Законы России
 
Навигация
Популярное в сети
Курсы валют
30.09.2017
USD
58.02
EUR
68.45
CNY
8.74
JPY
0.52
GBP
77.85
TRY
16.33
PLN
15.89
 

ИЗМЕНЕНИЕ N 1 ГОСТ 2.501-88. ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ (УТВ. РОСТЕХРЕГУЛИРОВАНИЕМ)

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2007 года

Обновление

Правовой навигатор на www.LawRussia.ru

<<<< >>>>


                     ИЗМЕНЕНИЕ N 1 ГОСТ 2.501-88.
             ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.
                       ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ
   
       Принято    Межгосударственным   советом   по    стандартизации,
   метрологии  и  сертификации  по  переписке  (протокол   N   23   от
   28.02.2006).
       Зарегистрировано Бюро по стандартам МГС N 5305.
       За  принятие  Изменения  проголосовали национальные  органы  по
   стандартизации следующих государств: AZ, AM, BY, KZ,  KG,  MD,  RU,
   TJ, TM, UZ, UA [коды альфа-2 по МК (ИСО 3166) 004].
       Дату  введения  в  действие настоящего Изменения  устанавливают
   указанные национальные органы по стандартизации.
   
       Вводная  часть. Первый абзац после слова "документов" дополнить
   словами: "выполненных в бумажной и электронной формах";
       дополнить абзацем:
       "На   основе   настоящего  стандарта  могут  быть   разработаны
   стандарты,    учитывающие    особенности    учета    и     хранения
   конструкторских  и  технологических  документов  в  зависимости  от
   объема документации и условий документооборота".
       Пункт  1.1  после  слова  "документов"  дополнить  словами:  "в
   бумажной форме".
       Пункт 1.2 и сноска. Заменить знак сноски: <*> на <1>;
       дополнить сноской - <2>:
       "<2>  Знаком  "*"  отмечены пункты стандарта,  к  которым  даны
   комментарии в приложении 5".
       Пункты 1.2, 2.1, 2.2, 2.4, 2.8, приложение 2 (пункты 1.6, 1.14)
   дополнить в конце знаком сноски: <*>.
       Раздел 1 дополнить пунктом - 1.3:
       "1.3.  В  случаях,  когда в организации одновременно  применяют
   документы в бумажной и электронной формах, допускается их  взаимное
   преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:
       -   конструкторские  документы  в  бумажной  форме  могут  быть
   преобразованы в файлы;
       -  снабженные  соответствующими  реквизитами  и  подписанные  в
   установленном  порядке электронными цифровыми подписями  эти  файлы
   становятся  электронными  документами  (подлинниками,  дубликатами,
   копиями);
       -  для  использования  в процессах производства,  эксплуатации,
   ремонта  и  утилизации  изделий электронные  документы  могут  быть
   преобразованы   в   бумажные  документы   с   применением   средств
   вычислительной  техники.  Такие  документы  должны  быть  подписаны
   подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после  чего
   они  приобретают  тот  же  статус, что и электронные  документы,  с
   которых они получены;
       - преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа
   по таблице 2 ГОСТ 2.102;
       -  документы, полученные в результате взаимного преобразования,
   должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
       -  взаимное  соответствие между этими документами  обеспечивает
   разработчик".
       Пункт   2.1   после   слова  "Подлинники"  дополнить   словами:
   "выполненные в бумажной форме";
       дополнить абзацем (перед примечанием):
       "Подлинники  электронных документов, принимаемые  на  хранение,
   должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051".
       Пункт 2.2. Первый абзац. Заменить слова: "должны проверять:" на
   "проверяют:";
       перечисление 1) после слова "спецификациями" дополнить словами:
   "ведомостями электронных документов";
       перечисление  3) после слова "подписей" дополнить словами:  "(в
   том  числе электронных цифровых подписей)"; исключить слова: "кроме
   карты технического уровня и качества продукции".
       Пункт 2.3 изложить в новой редакции:
       "2.3.   Все  подлинники,  принятые  на  хранение,  регистрируют
   (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:
       - инвентарный номер документа;
       - дата регистрации;
       - обозначение документа;
       - наименование;
       - число листов в документе;
       - формат документа по ГОСТ 2.301;
       - кем выпущен документ;
       - подпись о приемке документа на хранение;
       - примечание (при необходимости).
       Регистрация  может  быть проведена автоматизированным  способом
   или    неавтоматизированным   способом   (вручную).   При    ручной
   регистрации  перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной  книге
   подлинников  по  форме  1  в  соответствии  с  приложением  3.  При
   автоматизированной  регистрации -  инвентарную  книгу  выполняют  в
   электронной форме".
       Пункт 2.4. Первый абзац изложить в новой редакции:
       "Каждому  подлиннику  документа  присваивают  один  инвентарный
   номер";
       второй абзац исключить.
       Пункт 2.6. Исключить слова: "(в инвентарной книге)";
       дополнить    словами:   "в   бумажной   форме   или    занесены
   соответствующие реквизиты в электронный документ".
       Пункт 2.7. Первый абзац изложить в новой редакции:
       "По  каждому  документу, которому присвоен  инвентарный  номер,
   осуществляют  учет  его  движения  (изготовление  и   учет   копий,
   изменение,  применяемость). Учет движения подлинников  осуществляют
   вручную   или   автоматизированным  способом   в   соответствии   с
   карточками учета по формам 2, 2а, 2б и 2в приложения 3".
