Утратил силу-
ПРИКАЗ губернатора Санкт-Петербурга
от 06.07.98 N 48-п (ред. 15.06.1999)
МЭР САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 11 февраля 1994 г. N 125-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В МЭРИИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
В целях совершенствования организации работы с документами:
1. Утвердить Временную инструкцию по делопроизводству и
организации документооборота в мэрии Санкт-Петербурга согласно
приложению.
2. Секретариату мэрии ознакомить руководителей структурных
подразделений мэрии с Инструкцией и обеспечить контроль за ее
соблюдением.
3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на
заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии.
Первый заместитель
мэра Санкт-Петербурга
Д.В.Сергеев
УТВЕРЖДЕНО
распоряжение мэра
от 11.02.94 N 125-р
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству и организации документооборота
в мэрии Санкт-Петербурга
Санкт-Петербург
1994
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция является нормативным документом,
регламентирующим организацию делопроизводства и рационального
документооборота, создание и печатание документов, порядок работы
с документами и письмами граждан в мэрии, контроль за их
рассмотрением и исполнением, составления номенклатур и
формирования дел, подготовки документов и писем граждан к их
дальнейшему хранению и использованию. Движение документов с
момента их получения или создания до завершения исполнения,
отправки или направления в дело образует документооборот мэрии.
Правильная его организация влияет на повышение четкости и
оперативности работ управленческого аппарата, на своевременность
принятия решений по различным вопросам жизнедеятельности города.
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с
основными положениями Государственной системы документационного
обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными
стандартами на организационно-распорядительные документы,
правилами и нормами, установленными законодательством в части,
относящейся к организации работы с документами, Временным
регламентом работы мэрии Санкт-Петербурга.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на
организацию системы делопроизводства в аппарате мэрии и иных ее
структурных подразделениях, местных администрациях.
1.4. Комитеты и иные структурные подразделения мэрии могут
организовать и вести делопроизводство на основании самостоятельно
разрабатываемых специальных инструкций и других
нормативно-методических документов, если они не противоречат
настоящей Инструкции. Инструкции по делопроизводству утверждаются
руководителями комитетов (подразделений).
1.5. Положения данной Инструкции распространяются как на
традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с
документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной
техники.
1.6. Ответственность за организацию и правильное ведение
делопроизводства в аппарате мэрии, ее структурных подразделениях
возлагается на их руководителей, которые, как правило, определяют
ответственного за ведение делопроизводства. Функции
ответственного за ведение делопроизводства определяются
должностной инструкцией.
1.7. Методическое руководство и контроль за соблюдением
требований данной Инструкции возлагается на секретариат мэрии.
1.8. В мэрии устанавливается смешанная система
делопроизводства, по которой
централизованно:
в секретариате мэрии ведется организационно-методическая
работа по вопросам документационного обеспечения, подготовка
проектов поручений по исполнению документов, адресованных
мэру, первым заместителям и заместителям мэра;
в протокольном секторе секретариата мэрии осуществляется
регистрация и выпуск правовых правовых актов мэрии;
в секторе служебной корреспонденции отдела делопроизводства
секретариата мэрии осуществляется прием поступающей и
отправка исходящей корреспонденции, регистрация документов,
адресованных мэру, первым заместителям (заместителям) мэра,
справочная работа;
в секторе писем Комитета по обращениям и жалобам мэрии
осуществляется делопроизводство по письмам граждан;
в Юридическом комитете мэрии ведется работа по подготовке
поручений комитетам и другим структурным подразделениям
мэрии по исполнению правовых актов вышестоящих органов,
поступающих в мэрию;
в секторе контроля секретариата мэрии осуществляется
контрольно-аналитическая работа по исполнению поручений
мэра, первых заместителей и заместителей мэра, планов работ
мэрии, правовых актов мэрии и их подготовке;
в отделе координации и контроля секретариата мэрии
осуществляется контрольно-аналитическая работа по исполнению
отдельных поручений мэра;
в приемной мэрии ведется делопроизводство по обращениям
граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;
децентрализованно:
в структурных подразделениях мэрии осуществляется
регистрация, рассмотрение, справочная работа по документам,
адресованным в эти подразделения непосредственно.
1.9. Требования настоящей Инструкции распространяются на все
служебные документы мэрии несекретного характера и обязательны
для сотрудников мэрии. Правила работы с секретными документами
устанавливаются специальной инструкцией.
1.10. Сотрудники мэрии несут персональную ответственность за
выполнение требований Инструкции, сохранность служебных
документов. Об утрате документов немедленно докладывается
руководителю подразделения. Сведения, содержащиеся в служебных
документах, не подлежат разглашению.
1.11. Передача документов и их копий из подразделений мэрии
работникам других организаций допускается только с разрешения
руководителей подразделений.
1.12. Неоднократное грубое нарушение требований данной
инструкции влечет дисциплинарную ответственность сотрудника
мэрии.
2. ПОДГОТОВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Документы, подготавливаемые в мэрии, должны иметь
определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их
расположения в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные
системы документации. Требования к оформлению документов".
2.2. Документы в мэрии должны оформляться на бланках
определенного образца, изготовленных типографским способом.
2.2.1. Макеты бланков организационных и правовых актов мэрии
разрабатываются секретариатом мэрии и представляются на
утверждение мэра, руководителя аппарата мэрии.
Макеты бланков структурных подразделений мэрии
разрабатываются в структурных подразделениях и утверждаются их
руководителями.
При разработке бланков должны быть соблюдены требования
действующих государственных стандартов.
2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом
А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105х148 мм). В мэрии
используются бланки трех видов документов: организационных и
правовых актов (формат А4) (приложения N 3, 4), писем (формат А4,
А5) (приложения N 1, 2), резолюций (формат А6) (приложение N 5).
2.2.3. В аппарате мэрии Санкт-Петербурга применяются
следующие утвержденные бланки для писем:
мэра;
первых заместителей мэра;
заместителей мэра;
структурных подразделений аппарата мэрии (секретариат мэрии,
управление делами мэрии и др.).
2.2.4. Рекомендуется не применять бланки для ведения
"внутренней" переписки. "Внутренней" считается переписка между
структурными подразделениями аппарата мэрии, а также между
должностными лицами названных структур.
2.2.5. Применение бланков обязательно при направлении
документа в сторонние организации. Использование ксерокопий
бланков мэрии запрещено.
2.2.6. При объеме исходящих документов менее 200 в год
типографские бланки допускается заменять резиновым штемпелем.
Состав и расположение реквизитов в штемпеле должно
соответствовать требованиям действующих государственных
стандартов.
2.2.7. Указываемое в бланках наименование органа
(должностного лица) - автора документа должно соответствовать
наименованию, установленному соответствующим правовым актом.
2.3. При составлении и оформлении документов должны
соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу
документа, способствующие оперативному исполнению и последующему
использованию их в справочных целях, а также машинной обработке
информации.
2.4. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую
силу документов, являются: наименование организации (должностного
лица) - автора документа, название вида документа, заголовок к
тексту, дата документа, индекс, текст, подпись. В процессе
подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов
может быть дополнен другими реквизитами, если того требует
назначение документа, его обработка.
2.5. Наименование организации (должностного лица) - автора
документа приведено на бланках мэрии.
2.6. Наименование вида документа указывается на всех
документах (распоряжение, приказ, справка и т.д.), кроме
служебных писем, печатается прописными буквами.
2.7. Заголовок к тексту указывается к каждому документу
формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать
содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о
чем ?". Печатается от границы левого поля (0-е положение
табулятора).
Например:
О строительстве жилого дома
2.8. Датой документа в зависимости от его вида и назначения
является дата его подписания либо утверждения или составления.
Элемент даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в
следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например:
дату 1 апреля 1993г. следует оформить: 01.04.93.
В текстах документов мэрии, содержащих сведения финансового
характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат
(1 апреля 1993 г.).
2.9. Индекс документа - это порядковый номер для
распоряжений, протоколов, приказов; для писем и иной служебной
корреспонденции - это входящий или исходящий номер.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего
документа в обязательном порядке указывается на
документах-ответах.
2.10. На отправляемых документах указывается реквизит
"адресат". Документы адресуются предприятиям (учреждениям,
организациям) или конкретному должностному лицу.
Например: Николаевский судостроительный
завод
Отдел кадров
или: Николаевский судостроительный
завод
Начальнику механического цеха
Иванову И.Т.
2.10.1. При адресовании документа руководителю предприятия
(учреждения, организации) наименование организации входит в
состав наименования должности адресата.
Например: Директору Николаевского
судостроительного завода
Павлову Н.П.
Наименование должностей в реквизите "адресат" не сокращаются.
2.10.2. Если документ отправляется нескольким однородным
адресатам, то следует указать обобщенно.
Например: Руководителям предприятий,
учреждений и организаций
2.10.3. При направлении документа в один адрес документ
готовится в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный
руководителем структурного подразделения, подготовившего
документ, оформляется, как правило, не на бланке и при отправке
оригинала адресату остается в деле (в секторе служебной
корреспонденции, секторе писем, другом структурном
подразделении).
2.10.4. Если документ адресуется нескольким разнородным
адресатам, но не более чем четырем, они все указываются в
документе (один под другим) без слова "копия". Документ
печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству
адресов + один. Все экземпляр адресатам оформляются на бланках.
Если документ является ответным, первым (основным) адресатом
указывается автор инициативного документа, на который дается
ответ вне значимости остальных адресатов: основному адресату
направляется первый экземпляр документа, остальным - его копии.
При направлении документа более чем в четыре адреса
составляют список рассылки: на каждом экземпляре указывается
только один адресат или обобщенное наименование адресата.
2.10.5. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый
адрес, в частности, он обязательно должен быть указан, если
документ посылается по почте и не известен экспедиции,
осуществляющей отправку корреспонденции.
Почтовый адрес в данном случае указывается под наименованием
адресата.
Например: Редакция газеты "Труд"
103792, Москва, К-6,
Настасьинский пер., 4
2.10.6. При адресовании документа частному лицу первым
указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.
Например: 198043, Санкт-Петербург,
пр. Ветеранов, дом 48,
корп.1, кв. 5
Сидорову Л.К.
2.10.7. Полный почтовый адрес включает следующие реквизиты в
указанной последовательности: индекс предприятия связи, область
(край), город - первая строка; улица, номер дома, номер корпуса,
номер квартиры - вторая строка. При машинописном оформлении
документа реквизит "адресат" печатается от 4 положения табулятора
пишущей машинки (после 32 печатных знаков границы левого поля)
через 1 межстрочный интервал с 1,5 межстрочными интервалами между
составными частями.
2.10.8. Каждая составная часть реквизита "адресат"
(наименование предприятия, учреждения, организации; наименование
структурного подразделения; должность, фамилия и инициал
должностного лица; почтовый адрес) должна начинаться с новой
строки. В конце смысловых строк (составных частей) реквизита
знаки препинания не ставятся, в середине строк сохраняются.
Перенос слов не рекомендуется.
2.11. Содержание и структура текста документа строятся в
зависимости от его функционального значения (вида).
Общим требованием к тексту документа является лаконичность,
ясность и точность его изложения. Текст документа должен быть
изложен грамотно в соответствии с действующими правилами
орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
2.11.1. Содержание издаваемых распорядительных документов не
должно противоречить изданным ранее или дублировать их.
2.11.2. Документ с ограниченным сроком действия должен иметь
об этом ссылку в тексте.
2.11.3. Текст документа делится, как правило, на две части:
в первой вводной (констатирующей) части излагается причина
составления документа, даются ссылки на основополагающие
документы, вторая часть содержит выводы, предложения, просьбы,
решения, распоряжения и др.
Вводная (констатирующая) часть может отсутствовать.
2.11.4. Текст сложных по содержанию документов (положение,
устав, инструкция и др.) делится на разделы, подразделы, пункты и
подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В номер подраздела
включается номер раздела, в номер пункта - номера раздела и
подраздела.
2.11.5. Заголовок раздела оформляется прописными буквами от
края левого поля (0-е положение табулятора пишущей машинки);
допускается центрованное расположение текста заголовка.
2.11.6. Текст документов, часто составляемых и содержащих
постоянно повторяющуюся (идентичную) информацию, подлежит
унификации (типизации) с целью сокращения времени подготовки
документов, возможной машинной обработки информации.
Унифицированные тексты документов могут быть представлены в виде
трафаретов, анкет или таблиц.
2.11.7. Текст документов излагается, как правило, от
третьего лица единственного числа либо от первого лица
множественного числа. От первого лица единственного числа
излагается текст правовых актов единоначальных органов
(распоряжения мэра, приказы заместителей мэра и т.д.). В правовых
актах коллегиальных органов используется форма изложения текста
от третьего лица. От первого лица единственного числа излагается
текст документа, исходящего от конкретного лица (заявления,
докладные и т.д.).
