
передают их в канцелярию для регистрации и рассылки адресатам.
9.4. Поручения по совещаниям, проводимым губернатором и
председателем правительства области, либо лицами их замещающими,
оформляются секретариатами губернатора и председателя
правительства в соответствии с требованиями настоящей инструкции и
передаются для регистрации и рассылки в канцелярию. При этом в
список обязательной рассылки включаются лица и подразделения,
указанные исполнителями поручений, заместители губернатора,
секретариаты губернатора и председателя правительства, отдел
контроля, канцелярия, контрольное управление.
9.5. Протокол совещания оформляется, как правило, в течение
трех рабочих дней после совещания.
9.6. В протоколе указываются дата, время и место проведения
совещания, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и
должность председательствующего.
По каждому рассмотренному вопросу указывается, кто выступил,
излагается содержание принятого решения, определяется
ответственный за исполнение решения и срок исполнения.
9.7. Общие требования к оформлению протокола совещания:
9.7.1. В заголовок текста протокола следует включать
наименование органа, которым проводится совещание.
9.7.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и
основной. Вводная часть текста располагается под реквизитом
"заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Секретарь",
"Присутствовали", "Повестка дня".
9.7.3. Основная часть текста протокола делится на разделы,
нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов
повестки дня совещания. Разделы строятся по единой схеме:
слушали - выступили - решили.
Раздел "Выступили" может отсутствовать, если протокольное
решение принимается без обсуждения.
9.7.4. В разделах "Председатель" и "Секретарь" вводной части
текста протоколов указываются фамилии и инициалы председателя и
секретаря совещания.
9.7.5. В разделе "Присутствовали" при количестве участников
свыше 15 человек, указывается, как правило, общее количество
присутствующих. В этом случае к протоколу прилагается список
участников совещания. При количестве участников до 15 человек в
протоколе в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех
участников совещания в порядке субординации должностей и с
разбивкой по вопросам повестки дня.
9.7.6. В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы,
рассмотренные на совещании. Вопросы располагаются в порядке их
важности и установленного времени рассмотрения. Формулируется
вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием
обобщающей фразы, отвечающей на вопрос "О чем?": "Об итогах ...",
"О деятельности ...".
9.7.7. В разделах "Слушали" указываются только фамилии
докладчиков, а в разделах "Выступили" - фамилии выступавших в
прениях по каждому вопросу повестки дня без текстов докладов и
выступлений.
9.7.8. В разделе "Решили" излагается текст принятых на
совещании решений с указанием при необходимости конкретных
исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного
за контроль исполнения.
10. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
НА ЗАСЕДАНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА
10.1. Проект квартального плана заседаний правительства
формируется департаментом делопроизводства и информатизации на
основе предложений, поступающих от руководителей структурных
подразделений правительства, и вносится для утверждения на
заседание правительства, предшествующее началу планируемого
квартала.
Предложения должны содержать в себе:
- наименование вопроса;
- обоснование необходимости рассмотрения данного вопроса на
заседании правительства;
- перечень подразделений правительства, ответственных за
подготовку вопроса, форма подготовки вопроса (комиссионно,
инициативным порядком и т.п.);
- регламент времени рассмотрения вопроса.
Предложения представляются в департамент
организационно-кадровой работы за 10 дней до заседания
правительства предшествующего началу планируемого квартала.
10.2. Подготовка программы проведения заседаний правительства
на текущий месяц осуществляется департаментом делопроизводства и
информатизации на основе утвержденного председателем правительства
квартального плана заседаний.
Департаменту делопроизводства и информатизации
предоставляется право резервировать дополнительные и предлагать
для внесения на заседания вопросы, ранее поступившие от
руководителей подразделений, в зависимости от состояния их
готовности.
10.3. Подготовка проектов постановлений и распоряжений
правительства осуществляется в соответствии с требованиями
настоящей инструкции.
10.4. Согласованные в установленном порядке проекты
постановлений и распоряжений правительства с необходимыми
приложениями (справочными материалами, предполагаемыми порядком
обсуждения вопросов, списками приглашенных и т.д.) представляются
в департамент делопроизводства и информатизации инициаторами
внесения этих вопросов на заседание правительства, а также
сотрудниками, выполняющими эту работу по поручению председателя
правительства и его заместителей, не позднее чем за семь дней до
даты рассмотрения вопроса.
10.5. Повестка дня, порядок проведения заседания
правительства и комплекты документов по намеченным для
рассмотрения вопросам формируются департаментом делопроизводства и
информатизации, согласовываются с председателем правительства либо
с лицом, его замещающим, и рассылаются членам правительства не
позднее чем за три дня до заседания правительства.
10.6. Оповещение членов правительства, контроль за
соблюдением установленного регламента подготовки документов
осуществляет департамент делопроизводства и информатизации.
10.7. Оповещение приглашенных на заседание правительства по
конкретным вопросам повестки дня осуществляют подразделения,
внесшие вопрос на рассмотрение правительства.
