МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 31 марта 2005 г. N 25
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ
МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Во исполнение распоряжения Правительства Российской Федерации
от 31 октября 2000 г. N 1547-р и в целях совершенствования
делопроизводства и усиления исполнительной дисциплины в
Министерстве приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по
делопроизводству в центральном аппарате Министерства транспорта
Российской Федерации (далее - Инструкция).
2. Заместителям Министра, директорам департаментов, начальникам
отделов обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми
сотрудниками Министерства.
3. Считать утратившим силу Приказ Минтранса России от 4 февраля
2002 г. N 15 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
центральном аппарате Министерства транспорта Российской
Федерации".
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
заместителя Министра С.А. Аристова.
Министр
И.ЛЕВИТИН
Утверждена
Приказом Минтранса России
от 31 марта 2005 г. N 25
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ
МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Временная инструкция по делопроизводству в центральном
аппарате Министерства транспорта Российской Федерации (далее -
Инструкция) определяет правила работы с документами в Министерстве
транспорта Российской Федерации (далее - Министерство).
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на
организацию работы с документами (независимо от вида носителя),
включая их подготовку, регистрацию, организацию исполнения, учет и
контроль, осуществляемые с помощью компьютерных технологий.
1.3. Организацию, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения на основе единой информационно-
технической политики и применения современных технических средств
по работе с документами, методическое руководство и контроль за
соблюдением установленного порядка работы с документами в
Министерстве осуществляет Департамент управления делами.
1.4. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства в департаментах возлагается на директоров
департаментов.
1.5. Правила работы с секретными документами регламентируются
специальной инструкцией.
1.6. Правила работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения, установлены
Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994
г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со
служебной информацией ограниченного распространения в федеральных
органах исполнительной власти".
1.7. Выполнение требований Инструкции является обязательным для
сотрудников Министерства.
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ МИНИСТЕРСТВА
2.1. Деятельность Министерства обеспечивается системой
взаимоувязанной управленческой документации.
2.2. Министерство в пределах своей компетенции разрабатывает
проекты законодательных актов Российской Федерации, актов
Президента Российской Федерации и Правительства Российской
Федерации, издает нормативные правовые акты в виде приказов и
распоряжений.
2.3. В состав управленческой документации, кроме нормативно-
правовых актов, входят постановления коллегии, а также служебные
письма, протоколы и другие документы, обеспечивающие деятельность
Министерства.
2.4. При подготовке документов рекомендуется применять
текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с
использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для
оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N
12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.
III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ, ОФОРМЛЕНИЮ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ
ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ
3.1. Подготовка и оформление проектов
законодательных актов Российской Федерации
3.1.1. Подготовка проектов актов, вносимых в Правительство,
осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства
Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства от
1 июня 2004 г. N 260 и инструкцией по делопроизводству в
центральном аппарате Министерства, утверждаемой в установленном
порядке.
3.1.2. Разработка проектов федеральных законов (законопроектов)
осуществляется Министерством в соответствии с принимаемыми
Правительством Российской Федерации программами и планами
законопроектной деятельности.
Предложение о разработке проекта федерального закона,
представляемое в Министерство юстиции Российской Федерации для
включения в проект плана законопроектной деятельности
Правительства Российской Федерации в соответствии с Основными
требованиями к концепции и разработке проектов федеральных
законов, утвержденными Постановлением Правительства Российской
Федерации от 2 августа 2001 г. N 576, должно содержать:
рабочее наименование законопроекта и его концепцию;
проект технического задания на разработку законопроекта;
наименование Министерства - головного исполнителя и перечень
исполнителей;
ориентировочные сроки рассмотрения законопроекта в
Правительстве Российской Федерации и внесения его в
Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.
Законопроекты, подготовленные в Министерстве, вносятся в
Правительство за подписью Министра или лица, его замещающего.
В письме о представлении законопроекта указываются основание
представления, сведения о его содержании и согласовании.