2.11.8. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий
(мероприятий) помещаются, как правило, в конце предложения, в
распорядительных актах выделяются самостоятельным предложением
(без абзаца).
2.11.9. Документная терминология должна соответствовать
терминологии, установленной законодательными и другими
нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны
адресату, а применение их в тексте документа необходимо, должны
быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать
неоправданного употребления иностранных слов.
В документах допускаются общепринятые сокращения,
установленные действующими правилами орфографии, стандартами, в
частности, допускаются общепринятые сокращения и аббревиатуры
наименований высших и местных органов власти.
Наименование должности допускается сокращать только в тексте
документа. В реквизитах "адрес" и "подпись" сокращения не
допускаются. Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией
(в тексте, в реквизите "подпись"). При перечислении фамилий в
порядке алфавита в протоколах, выписках инициалы следует
располагать после фамилий.
Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций
должно соответствовать сокращениям, установленным положениями,
уставами. В текстах правовых актов наименование
организаций-исполнителей следует расшифровывать.
2.11.10. Текст документа печатается с одной сторон листа
через полтора межстрочных интервала. Между абзацами (пунктами)
дополнительные интервалы не делаются.
Документы формата А6 допускается печатать через один
межстрочный интервал с абзацными отступами в полтора-два
интервала.
Документы, предназначенные для типографского издания или для
устного прочтения, тексты телеграмм и телефонограмм следует
печатать через два интервала.
2.11.11. В документах не рекомендуются различные текстовые
веления: подчеркивания, печатание вразрядку, печатанье на
регистре, т.е. укрупненным шрифтом, кроме установленных
исключений. На регистре печатаются слова: "РЕШИЛИ",
"ПОСТАНОВИЛИ", "ОБЯЗЫВАЮ" в тексте распорядительных актов;
"СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" - в протоколах;
заголовки разделов сложных документов (инструкций, положений);
фамилии в тексте приказов по личному составу.
В других случаях фамилии в тексте документов и реквизитах
"адресат", "подпись", "гриф утверждения", "гриф согласования"
крупным шрифтом не выделяются.
2.11.12. Перечисления в тексте выделяются с абзаца без
проставления дефиса.
2.11.13. В документах, оформленных на нескольких страницах,
вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц указываются посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами без сокращения "стр." (страница) и знаков
препинания ("38" или - 38 -).
Расстояние от номера страницы до верхнего среза листа не
должно превышать 15 мм.
2.11.14. При оформлении многостраничных документов на бланке
печатается первый лист документа, последующие - на обычной бумаге
одинакового с бланком формата и качества.
Текст документа на лицевой стороне листа ограничивается
полями: левым (35 мм), правым (не менее 8 мм), верхним (20 мм) и
нижним (не менее 19 мм) для формата А4 и не менее 16 мм для
формата А5.
Размер поля оборотной стороны листа документа должен быть не
менее 35 мм, размеры верхнего и нижнего полей не изменяются.
Длина печатной строки машинописного текста документа должна
соответствовать 64 печатным знакам, максимальное количество
печатных строк на странице для формата А4 - 41.
2.12. Оформление рукописного текста документов должно
соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых
документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных
листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким
почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.
2.13. Подпись является обязательным реквизитом документа.
2.13.1. Проект документов представляются на подпись
соответствующим должностным лицам, исходя из компетенции,
полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с
приложениями и материалами, на основании которых документ
готовился.
Право подписи документов закрепляется законодательными и
другими нормативными актами (регламентами, положениями,
должностными инструкциями).
Подписывается, как правило, первый экземпляр документа,
копии затем заверяются и остаются в деле отправителя, при
массовой рассылке документа в деле остается первый экземпляр
(оригинал) документа с подписью, а рассылаются заверенные копии.
При оформлении документа, направляемого в несколько адресов
вышестоящим органам или совместного документа, издаваемого от
имени двух или нескольких органов (организаций), подписываются
все экземпляры документа.
2.13.2. В подписанные документы не допускается вносить
какие-либо исправления и добавления.
2.13.3. Документы (распоряжения, приказы и др.), издаваемые
на основе единоначалия, имеют одну подпись руководителя органа
либо его заместителя, руководителя структурного подразделения (по
принадлежности вопроса).
Документы информационно-справочного или аналитического
характера могут быть подписаны непосредственным составителем
документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его
компетенции.
Распоряжения мэра подписываются только мэром или по его
поручению, оформленному установленным образом, одним из первых
заместителей или заместителей мэра.
2.13.4. В состав реквизита "подпись" входят наименование
должности лица, подписавшего документ (полное, если документ
оформлен не на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности (распределению
обязанностей).
При подписании документа несколькими лицами равных по
статусу должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Наименование должности в реквизите "подпись" располагается
от края левого поля документа (0-е положение табулятора пишущей
машинки), расшифровка подписи - после 48 печатных знаков от края
левого поля (6-е положение табулятора).
Инициалы указываются перед фамилией (без пробелов между
инициалами и фамилией). Фамилия печатается строчными буквами на
уровне последней строки наименования должности и в скобки не
заключается.
Подписи, располагаемые одна под другой, отделяются друг от
друга двумя-тремя межстрочными интервалами.
Наименование должности в реквизите "подпись" не сокращается.
Если должностное лицо, для подписи которого подготовлен
документ, отсутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, при этом обязательно указывается фактическая
должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления
можно внести чернилами или машинописным способом, например:
"и.о.", "зам."). Не допускается замена аббревиатуры "и.о.",
"зам." предлогом "за" или косой чертой.
2.14. При наличии приложений к документам информационного
характера (письмам, справкам, актам и т.д.) под текстом основного
документа (до реквизита "подпись") отдельным реквизитом
помещается отметка о наличии приложения.
Если наименование документа-приложения указывается в тексте
основного документа, отметка о приложении оформляется по
следующей форме:
Приложение: на ____ л. в ____ экз.
Если наименования приложений в тексте не указываются, их
перечисляют в отметке о приложении, например:
Приложение: 1. ___________ на 12 л. в 13 экз.
2. ___________ на 13 л. в 7 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение,
то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение:
-------------------------------------------------
(название документа и наименование организации или
автора, дата и индекс документа и приложение к
нему всего на ____ л. в ____ экз.)
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
2.14.1. Если приложения сброшюрованы, количество их листов
не указывается.
Отметка о приложении (слово "Приложение") располагается от
края левого поля документа (0-е положение табулятора пишущей
машинки). Текст после слова "Приложение" печатается столбцом
через один интервал, между составными частями текста оставляется
полтора интервала.
2.14.2. Приложения к правовым актам (распоряжениям,
приказам), поясняющим или дополняющим содержание основного
документа, могут быть оформлены в виде таблиц, перечней, списков
и т.п. Ссылка о наличии такого вида приложений дается в тексте
правового акта, а не оформляется самостоятельным реквизитом.
Например: "Выделить ... согласно приложению 1" и др. На первой
странице приложения в правом верхнем углу через 40 печатных
знаков от границы левого поля (5-е положение табулятора пишущей
машинки) помещается с указанием документа, к которому относится
приложение:
Например: Приложение 1
к распоряжению мэра
от 02.04.93 N 5-р
Приложения нумеруются, если их несколько.
2.14.3. Если правовым актом утверждается какой-то
нормативный документ (положение, устав, правила, инструкция),
ссылка на такой документ в тексте распорядительного акта
оформляется по образцу: "Утвердить Временный регламент мэрии
Санкт-Петербурга". В правом верхнем углу первой страницы
утверждаемого документа метка "приложение к ..." не указывается,
а оформляется гриф утверждения (см. п. 2.17.2).
Документ, утверждаемый правовым актом, оформляется с
указанием всех необходимых реквизитов (наименование вида
документа, заголовок к тексту, место издания и др.).
2.15. Подготовленный проект документа с приложениями
подлежит при необходимости согласованию. Согласование
(предварительное рассмотрение и оценка проекта документа)
производится до подписания (утверждения) проекта.
2.15.1. Проект документа может быть согласован с внутренними
структурными подразделениями (должностными лицами) органа
(организации), автора документа и внешними органами
(организациями) по вопросам, входящим в компетенцию или
затрагивающим интересы соответствующих органов (должностных лиц).
2.15.2. Правовые акты подлежат обязательному согласованию с
теми органами (должностными лицами), которым адресуются
предписываемые мероприятия. Документы, реализация которых
возможна только с разрешения вышестоящих органов, должны быть
согласованы с этими органами.
2.15.3. Согласование документа оформляется визами
согласования.
2.15.4. Согласование документа, предусмотренное
законодательными (нормативными) актами, оформляется грифом
(грифами) согласования; присутствие на таком документе грифа
согласования является обязательным, в противном случае документ
не будет иметь юридической силы.
2.15.5. Согласование документа с коллегиальными органами
оформляется решениями или постановлениями этих органов по
следующей форме:
СОГЛАСОВАНО.
Протокол заседания профкома.10.06.93.
2.15.6. Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО",
наименования должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личной подписи, ее
расшифровки и даты.
Например: СОГЛАСОВАНО
Должность
Подпись. Инициалы. Фамилия
Дата
2.15.7. Для ускорения процесса согласования проект документа
может быть размножен и разослан в копиях заинтересованным
сторонам. В этом случае согласование документа оформляется, как
правило, письмом.
2.15.8. Формой внутреннего согласования является визирование
документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее
расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать
должность визирующего.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо
исправления в проекте документа не допускается При наличии
замечаний или дополнений к проекту они излагаются на отдельном
листе по образцу:
Должность
Подпись. Инициалы. Фамилия
Дата. Замечания прилагаются.
2.15.9. Гриф и визы согласования располагаются на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа, ниже реквизита
"подпись".
При необходимости может быть оформлен отдельный "Лист
согласования", прилагаемый к документу, о чем в предусмотренном
для размещения отметок о согласовании месте указывается: "Лист
согласования прилагается. Подпись. Дата."
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Указывается наименование документа, представленного на
согласование, и далее идут грифы и визы согласования.
Грифы (визы) согласования должны проставляться на
подлинниках документов, за исключением отправляемых документов,
которые визируются на копиях.
2.15.10. При подготовке проектов правовых актов мэрии
(распоряжений мэра, приказов заместителей мэра) отметки о
согласовании оформляются в специальной "Справке о согласовании"
установленного образца и на обратной стороне первого листа
проекта документа.
2.15.11. При наличии одной согласующей отметке (грифа, визы)
она располагается от края левого поля документа. Две отметки
располагаются на одном уровне: первая - от края левого поля,
вторая - после 40 печатных знаков от края левого поля.
Несколько отметок размещаются на документах или листе
согласования двумя вертикальными рядами: первый ряд - от края
левого поля, второй - от 5-го положения табулятора пишущей
машинки. При этом каждый гриф согласования должен начинаться
словом "СОГЛАСОВАНО".
2.15.12. Полученные при согласовании проекта документа
замечания (дополнения) учитываются; если замечания не
принимаются, составитель проекта готовит заключение на замечания
и прилагает его к проекту.
При наличии разногласий при согласовании проекта правового
акта мэрии оформляется лист разногласий в соответствии с п.4.37
Инструкции.
При незначительных изменениях (дополнениях) проект документа
после перепечатки вторично не визируется.
2.16. В исходящих документах, требующих ответа документах,
подлежащих согласованию, тиражированию делается отметка о
составителе документа (фамилия составителя и номер его служебного
телефона).
Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой или
оборотной стороны последнего листа документа (от границы левого
поля) ниже реквизита "подпись". Фамилия составителя указывается
без инициалов. Номер телефона - без дефисов.
Например: Николаев. 275 14 23
2.16.1. В правовых актах отметка о составителе проекта
делается в специальной графе "Справки о согласовании" с указанием
занимаемой им должности.
2.16.2. Под отметкой о составителе проекта документа
допускается указывать индекс машинистки (например: первые буквы
ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату
печатания документа.
2.17. Особым способом введения документа в действие,
санкционирующим распространение его на определенный круг
организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение
документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести
их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает
юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа производится посредством грифа
утверждения или издания соответствующего правового акта.
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
Правовой акт необходимо составлять в тех случаях, когда
требуются пояснения; необходимо оговорить срок введения или
определить ответственных за исполнение; когда действие документа
распространяется на организации городского подчинения.
2.17.1. В утвержденные документы не допускается вносить
какие-либо исправления и добавления без разрешения должностного
лица (коллегиального органа), утвердившего документ, оформленного
в установленном порядке.
2.17.2. Гриф утверждения должен состоять из слова
"УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ,
личной подписи с расшифровкой и даты.
Например: УТВЕРЖДАЮ
Директор института
Подпись. Инициалы. Фамилия
Дата
При утверждении документа руководителем вышестоящей или
сторонней организации в наименование должности включают
наименование организации.