10.8. Все принятые постановления и распоряжения, в том числе
по дополнительным вопросам, в семидневный срок дорабатываются
ответственными исполнителями с учетом обсуждения вопросов (на
основе стенограммы заседания правительства), визируются
заместителем председателя правительства, отвечающим за
соответствующее направление деятельности, редактируются в
протокольном отделе и визируются ответственным работником
юридического комитета, после чего подписываются
председательствующим на заседании правительства и рассылаются
исполнителям.
10.9. На заседании правительства ведется протокол, который
оформляется протокольным отделом и подписывается
председательствующим и руководителем департамента делопроизводства
и информатизации.
10.10. Все высказанные председательствующим на заседании
правительства поручения в адрес руководителей правительства,
министерств, комитетов, управлений, организаций, учреждений и
должностных лиц оформляются в трехдневный срок департаментом
делопроизводства и информатизации по стенограмме заседания в
утверждаемый перечень поручений. После подписания перечня
председателем правительства либо лицом, его замещающим, поручения
рассылаются исполнителям и для контроля в порядке, определенном
пунктом 9.4 настоящей инструкции.
11.1. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПРОХОЖДЕНИЕ
И ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ
11.1.1. Прием, регистрация и отправка документов
правительства производятся в канцелярии (комната 134) с 9 до 18
часов (в пятницу с 9 до 17 часов) с перерывом на обед с 12.00 до
12.48.
Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в
выходные и праздничные дни из вышестоящих организаций, принимается
дежурным по приемной губернатора с последующей передачей в
канцелярию, включая вскрытые конверты, с указанием документов,
оставленных для рассмотрения.
11.1.2. Все конверты с поступившими в правительство
служебными документами вскрываются, за исключением писем граждан и
конвертов с документами, адресованных отделу записи актов
гражданского состояния области, отделу кадров департамента
организационно-кадровой работы с (наградными материалами).
При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией
проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а
также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).
В случае обнаружения недостачи составляется соответствующий
акт и служебные документы возвращаются отправителю с указанием
причин возврата.
11.1.3. Регистрация служебной корреспонденции - это фиксация
факта поступления ее в правительство (отправки из правительства)
путем проставления на документе соответствующего регистрационного
штампа (при отправке - исходящего номера и даты) и заведением в
компьютер или ручную картотеку следующих данных:
дата регистрации и номер документа, сведения о
корреспонденте, краткое содержание документа, наличие приложений,
количество листов;
резолюция губернатора, председателя правительства, включая
фамилию исполнителя, срок исполнения, сведения о постановке на
контроль и движении документа;
отметка об исполнении и списании в дело.
В необходимых случаях указанные данные могут дополняться или
изменяться.
11.1.4. При регистрации документа, отправляемого за рубеж,
регистрационный номер проставляется на втором экземпляре,
остающемся в деле. Первый экземпляр письма имеет только дату
подписания.
11.1.5. Входящий номер документа является одновременно
исходящим номером ответа на него и состоит из номера дела по
номенклатуре и порядкового номера обращения.
Инициативным документам присваивается исходящий номер,
имеющий те же составляющие, что и входящий.
11.1.6. Служебным документам по одному и тому же вопросу,
поступившим в течение одного календарного года, присваивается
входящий номер первичной регистрации и к ним прилагается
предшествующая переписка.
11.1.7. Регистрации в канцелярии подлежит вся служебная
корреспонденция (как входящая, так и исходящая), в том числе и
"внутренняя", за исключением следующих документов:
бухгалтерские документы;
информационные и рекламные материалы, присланные для
сведения;
периодические издания;
поздравительные письма и телеграммы.
Документы по исполнению постановлений, распоряжений,
письменных поручений губернатора и председателя правительства
области направляются для рассмотрения в отдел контроля исполнения
распорядительных документов.
11.1.8. На документах, поступивших в канцелярию до 15 часов,
в регистрационном штампе указывается дата текущего дня;
поступивших после 15 часов - дата следующего рабочего дня за днем
поступления.
11.1.9. Телеграммы, факсо и телетайпограммы (документы с
грифами "Срочно", "Весьма срочно" и т.п.) регистрируются днем
поступления с указанием времени.
11.1.10. Телетайпограммы и факсы регистрируются в журнале
установленного образца.
11.1.11. Прием (передача) телефонограмм, адресованных
губернатору, председателю правительства и его заместителям,
осуществляется их приемными с регистрацией в специальных журналах
с указанием даты и времени приема (передачи), фамилий адресата,
подписавшего, передавшего и принявшего телефонограмму.
11.1.12. Документы на иностранном языке, поступившие в адрес
губернатора, регистрируются с указанием номера и даты и передаются
в секретариат губернатора советнику по международным вопросам.
Документы на иностранном языке, поступившие а адрес других
подразделений правительства, регистрируются с указанием номера и
даты и передаются в эти подразделения.
11.1.13. После регистрации работники канцелярии распределяют
полученную корреспонденцию по следующим группам:
почта губернатора;
почта председателя правительства;
почта первых заместителей и заместителей председателя
правительства;
почта министерств и иных структурных подразделений
правительства;
иная почта.
11.1.14. Входящие документы передаются из канцелярии в
структурные подразделения вместе со вторым экземпляром
регистрационной карточки (приложение 2) под роспись в первом
экземпляре, остающемся в канцелярии.