3.1.3. Законопроекты вносятся в Правительство Российской
Федерации с приложением следующих сопроводительных материалов:
пояснительная записка, содержащая изложение предмета
законодательного регулирования и концепции прилагаемого
законопроекта;
финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в
случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи
104 Конституции Российской Федерации);
перечень актов федерального законодательства, подлежащих
признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению
или принятию в связи с данным законом;
проект распоряжения (постановления - для законопроектов о
ратификации) Правительства Российской Федерации о внесении
законопроекта в Государственную Думу и назначении официального
представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении
законопроекта палатами Федерального Собрания;
проект письма Правительства Российской Федерации о внесении
законопроекта в Государственную Думу;
заключение Министерства юстиции Российской Федерации о
соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;
в случае, если объем законопроекта более 5 страниц, текст
законопроекта представляется в электронной форме (текстовый
редактор WinWord 6.0 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5
дюйма.
3.1.4. Законопроект, представляемый в Правительство Российской
Федерации, должен быть завизирован Министром или лицом, его
замещающим.
Сопроводительные материалы к законопроекту, представляемому в
Правительство Российской Федерации, должны быть завизированы
заместителем Министра на лицевой стороне последнего листа каждого
документа.
Второй экземпляр законопроекта и сопроводительных материалов
остается в отделе документационного обеспечения Департамента
управления делами и визируется исполнителем, руководителем
головного подразделения-исполнителя, заместителем Министра и
Директором Департамента правового обеспечения и законопроектной
деятельности на лицевой стороне последнего листа каждого документа
(за исключением пояснительной записки).
3.1.5. Законопроект, подготавливаемый для внесения в
Правительство Российской Федерации, печатается шрифтом размером N
14 на стандартных листах бумаги формата А4.
На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой
границы текстового поля печатается слово "Проект".
3.1.6. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается
прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается
по центру.
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными
интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не
менее N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается
по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными
интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным
шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и
отвечает на вопрос "О чем?" издан закон, или в нем приводится
название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс
Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие
законы необходимо называть причины внесения изменений или
конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае
неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно
указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского
кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет
и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и
печатается через 2 интервала.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу
и основную часть.
Текст законопроекта может подразделяться на части (например,
часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы,
главы, статьи.
Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются
прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по
центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в
конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими
цифрами, после которых ставится точка.
Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1
межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и
выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не
ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной
буквы в разрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами,
после которых ставится точка.
При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются
полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.
Статьи имеют единую сквозную нумерацию.
В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться
на пункты и подпункты. Нумерация пунктов осуществляется арабскими
цифрами в пределах каждой статьи.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова
"Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через
один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются
от левой границы текстового поля, а слово "Президент"
выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации
указываются при оформлении закона, принятого Государственной
Думой.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа
законопроекта.
3.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к
законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту оформляется на
стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами
ниже верхней границы текстового поля через 2 межстрочных
интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по
центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными
интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал,
выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в
конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название законопроекта, к
которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 3
Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и
печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала на расстоянии
1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия
законопроекта, включающее развернутую характеристику
законопроекта, его целей, основных положений, места в системе
действующего законодательства, а также прогноз социально-
экономических и иных последствий его принятия.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа
законопроекта в нижней его части.
3.2. Подготовка и оформление проектов
актов Президента Российской Федерации
3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и
распоряжений) Президента Российской Федерации производятся
Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым
Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента
Российской Федерации.
3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с
сопроводительным письмом за подписью Министра или лица, его
замещающего, содержащим краткое изложение существа вопроса,
обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на
основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При
необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические
материалы, связанные с подготовкой проекта.
3.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае
необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их
выполнением.
3.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации и
приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования,
- визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги
формата А4.
Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента
Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись
визирующего, при необходимости - его должность, расшифровку
подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего
листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней
его части.
Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке,
которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект акта Президента
Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера,
то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не
требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения
редакционного характера, не изменившие его содержания.
3.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются
Министром или лицом, его замещающим, а также руководителями других
заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.
Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие
вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в
федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с
Федеральным агентством по управлению федеральным имуществом
Минэкономразвития России, а находящихся на балансе Управления
делами Президента Российской Федерации - с Управлением делами
Президента Российской Федерации.
Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющие
нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с
Министерством юстиции Российской Федерации.
3.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации,
предусматривающие принятие актов Правительства Российской
Федерации, вносятся с приложением соответствующих связанных с ним
проектов актов Правительства Российской Федерации.
3.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются
на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14.
Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле -
2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см.
При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее
поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.2.8. Проекты указов Президента Российской Федерации и
распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие
реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской
Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации),
заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего
края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным
шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий
из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются
относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных
распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может
отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и
печатается через 18 пт (1,5 интервала).
Текст печатается от левой границы текстового поля и
выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая
строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть -
преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении -
распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается
словом "постановляю", которое печатается в разрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и
заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются
арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой
скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ
(распоряжение), должны соответствовать структуре основного
нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента
Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом
другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов
(распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам
награждения государственными наградами, присвоения почетных,
воинских и специальных званий Российской Федерации (в других
случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и
фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две
строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля
печатаются слова "Российская Федерация", а слово "Президент"
центрируется относительно этих слов. Инициалы имени и фамилия
Президента Российской Федерации печатаются у правой границы
текстового поля.
3.2.9. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента
Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании
приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов
указов (распоряжений).
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни,
списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения
подписываются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой
странице приложения в правом верхнем углу пишется слово
"ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка
на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все
составные части реквизита центрируются относительно самой длинной
строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не
должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При
наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
от _______ N _______
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста
на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3
см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое
положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на
приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО"
или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
от _______ N _______
Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с
первым словом наименования приложения: положение "УТВЕРЖДЕНО",
программа "УТВЕРЖДЕНА", мероприятия "УТВЕРЖДЕНЫ".
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным
способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово
заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным
шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ,
СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой
заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5
интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4
межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3
интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их
заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ
текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять
заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и
строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная
часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго
листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она
оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1
межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения
в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с
прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
3.2.10. В положениях, программах, уставах и других подобных
документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими
цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа
(распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных
документах их составные части (разделы, подразделы, пункты,
подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы
нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из
номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например,
1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и
пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при
необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны
иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например,
1.2.2.1).
3.2.11. Визы проставляются на оборотной стороне последнего
листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы
проставляются также на оборотной стороне последнего листа
приложения.
3.3. Подготовка и оформление проектов
актов Правительства Российской Федерации
3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и
распоряжений) Правительства Российской Федерации производятся
федеральными органами исполнительной власти в соответствии с
порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и
настоящей Инструкцией.
3.3.2. Проекты постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации, подготовленные в Министерстве, вносятся
Министром или лицом, его замещающим.
3.3.3. До внесения в Правительство Российской Федерации
подготовленные документы подлежат обязательному согласованию с
заинтересованными федеральными органами власти, а при
необходимости - с государственными и другими организациями.
Согласование оформляется визами руководителей указанных органов
и организаций или уполномоченных ими заместителей.
Проекты постановлений и распоряжений Правительства Российской
Федерации, имеющих нормативный характер, после их согласования с
заинтересованными организациями подлежат согласованию с
Министерством юстиции Российской Федерации.
3.3.4. Проекты постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с
приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме
указываются основание внесения проекта, существо вопроса, сведения
о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся
результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые
расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных
последствий реализации предлагаемых решений.
Если подготовляемый акт Правительства Российской Федерации
влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты
Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения
включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в
виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые
предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта
Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке
прилагаются к данному проекту акта.
При внесении в Правительство Российской Федерации проекта акта
Правительства Российской Федерации, которым предусматривается
принятие акта Президента Российской Федерации, одновременно должны
представляться также проект этого акта и соответствующие материалы
к нему.
3.3.5. Проект акта Правительства Российской Федерации по
организации исполнения федерального закона или акта Президента
Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий
федеральный закон и акт Президента Российской Федерации.
Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации
упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации
или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на
соответствующий официальный источник их опубликования, например:
(Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, N 7, ст.
719).
3.3.6. Проекты постановлений Правительства Российской Федерации
должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
Проекты распоряжений Правительства Российской Федерации
заголовка, как правило, не имеют.
В проектах постановлений Правительства Российской Федерации
употребляются полные официальные наименования органов и
организаций, в проектах распоряжений - их официальные сокращенные
наименования.