Если документ утверждают распоряжением, постановлением,
решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова
"УТВЕРЖДЕНО", названия документа в именительном падеже, его даты
и номера.
Например: УТВЕРЖДЕНО
Распоряжение мэра
от 17.08.92 N 530
2.17.3. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу
(5-е положение табулятора пишущей машинки). При наличии двух
грифов они располагаются в правом и левом верхних углах
документа.
2.17.4. Дата утверждения (день месяца) проставляется
должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается
печатать на машинке.
Дата утверждения считается датой документов, подлежащих
утверждению, в таких документах реквизит "дата документа"
отсутствует.
2.18. На документах, требующих особого удостоверения их
подлинности (юридической силы), ставится печать. Различают печати
гербовые, включающие изображение государственного герба и
официальное наименование органа (организации), имеющего печать, и
негербовые, воспроизводящие лишь наименование органа
(организации), структурного подразделения.
Гербовую печать могут иметь органы (организации), если это
предусмотрено их уставами и положениями.
2.18.1. Соответствующей гербовой печатью заверяется подпись
мэра на документах, требующих особого удостоверения: почетные
грамоты, представления и ходатайства о награждении орденами и
медалями Российской Федерации и т.д.
Проставление гербовой печати необходимо во всех случаях
удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц
при санкционировании расходования денежных средств и материальных
ценностей; служебных удостоверениях; доверенностях, договорах,
трудовых книжках, справках о стаже работы, других документах,
предусмотренных законодательством.
2.18.2. Негербовая печать проставляется на копиях
документов, выходящих за пределы соответствующего органа,
размноженных экземплярах правовых актов мэрии при их рассылке,
выписках из правовых актов и протоколов, справках о месте работы,
заработной плате и др.
2.18.3. При заверении документа и его копии печатью оттиск
печати должен захватывать часть слов наименования должности лица,
подписавшего документ.
2.18.4. Порядок изготовления печатей, их хранение и
использование, регламентируется соответствующими нормативными
актами.
2.19. Копии документов оформляют в зависимости от способов
их получения. Заверение копии документа производится для придания
ей (копии) юридической силы.
2.19.1. Копия с документа может быть воспроизведена
рукописным, машинописным способом или средствами оперативной
полиграфии (множительной техники).
2.19.2. Мэрия и ее структурные подразделения, как правило,
могут выдавать копии только издаваемых ими документов
(распоряжений мэра, приказов заместителей мэра, других служебных
документов).
2.19.3. Копия исходящего документа, оставляемая в деле
отправителя, изготавливается одновременно с подлинником
(оригиналом) документа и содержит все реквизиты оригинала, за
исключением реквизитов бланка документа, если оформляется на
бланке.
При массовой рассылке документа подписывается только
подлинник, оставляемый в деле отправителя, а адресатам
рассылаются размноженные и заверенные копии.
2.19.4. При размножении (тиражировании) документа с помощью
множительной техники должны быть проставлены заверительный оттиск
печати подразделения и подпись работника подразделения.
2.19.5. Копии правовых актов мэрии при тиражировании
документов с помощью множительной техники, заверяются печатью
протокольного сектора секретариата мэрии.
Удостоверение оттиском печати и подписью только оригинала
документа, с которого затем тиражируются копии, без их
последующего заверения не допускается.
2.19.6. Копия (выписка), снимаемая с документа, должна
полностью передавать содержащуюся в документе информацию (либо
часть информации); графическое соответствие копии подлиннику при
этом не обязательно. Такая копия может быть оформлена на бланке
или на обычной бумаге с воспроизведением полного текста
подлинника.
2.19.7. На первой странице копии (выписки) в правом верхнем
углу после 56 печатных знаков от края левого поля (указывается
слово "копия" или "выписка") без кавычек строчными буквами.
2.19.8. Копия (выписка) должна иметь заверительную отметку,
проставляемую под реквизитом "подпись". Заверительная отметка
составляется по форме: "Верно"; наименование должности лица,
заверившего копию; его личная подпись; расшифровка и дата
заверения копии - печатаются от 0-го положения табулятора.
2.19.9. На копиях отправляемых документов, остающихся в
деле, должность сотрудника, заверившего копию, допускается не
указывать.
2.19.10. При пересылке копий (выписок) в другие организации
или выдачи на руки частным лицам, их следует заверять печатью
(см. п.2.18.2 - 2.18.3).
2.20. Резолюция - письменное указание руководителя о порядке
исполнения документа.
Резолюция, как правило, оформляется на отдельном специальном
бланке формата А6. Бланк резолюции скрепляется с документом.
Резолюция может быть оформлена и на самом документе.
Резолюция по исполнению поступивших в мэрию нормативных
актов вышестоящих органов представительной и исполнительной
власти оформляется на специальной регистрационной карте
(приложение N 6). Проект резолюции готовится председателем
Юридического комитета.
2.20.1. В состав резолюции должны входить следующие
элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание
поручения (предписываемых действий), срок исполнения (при
необходимости). Резолюция подписывается и датируется.
2.20.2. При наличии в резолюции нескольких исполнителей
указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо,
названное в резолюции первым). В случае поручения по исполнению
нормативных актов вышестоящих органов ответственный исполнитель
указывается в специальной графе регистрационной карты.
2.20.3. Если документ ставится на контроль, в резолюции
может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль за
исполнением (ответственный за контроль) или специальный
контрольный орган (сектор контроля).
2.20.4. Кроме руководителя, давшего поручение по исполнению
документа, резолюции имеют право подписывать от своего имени
заместители данных руководителей или должностные лица, официально
их замещающие в пределах предоставленных им полномочий.
В этом случае в реквизите "подпись" указывается фамилия
фактически подписавшего резолюцию.
2.20.5. Если документ направляется на исполнение в
подведомственную организацию (структурное подразделение мэрии), в
резолюции обязательно указывается наименование этой организации
(структурного подразделения).
2.21. Исполненный или снятый с контроля документ должен
содержать отметку об исполнении и направлении документа в дело.
Отметка проставляется исполнителем документа и в зависимости
от характера исполненного документа подписывается исполнителем
или руководителем структурного подразделения исполнителя.
2.21.1. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело должна включать следующие данные: краткие сведения об
исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об
исполнении); слова "в дело", дата, подпись исполнителя или
руководителя подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка располагается в нижнем правом углу документа.
3. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,
ОФОРМЛЯЕМЫХ ЗА РУБЕЖ
3.1. Документы, направляемые через сектор служебной
корреспонденции адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на
официальных или специальных бланках для писем:
мэра;
первого заместителя мэра;
заместителя мэра.
3.2. Текст документа, как правило, печатается на русском
языке (за исключением документов, направляемых по линиям
факсимильной связи).
Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной
связи, производится на чистом листе бумаги без использования
бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо
языке адресата.
3.3. В реквизите "адресат" указывается имя, фамилия,
должность лица, которому направляется документ, название
учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город,
почтовый индекс, страна).
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты
Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально
принятым (нельзя вместо Федеративная Республика Германия или ФРГ
писать Германия).
3.4. Заголовок к тексту не составляется.
3.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежного
партнера в мэрию, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот
документ в следующей форме: "На Ваше письмо от ... числа".
3.6. При регистрации документа, отправляемого за границу,
регистрационный номер проставляется на втором экземпляре,
остающемся в деле. Первый экземпляр письма имеет только дату
подписания.
3.7. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для
отправки с адресом, напечатанным на иностранном языке, и
указанием адресата отправителя. При этом адрес может быть написан
как на английском языке, так и на языке страны-адресата.
4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И ВЫПУСКА
ПРАВОВЫХ И ОРГАНИЗАЦИОННЫХ АКТОВ МЭРИИ
В мэрии издаются следующие виды актов:
1. Правовые акты:
распоряжения мэра;
приказы первых заместителей и заместителей мэра.
2. Организационные акты:
протоколы совещаний мэра,
первых заместителей и заместителей мэра;
решения коллегии мэрии.
4.2. Мэр в пределах своей компетенции, установленной
законодательством, издает распоряжения. Распоряжения издаются по
наиболее важным вопросам политического, хозяйственного,
социально-культурного развития города.
Преимущественно путем издания распоряжений мэра
вырабатываются практические меры по следующим направлениям:
кадровая политика, осуществление крупных инвестиционных проектов
и программ; формирование социальной политики; взаимоотношения с
общественными организациями и т.д.
4.3. Первые заместители мэра и заместители мэра в пределах
своей компетенции и делегированных им мэром полномочий от своего
имени издают приказы.
4.4. Возможно также издание совместных правовых актов,
например, совместных распоряжений мэра Санкт-Петербурга и главы
администрации Ленинградской области.
4.5. В отсутствие мэра право издавать распоряжения от имени
мэра по его специальному распоряжению, в котором оговариваются
пределы полномочий, может быть предоставлено одному из первых
заместителей (заместителей) мэра.
4.6. Правовые акты мэрии готовятся и предоставляются на
рассмотрение в соответствии с решениями вышестоящих органов, с
планами работы мэрии, поручениями мэра, первых заместителей и
заместителей мэра, а также по инициативе комитетов и иных
самостоятельных структурных подразделений мэрии, местных
администраций аппаратами данных комитетов и структурных
подразделений мэрии, местных администраций.
С предложениями о принятии правового акта могут выступать
предприятия (учреждения, организации), расположенные на
подведомственной территории. В этом случае предложение поступает
для дачи заключения о целесообразности издания акта в комитет или
иное самостоятельное структурное подразделение мэрии, местную
администрацию по принадлежности вопроса, где рассматривается и
при положительном заключении готовится проект правового акта.
4.7. Ответственность за содержание и качество подготовки
проектов правовых актов мэрии возлагается на руководителей
комитетов и структурных подразделений мэрии, глав местных
администраций, представляющих проект на рассмотрение.
4.8. Оформляются правовые акты мэрии на бланках
установленной формы в соответствии с требованиями настоящей
Инструкции и действующими нормативно-методическими материалами.
Совместные правовые акты могут оформляться на
соответствующих бланках мэрии с указанием названия органа или
должностного лица, совместно с которым издается данный документ,
либо на чистом листе бумаги с указанием, от имени каких органов
(должностных лиц) принимается (издается) правовой акт.
4.9. Содержание издаваемых правовых актов мэрии не должно
противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не
изменяется (отменяется) ранее изданный акт.
Соответствие издаваемых актов действующим проверяется
составителем проекта документа.
4.10. Документ должен иметь необходимые реквизиты,
предусмотренные для данного вида документов (заголовок к тексту,
дата документа, индекс, текст, подпись).
4.11. Заголовок к тексту должен быть кратким и
соответствовать содержанию документа, заголовок начинается с
предлога "О ..." или "Об..." (о чем распоряжение, приказ).
4.12. Текст документа должен быть предельно кратким и
излагаться в соответствии с требованиями п.п.2.11-2.11.13
настоящей Инструкции.
4.13. Суть документа должна быть изложена четко и исключать
возможность различного толкования.
4.14. В тексте документа допустимо использовать лишь
общепринятые сокращения (см. п.2.11 Инструкции).
4.15. В целях исключения возможности различного толкования
при необходимости обозначения (перечисления) категорий граждан,
организаций и т.д., в тексте документа рекомендуется приводить
каждое наименование с новой строки.
Например: лица старше 80 лет;
пенсионеры;
лица, имеющие стаж работы свыше 20 лет,
и т.д.
4.16. Текст распоряжения и приказа содержит, как правило,
вводную (констатирующую) и распорядительную части. Если
содержание документа не нуждается в пояснении, то констатирующая
часть отсутствует.
4.17. Если распоряжения (приказы) принимаются на основе (в
развитие, во исполнение) правовых актов вышестоящих органов
государственной власти и управления, вводная часть содержит
ссылку на такой акт с указанием его наименования, даты, индекса и
заголовка, например: "Во исполнение Указа Президента Российской
Федерации от 15.03.93 N ... " ... ". При этом к проекту
распоряжения (приказа) необходимо прилагать копии нормативных
актов, на которые делается ссылка.
4.18. Вводная часть может быть мотивировочной, может
содержать мотивы и цели издания распоряжения (приказа) со ссылкой
на акты, во исполнение которых оно издано.
Формулировка "во исполнение ..." используется, как правило,
в случае, если правовой акт вышестоящего органа прямо
предписывает городской администрации выполнение определенных
действий. При отсутствии прямого предписания ссылка на акт
вышестоящего органа дается в следующей формулировке: "В
соответствии с п.29 Правил ..., утвержденных Указом Президента
Российской Федерации от 13.09.93 N ... "...".
4.19. Вводная (констатирующая) часть должна быть изложена по
возможности кратко и не превышать 1/3 документа (без приложения).