В случае передачи срочного документа рядом с подписью
получившего документ проставляется точное время его получения.
11.1.15. Зарегистрированные входящие документы и
подготовленные к отправке исходящие документы доставляются в
подразделения правительства и канцелярию ответственным за
делопроизводство этих подразделений, посещающими канцелярию, как
правило, с 10.30 до 11.30 и с 16 до 17 часов (в пятницу с 15 до 16
часов).
11.1.16. Документы, требующие срочного рассмотрения (с
грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные телеграммы и
т.п.) передаются адресату немедленно по вызову канцелярии.
11.1.17. В канцелярии проверяется правильность оформления
документов в соответствии с требованиями настоящей инструкции.
Неправильно оформленные документы работники канцелярии
возвращают исполнителям для доработки.
11.1.18. Документы, переданные в канцелярию, отправляются
адресатам через фельдъегерскую службу заказной и простой почтой,
телеграфом, факсимильной и телетайпной связью.
В отдельных случаях для обеспечения срочной доставки
документа он может быть выдан по указанию руководства структурного
подразделения на руки, с записью фамилии, инициалов и телефона
лица, получившего документ, на остающейся в деле копии.
11.2. ОСОБЕННОСТИ ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ СЛУЖЕБНОЙ
ИНФОРМАЦИИ ПО ОФИЦИАЛЬНЫМ КАНАЛАМ ФАКСИМИЛЬНОЙ
СВЯЗИ
11.2.1. Официальные номера факсимильных аппаратов
(телефаксов) правительства области установлены в канцелярии.
11.2.2. Оборудование для приема и передачи информации должно
находиться в помещениях, в которые не допускаются посторонние
лица.
11.2.3. Запрещается передавать секретные сведения, тексты
документов с грифом "Для служебного пользования", а также
рукописные материалы.
11.2.4. Факсограммы на иностранных языках отправляются при
наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
11.2.5. Ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче.
11.2.6. Материал для передачи по каналам факсимильной связи
сдается в двух экземплярах, один из которых остается в канцелярии,
другой после отправки возвращается исполнителю с отметкой о дате и
времени передачи, указанием фамилии передавшего.
11.2.7. Объем передаваемого материала (текста, схемы,
графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата
А4 (210х297), не должен, как правило, превышать 5 листов.
11.2.8. Подлежащий передаче материал регистрируется по
установленной форме (приложение 3) без проставления штампа
регистрации.
11.2.9. Поступившие факсограммы регистрируются в журнале
установленной формы (приложение 4) без проставления
регистрационного штампа, передаются по назначению под роспись в
день их приема, срочные - немедленно.
11.2.10. Факсограммы на иностранных языках доставляются
адресату без перевода.
11.2.11. Контроль за использованием факсимильной техники,
установленной в подразделениях правительства, осуществляется
руководителями этих подразделений.
12. ОСОБЕННОСТИ РЕГИСТРАЦИИ И РАССМОТРЕНИЯ
ПИСЬМЕННЫХ И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
12.1. Регистрация писем граждан осуществляется в отделе
обращений аналогично регистрации служебной корреспонденции,
изложенной в разделе 11.
12.2. Анонимные письма, как правило, списываются "в дело" без
передачи на рассмотрение.
Анонимным письмом считается письменное обращение гражданина
или группы лиц без указания данных, позволяющих установить
личность обратившегося.
В случае, если анонимное письмо содержит конкретную и важную
информацию, оно передается для доклада руководству департамента
делопроизводства и информатизации, которое определяет дальнейший
ход рассмотрения письма.
12.3. Письма граждан, требующие доклада губернатору,
председателю правительства, передаются с проектом соответствующей
резолюции руководителю департамента делопроизводства и
информатизации.
12.4. Все другие письма направляются отделом обращений
заместителям председателя правительства, министрам, руководителям
других структурных подразделений правительства или в
подведомственные правительству организации, а также в местные
органы исполнительной власти, к компетенции которых относится
решение поставленных в обращении вопросов.
Письма направляются с соответствующим уведомлением за
подписью сотрудника отдела обращений граждан.
12.5. При поступлении повторных письменных обращений граждан
исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по
предыдущим обращениям.
Повторными считаются письма граждан, поступившие от одного и
того же лица по одному и тому же вопросу в течение календарного
года и если со времени первого обращения истек установленный
законодательством срок рассмотрения.
12.6. Ответы из организаций и структурных подразделений
правительства по исполнению поручений по письмам граждан,
зарегистрированным в отделе обращений граждан, должны направляться
в данный отдел.
12.7. Ответы на письма граждан даются в письменной или устной
форме.
Если ответ дается в устной форме, то исполнитель а письме
делает отметку о том, кто, когда, каким образом и о чем дал ответ
заявителю. (При отсутствии на письме свободного места запись
ответа прилагается в виде краткой справки).
Оформление письменного ответа должно соответствовать
требованиям настоящей инструкции.
12.8. Если на письме стоит штамп "контроль" или "подлежит
возврату", такое письмо при ответе подлежит возврату в отдел
обращений граждан.