       Пункт  2.8.  Первый  абзац после слова  "документов"  дополнить
   словами: "в бумажной форме";
       дополнить абзацем:
       "Подлинники  электронных  документов  хранят  в  базах   данных
   автоматизированных   систем   и/или   на   отдельных    электронных
   носителях.    Хранение    подлинников   на   отдельных    носителях
   осуществляют  по  возрастанию  обозначений  документов  в  пределах
   изделия.   Условия   хранения   на   отдельных   носителях   должны
   обеспечивать   их  сохранность,  быстрый  поиск  и  пригодность   к
   использованию".
       Пункт 2.9 дополнить абзацем:
       "Учет  применяемости  технологических  документов  вручную  или
   автоматизированным   способом   проводят    в    карточках    учета
   применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201".
       Пункт 3.3 изложить в новой редакции:
       "3.3.   Восстановленный  подлинник  должен  представлять  собой
   точную  копию  восстанавливаемого  подлинника  с  учетом  последних
   внесенных изменений".
       Пункт 3.4. Первый абзац изложить в новой редакции:
       "В  восстановленном  подлиннике не должны  быть  воспроизведены
   размеры,  надписи, графические изображения и т.п.,  исключенные  по
   извещениям  об  изменении  в подлиннике  (или  копии),  с  которого
   восстанавливается подлинник".
       Пункт 3.5. Первый абзац изложить в новой редакции:
       "В  таблицу  изменений восстановленного подлинника должна  быть
   перенесена запись только о последнем изменении".
       Пункт   3.6.  Первый  абзац.  Исключить  слова:  "изготовляемом
   вручную".
       Пункт 3.7 дополнить абзацем:
       "Правильность    восстановленного    подлинника    электронного
   документа  должна  подтверждаться  электронной  цифровой   подписью
   ответственного лица".
       Раздел 4 исключить.
       Приложение  2. Пункт 1.1. Первый абзац после слова "документов"
   дополнить словами: "в бумажной форме";
       второй абзац после слова "копий" дополнить словами: "в бумажной
   форме";
       пункт  1.2  после слова "документов" изложить в новой редакции:
   "архивные, контрольные, рабочие";
       пункт  1.3.  Первый  абзац после слова  "технологии"  дополнить
   словом:  "изготовления"; после слов "конструкции и т.п."  дополнить
   словами: "Наличие архивных копий отражают в карточках учета  (форма
   2, приложение 3)";
       второй  абзац  дополнить словами: "в папках (альбомах)  или  на
   электронном носителе";
       третий абзац перед словами "На видном месте" дополнить словами:
   "Для документов в бумажной форме";
       пункт дополнить абзацем:
       "Архивные  копии  электронных документов  в  реквизитной  части
   должны иметь соответствующий признак (буква, цифра и др.)";
       пункт 1.4. Первый абзац изложить в новой редакции:
       "Контрольные   копии  служат  для  восстановления   подлинника,
   изготовления   дубликатов,  рабочих  копий,  справок   или   сверки
   документации,  хранят их отдельно от других копий  и  абонентам  не
   выдают";
       дополнить абзацем (после первого):
       "Контрольная  копия  электронного  документа  должна  иметь   в
   реквизитной части соответствующий признак (буква, цифра и др.)";
       приложение 2 дополнить пунктом - 1.4а:
       "1.4а.    Рабочие   копии   предназначены   для    обслуживания
   производства.  Число  рабочих копий,  находящихся  в  обращении,  и
   места их хранения (выдача-приемка) устанавливает организация";
       пункт 1.5 исключить;
       пункт 1.6 изложить в новой редакции:
       "1.6.  Учет  выдачи  (отсылки) и возврата  копий  внутренним  и
   внешним  абонентам может проводиться вручную или автоматизированным
   способом. Учет проводят по карточкам учета документов формы  2,  2а
   в соответствии с приложением 3.
       Учет   выдачи  и  возврата  копий  внутренним  абонентам  может
   проводиться  вручную или автоматизированным способом по абонентским
   карточкам формы 3, 3а в соответствии с приложением 3 <*>";
       пункт  1.7.  Первый  абзац после слова  "документов"  дополнить
   словами: "в бумажной форме";
       пункт  1.14 после слов "экземпляр технолога" дополнить словами:
   "приведенные в приложении 4";
       пункт 2.3. Первый абзац изложить в новой редакции:
       "Регистрацию   (учет)  копий  документов   других   предприятий
   осуществляют  в  соответствии  с  требованиями  пп.   2.3   и   2.4
   настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или  комплект
   копий)  в  бумажной  форме наносят штамп с  указанием  инвентарного
   номера,  номера  экземпляра (при наличии нескольких экземпляров)  и
   даты регистрации";
       третий  абзац  после  слова  "копиях"  дополнить  словами:   "в
   бумажной форме";
       пункт  2.4 после слова "учитывают" дополнить словами:  "вручную
   или автоматизированным способом".
       Приложение 3. Перед словами "Карточка учета документов (лицевая
   сторона)"   дополнить  словами:  "Форма  2";  форма   2.   Заменить
   наименование     графы:     "(Отметки     о     микрофильмировании,
   восстановлении,  аннулировании)" на "(Отметки о микрофильмировании,
   наличии архивной копии, восстановлении, аннулировании)".
       Приложение  4.  Наименование дополнить словами: "ВЫПОЛНЕННЫХ  В
   БУМАЖНОЙ ФОРМЕ";
       пункт  11  исключить;  образец  штампа  "ЭКЗЕМПЛЯР  ГОСПРИЕМКИ"
   исключить.
       Стандарт дополнить Приложением - 5:
                                                         "Приложение 5
                                                            Справочное
   