4.20. К проекту распорядительного документа рекомендуется
прилагать пояснительную записку или аналитическую справку, в
которой необходимо обосновать принятие данного документа, дать
пояснения исторического плана, указать правовую основу. Объем
справки (записки) может быть до 5 страниц.
4.21. При необходимости в тексте распоряжения (приказа)
допускается локальное изложение содержания правового акта
вышестоящего органа, послужившего основанием для издания
распорядительного акта мэрии. Издание распоряжений (приказов),
воспроизводящих содержание правового акта вышестоящего органа
только с целью доведения их содержания до исполнителей и не
включающее никаких предписаний, не допускается.
4.22. Текст распоряжений (приказов) как документов,
излагаемых на основе единоначалия, излагается от первого лица
единственного числа и начинается словами: приказа - "ПРИКАЗЫВАЮ",
а распоряжения: "В целях ...", "В связи с ...", "В соответствии
...".
4.23. При необходимости распорядительная часть документа
может разбиваться на пункты и подпункты, которые группируются по
их значимости (от наиболее существенных к более второстепенным)
либо в последовательности развития темы (содержания) документа.
Возможна компановка пунктов и по другим категориям: исполнители,
сроки исполнения.
Каждый пункт, как правило, начинается с предписываемого
действия, выраженного глаголом неопределенной формы (обязать,
указать и т.д.). Запрещается использовать формулировки "решить
вопрос", "обратить внимание" и т.д.
4.24. Тексты распоряжений и приказов в распорядительной
части обязательно должны содержать пункты, предусматривающие:
конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков
их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо
указывать промежуточные (контрольные) сроки; при указании срока
используется цифровой способ оформления даты (см. п.2.8
инструкции);
точное наименование организаций-исполнителей задания
(фамилии руководителей организаций указывать не следует;
должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только
в случае, если выполнение возлагается на него лично);
поручения о контроле исполнения документа или его отдельных
пунктов, с указанием на кого возложен контроль;
указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта
в случае его выполнения либо, если новый документ издается взамен
ранее принятого;
указание о сроке введения документа в действие, если такое
указание необходимо;
указание об отмене, изменении или дополнении действующих
правовых актов, если издаваемый документ отменяет действующий или
принимается в дополнение (в изменение) действующего акта;
4.25. Не допускается издание повторных распоряжений
(приказов), если не выполнены ранее принятые по данному вопросу
распоряжения (приказы);
4.26. Предписания, адресуемые подчиненным органам
(организациям), формулируются в категоричной форме. В отношении
не находящихся в подчинении органов (организаций), расположенных
на подведомственной территории, применяются глаголы типа
"предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и
категоричная форма обращения, если распоряжение (приказ) издается
по тем вопросы компетенции мэрии, по которым она вправе давать
общеобязательные указания.
4.27. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается
со слов: "Считать утратившим (утратившими) силу ...". Перечень
отменяемых документов дается с указанием даты, номера и заголовка
каждого документа в хронологической последовательности. Перечень
может быть приложен к основному документу, в этом случае пункт об
отмене распорядительных актов формулируется следующим образом:
"Считать утратившими силу распоряжения мэра согласно приложению".
Пункт об изменении (дополнении) отдельных положений действующего
распорядительного акта строится по схеме: "Пункт... распоряжения
мэра от ... N ... "О ..." изложить в следующей редакции: ...".
4.28. При существенных и многочисленных изменениях
(дополнениях) действующий документ, как правило, подлежит отмене
и создается новый документ, в который включаются все необходимые
положения из ранее действовавшего.
4.29. В случае, когда распоряжением (приказом) утверждаются
самостоятельные документы (положения, инструкции, планы и т.п.),
составы комиссий и других коллегиальных органов либо к
распоряжению приобщаются другие документы, они указываются в
тексте как приложение.
4.30. Оформление приложений к правовым актам производится по
правилам п.п. 2.14.2, 2.14.3 настоящей Инструкции.
4.31. Проект распоряжения (приказа) должен быть согласован
со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами,
имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в
проекте.
4.32. Перечень согласующих инстанций определяется
составителем проекта и проверяется ответственным работником
секретариата мэрии. К каждому проекту распоряжения (приказа)
прилагается "Справка о согласовании" установленного образца.
4.33. Согласование осуществляется путем визирования в
"Справке о согласовании", а также на обратной стороне первого
листа проекта. Визирование производится руководителем организации
или его заместителем, в пределах компетенции. Виза согласования
должна быть удостоверена печатью организации. При необходимости
(значительные по объему замечания и т.п.) согласование
оформляется в виде отдельного письма на бланке организации и
изложением предлагаемой редакции, о чем делается отметка в
"Справке о согласовании".
Срок согласования проекта в инстанции не должен превышать
трех дней.
4.34. Подпись юрисконсульта комитета или структурного
подразделения мэрии либо местной администрации, представивший
проект, на "Справке о согласовании" обязательна. Юрисконсульт
организации, представившей проект, должен проверить соответствие
проекта действующему законодательству.
4.35. В случаях, когда в тексте распоряжения или приказа
упоминаются предприятия (учреждения, организации), исключая
органы власти и управления Санкт-Петербурга, к проекту
распорядительного акта мэрии должны прилагаться копии их
учредительных документов, оформленные надлежащим образом.
4.36. Согласование по проекту распоряжения может
осуществляться в ходе совещания с участием руководителей или
уполномоченных представителей органов, причастных к решению
проблем по проекту распоряжения (приказа). В этом случае протокол
совещания приобщается к "Справке о согласовании". При этом в
справке делается соответствующая запись.
4.37. Согласование получает сотрудник комитета или иного
структурного подразделения мэрии, местной администрации,
подготовивших проект. В исключительных случаях по поручению
стороны, подготовившей проект, согласование может получать
сотрудник предприятия, (учреждения, организации), от которого
поступило предложение по изданию распорядительного акта.
При наличии разногласий по проекту правового акта
секретариат или руководитель подразделения, представляющего
проект, должен провести совещание с заинтересованными сторонами с
целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не
найдено, к проекту правового акта прилагается лист разногласий и
подлинники замечаний, подписанные соответствующими
руководителями. При подписании мэром или первым заместителями и
заместителями мэра правовых актов, к проекту которых прилагается
лист разногласий, требуется предварительный доклад
соответствующего работника секретариата об имеющихся
разногласиях.
4.38. Оформленные в соответствии с требованиями настоящей
инструкции проекты распоряжений (приказов) должны быть
завизированы:
лицом, подготовившим проект;
руководителем организации, представившей проект правового
акта;
юрисконсультом организации, представившей проект;
руководителями (заместителями руководителей) структурных
подразделений мэрии, местных администраций, в компетенции которых
находится вопрос, вносимых на рассмотрение;
руководителем сектора контроля исполнения секретариата
мэрии, который проверяет:
наличие в тексте указания об отмене, изменении или
дополнении действующих правовых актов, если издаваемый документ
отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение)
действующего акта;
соблюдение требований п. 4.27 инструкции;
ответственным работникам секретариата мэрии, который
проверяет:
правильность оформления представленных проектов;
правильность использования бланка мэрии;
правильность наименования организаций-исполнителей;
наличие приложений, указанных в тексте;
наличие указания о контроле;
правильность составления списка согласования;
наличие согласования или листа разногласий;
сроки исполнения заданий;
наличие документов, ссылки на которые приведены в тексте
правовых актов, и других необходимых документов;
правильность составления списка рассылки.
4.39. В случае обнаружения ошибок или наличии замечаний
организация, подготовившая проект, вносит соответствующие
изменения и дополнения.
4.40. Готовый проект распоряжения (приказа) со "Справкой о
согласовании" и дополнительными приложениями: письмами,
заключениями, аналитическими записками и т.п. передается в
Юридический комитет мэрии. В Юридическом комитете мэрии
оценивается содержание и качество проекта, его соответствие
действующему законодательству, дается рекомендации по устранению
выявленных несоответствий законодательству.
4.41. Проекты распоряжений (приказов), не соответствующие
законодательству, представленные с нарушением установленного
порядка подготовки или небрежно оформленные, возвращаются на
доработку.
Срок, в течение которого проект, представленный с нарушением
порядка подготовки или небрежно оформленный, должен быть
возвращен на доработку, не может превышать двух дней с момента
поступления проекта в Юридический комитет.
Срок рассмотрения проекта в Юридическом комитете в случае,
если он не имеет замечаний по порядку подготовки и оформления,
составляет пять дней.
4.42. Завизированный председателем Юридического комитета или
лицом, уполномоченным председателем, проект распоряжения мэра
передается в отдел делопроизводства секретариата мэрии, который
представляет его на подпись мэру.
4.43. Завизированные председателем Юридического комитета или
лицом, уполномоченным председателем, проекты приказов первых
заместителей и заместителей мэра поступают в их аппараты для
передачи на подпись руководителям.
4.44. После визирования в Юридическом комитете до момента
подписания внесение каких-либо изменений в проект распоряжения
(приказа) не допускается.
4.45. После подписания распоряжения (приказы) поступают в
протокольный сектор секретариата мэрии для регистрации и
присвоения соответствующего индекса (порядкового номера).
Распоряжения мэра и приказы заместителей мэра регистрируются
раздельно. Используется буквенно-цифровая индексация.
Распоряжениям мэра присваиваются в течение года порядковые номера
с добавлением буквы "-р". Например: распоряжение мэра от 01.01.93
N 5-р.
Приказам первых заместителей и заместителей мэра
присваиваются порядковые номера с добавлением буквы "-п".
Например: приказ заместителя мэра от 01.01.93 N 5-п.
4.46. Датой издания указанных документов является дата их
регистрации, которая, как правило, должна совпадать с датой
подписания.
4.47. Совместные документы, изданные несколькими
должностными лицами, имеют единую дату (самая поздняя дата) и
регистрационный номер, состоящий из регистрационных номеров,
присвоенных им в каждом из органов - авторов правового акта,
которые проставляются через косую черту в порядке указания
авторов на документе (слева направо). Например: совместное
распоряжение мэра Санкт-Петербурга и главы администрации области
от 01.01.93 N 5-р/3-р.
4.48. Подписанные документы тиражируются протокольным
сектором секретариата мэрии в соответствии со списком рассылки,
который определяется ответственным исполнителем и работникам
секретариата мэрии при подготовке проекта распорядительного акта.
Кроме этого, осуществляется обязательная рассылка
распорядительных актов в соответствии с установленным перечнем
официальной рассылки.
4.49. Каждый экземпляр рассылаемого распорядительного акта
мэрии должен быть заверен круглой печатью протокольного сектора.
5. ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ МЭРА (ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ МЭРА)
И ВЕДЕНИЕ ИХ ПРОТОКОЛОВ
5.1. В целях выработки согласованных решений, координации
деятельности городских структур мэр, первые заместители и
заместители мэра проводят совещания с руководителями комитетов,
иных структурных подразделений мэрии, местных администраций, а
также предприятий и организаций.
5.2. Перечень вопросов, выносимых на рассмотрение,
должностные лица, ответственные за их подготовку, состав
участников для проведения совещания определяются мэром
(заместителями мэра).
5.3. Оповещение участников совещания, направление, при
необходимости, в их адрес материалов для проработки и регистрацию
приглашенных обеспечивает секретариат мэрии или аппарат мэра
(заместителей мэра).
5.4. Работник протокольного сектора или работник аппарата
мэра по ходу совещания ведет записи и не позднее следующего
рабочего дня оформляет протокол, в котором указываются дата,
время и место проведения совещания, состав участников,
обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствовавшего.
5.5. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе
указывается, кто выступил и содержание принятого решения, с
определением ответственного за исполнение и срок реализации.
5.6. Общие требования к оформлению протокола совещания:
В заголовок текста протокола следует включать наименование
совещательного органа, которым проводится совещание.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста располагается под реквизитом "заголовок",
состоит из разделов: "Председатель", "Секретарь",
"Присутствовали", "Повестка дня".
Основная часть текста протоколов делится на разделы,
нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов
повестки дня совещания. Разделы строятся по единой схеме: 1.
СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ; 2. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ и т.д.
Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение
принимается без обсуждения. Содержание разделов зависит от формы
изложения протокола - краткой или полной.
В разделах "Председатель" и "Секретарь" вводной части текста
протоколов указываются инициалы и фамилии председателя и
секретаря совещания.
В разделе "Присутствовали", при количестве участников свыше
15 человек, указывается, как правило, общее количество
присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный
лист) участников совещания. При количестве участников до 15
человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали"
перечисляются фамилии всех участников совещания в порядке
субординации должностей и с разбивкой по вопросам повестки дня.
В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы подлежащие,
рассмотрению на совещании. Вопросы располагаются в порядке их
важности (сложности) и установленного времени рассмотрения.
Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с
использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос "О чем ?":
"Об итогах ...". "О деятельности ...".