12.9. Организацию личного приема граждан руководителями и
членами правительства осуществляет приемная правительства,
являющаяся структурным подразделением отдела обращений граждан.
Делопроизводство по устным обращениям граждан является единым
с делопроизводством по письменным обращениям и ведется в
соответствии с требованиями настоящей инструкции.
13. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С НОРМАТИВНЫМИ
АКТАМИ ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНОВ
13.1. После первичной регистрации нормативных актов в
канцелярии они передаются для дальнейшей обработки в юридический
комитет.
13.2. В юридическом комитете нормативные акты проходят
регистрацию в соответствии с разделом 11 настоящей инструкции. При
этом фиксируется порядковый номер регистрации, дата регистрации,
вид правового акта, его индекс и дата, наименование подразделений
правительства и подведомственных организаций, в которые необходимо
направить документ для ознакомления.
13.3. После обработки в юридическом комитете нормативный акт
с сопроводительным листом передается руководству департамента
делопроизводства и информатизации для последующей передачи
губернатору, председателю правительства.
13.4. После ознакомления губернатора, председателя
правительства с нормативным актом и возвращается для дальнейшей
работы в юридический комитет.
13.5. Все этапы продвижения нормативных актов фиксируются.
После того, как осуществлена рассылка, правовой акт помещается в
юридическом комитете в соответствующее дело для дальнейшего
хранения.
14. РАБОТА ПО ИСПОЛНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
14.1. Руководители структурных подразделений правительства
обеспечивают оперативное рассмотрение и доведение документов до
непосредственных исполнителей, (как правило, в день поступления),
контроль за качественным и своевременным исполнением документов по
существу вопросов.
14.2. Исполнитель (министр, председатель комитета и т.п.),
указанный в резолюции первым или с пометкой "отв.", является
ответственным за исполнение документа в целом.
Ответственный исполнитель в случае необходимости обеспечивает
соисполнителей копиями документов, организует сбор необходимой
информации, проведение совещаний и др.
14.3. При назначении нескольких исполнителей срок исполнения
устанавливается для ответственного. Соисполнителям сроки
исполнения определяет ответственный исполнитель.
14.4. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку
необходимой информации; подготовку проекта распоряжения,
постановления, письма и т.п. и его оформление, согласование,
представление на подпись.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает его на тиражирование. На документ, рассылаемый
более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку,
в необходимых случаях - сопроводительные письма.
14.5. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
о дате поступления (если образовался интервал времени между
поступлением документа в правительство и его доставкой
исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений,
телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного
исполнения.
Все отметки размещаются в документе на свободных от текста
местах.
14.6. Исполненные документы передаются исполнителем через
ответственного за делопроизводство данного подразделения в то
структурное подразделение, из которого поступил документ
(протокольный отдел, канцелярия, отдел обращений граждан,
юридический комитет и т.д.).
15. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В ОТДЕЛЕ КОНТРОЛЯ
15.1. В отдел контроля документы для постановки на контроль
поступают от руководства департамента делопроизводства и
информатизации.
15.2. Постановка на контроль осуществляется по решению
губернатора, председателя правительства, руководителя департамента
делопроизводства и информатизации, руководителя отдела контроля (в
пределах делегированных полномочий).
15.2.3. Контроль проводится в соответствии со специально
утверждаемой инструкцией "Об организации контроля в отделе
контроля исполнения распорядительных документов департамента
делопроизводства и информатизации".
16. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
16.1. Сроки исполнения документов могут быть установлены:
в тексте документа вышестоящей организации;
в резолюции руководителя, рассмотревшего документ;
в соответствии с типовыми сроками.
16.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях с даты регистрации в правительстве (указывается в
регистрационном штампе документа).
16.3. Типовые сроки исполнения документов установлены на
основании актов высших органов государственной власти и управления
Российской Федерации, а также центральных отраслевых органов
управления (приложение 5). Индивидуальные сроки устанавливаются
руководителями правительства, его структурных подразделений.
16.4. Изменение срока исполнения производится заблаговременно
лицом, установившим этот срок, или руководителем соответствующего
подразделения департамента делопроизводства и информатизации,
осуществляющем контроль исполнения, при наличии объективных
причин, изложенных исполнителем в соответствующей записке.
Изменение срока указывается на документе, и изменения
вносятся в банк регистрационных данных (регистрационную карточку).
16.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после выполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным
организациям и лицам или другого документированного подтверждения
исполнения.
На документе проставляется отметка о направлении его в дело в
соответствии с пунктом 3.16 настоящей инструкции, после чего
документ передается в подразделение, осуществившее его
регистрацию.
17. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ.
СТЕНОГРАФИРОВАНИЕ. ЗВУКОЗАПИСЬ МЕРОПРИЯТИЙ
17.1. Машинописные работы.
17.1.1. Печатание документов в правительстве производится в
бюро подготовки документов (комната 431) с 9 до 18 часов (в
пятницу с 9 до 17 часов) с перерывом на обед с 11.30 до 12.18. и
перерывами для проветривания на 15 минут в конце каждого часа, за
исключением предобеденного и последнего часа рабочего дня).