                    КОММЕНТАРИИ К ПУНКТАМ СТАНДАРТА
   
       К пункту 1.2. Учет и хранение бумажных и электронных документов
   является частью системы обращения документации на предприятии.
       Под  учтенным  документом  понимается  документ,  принятый   на
   абонентское обслуживание (учтенный документ).
       Перечень  функций,  организационная структура  и  распределение
   функций системы документооборота устанавливается предприятием.
       К  пункту 2.1. При регистрации (учете) электронных документов в
   графе  "Примечание" (форма 1, приложение 3) указывают формат  файла
   документа.
       К   пункту   2.2.  К  другим  документам  относится  "Ведомость
   спецификаций"  в  соответствии с ГОСТ 2.102, по  которой  проверяют
   комплектность  принимаемых  на хранение подлинников  на  комплексы,
   сборочные  единицы  и  комплекты,  имеющие  две  и  более   ступени
   входимости составных частей.
       Для   электронных  документов,  принимаемых  на   хранение   по
   отдельным     сборочным     единицам,    проверка     комплектности
   осуществляется  по спецификации. Для документов на  все  изделие  в
   целом  комплектность документов проверяют по "Ведомости электронных
   документов".
       К   пункту   2.4.  Инвентарный  номер  подлиннику   присваивают
   независимо от количества листов в документе или количества  файлов,
   из которых он состоит.
       На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер
   наносят на каждый лист.
       Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в
   его реквизитной части.
       К  пункту  2.8. Для обеспечения восстановления электронных  баз
   данных  автоматизированных систем при хранении подлинников  следует
   проводить резервное копирование.
       Правила   выполнения  резервного  копирования   (периодичность,
   регистрацию и др.) устанавливает организация.
       К  приложению 2 (пункты 1.6, 1.14). Автоматизированная  система
   при  учете  движения  документов должна обеспечивать  своевременную
   рассылку  абонентам (внутренним и внешним) извещений об  изменениях
   и (или) копий измененных документов".
       Информационные данные. Раздел 5. Пункт 3 исключить;
       пункт 5. Таблицу дополнить ссылками и номерами пунктов:
       ГОСТ 2.051-2006, 2.1; ГОСТ 2.301-68, 2.3;
       графа "Номер пункта". Исключить ссылку: 4.2;
       заменить ссылку: ГОСТ 13.1.002-80 на ГОСТ 13.1.002-2003.
   
   

Списки

Право 2010


Новости партнеров
Счетчики
 
Популярное в сети
Реклама
Курсы валют
30.09.2017
USD
58.02
EUR
68.45
CNY
8.74
JPY
0.52
GBP
77.85
TRY
16.33
PLN
15.89
Разное