В кратких протоколах в разделах "СЛУШАЛИ" указываются только
фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" - фамилии
выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня без текстов
докладов и выступлений, прилагаемых к протоколу со ссылкой на
приложение. Например: "Текст доклада прилагается".
В протоколах полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ"
излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня.
В разделах "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому
вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов
на них (слова "вопрос" и "ответ" указывать не следует, вместо них
проставляются инициалы и фамилия спрашивающего и отвечающего).
В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании
решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей,
сроков исполнения. должностного лица, ответственного за контроль
исполнения.
5.7. Протоколы датируются и регистрируются в протокольном
секторе, при необходимости тиражируются и рассылаются
исполнителям для организации работы по выполнению решений и в
сектор контроля исполнения.
6. ПОДГОТОВКА ЗАСЕДАНИЙ КОЛЛЕГИИ МЭРИИ.
ОФОРМЛЕНИЕ РЕШЕНИЙ КОЛЛЕГИИ
6.1. Коллегия мэрии является совещательным органом при мэре
Санкт-Петербурга, обеспечивающим коллективное обсуждение и
выработку принципиальных решений по наиболее актуальным вопросам
деятельности городской администрации.
6.2. В заседаниях Коллегии и выработке ее решений кроме ее
членов, персональный состав которых утверждается специальным
распоряжением мэра, принимает участие приглашенные представители
государственных, общественных и коммерческих организаций.
6.3. Подготовка вопросов для рассмотрения на очередном
заседании Коллегии возлагается на одного из ее членов или
председателя комитета мэрии. Материалы и проект решения,
представленные на Коллегию, должны быть предварительно
рассмотрены соответствующими заместителями мэра. Контроль за
представлением материала к заседанию Коллегии осуществляется
секретарем Коллегии.
6.4. Обязанности секретаря Коллегии возлагаются на
заведующего секретариатом.
6.5. Ответственный за подготовку вопроса представляет
секретарю Коллегии не позднее, чем за 15 дней до заседания:
проект решения, список приглашенных и в необходимых случаях
справочные материалы.
6.6. Принятые Коллегией решения носят рекомендательный
характер и заносятся в протокол, который подписывается
председателем и секретарем.
6.7. В необходимых случаях по вопросам, рассмотренным на
Коллегии, мэром или его заместителями могут быть изданы
распоряжения (приказы).
6.8. Протокол заседания Коллегии оформляется в соответствии
с требованиями, предъявляемыми при оформлении протоколов
совещаний мэра (заместителей мэра) (п.п.5.6, 5.7 Инструкции).
6.9. Протокол заседания Коллегии или выписка из решений не
позднее, чем в 10-дневный срок рассылаются членам Коллегии и
приглашенным (по принадлежности вопросам).
6.10. Контроль за реализацией принятых Коллегией решений
осуществляют члены Коллегии, ответственные за постановку вопроса,
или руководители структурных подразделений мэрии, определенные
решением Коллегии, и сектор контроля исполнения.
7. ПРИЕМ, ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА, ДОСТАВКА
И ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
7.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка
корреспонденции мэрии осуществляется сектором служебной
корреспонденции отдела делопроизводства секретариата мэрии.
Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в
выходные и праздничные дни из вышестоящих организаций,
принимается Управлением дежурной службы мэрии с последующей
передачей в сектор служебной корреспонденции.
7.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность
адресования и целостность упаковок. Ошибочно доставленная
корреспонденция пересылается по принадлежности.
7.3. Все конверты с поступившими в мэрию документами
вскрываются.
7.4. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией
проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а
также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).
В случае обнаружения недостачи служебные документы
возвращаются отправителю с указанием причин возврата.
7.5. На всех документах, поступивших в сектор служебной
корреспонденции до 16.00 текущего дня, проставляется штамп с
указанием даты поступления.
На корреспонденции, поступившей в сектор после 16.00,
проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем
поступления документов.
7.6. Документы, требующие срочного рассмотрения, с грифами
"Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы,
телеграммы и т.д. доставляются немедленно адресату.
7.7. Работники сектора служебной корреспонденции
распределяют полученную почту по следующим группам:
почта мэра;
почта первых заместителей мэра;
почта структурных подразделений мэрии.
7.8. Входящие и исходящие документы передаются из сектора в
структурные подразделения мэрии под расписку в секторе отправки
документов.
В случае доставки срочного документа, рядом с подписью
получившего документ, проставляется точное время его получения.
7.9. В секторе служебной корреспонденции проверяется
правильность оформления документов /наличие адреса с индексом
(для документов, отправляемых в неподведомственные мэрии
организации), исходящего номера, фамилии исполнителя, номера его
телефона, подписи на документе и т.д./. Неправильно оформленные
документы работники сектора возвращают исполнителям для
доработки.
7.10. При обработке отправляемой корреспонденции
производится сортировка по видам отправлений, адресование,
вложение их в конверты, их заклеивание и маркирование.
Разные документы, отправляемые одновременно в один адрес,
вкладываются в один конверт.
Документы, переданные в сектор служебной корреспонденции
отправляются адресатам:
курьерской службой; через фельдъегерскую службу; заказной и
простой почтой.
8. РЕГИСТРАЦИЯ СЛУЖЕБНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
8.1. Регистрация служебной корреспонденции - это фиксация
факта поступления ее в мэрию путем проставления на документе
регистрационного индекса с последующей записью необходимых
сведений о документах в регистрационных формах.
8.2. Регистрации подлежит вся служебная корреспонденция,
требующая учета и использования в справочных целях (как
создаваемая в городской администрации, так и поступающая из
других организаций и частных лиц).
Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие
ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без
исключения документы, поступающие из вышестоящих организаций.
8.3. Существуют отдельные документы, которые могут не
регистрироваться (примерный перечень их дан в приложении N 7).
8.4. Регистрация служебной корреспонденции, поступившей в
мэрию, производится централизованно: в секторе служебной
корреспонденции отдела делопроизводства секретариата мэрии /при
поступлении в сектор служебной корреспонденции, писем граждан и
правовых актов они проходят только первоначальный учет и затем
направляются в сектор писем Комитета по обращениям и жалобам
граждан (письма) и Юридический комитет (правовые акты) для
дальнейшей регистрации и организации работы/.
Структурные подразделения мэрии (комитеты) регистрируют
документы, адресованные им, самостоятельно.
8.5. Прием (передача) телефонограмм, адресованных мэру, его
первым заместителям, производится в орготделе с регистрацией
телеграмм в специальных журналах.
8.6. Телефаксы, поступившие в мэрию, регистрируется так же,
как служебная корреспонденция, за исключением тех случаев, когда
они поступают на иностранном языке. В этом случае из сектора
служебной корреспонденции они передаются для перевода текста, а
затем возвращаются в сектор, где регистрируются и направляются
тому должностному лицу, которому адресованы.
Все служебные документы, зарегистрированные в секторе
служебной корреспонденции, за исключением писем граждан и
правовых актов, направляются на исполнение через сектор служебной
корреспонденции для фиксации информации, содержащейся в
резолюциях.
При необходимости регистрационная карточка распечатывается и
направляется исполнителю (приложение N 8).
8.7. Информация обо всех поступивших в сектор служебной
корреспонденции документах фиксируется в ЭВМ. По документам,
которые зарегистрированы в секторе, фиксируется также информация
обо всех этапах их прохождения.
Подлежат фиксации:
1. Сведения о корреспонденте, дата, регистрационный индекс
документа, краткое содержание документа.
2. Резолюция руководителя (включая фамилию исполнителя,
которому дается поручение), дата, подпись автора резолюции, срок
исполнения.
3. Ответы исполнителей на данные поручения, заключения
соисполнителей.
4. Отметка об исполнении в форме краткой записи о решении
вопроса по существу, об ответе автору, дата исполнения.
8.8. При регистрации в секторе служебной корреспонденции на
служебных документах ставится входящий номер, состоящий из номера
дела по номенклатуре, порядкового номера обращения, а также дата
регистрации.
Входящий номер документа является и исходящим номером ответа
на него. Инициативным документам присваивается исходящий номер,
имеющий те же составляющие, что и входящий.
8.9. Входящий номер документа проставляется в нижнем правом
углу документа.
8.10. Повторным служебным документам присваивается входящий
номер первичной регистрации с добавлением признака повторности.
Повторными считаются документы, поступившие по одному и тому
же вопросу из одной организации в течение года, считая от даты
первичной регистрации.
В секторе служебной корреспонденции в целях удобства работы
с документами и комплексного решения вопросов, в них
поставленных, за одним и тем же номером регистрируются и
документы, не являющиеся повторными, но поступившие из разных
организаций по одному и тому же вопросу.
8.11. По всем повторным документам в секторе служебной
корреспонденции подбираются дела из архива, которые вместе с
поступившим документом направляются исполнителю.
В случае, если документ повторный, а при рассмотрении
первого дела сформировано не было, исполнителю вместе с повторным
документом направляется распечатка регистрационной формы,
содержащейся в ЭВМ.
9. РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЕМ ГРАЖДАН.
ПОРЯДОК И СРОКИ ИХ РАССМОТРЕНИЯ
9.1. Все поступившие в мэрию письма граждан первоначально
поступают в сектор служебной корреспонденции. Сектор служебной
корреспонденции проверяет правильность доставки, производит
вскрытие конвертов, проверяет целостность вложений и в
расконвертованном виде вместе с конвертом передает в сектор писем
Комитета по обращениям и жалобам.
9.2. Все письма граждан, поступившие непосредственно в
секретариат мэрии и другие структурные подразделения мэрии, до их
регистрации должны быть переданы в сектор писем.
9.3. Все поступившие в сектор писем письма граждан
регистрируются в секторе, как правило, в день их поступления. При
регистрации на письменных обращениях граждан ставится штамп
сектора писем, куда вписывается входящий номер и дата регистрации
письма.
Входящий номер состоит из индекса тематического
классификатора вопросов, содержащихся в обращениях граждан,
порядкового номера документа.
Например: 12.3.6-128 от 21.05.93.
где 12.3.6 - индекс классификатора;
128 - порядковый номер документа;
21.05.93 - дата регистрации.
9.4. Регистрация писем граждан производится на
регистрационных карточках (приложение N 9) и в автоматизированном
сетевом режиме ЭВМ).
При необходимости регистрационная карточка распечатывается и
направляется исполнителю.
9.5. При поступлении в мэрию повторных письменных обращений
граждан исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка
по предыдущим обращениям.
Повторными считаются письма граждан, поступившие от одного и
того же лица по одному и тому же вопросу в течение года после
даты регистрации первого обращения, и если со времени первого
обращения истек установленный законодательством срок
рассмотрения.
9.6. Существуют следующие виды обращений граждан:
личные - от конкретного заявителя;
коллективные - группы авторов, объединенных общими
интересами (общая работа, членство в одном из политических и
общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и
др.);
анонимные.
9.7. Анонимным письмом считается письменное обращение
гражданина или группы лиц без указания данных, позволяющих
установить личность обратившегося.
Анонимные письма, как правило, не рассматриваются, а
списываются в дело.
Если анонимные письма содержат конкретную и важную
информацию, они могут быть направлены тем должностным лицам и
структурам, в чью компетенцию входит решение вопроса, затронутого
в письме.
9.8. По письмам граждан, поступившим в мэрию, в ЭВМ вводится
следующая информация:
фамилия, имя, отчество автора, его адрес, номер телефона;
краткая информация о поставленных в письмах вопросах;
весь ход рассмотрения письма с записью поручений руководства
мэрии, фамилиями конкретных исполнителей, результатами
рассмотрения, отметками об исполнении и снятий с контроля (если
документ взят на контроль);
дата поступления, признак письма (личное или направлено в
мэрию с сопроводительным письмом организации), категория письма
(жалоба, заявление, предложение), вид письма (личное,
коллективное, анонимное), куда и кому адресовано, к какой
социальной группе относится автор (участник Великой Отечественной
войны, инвалид Великой Отечественной войны, многодетный и т.д.).
9.9. Сектор писем несет ответственность за хранение
регистрационной информации и оперативное представление ее
работникам мэрии и заявителям по их запросам.
9.10. Письмо граждан. в том числе и поступившие из
вышестоящих организаций, адресованные мэру и требующие доклада,
работники сектора писем передают в секретариат мэрии.
Письма граждан, в том числе и поступившие из вышестоящих
организаций, если в них не указан конкретный адресат,
рассмотрение которых относится к компетенции комитетов или
структурных подразделений мэрии и к компетенции подведомственных
мэрии организаций (в том числе местных администраций),
направляются сектором писем по принадлежности для разрешения
вопросов, поставленных в письмах граждан, ответа авторам, либо
для подготовки заключения руководству мэрии. На такие письма
сектор писем готовит сопроводительные документы, уведомляя автора
о том, куда направлено на рассмотрение его обращение.