Работы объемом до двух машинописных страниц выполняются, как
правило, непосредственно в подразделениях, за исключением
перепечатки на бланки текстов официальных документов, перечень
которых указан в пункте 4.1. настоящей инструкции.
17.1.2. Печатание производится в порядке поступления
материалов на основании заказа определенной формы (приложение 6).
Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения
срочной работы определяется заведующим протокольным отделом либо
заведующим бюро подготовки документов по согласованию с исполни-
телем.
17.1.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны
разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных
красителей синего, фиолетового и черного цвета.
Не принимаются для печатания и возвращаются исполнителю
черновики, написанные небрежно и неразборчиво, с большим числом
правок, а также правленные карандашом.
Печатание под диктовку не допускается.
При подготовке материалов для печатания особое внимание
следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий,
наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов,
чисел, географических названий.
17.1.4. Сданные для печатания материалы учитываются в журнале
учета машинописных работ, в котором отмечается дата, фамилия
исполнителя, название документа, объем отпечатанного материала,
вид бланка, кто печатал.
17.1.5. Печатание документов производится с учетом требований
Государственного стандарта ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы
документации. Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов" (М., 1990).
17.1.6. В случае необходимости печатания срочного документа
во внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за
два часа до окончания рабочего дня) ставит в известность об этом
руководство протокольного отдела.
17.2. Копировально-множительные работы.
17.2.1. Копировально-множительные работы в правительстве
осуществляются бюро копировально-множительных работ департамента
делопроизводства и информатизации (далее - копировальное бюро). На
размножение сдаются только служебные документы и материалы.
17.2.2. Копирование производится на основании заказа
определенной формы (приложение 7).
17.2.3. Заказы на копировальные работы принимаются только в
специально отведенном для этого месте (комнате 260). Вход в
производственное помещение лиц, не связанных с работой на
множительной технике, запрещается.
17.2.4. Работник бюро, выполнив работу, проставляет на заказе
номер аппарата, на котором выполнена работа, и делает в журнале
запись по установленной форме.
17.2.5. Готовый материал вместе с оригиналом выдается
заказчику под роспись в журнале.
17.2.6. Копировальные работы выполняются с 9 до 18 часов (в
пятницу с 9 до 17 часов) с перерывом на обед с 12 до 12.48 часов и
технологическими перерывами на 15 минут в конце каждого часа, за
исключением предобеденного и последнего часа рабочего дня).
17.2.7. Тиражирование материала объемом до 10 страниц и не
более 20 экземпляров, а также на заседания правительства,
законодательного собрания, нормативных актов по заказу
протокольного отдела производится по заказу, подписанному в
соответствии с подпунктом 17.2.2. настоящей инструкции.
При больших объемах и тиражах производится согласование
заявки с руководителями департамента делопроизводства и
информатизации.
Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
17.2.8. Срочные материалы копируются вне очереди. Порядок
выполнения срочной работы определяется заведующим копировальным
бюро по согласованию с исполнителем.
В случае необходимости копирования документов во внерабочее
время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до
окончания рабочего дня) ставит в известность об этом руководство
департамента делопроизводства и информатизации.
17.2.9. Документы и материалы (как правило, первые
экземпляры, подлинники) передаются на копирование в
несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.
Тираж копируемых материалов должен соответствовать заказу.
Изготовленные копии выдаются заказчику собранными по
комплектам вместе с подлинником документа под роспись в журнале.
17.3. Стенографирование.
Стенографические работы в правительстве выполняются
соответствующей организацией на договорной основе на договорной
основе на основании заявок, подаваемых подразделениями
руководителю департамента делопроизводства и информатизации.
17.4. Звукозапись мероприятий.
Звукозапись мероприятий, проводимых правительством,
осуществляются отделом обслуживания средств коммуникации и связи
управления делами правительства области на основании
предварительных заявок руководителей структурных подразделений
правительства.
18. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ.
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
18.1. Номенклатура дел.
18.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков
их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, является основным учетным документом в
делопроизводстве и служит основой для составления описей дел
постоянного хранения и по личному составу, используется для учета
дел временного срока хранения.
18.1.2. Сводная номенклатура дел правительства (приложение 8)
составляется ежегодно в последнем квартале текущего года на
последующий год, утверждается председателем правительства по
представлению руководителя департамента делопроизводства и
информатизации и вводится в действие с 1 января нового года.
Ответственность за разработку сводной номенклатуры дел возлагается
на отдел обработки служебных документов департамента
делопроизводства и информатизации.
18.1.3. Сводная номенклатура дел правительства
согласовывается с Центральной экспертно-проверочной методической
комиссией (ЦЭПМК) Архивного управления мэрии Санкт-Петербурга и
правительства Ленинградской области не реже чем один раз в пять
лет. В случае коренного изменения функций и структуры
правительства она пересогласовывается и утверждается независимо от
срока ее предыдущего согласования.
18.1.4. Каждое дело, включенное в сводную номенклатуру дел
правительства, должно иметь определенный индекс, состоящий из
обозначения структурного подразделения и номера дела.
