МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 10 июля 1997 г. N 01-128/16-25
О ПОРЯДКЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ
ПО РЕЗУЛЬТАТАМ СВЕРОК НАЛИЧИЯ МУЗЕЙНЫХ КОЛЛЕКЦИЙ
С УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
Анализ поступающей из музеев документации, связанной с
изменениями в составе основного фонда, а также проверки на местах
состояния учетно-хранительской деятельности музеев свидетельствуют
о том, что тотальная сверка наличия фондов, прошедшая в музеях
Российской Федерации в 1979 - 1989 гг., стала началом работы по
приведению системы государственного учета музейных коллекций в
соответствие с требованиями нормативных документов и, прежде
всего, Инструкции по учету и хранению музейных ценностей 1985 г.
Однако следует отметить, что Итоговые акты сверок, особенно
музеев с большим собранием, часто не соответствуют действительному
состоянию дел, что говорит о формальном подходе к проведению
сверки и фиксации ее итогов. До сих пор в Министерство культуры
поступают документы на списание предметов, утраченных в 50 - 80-е
годы, а в объяснительных записках говорится о том, что до
настоящего времени сверка коллекции не проводилась. При проверках
состояния учетно-хранительской деятельности музеев, проходивших
уже после проведения тотальной сверки, во многих музеях, прежде
всего в тех, которые первыми отчитались в проведении сверки, было
обнаружено много неучтенных предметов, не говоря уже о
многочисленных ошибках в регистрации предметов (повторные записи,
незаверенные исправления и т.д.). Сотрудники, работающие в музее в
настоящее время, не в состоянии объяснить причины такого положения
в учете, т.к. со времени проведения сверки сменились главные
хранители музеев, хранители коллекций, а передача музейных
коллекций на ответственное хранение новым хранителям либо прошла
формально, либо вовсе не проводилась.
Во избежание повторения подобных ситуаций, а также с целью
совершенствования системы учета музейных ценностей, обеспечения
юридической защиты хранителей коллекций и организации постоянного
контроля за фактическим наличием музейного фонда Российской
Федерации Министерство культуры Российской Федерации предлагает
внести изменения в порядок проведения переучета (сверки наличия)
музейных ценностей, предусмотренный п. п. 124 - 125 действующей
"Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в
музеях СССР" 1985 г.
В целях своевременного получения информации об изменениях в
составе основного фонда музеев и оперативности документального
(юридического) оформления этих изменений МК РФ считает необходимым
осуществлять контроль за проведением плановых сверок музейных
коллекций (сверок коллекций по видам материалов), имея в виду
обязательное представление музеями Итоговых актов сверок наличия
коллекций по видам материалов.
Очередность сверок коллекций (график проведения сверок)
определяется музеем.
Кроме плановых сверок, особое внимание необходимо обратить на
проведение обязательно полной, а не частичной сверки наличия
предметов при смене хранителя коллекции, а также в случае передачи
части коллекции другим музеям (выделение филиалов из состава
музейных объединений, создание новых музеев).
Сверка наличия музейной коллекции осуществляется по Книгам
поступлений, Инвентарным книгам и Актам приема на ответственное
хранение.
Результаты сверки фиксируются в Акте сверки наличия коллекции с
учетной документацией музея (Приложение N 1). В том случае, если
коллекция находится на ответственном хранении у нескольких
хранителей, составляется несколько актов (отдельно по каждому
хранителю).
К Акту сверки прилагаются следующие формы отчетности:
- Фиксация итогов сверки коллекции по Книгам поступлений
основного фонда (Приложение N 2),
- Фиксация итогов сверки коллекции по инвентарным книгам
(Приложение N 3).
Итоги проведения сверки в обязательном порядке рассматриваются
на заседании фондово-закупочной комиссии музея. Протокол ФЗК
вместе с Актом (актами) сверки и всей необходимой документацией,
перечень и порядок оформления которой изложен в Письме МК РФ "О
порядке списания, передачи предметов из фондов музеев Российской
Федерации" N 01-232/16-25 от 23.10.95, направляются на
рассмотрение в местный орган культуры и с его ходатайством
представляются в МК РФ для утверждения и оформления
соответствующего приказа.
По окончании проведения сверок наличия всех музейных коллекций
оформляется Итоговый акт сверки наличия основного фонда музея с
учетной документацией.
Таким образом, обеспечивается цикличность проверок, что должно
облегчить подведение итогового результата и гарантирует
максимальную точность показателей в Сводном отчете (Итоговом
акте).
Практика представления в Министерство культуры Российской
Федерации информации по итогам сверок наличия коллекций с учетной
документацией музея вводится с 1997 года.
В связи с этим необходимо до 01.11.97 представить в МК РФ
перспективные планы-графики проверки наличия коллекций, что даст
возможность определить проверочный цикл для каждого конкретного
музея.
Материалы по итогам сверок коллекций за 1997 год необходимо
представить до 01.03.1998.