9.11. На письма граждан, поступившие в секретариат для
доклада мэру, мэр или заведующий секретариатом мэрии по поручению
мэра налагает резолюции по их рассмотрению.
9.12. Рассмотрение писем граждан в секретариате
(ознакомление с содержанием письма, подготовка проекта
резолюции), как правило, производится ежедневно и не должно
превышать 3 дней со дня регистрации письма в секторе писем.
9.13. Результаты рассмотрения писем отражаются в резолюциях
с учетом требований п.п. 2.20 - 2.20.5.
9.14. Все письма граждан (с резолюциями), поступившие в
городскую администрацию и зарегистрированные в секторе писем,
направляются на рассмотрение через сектор писем для фиксации
информации, содержащейся в резолюциях.
9.15. Срок рассмотрения писем граждан не должен превышать 30
дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня
регистрации письма в секторе писем, а не требующие дополнительной
проверки и изучения рассматриваются в срок не выше 15 дней.
9.16. Отдельные категории писем рассматриваются в сроки,
отличные от сроков, установленных в п.9.15 настоящей инструкции;
депутатские обращения (рассматриваются в порядке и в сроки,
установленные законодательством);
письма военнослужащих и членов их семей (рассматриваются не
позднее 7 дней со дня поступления в мэрию);
телеграммы, требующие срочного решения (рассматриваются
безотлагательно).
9.17. Зарегистрированные письма граждан передаются в
структурные подразделения мэрии по реестрам (под расписку).
9.18. Ответы из организаций и структурных подразделений
мэрии по исполнению поручений по письмам граждан,
зарегистрированным в секторе писем мэрии, должны направляться в
данный сектор в целях осуществления контроля за ходом исполнения
и его результатом. Ответы на письма граждан даются в письменном
виде.
Ответы в вышестоящие организации имеют право подписывать
мэр, председатели комитетов и их заместители (если письма были
направлены им).
9.19. В ответах на письменные обращения граждан не
допускается:
взаимоисключающая по содержанию информация;
формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;
отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения
выявленных недостатков;
отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она
противоречит доводам корреспондента;
отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы
одного из поставленных в письме вопросов;
отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если
таковое имеется) с сообщением об этом авторам письма.
Если рассмотрение письма было поручено нескольким лицам и в
резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за
подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.
Сектор писем направляет соисполнителям необходимое
количество копий.
9.21. В случае, если письмо для рассмотрения направляется в
подведомственную мэрии организацию, как правило, направляется
подлинник письма, а его копия остается в секторе писем для
формирования дела.
В случае, если сектор писем поставил на письме штамп
"КОНТРОЛЬ" или "ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ", такие письма при ответе
подлежат возврату в сектор писем.
9.22. Если в поручении по письму несколько исполнителей, то
исполнители не позднее, чем за 5 дней до истечения срока ответа
на письмо, представляет ответственному исполнителю справки для
обобщения и составления ответа.
9.23. Все письма граждан, по которым получена резолюция
мэра, заведующего секретариатом мэрии, ставятся на контроль в
секторе контроля мэрии.
9.24. Исполненными считаются письма граждан. если
рассмотрены все поставленные в них вопросы, принять необходимые
меры и авторам даны исчерпывающие ответы.
Запрещается направлять жалобы граждан тем органам и
должностным лицам, действия которых обжалуются.
9.25. Исполненные письма граждан со всеми относящимися к ним
материалами и оформленные ответы передаются в сектор писем мэрии,
где вся информация вводится в ЭВМ.
9.26. Если письмо гражданина, зарегистрированное в секторе
писем, было взято на контроль в секторе контроля, то снять
документы с контроля могут:
должностное лицо, давшее контрольное поручение по письму;
заведующий сектором писем мэрии.
9.27. Письма граждан могут быть сняты с контроля в том
случае, если получен окончательный ответ, подписанный должностным
лицом, давшим контрольное поручение, либо лицом, официально его
заменяющим.
9.28. На ответах на письма граждан проставляется дата
отправки и регистрационный номер обращения, данный ему при
первоначальной регистрации в сектора писем, после чего подлинники
ответов передаются в сектор служебной корреспонденции, который
осуществляет отправку всей корреспонденции мэрии. Копии ответов
подшиваются в дела сектора писем.
9.29. Статистические данные о поступивших в мэрию письмах (в
том числе и информация об исполнительской дисциплине)
представляются председателю Комитета по обращениям и жалобам для
подготовки информационно-аналитической справки.
Информационно-аналитические справки доводятся до сведения мэра,
председателей комитетов мэрии и глав местных администраций.
10. ПРАВИЛА РАБОТЫ С ПИСЬМАМИ ГРАЖДАН
В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МЭРИИ
10.1. Письма граждан, поступившие в структурные
подразделения мэрии из сектора писем и требующие ответа в
вышестоящую организацию или ответа (справки) в секретариат мэрии,
должны рассматриваться в срок, установленный настоящей
Инструкцией, или в срок, указанный в поручении.
Срок рассмотрения этих писем исчисляется с даты регистрации
письма в секторе писем. При невозможности рассмотрения письма в
указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос о
продлении срока рассмотрения.
Продлить срок рассмотрения может только то должностное лицо,
которое его установило (если срок исполнения установлен
вышестоящей организацией, этот вопрос следует решать с ней).
10.2. Для продления срока рассмотрения письма необходимо
заблаговременно подготовить справку с указанием проделанной на
сегодняшний день работы по выполнению поручения, обоснованием
невозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а также
предложений по продлению срока рассмотрения.
Справка должна быть подготовлена на бланке подразделения и
подписана руководителем или лицом, официально его замещающим.
Справки направляются только через сектор писем Комитета по
обращениям и жалобам.
10.3. При подготовке ответов в вышестоящую организацию
используются должностные бланки.
На ответе, направленном в вышестоящую организацию,
необходимо сделать ссылку на исходящий номер письма этой
организации, указать фамилию исполнителя и номер его телефона, а
также проставить исходящий номер мэрии, который в данном случае
совпадает с входящим номер.
11. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
И ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ОРГАНИЗАЦИЙ В МЭРИЮ
11.1. Организация личного приема руководителями и
специалистами мэрии граждан и представителей предприятий и
организаций Санкт-Петербурга (по социально-бытовым вопросам, не
относящимся к их производственной деятельности) возложена на
приемную мэрии, являющуюся структурным подразделением Комитета по
обращениям и жалобам.
11.2. Организация приема граждан и представителей
организаций включает в себя:
составление графика приема руководителями мэрии и
обеспечение его соблюдения;
запись населения и представителей организаций на прием;
документационное обеспечение приема;
ведение делопроизводства по обращениям;
осуществление контроля за исполнением поручений
руководителей мэрии по рассмотрению обращений граждан и
предприятий, принятых на личном приеме;
оказание консультативно-правовой помощи;
информирование председателя Комитета по обращениям и
жалобам.
11.3. Обращение гражданина (представителя организации) в
мэрию должно быть аргументированным, содержать подробную
информацию о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в
том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к
компетенции соответствующих органов. Оценку предъявляемых
документов делает специалист приемной и по результатам
рассмотрения представленных документов осуществляет запись на
прием к руководителю мэрии по принадлежности вопроса.
11.4. Ведение делопроизводства по устным обращениям граждан
и представителей организаций в мэрию является составной частью
документационного обеспечения мэрии и должно соответствовать
правилам и требованиям, изложенным в разделе 2 настоящей
Инструкции.
11.5. Приемная мэрии как структурное подразделение Комитета
по обращениям и жалобам осуществляет регистрацию обращений
граждан и их документальное оформление, ведение
справочно-поисковых картотек, направление документов в
структурные подразделения мэрии и организации городского
подчинения по рассмотрению обращений граждан.
11.6. Прием граждан (представителей организаций)
осуществляется на двух уровнях:
консультативно-правовая работа проводится специалистами
приемной;
решение принципиальных, сложных вопросов, рассмотрение
обращений, содержащих жалобы на должностных лиц, производится
руководством мэрии.
11.7. Каждое обращение фиксируется:
в списке принятых граждан и организаций в приемной мэрии
(приложение N 10) с указанием фамилии, имени, отчества
гражданина, даты и повторности обращения. Повторным считается
обращение гражданина, если в течение года он более одного раза
обратился в мэрию по одному и тому же вопросу;
в карточке личного приема граждан и организаций
председателями комитетов и заместителями мэра (данная форма
заполняется только в том случае, если решением вопроса занимается
руководитель мэрии) - приложение N 11);
в журнале приема посетителей руководителями мэрии.
11.8. Содержание беседы специалиста с гражданином
(представителем организации) фиксируется в соответствующей графе
списка принятых граждан и организаций в приемной мэрии.
11.9. В случае необходимости гражданина принимает
руководитель мэрии. В этом случае работники приемной,
осуществляющие прием, подготавливают:
карточку личного приема граждан и организаций председателями
комитетов и заместителями мэра;
справку-заключение с рекомендациями;
формируют дело, в которое включают законодательные акты,
правовые документы мэрии по данному вопросу, справки
подведомственных организаций, рассматривавших обращение.
11.10. Принятое руководством мэрии решение записывается в
карточке личного приема.
Решение оформляется на бланке приемной мэрии в виде
поручения структурным подразделениям мэрии, подведомственным
организациям, подписывается руководителем, производившим прием, и
после регистрации в приемной направляется адресату.
11.11. Поручения руководителя мэрии ставится на контроль.
При этом формируется контрольная картотека (см. п.п. 13.4.2,
13.4.6 Инструкции).
11.12. Поручение, данное руководителем мэрии по обращению
гражданина, должно исполняться в срок, не превышающий 30 дней,
если иное не установлено в поручении. Поручения по рассмотрению
не требующих дополнительного изучения и проверки обращений,
исполняются безотлагательно.
11.13. Продление сроков исполнения поручений возможно только
руководителем, установившим срок исполнения, либо по его
поручению заведующим приемной.
Информация о продлении сроков фиксируется в карточке личного
учета граждан и организаций председателями комитетов и
заместителями мэра.
11.14. Справки-ответы исполнителей анализируются работниками
приемной и докладываются руководителю мэрии, направившему
документы для рассмотрения в подведомственную организацию. Помимо
справок-ответов исполнители готовят проект ответа заявителю.
В случае, если поступившая от исполнителя информация не
отвечает предъявляемым требованиям, приемная повторно направляет
документы с поручением для рассмотрения по существу и ответа в
подведомственную организацию.
11.15. Поручение снимается с контроля:
если вопрос решен;
если подведомственной организацией дан обоснованный отказ в
выполнении требований гражданина и руководитель мэрии, давший
поручение рассмотреть обращение, согласен с доводами исполнителя.
11.16. В карточке личного приема делается отметка об
исполнении. Одновременно делается запись об исполнении в журнале
приема посетителей руководителями мэрии.
11.17. В целях информирования руководства мэрии о состоянии
и характере обращений граждан и представителей организаций в
приемную мэрии работники приемной готовят:
статистические справки о количестве записавшихся на прием к
руководству мэрии - 1 раз в месяц, квартал, полугодие, год;
статистические справки о выполнении поручений руководителей
мэрии по рассмотрению обращений - 1 раз в месяц, квартал,
полугодие, год;
тематические справки по обращениям граждан и представителей
организаций - 2 раза в год;
справки по обращениям граждан и представителей организаций в
соответствии с классификатором вопросов - 1 раз в месяц, квартал,
полугодие, год.
12. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПОРЯДОК РАБОТЫ С ПРАВОВЫМИ АКТАМИ,
ПОСТУПАЮЩИМИ В МЭРИЮ
12.1. В мэрию поступают и учитываются в секторе служебной
корреспонденции секретариата правовые акты органов
представительной и исполнительной власти Российской Федерации,
Санкт-Петербурга, Ленинградской области, правовые акты
министерств и ведомств и пр.
12.2. В секторе служебной корреспонденции правовые акты
проходят первичный учет на ЭВМ с указанием вида акта
(постановление, распоряжение, указ и пр.), его индекса, даты
принятия (издания), регистрационного номера и даты учета
(регистрации).
12.3. Сектором служебной корреспонденции правовые акты под
роспись в реестре передаются для дальнейшей обработки и хранения
в отдел систематизации законодательства и правовой информации
Юридического комитета мэрии.
12.4. В отделе систематизации законодательства и правовой
информации правовые акты проходят регистрацию на ЭВМ с
заполнением регистрационной карты (приложение N 7), в которой
указывается код и порядковый номер регистрации, дата регистрации,
вид правового акта, его индекс и дата, список подразделений мэрии
и подведомственных организаций, в которые необходимо направить
документ для ознакомления.
Рассылка документов производится по отраслевому признаку в
соответствии с компетенцией подразделений мэрии и
подведомственных организаций.