Наименование и последовательность расположения разделов
сводной номенклатуры дел должны соответствовать утвержденной
структуре правительства Ленинградской области.
18.1.5. При составлении сводной номенклатуры дел
правительства используются номенклатуры дел структурных
подразделений, которые должны содержать полный перечень дел и
документов, заводимых в их делопроизводстве, в том числе
справочные (регистрационные) картотеки и журналы.
18.1.6. Номенклатуры дел структурных подразделений
(приложение 9) составляются ответственными за делопроизводство
этих подразделений при участии работников архива отдела обработки
служебных документов (далее - архив) и согласовываются с
руководством этого отдела.
Если в течение года возникают новые дела, они дополнительно
вносятся по согласованию с отделом обработки служебных документов
в утвержденную номенклатуру.
18.1.7. Номенклатуру дел составляют следующие графы:
порядковый номер (индекс дел);
название дела (группы документов);
количество дел (указывается по итогам года);
сроки хранения документов;
примечания.
Номенклатура дел структурного подразделения оформляется в
соответствии с указанными требованиями и утверждается
руководителем подразделения. Один экземпляр номенклатуры дел
передается в отдел обработки служебных документов.
18.1?8? Заголовки в разделах номенклатуры дел располагаются в
следующей последовательности:
нормативные акты Российской Федерации;
законы Ленинградской области;
постановления и распоряжения губернатора;
постановления и распоряжения правительства;
документы, отражающие вопросы основной деятельности
подразделения;
документы по контролю и оценке деятельности подразделения;
планы;
отчеты;
информационно-справочные и другие материалы.
Сведения о копийности указываются в конце заголовка в
скобках. Например: "Постановления правительства области (копии)."
18.1.9. По окончании календарного года в конце номенклатуры
дел работником, ответственным за ведение делопроизводства,
составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных
дел и передается в отдел обработки служебных документов.
18.2. Формирование и хранение дел.
18.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных
документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
18.2.2. Формированием дел занимаются лица, ответственные за
делопроизводство.
18.2.3. Контроль за правильным формированием дел в
правительстве осуществляется архивом.
18.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
правила:
в дела помещать документы, по виду и содержанию
соответствующие заголовкам дел по номенклатуре;
помещать в дела только исполненные, правильно оформленные
документы, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров,
отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;
помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного
вопроса;
документы постоянного и временного сроков хранения подшивать
в разные дела;
группировать в дела документы одного календарного года (за
исключением переходящих дел);
не подшивать в дело документы, подлежащие возврату,
неисполненные, лишние экземпляры, черновики;
сформированное дело не должно превышать 250 листов (если дело
превышает установленные нормы, следует формировать документы,
относящиеся к данному делу, в два или несколько томов (частей) под
одним и тем же индексом).
18.2.5. Номер дела, в которое будет подшит документ,
определяет исполнитель. На документе проставляется отметка "В дело
N...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного
подразделения.
18.2.6. На обложках дел (папок) должны указываться названия
документов (заголовки дел), подшитых в данное дело согласно
номенклатуре дел, а на корешках обложек проставляются их цифровые
обозначения (индексы).
18.2.7. По истечении срока хранения дел в структурных
подразделениях правительства по месту их заведения (через три года
после окончания дел) документы постоянного и временного (три года
и свыше) хранения передаются в архив.
Дела временного хранения (до пяти лет) хранятся до истечения
срока в структурных подразделениях.
18.2.8. Ответственность за сохранность документов и дел в
структурных подразделениях несут руководители соответствующих
подразделений и лица, ответственные за делопроизводство.
18.3. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию.
18.3.1. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию включает экспертизу научной и практической ценности
документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности
документов, передачу дел в архив.
18.3.2. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию осуществляется ежегодно работниками структурных
подразделений правительства, ответственными за делопроизводство,
при методической помощи архива.
18.3.3. Экспертиза ценности документов и дел осуществляется
по номенклатуре дел и включает в себя:
отбор документов постоянного и временного (пять лет и свыше)
хранения для подготовки к передаче в архив;
отбор документов временного хранения (до пяти лет),
подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки
хранения которых истекли (в том числе с отметкой "До минования
надобности").
По результатам экспертизы в номенклатуре дел напротив каждого
заголовка дела (в графе 5 "Примечание") делается соответствующая
отметка.
Например: уничтожено 02.04.93; передано в архив по описи
04.02.93 и т.п.
18.3.4. Дела постоянного, временного хранения (свыше 10 лет)
и по личному составу подлежат полистному просмотру с целью изъятия
дублирующих экземпляров документов, черновиков, документов
временного срока хранения, неоформленных копий документов.
18.3.5. Дела постоянного, временного хранения, по личному
составу подшиваются или переплетаются в твердую обложку, листы
нумеруются в верхнем правом углу, в конце дела на отдельном листе
делается заверительная надпись (приложение 10).
Обложка дел оформляется в соответствии с существующими
правилами (приложение 11).
18.3.6. Прошедшие экспертизу ценности, сформированные и
оформленные дела передаются в архив по описям (приложение 12).