Свое мнение по вопросу об изменении порядка представления
информации поколлекционных сверок музеи могут направлять в адрес
Министерства культуры Российской Федерации. Все предложения и
замечания будут рассмотрены при внесении изменений в раздел
"Переучет фондов" новой Инструкции по учету и хранению музейных
ценностей.
Заместитель Министра
М.Е.ШВЫДКОЙ
Приложение N 1
Утверждаю
Директор музея
______________
"__" ________ 199_ г.
АКТ
сверки наличия фондовой коллекции
"_____" с учетной документацией
хранитель ____________
Настоящий акт составлен в том, что согласно приказу директора
музея N ________________ от __________________ комиссия в составе:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
провела сверку наличия фондовой коллекции ___________ (инвентарный
шифр "__") со следующей учетной документацией:
- с книгами поступлений основного фонда
- с инвентарными книгами (шифр "___")
- с актами приема на ответственное хранение
Сверка проводилась по состоянию на ________ 199_ г.
Всего согласно актам приема на ответственное хранение у
хранителя _________ находится ______ предметов коллекции ________.
В результате сверки установлено следующее:
1. ___ предметов не обнаружено (приложение N 1).
2. ___ предметов списано по документам МК РФ, но не исключено
из учетной документации (приложение N 2).
3. ___ предметов записано дважды под разными номерами в КП
(приложение N 3).
4. ___ предметов записано дважды в инвентарные книги шифра
"__" (приложение N 4).
5. ___ предметов подлежат переводу в научно-вспомогательный
фонд (приложение N 5).
6. ___ предметов подлежат списанию (приложение N 6).
Кроме того, выявлены ошибки (несоответствия) в описании и
датировке предметов в КП и инвентарных книгах, подлежащие
исправлению (приложение N 7).
Таким образом, по состоянию на ______ 199_ г. фактическое
наличие предметов коллекции "___", находящихся на ответственном
хранении у хранителя _____, составляет _______ предметов.
Члены комиссии:
Приложение N 2
Фиксация итогов сверки коллекции ________
по книгам поступлений основного фонда
---T------T--------T---------T--------T--------T--------T--------¬
¦N ¦Кол-во¦ Всего ¦ В том ¦Не обна-¦Списано ¦Предмет ¦Факти- ¦
¦КП¦листов¦записано¦ числе ¦ружено ¦по доку-¦записан ¦ческое ¦
¦ ¦в КП ¦ в КП ¦ данной ¦при ¦ментам ¦дважды ¦наличие ¦
¦ ¦ ¦ ¦коллекции¦сверке ¦МК РФ ¦под раз-¦предме- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ными но-¦тов дан-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мерами ¦ной кол-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦лекции ¦
¦ ¦ +-T------+--T------+-T------+-T------+-T------+-T------+
¦ ¦ ¦N¦предм.¦N ¦предм.¦N¦предм.¦N¦предм.¦N¦предм.¦N¦предм.¦
+--+------+-+------+--+------+-+------+-+------+-+------+-+------+
¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--+------+-+------+--+------+-+------+-+------+-+------+-+-------
Общий итог по всем книгам
Примечание: в данной таблице указаны наиболее часто
встречающиеся причины изменений в составе основного фонда музеев.
Если, кроме указанных причин, имеются другие - необходимо
дополнить таблицу.
Главный хранитель:
Зав. отделом учета:
Хранитель коллекции:
Приложение N 3
Фиксация итогов сверки коллекции _____________
по инвентарным книгам (шифр "___")
---T-----T--------T--------T--------T--------T--------T--------T---------¬
¦N ¦Кол- ¦Числится¦Не обна-¦Списано ¦Предмет ¦Пропуще-¦Передано¦Фактичес-¦
¦КП¦во ¦по ин- ¦ружено ¦по доку-¦записан ¦но номе-¦на отв. ¦кое нали-¦
¦ ¦лис- ¦вентар- ¦при ¦ментам ¦дважды ¦ров ¦хранение¦чие пред-¦
¦ ¦тов в¦ной ¦сверке ¦МК РФ ¦под раз-¦ ¦в другие¦метов ¦
¦ ¦КП ¦книге ¦ ¦ ¦ными но-¦ ¦отделы ¦данной ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мерами ¦ ¦музея ¦коллекции¦
¦ ¦ +-T------+-T------+-T------+-T------+-T------+-T------+--T------+
¦ ¦ ¦N¦предм.¦N¦предм.¦N¦предм.¦N¦предм.¦N¦предм.¦N¦предм.¦N ¦предм.¦
+--+-----+-+------+-+------+-+------+-+------+-+------+-+------+--+------+
¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--+-----+-+------+-+------+-+------+-+------+-+------+-+------+--+-------
Общий итог по всем книгам
Главный хранитель:
Зав. отделом учета:
Хранитель коллекции:
|