12.5. Регистрационная карта прилагается к правовому акту,
который после обработки в Юридическом комитете, передается
руководству мэрии для ознакомления, дачи поручений по исполнению,
указания о контроле, при необходимости определения ответственного
исполнителя.
12.6. После ознакомления руководства мэрии отдел
систематизации и правовой информации в множительном бюро
изготавливает необходимое для рассылки количество копий и
осуществляет рассылку.
Учет отправляемых правовых актов ведется в специальном
журнале, где указывается дата рассылки, сторона рассылки и индекс
отправляемого документа.
12.7. Все этапы продвижения правовых актов отмечаются в ЭВМ
и ручной картотеке. После того, как осуществлена рассылка,
правовой акт помещается в соответствующее дело для дальнейшего
хранения.
12.8. При необходимости отдел систематизации
законодательства и правовой информации осуществляет справочную
работу по правовым актам, поступившим в мэрию.
13. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
13.1.1. Основной целью системы контроля является обеспечение
высокой эффективности управления городским хозяйством на основе
систематической проверки хода исполнения распорядительных
документов мэрии, поручений руководителей мэрии и принятия
своевременных мер по безусловному их выполнению в установленные
сроки.
13.1.2. В мэрии контролю подлежит исполнение:
распорядительных актов мэрии Санкт-Петербурга;
поручений мэра, руководителя аппарата мэрии по исполнению
правовых актов вышестоящих органов государственной власти;
поручений, содержащихся в распорядительных актах органа
представительной власти Санкт-Петербурга;
планов работ мэрии и поручений, содержащихся в протоколах
совещаний мэра, первых заместителей и заместителей мэра;
поручений мэра, руководителя аппарата мэрии по подготовке в
отраслевых комитетах и иных структурных подразделениях городской
администрации заключений на проекты решений органа
представительной власти Санкт-Петербурга;
поручений (резолюций) мэра, первых заместителей и
заместителей мэра по исполнению служебных документов, работе с
письмами и устными обращениями граждан;
решения Коллегии мэрии.
13.1.3. Контроль исполнения включает:
контроль за сроками исполнения;
непосредственную проверку хода исполнения;
проверку качества исполнения;
учет и анализ результатов исполнения.
13.1.4. Контроль за исполнением правовых актов мэрии,
поручений руководителей мэрии осуществляется мэром, первыми
заместителями и заместителями мэра, а также руководителями
структурных подразделений мэрии по поручению мэра, первых
заместителей и заместителей мэра.
13.1.5. В аппарате мэрии контроль осуществляется на двух
уровнях:
В секторе контроля исполнения секретариата мэрии
осуществляется контроль исполнения всех перечисленных в п.1.2
поручений (резолюций) руководителей мэрии; распорядительных
документов мэрии; решений Коллегии; протоколов совещаний мэра,
первых заместителей и заместителей и заместителей мэра; планов
работ мэрии; поручений, содержащихся в распорядительных актах
органа представительной власти Санкт-Петербурга.
В секторе писем Комитета по обращениям и жалобам мэрии
осуществляется контроль за исполнением поручений мэра, первых
заместителей и заместителей мэра по работе с письмами граждан, за
соблюдением сроков ответов на письма граждан в структурных
подразделениях мэрии.
В приемной мэрии осуществляется контроль за исполнением
поручений мэра, первых заместителей и заместителей мэра по работе
с устными обращениями граждан.
13.1.6. В аппаратах структурных подразделений мэрии, местных
администрациях, помимо поручений от вышестоящих должностных лиц,
на контроль ставятся данные руководителем подразделения
(администрации) поручения по исполнению служебных документов,
правовые акты, изданные в подразделениях.
13.1.7. Сроки исполнения заданий, содержащихся в правовых
актах мэрии, планах работ мэрии, протоколах, поручениях
(резолюциях) руководителей по служебным документам, поручениях,
содержащихся в правовых актах органа представительной власти
Санкт-Петербурга, указываются в тексте документов либо поручениях
(резолюциях) руководителей.
Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются
в течение 30 дней.
13.1.8. Сроки исполнения заданий могут изменяться
руководителями или органами, их установившими.
13.1.9. Снятие документов (поручений) с контроля
производится после их полного исполнения и проверки качества
исполнения. Свидетельством исполнения является наличие
подготовленного исполнителем документа (если исполнение
документировалось) или справки об исполнении (отметки об
отправлении ответа на письмо гражданина).
13.1.10. Снять документ (поручение) с контроля может только
руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его
поручению.
13.1.11. В случае, когда исполнение поручения возложено на
двух или более исполнителей, ответственность за исполнение несет
основной исполнитель, указанный в документе первым, если нет
других указаний.
13.1.12. Замена исполнителя или передача исполнения
поручения другому лицу или организации могут быть осуществлены
только с разрешения или по указанию руководителя или органа,
давшего поручение.
13.2. Контроль исполнения в секторе контроля исполнения
секретариата мэрии.
13.2.1. В сектор контроля исполнения документы для
постановки на контроль поступают из:
протокольного сектора - правовые акты мэрии (распоряжения
мэра, приказы первых заместителей и заместителей мэра); протоколы
совещаний мэра и заместителей мэра; решения Коллегии;
юридического комитета - поручения по поступившим в мэрию
правовым актам вышестоящих органов государственной власти; акты
органа представительной власти Санкт-Петербурга, в которых
содержатся поручения городской администрации;
сектора служебной корреспонденции - поручения мэра по
служебной переписке;
комитета по обращениям и жалобам - поручения мэра по
письменным и устным обращениям граждан;
секретариата - планы работ мэрии.
13.2.2. В секторе контроля документы подготавливают
(кодируют) для последующего ввода информации в ЭВМ.
13.2.3. Контроль осуществляется с помощью контрольных карт.
Контрольные карты заполняются в одном экземпляре на каждое
контролируемое задание (пункт документа, резолюцию и т.д.)
(приложение N 12).
13.2.4. На документах, исполнение которых контролируется
сектором контроля, проставляется штамп "Сектор контроля" с
указанием даты постановки на контроль.
13.2.5. Оформление контрольных карт и их отправка
исполнителям осуществляются в срок, не превышающий трех рабочих
дней после поступления контролируемых документов (поручений) в
сектор контроля.
13.2.6. На каждое контролируемое решение оформляется дело, в
которое подшивается введенный в ЭВМ прошедший регистрацию
документ, контрольный лист, контрольные карты со справками
исполнителей о выполнении задания и другие материалы,
характеризующие исполнение.
13.2.7. Предупреждение о наступлении сроков исполнения
осуществляется с помощью справок предупредительного контроля,
которые направляются исполнителям два раза в месяц. Справка
содержит сведения о мероприятиях, сроки исполнения которых
истекли, и о мероприятиях, которые должны быть выполнены в
течение предстоящих 15 дней.
13.2.8. Исполнитель обязан не позднее, чем за один рабочий
день до наступления срока исполнения, представить в сектор
контроля соответствующую контрольную карту, заполненную согласно
установленным требованиям.
Допускается прилагать к контрольной карте документы,
объясняющие причины невыполнения.
13.2.9. Контрольные карты, к которым прилагаются справки о
невыполнении или частичном выполнении мероприятий, и все
представленные исполнителем материалы, направляются сектором
контроля руководителю для рассмотрения и принятия одного из
следующих решений:
установленного нового срока исполнения или контроля;
снятия с контроля.
Результаты рассмотрения фиксируются в контрольных картах,
которые вместе с приложенными материалами направляются в сектор
контроля.
13.2.10. В случае установления нового срока контроля сектор
контроля вводит изменения в ЭВМ и заполняет новую контрольную
карту, которая направляется исполнителю.
Контрольная карта и приложенные материалы, представленные
исполнителем, подшиваются в дело.
13.2.11. Если при рассмотрении представленных материалов не
принято решение о переносе срока или снятия задания с контроля,
контрольная карта возвращается исполнителю для принятия мер по
исполнению.
13.2.12. Распоряжения мэра и приказы первых заместителей и
заместителей мэра снимаются с контроля начальником секретариата
мэрии по представлению сектором контроля материалов,
характеризующих исполнение.
13.2.13. Поручения мэра, первых заместителей и заместителей
мэра снимаются с контроля руководителем сектора контроля или
ведущим специалистом сектора после предварительного рассмотрения
материалов, свидетельствующих об исполнении.
Поручения, в исполнении которых отпала необходимость,
снимаются с контроля начальником секретариата по поручению лица,
давшего поручение.
13.2.14. Сектор контроля исполнения два раза в месяц выдает
справки предупредительного контроля и неисполненных документов
для руководителей и всех исполнителей.
13.3. Контроль исполнения в секторе писем Комитета по
обращениям и жалобам.
13.3.1. В секторе писем Комитета по обращениям и жалобам
мэрии осуществляется контроль за сроками и качеством рассмотрения
писем граждан, поступившим в мэрию.
13.3.2. Для осуществления контроля ответы из организаций и
структурных подразделений мэрии, куда были направлены для
рассмотрения письма граждан, зарегистрированные в секторе писем,
должны направляться в данный сектор, где фиксируется исполнение,
вносится соответствующая информация в ЭВМ и в случае
удовлетворительного исполнения делается отметка о снятии с
контроля.
13.3.3. Все письма граждан, по рассмотрению которых получены
резолюции мэра, заведующего секретариатом мэрии, дополнительно
ставятся на контроль в секторе контроля исполнения.
13.3.4. В случае исполнения поручения по рассмотрению письма
гражданина (см. п.9.27) в секторе писем оно снимается с контроля
только после отправки ответа гражданину.
13.4. Контроль исполнения в приемной мэрии.
13.4.1. В приемной мэрии осуществляется контроль за
рассмотрением обращений граждан и представителей организации в
мэрию, по которым даны поручения руководителями мэрии.
Поручение записывается в карточке личного приема граждан и
организаций председателями комитетов и заместителями мэра.
13.4.2. Карточка личного приема с поручением руководителя
мэрии поступает в приемную, где помещается в картотеку текущего
контроля. Карточки в картотеке размещаются по срокам исполнения
поручения.
Каждый из исполнителей (если в резолюции указан не один
исполнитель) несет ответственность за своевременное и
качественное исполнение поручения, данного руководителями мэрии.
Поручение (резолюция) руководителя мэрии, оформленное
соответствующим образом, пересылается работниками приемной в
соответствующее структурное подразделение мэрии должностному
лицу, которому дается указание.
13.4.3. В случае продления срока исполнения, оно должно быть
оформлено не менее, чем за 2-3 дня до его истечения с
уведомлением об этом гражданина, обратившегося в мэрию.
13.4.4. Если заявителю дается промежуточный ответ, в котором
указывается срок окончательного рассмотрения его просьбы, такое
сообщение подлежит обязательной постановке на дополнительный
контроль.
13.4.5. Также на дополнительный контроль ставится исполнение
поручений руководителей мэрии в том случае, если во время личного
приема гражданину сообщены конкретные сроки рассмотрения его
обращения, которые изменились впоследствии.
В этом случае руководитель на справке (информации)
исполнителя делает отметку "на контроль", ставит дату и подпись.
13.4.6. Работники приемной приобщают информацию (справку) к
карточке личного приема и помещают ее в картотеку дополнительного
контроля, где карточки также располагаются по срокам исполнения.
13.4.7. Снятие с контроля исполнения поручения по
рассмотрению обращений граждан производится в соответствии с п.п.
11.15, 11.16 настоящей инструкции.
14. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ,
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
14.1. Составление номенклатуры дел.
14.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков
их хранения, оформления в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и индексации дел, определения
сроков их хранения.
Номенклатура дел является основным учетным документом в
делопроизводстве и служит основой для составления описей дел
постоянного хранения и по личному составу, используется для учета
дел временного срока хранения.
14.1.2. Сводная номенклатура дел мэрии составляется ежегодно
в последнем квартале текущего года на последующий, подписывается
начальником секретариата мэрии, визируется заведующим архивом
мэрии и вводится в действие с 1 января нового года.
14.1.3. Сводная номенклатура дел мэрии согласовывается с
Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга (ЦГА) не
реже, чем один раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций
и структуры мэрии она пересогласовывается и утверждается
независимо от срока ее согласования.
14.1.4. Ответственность за разработку сводной номенклатуры
дел мэрии возлагается на секретариат мэрии Санкт-Петербурга.
14.1.5. Каждое дело, включенное в сводную номенклатуру дел
мэрии, должно иметь определенный индекс, состоящий из обозначения
структурного подразделения и номера дела.
Цифровые обозначения структурных подразделений мэрии
ежегодно уточняются и утверждаются распоряжением мэра.
14.1.6. При составлении сводной номенклатуры дел мэрии
используются номенклатуры дел структурных подразделений мэрии,
которые должны содержать полный перечень дел и документов,
заводимых в их делопроизводстве, в том числе справочные
(регистрационные) картотеки и журналы.