Описи составляются отдельно на:
дела постоянного хранения;
дела временного хранения;
дела по личному составу;
документы, включенные в акт на уничтожение (подписанные
руководителем подразделения).
18.3.7. Каждое дело (том) вносится в опись самостоятельным
порядковым номером с указанием индекса дела по номенклатуре.
Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать
заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел.
18.3.8. Описи дел структурных подразделений правительства
составляются в двух экземплярах, подписываются руководителем
подразделения и лицом, ответственным за делопроизводство. Один
экземпляр описи вместе с документами передается в архив, второй
экземпляр с отметкой о приеме дел в архив остается в
подразделении.
18.3.9. До передачи на государственное хранение в Центральный
государственный архив Санкт-Петербурга документы постоянного
хранения находятся в архиве.
18.3.10. Справки по документам, находящимся в архиве,
выдаются сторонним организациям на основании письменных запросов в
адрес руководителя департамента делопроизводства и информатизации.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к п.3.13.3.
Временной инструкции
по делопроизводству
в правительстве
Ленинградской области
МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ
согласования (визирования) проекта___________________
по вопросу___________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
---T------------T----------------T-----------T------------T----------
NN ¦Дата и время¦Кому передан ¦Подпись ¦Дата и время¦ Для
п/п¦передачи ¦на визирование ¦получившего¦возврата ¦примечания
¦проекта ¦проект документа¦проект ¦проекта ¦
¦ ¦(фамилия, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ инициалы) ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
---+------------+----------------+-----------+------------+----------
Проект передан в протокольный Сдал: Подпись
отдел_______ (дата и время) _______ Принял: Подпись
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к п.11.1.14.
Временной инструкции
по делопроизводству
в правительстве
Ленинградской области
АРМ-ДОКУМЕНТ
Правительство Ленинградской области. Канцелярия
КАРТОЧКА учета входящего документа
_______________________
(входящий номер и дата)
Количество листов ____________ Приложение
есть, нет
Вид документа
Автор документа
Исходящий номер
Тематика_________________________________________________________
Содержание_______________________________________________________
---------T-------------------------T-----------------------------
Дата ¦ Кому передан документ ¦ Примечание
передачи ¦ (фамилия, инициалы) ¦
¦ ¦
---------+-------------------------+-----------------------------
-----------------------------------------------------------------
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
к п.11.2.9.
Временной инструкции
по делопроизводству
в правительстве
Ленинградской области
ЖУРНАЛ
учета отправляемых факсограмм
--T-----------------T----------T----------T-----------T------------T
NN¦Автор документа ¦Адрес ¦Количество¦Дата и ¦Отправил ¦
пп¦наименование ¦(краткий) ¦листов ¦время +-----T------+
¦структурного ¦получателя¦ ¦поступления¦Дата ¦Ф.И.О.¦
¦подразделения) ¦(город, ¦ ¦материала в¦и ¦ ¦
¦Ф.И.О.исполнителя¦район) и ¦ ¦канцелярию ¦время¦ ¦
¦и телефон ¦N факса ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
--+-----------------+----------+----------+-----------+-----+------+
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
--+-----------------+----------+----------+-----------+-----+------+
T-----------
¦Отметка о
¦возврате
¦материала
¦исполнителю
¦и помещении
¦в дело
+-----------
¦ 8
+-----------
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
к п.11.2.9.
Временной инструкции
по делопроизводству
в правительстве
Ленинградской области
ЖУРНАЛ
учета принятых факсограмм
--T------------T----------T---------------------------T
NN¦Автор ¦Заголовок ¦ Принято ¦
пп¦документа ¦или ¦-----T----------T----------+
¦(название ¦краткое ¦Дата ¦Количество¦Ф.И.О. ¦
¦организации)¦содержание¦и ¦листов ¦принявшего¦
¦исх. N и ¦ ¦время¦ ¦ ¦
¦дата ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
--+------------+----------+-----+----------+----------+
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
--+------------+----------+-----+----------+----------+
------------------------
Направлено
-------------T----------
Дата и ¦Ф.И.О.
время ¦получателя
передачи ¦
в ¦
подразделение¦
¦
-------------+----------
7 ¦ 8
-------------+----------
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
к п.16.3.
Временной инструкции
по делопроизводству
в правительстве
Ленинградской области
ТИПОВЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Согласование проекта документа в инстанции - как правило,
один день. Для проектов документов, требующих юридической,
финансовой или иной экспертизы, - не более трех дней.
2. Поручения Президента Российской Федерации, Правительства
Российской Федерации, письма-поручения и письма-запросы
вышестоящих министерств и учреждений - к указанному в них сроку
либо в месячный срок.
3. Письма предприятий, учреждений, организаций - в месячный
срок.
4. Обращения и заявления депутатов всех уровней - в срок до
одного месяца, не требующие дополнительного изучения и проверки, -
безотлагательно, не позднее 15 дней.
5. Заявления и жалобы граждан в срок до одного месяца со дня
поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки, -
безотлагательно, не позднее 15 дней.
6. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - в
срок до 15 дней со дня поступления в орган, обязанный разрешить
вопрос по существу.
7. Телеграммы, факсограммы и телетайпограммы, требующие
срочного решения, а также документы с грифами "Срочно", "Весьма
срочно" - в срок до трех дней. Остальные телеграммы и
телетайпограммы - в течение 10 дней.
8. Акт приемки - подписание не позднее 45 дней с момента
передачи проектной документации.
9. Акт о наличии недостатков - составление не позднее 10 дней
по получении документации.
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
к п.17.1.2.
Временной инструкции
по делопроизводству
в правительстве
Ленинградской области
Правительство Ленинградской области
ЗАКАЗ N_______
на выполнение машинописных работ
Подразделение____________________________________________________
Фамилия____________________________телефон_______________________
Наименование заказа______________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Вид бланка ______________________________________________________
Дата, время сдачи материала______________________________________
Руководитель подразделения
__________________________
(подпись, Ф.И.О.)
Дата, время исполнения заказа____________________________________
Количество листов________________________________________________
Исполнитель заказа_______________________________________________
(подпись, Ф.И.О.)
ПРИЛОЖЕНИЕ 7
к п.17.2.2.
Временной инструкции
по делопроизводству
в правительстве
Ленинградской области
Правительство Ленинградской области
ЗАКАЗ N_______
на выполнение копировально-множительных работ
Подразделение____________________________________________________
Фамилия_____________________________телефон______________________
Наименование материала___________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Количество листов________________________________________________
Формат________________________
(А3, А4, А5)
Тираж_________________________
(кол-во экз.)
Руководитель подразделения
______________________________
(подпись, Ф.И.О.)
Дата и время исполнения заказа___________________________________
Исполнитель заказа__________________________
(подпись, Ф.И.О.)
ПРИЛОЖЕНИЕ 8
к п.18.1.2.
Временной инструкции
по делопроизводству
в правительстве
Ленинградской области
Правительство УТВЕРЖДАЮ
Ленинградской области Председатель правительства
Ленинградской области
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на _______ год
-----------T--------------T----------T-------------T-------------
Индекс дела¦Заголовок дела¦Количество¦Срок хранения¦ Примечание
¦ ¦дел ¦дела и номера¦
¦ ¦ ¦статей по ¦
¦ ¦ ¦перечню ¦
¦ ¦ ¦ ¦
-----------+--------------+----------+-------------+-------------
Руководитель департамента
делопроизводства и Подпись Расшифровка
информатизации подписи
Дата
ПРИЛОЖЕНИЕ 9
к п.18.1.6.
Временной инструкции
по делопроизводству
в правительстве
Ленинградской области
Правительство УТВЕРЖДАЮ
Ленинградской области
_____________________ наименование должности
(наименование структурного руководителя структурного
подразделения) подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на _______ год
-----------T--------------T----------T--------------T------------
Индекс дела¦Заголовок дела¦Количество¦Срок хранения ¦ Примечание
¦(тома, части) ¦дел ¦дела (тома, ¦
¦ ¦(томов, ¦части и номера¦
¦ ¦частей) ¦статей по ¦
¦ ¦ ¦перечню ¦
-----------+--------------+----------+--------------+------------
Наименование должности Подпись Расшифровка
составившего номенклатуру подписи
Дата СОГЛАСОВАНО
Заведующий отделом
обработки служебных
документов департамента
делопроизводства и
информатизации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ПРИЛОЖЕНИЕ 10
к п.18.3.5.
Временной инструкции
по делопроизводству
в правительстве
Ленинградской области
В данном деле подшито и пронумеровано_______________________
__________________________________________________ листов (листа)
(цифрами и прописью)
Должность лица, Подпись Расшифровка
составившего подписи
заверительную подпись
ПРИЛОЖЕНИЕ 11
к п.18.3.5.
Временной инструкции
по делопроизводству
в правительстве
Ленинградской области
Правительство
Ленинградской области
____________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Дело N _______________________ Том N _______________________
(индекс дела по
номенклатуре дел)
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
(заголовок дела по номенклатуре дел)
Год__________
Хранить______
ПРИЛОЖЕНИЕ 12
к п.18.3.6.
Временной инструкции
по делопроизводству
в правительстве
Ленинградской области
Правительство Ленинградской области
-----------------------------------
(наименование организации)
____________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
О П И С Ь
____________________________________________________________
(название дел постоянного, временного хранения, по личному
составу)
----------T------T---------T------T----------T--------T----------
Порядковый¦Индекс¦Заголовок¦Дата ¦Количество¦Срок ¦Примечание
номер ¦дела ¦дела ¦дела ¦листов в ¦хранения¦
¦ ¦(тома, ¦(тома,¦деле(томе,¦дела ¦
¦ ¦части) ¦части)¦части) ¦(тома, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦части) ¦
----------+------+---------+------+----------+--------+----------
В данную опись внесено ____________________ дел с N _____________
(цифрами и прописью)
по N____________
____________________ ________________ _____________
(наименование (подпись) (расшифровка
должности руководителя подписи)
структурного
подразделения)
____________________ _________________ _____________
(наименование (подпись) (расшифровка
должности составителя подписи)
описи)
______________
(дата)
|