14.1.7. Номенклатуры дел структурных подразделений мэрии
разрабатываются работниками, ответственными за делопроизводство,
с привлечением руководителей и квалифицированных сотрудников этих
подразделений при помощи секретариата мэрии.
14.1.8. Номенклатура дел структурного подразделения мэрии
оформляется в соответствии с существующими формами (приложение
N 13) и визируется руководителем подразделения. Один экземпляр
номенклатуры передается в секретариат мэрии.
14.2. Формирование и хранение дел в делопроизводстве.
14.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных
документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой
дел.
14.2.2. Формированием дел занимаются лица, ответственные за
делопроизводство.
14.2.3. Контроль за правильным формированием дел в мэрии
осуществляется секретариатом мэрии.
14.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
правила:
в дела помещать документы, по виду и содержанию
соответствующие заголовкам дел по номенклатуре;
помещать в дела только исполненные, правильно оформленные
документы, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров,
отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;
помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного
вопроса;
документы постоянного и временного сроков хранения
подшиваются в разные дела;
группировать в дела документы одного календарного года (за
исключением переходящих дел);
в дело не подшиваются документы, подлежащие возврату,
неисполненные, лишние экземпляры, черновики;
сформированное дело не должно превышать 250 листов /если
дело превышает установленные нормы, следует формировать
документы, относящиеся к данному делу, в два или несколько томов
(частей) под одним и тем же индексом/.
14.2.5. Номер дела, в которое будет подшит документ,
определяет исполнитель. На документе проставляется отметка "В
дело N .....", дата, подпись исполнителя или руководителя
структурного подразделения.
14.2.6. На обложках дел (папок) должны указываться названия
документов (заголовки дел), подшитых в данное дело согласно
номенклатуре дел, а на корешках обложек проставляются их цифровые
обозначения (индексы).
14.2.7. По истечении срока хранения дел в структурных
подразделениях мэрии по месту их заведения (через 2 года после
окончания дел) документы постоянного и временного (5 лет и свыше)
хранения передаются в архив мэрии.
Дела временного хранения (до 5 лет) хранятся до истечения
срока в структурных подразделениях.
14.2.8. Ответственность за сохранность документов и дел в
структурных подразделениях мэрии несут руководители
соответствующих подразделений и лица, ответственные за
делопроизводство.
14.3. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию.
14.3.1. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию включает экспертизу научной и практической ценности
документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности
документов, передачу дел в архив мэрии.
14.3.2. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию осуществляется ежегодно работниками структурных
подразделений мэрии, ответственными за делопроизводство при
методической помощи архива мэрии.
14.3.3. Экспертиза ценности документов и дел осуществляется
по номенклатуре дел.
Производится отбор документов постоянного и временного (5
лет и свыше) хранения для подготовки к передаче в архив; отбор
документов временного хранения (до 5 лет), подлежащих дальнейшему
хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению
дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли (в том
числе с отметкой "До минования надобности").
По результатам экспертизы в номенклатуре дел напротив
каждого заголовка дела (в графе 5 "Примечание") делается
соответствующая отметка. Например: уничтожено 02.04.93, передано
в архив по описи 04.02.93 и т.п.
Каждая запись визируется руководителем подразделения.
14.3.4. Дела постоянного, временного характера (свыше 10
лет) и по личному составу подлежат полистному просмотру с целью
изъятия дублетных экземпляров документов, черновиков, документов
временного срока хранения, неоформленных копий документов.
14.3.5. Оформление дела включает в себя комплекс работ по
описанию дела на обложке, подшивке или переплету, нумерации
листов, составлению заверительной надписи.
14.3.6. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу подшиваются или переплетаются в твердую
обложку, листы нумеруются в верхнем правом углу, в конце дела на
отдельном листе делается заверительная надпись (приложение N 14).
Обложка дел оформляется в соответствии с существующими
правилами (приложение N 15).
14.3.7. Прошедшие экспертизу ценности, сформированные и
оформленные дела передаются в архив по описям (приложение N 16).
Описи составляются отдельно на:
дела постоянного хранения;
дела временного хранения;
дела по личному составу.
14.3.8. Каждое дело (том) вносится в опись под
самостоятельным порядковым номером с указанием индекса дела по
номенклатуре. Заголовок дела, которое вносится в опись, должен
соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел.
14.3.9. Описи дел структурный подразделений мэрии
составляются в двух экземплярах, подписываются руководителем
подразделения и лицом, ответственным за делопроизводство. Один
экземпляр описи вместе с документами передается в архив мэрии,
второй экземпляр с отметкой о приеме дел в архив остается в
подразделении.
14.3.10. До передачи государственное хранение в ЦГА
Санкт-Петербурга документы постоянного хранения находятся в
архиве мэрии.
Приложение 1
к инструкции
МЭР
САНКТ - ПЕТЕРБУРГА
193060, Санкт-Петербург, Смольный
телефон 310-54-06
______________ N _______________
на N ____________ от ___________
Приложение 2
к инструкции
М Э Р И Я
САНКТ - ПЕТЕРБУРГА
193060, Санкт-Петербург, Смольный
телефон 310-54-06
______________ N _______________
на N ____________ от ___________
Приложение 3
к инструкции
МЭР САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
---------------------------------------------------------
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от ______________ N _______________
Приложение 4
к инструкции
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА МЭРИИ
---------------------------------------------------------
ПРИКАЗ
от ______________ N ______
Приложение 5
к инструкции
ЗАМЕСТИТЕЛЬ НАЧАЛЬНИКА
СЕКРЕТАРИАТА МЭРИИ
САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
-------------------------------------
"_____" _____________ 199 г.
Приложение 6
к инструкции
УЯР - 0234 23/09/1993
К УКАЗУ ПРЕЗИДЕНТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
N от г.
___________________________________________________________
Ответственный исполнитель Заместитель мэра
___________________
_________________________ ___________________
ОЗНАКОМИТЬ: Юридический комитет
-------------------
-------------------
-------------------
-------------------
-------------------
-------------------
-------------------
-------------------
-------------------
Сектор контроля Секретариат
___________________ ___________________
___________________ ___________________
___________________ ___________________
___________________________________________________________
Копии направлены
В дело ___________ ___________
_________________________________________________________________
Приложение 7
к инструкции
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,
не подлежащих регистрации в секторе служебной корреспонденции
Статистические сведения
Бухгалтерские документы
Информационные материалы, присланные для сведения
Повестки для совещаний, проводимых в мэрии
Периодические издания
Поздравительные письма и телеграммы
Телеграммы и письма о разрешении командировок
Графики, наряды, заявки, разнарядки
Учебные планы
Различного рода отчеты
Приложения
Приложение 8
к инструкции
АРМ - ДОКУМЕНТ
Мэрия С-Пб. Канцелярия
КАРТОЧКА учета входящего документа 3/283 от 25.01.93
Вид документа : Од. документ Кол. листов: 1. Прилож.: нет
Автор документа : Министерство внешних экономических связей
Исходящий номер : 10-67/98 от 13.01.93
Тематика : Торговля и общественное питание
Содержание : О вопросах экспорта и импорта
------------T------------------------T----------T---------------¬
¦ Д.передач ¦ Кому передан документ ¦ Д.возвр. ¦ Примечание ¦
L-----------+------------------------+----------+----------------
25.01.93 Собчак А.А., мэр С-Пб 26.01.93
(оригинал)
Путину В.В. Для сведения и использования в работе. Катков
25.01.93
26.01.93 Путин В.В., заместитель мэра . .
(оригинал)
---------------------- Стр. 1 ------------------------
Приложение 9
_________________________________________________ к инструкции
_________________________________________________________________
Корреспондент
--------------------------------T--------------------------------
Район ¦ Категория
--------------------------------+--------------------------------
1994 г. 012500
Регистрационный индекс
-----------------------------------------------------------------
Краткое содержание
------------------T----------------T-----------T-----------T------------
От кого поступило¦Дата поступления¦Исполнитель¦Дата ответа¦Результат
¦ ¦ ¦ ¦рассмотрения
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
¦ ¦ ¦ ¦
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------T----------------T-----------T-----------T------------
От кого поступило¦Дата поступления¦Исполнитель¦Дата ответа¦Результат
¦ ¦ ¦ ¦рассмотрения
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
------------------+----------------+-----------+-----------+------------
Приложение 10
к инструкции
СПИСОК
принятых граждан и организаций в Приемной
мэрии Санкт-Петербурга
-----------------------T-----------------T----------------------------
Фамилия, имя, отчество ¦ Содержание темы ¦ КОДЫ для ЭВМ
¦ +------T------T------T-------
¦ ¦район ¦ тема ¦льгота¦решение
¦ ¦ ¦ ¦ г-на ¦
-----------------------+-----------------+------+------+------+-------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-----------------------+-----------------+------+------+------+-------
Приложение 11
к инструкции
ЗАЯВКА N дела
Дата ... Личного приема граждан и организаций
председателями комитетов
и заместителями мэра
Содержание заявления ¦
¦
___________________________¦ Фамилия, имя и отчество ___________
___________________________¦_____________________________________
___________________________¦ Адрес______________________________
___________________________¦_____________________________________
___________________________¦ Место работы_______________________
___________________________¦_____________________________________
___________________________¦ Фамилия ведущего прием_____________
___________________________¦_____________________________________
¦ РЕЗУЛЬТАТЫ РАССМОТРЕНИЯ
---------------------------¦-------------------------------------
---------------------------¦-------------------------------------
---------------------------¦-------------------------------------
---------------------------¦-------------------------------------
---------------------------¦-------------------------------------
-----------------------------------------------------------------
Повторные обращения
-----T------------------------T----------------------------------
Дата¦ Фамилия ведущего прием ¦ Содержание просьбы, заявления
¦ ¦ и результаты рассмотрения
-----+------------------------+----------------------------------
-----+------------------------+----------------------------------
-----+------------------------+----------------------------------
-----+------------------------+----------------------------------
-----+------------------------+----------------------------------
-----+------------------------+----------------------------------
-----+------------------------+----------------------------------
-----+------------------------+----------------------------------
-----+------------------------+----------------------------------
-----+------------------------+----------------------------------
-----+------------------------+----------------------------------
-----+------------------------+----------------------------------
ПРИЛОЖЕНИЕ 12
к инструкции
МЭРИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
КОНТРОЛЬНАЯ КАРТА
Идентификатор:
Сектор контроля:
_________________________________________________________________
Контроль:
Документ:
Заголовок документа:
-----------------------------------------------------------------
Задание: Срок исполнения:
пункт - 1
-----------------------------------------------------------------
Результат:_______________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Подпись руководителя:___________ ФИО______________ Дата:_________
Исполнитель:_______________________________Телефон:______________
(Ф.И.О.)
_________________________________________________________________
Исполнение принял:______________ ФИО________________ Дата________
Перенос срока, отмена исполнения:_______________ ФИО ____________
Новый срок:_______________ Дата:__________
Причина:_________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
ПРИЛОЖЕНИЕ 13
к инструкции
Мэрия Санкт-Петербурга
Номенклатура дел
_________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)
_________________________________________________________________
Индекс Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения Примечание
дела (тома, части) (томов, дела (тома, части)
частей) и N статей
по перечню
-----------------------------------------------------------------
1 2 3 4 5
-----------------------------------------------------------------
Наименование должности Расшифровка
руководителя подразделения Подпись подписи
Дата
ПРИЛОЖЕНИЕ 14
к инструкции
В данном деле подшито и пронумеровано ______________________
(Цифрами и
_________________________________________________________________
прописью)
листов (листа)
Должность лица, составившего Расшифровка
заверительную надпись Подпись подписи
Дата
ПРИЛОЖЕНИЕ 15
к инструкции
Мэрия Санкт-Петербурга
_________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)
ДЕЛО N ______________________ ТОМ N _________
(индекс дела по
номенклатуре дел)
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
(заголовок дела по номенклатуре дел)
год ______________
хранить___________
Ф. N ___________
П. N ___________
Д. N ___________
ПРИЛОЖЕНИЕ 16
к инструкции
Мэрия Санкт-Петербурга
Опись N
дел постоянного (временного)
хранения, по личному составу
за ____________ год
_________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)
-----------------------------------------------------------------
N Индекс Заголовок Дата дела Срок Кол-во Примечание
п/п дела дела (тома, (тома, хранения листов
части) части) дала тома, в деле
части) (томе)
-----------------------------------------------------------------
1 2 3 4 5 6 7
-----------------------------------------------------------------
В данный раздел описи внесено __________________________ дел
с N _______ по N _______
Наименование должности
руководителя структурного Расшифровка
подразделения Подпись подписи
Наименование должности Расшифровка
составителя описи Подпись подписи
Дата
|