3.3.7. Руководители структурных подразделений Министерства
обеспечивают качество и своевременность подготовки Министру
документов, представляемых им в Правительство Российской
Федерации, а также правильное оформление и наличие всех
необходимых согласований как с заинтересованными органами и
организациями, так и с руководителями причастных подразделений
центрального аппарата Министерства.
В случае, если по проекту акта Правительства Российской
Федерации имеются разногласия с другими заинтересованными органами
и организациями, заместитель Министра либо руководитель
подразделения, отвечающего за подготовку проекта, организует
обсуждение его с указанными органами и организациями с целью
поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к
проекту акта, кроме документов, указанных в подпунктах 3.3.2,
3.3.4 настоящего раздела, прилагаются протокол согласительного
совещания и перечень разногласий, а также подлинники замечаний,
подписанные руководителями соответствующих органов и организаций
или уполномоченными ими заместителями.
Если в ходе проработки или согласования проекта акта
Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные
изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного
визирования не требуется, если при доработке в проект акта
Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие
его сущности (определяется руководителем подразделения-
исполнителя).
3.3.8. Поступившие на согласование от других федеральных
министерств и ведомств проекты актов Правительства Российской
Федерации в установленном порядке докладываются Министру, по его
поручению рассматриваются и визируются Министром или
уполномоченным заместителем Министра в срок, указанный головным
исполнителем. Если срок не установлен или проект вносится в
порядке инициативы, поступившие проекты актов рассматриваются и
согласуются не более чем в 10-дневный срок.
3.3.9. Проект акта Правительства Российской Федерации
печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом
размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - постановление Правительства Российской
Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению
этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента
Российской Федерации.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и
печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала.
Текст печатается от левой границы текстового поля и
выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая
строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы
поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу)
и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской
Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации
постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом в
разрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не
нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений
(распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило,
подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не
имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению)
Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно
делается ссылка.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации",
инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской
Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской
Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал.
Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы
текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются
относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия
Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у
правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений)
Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах
бумаги и подписываются тем же лицом, которое подписывает
представление данных проектов.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании
текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении
текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления
(распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен
оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента
Российской Федерации.
Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в
проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
3.3.10. Справка к проекту постановления (распоряжения)
оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет
следующие реквизиты:
Наименование вида документа - печатается прописными буквами
через 2 межстрочных интервала ниже верхней границы текстового
поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными
интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал,
выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в
конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления
(распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст справки отделяется от заголовка 3 межстрочными
интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование
и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и
экспертизы.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих
справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и
фамилия).
Подписи располагаются одна под другой в соответствии с
занимаемыми должностями.
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно
самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.
3.4. Подготовка и оформление материалов
к заседаниям Правительства Российской Федерации
3.4.1. Предложения по вопросам, представляемым Министерством в
проект плана заседаний Правительства Российской Федерации,
разрабатываются на основе посланий Президента Российской
Федерации, программ и планов Правительства Российской Федерации и
вносятся Министром или лицом, его замещающим.
3.4.2. Подготовленные в проект плана заседаний Правительства
Российской Федерации предложения Министерства должны содержать:
наименование вопроса и обоснование необходимости его
рассмотрения на заседании Правительства;
общую характеристику и основные положения предлагаемого к
рассмотрению вопроса;
форму решения Правительства Российской Федерации;
перечень соисполнителей для подготовки вопроса к рассмотрению
на заседании Правительства Российской Федерации с указанием
головного исполнителя;
дату рассмотрения на заседании Правительства Российской
Федерации.
Срок представления предложений в проект плана Правительства
Российской Федерации - не позднее чем за месяц до начала
очередного квартала.
3.4.3. Материалы по вопросам, включенным в план заседаний
Правительства Российской Федерации, подготовка которых возложена
на Министерство в качестве головного исполнителя, должны
содержать:
письмо в Правительство Российской Федерации за подписью
Министра или лица, его замещающего;
пояснительную записку по существу вопроса;
проект решения Правительства Российской Федерации, прошедший
согласование с заинтересованными федеральными министерствами и
ведомствами.
Материалы по вопросам, включенным в план заседаний
Правительства Российской Федерации, направляются не позднее чем за
14 дней до даты, определенной планом.
3.4.4. Заместители Министра и руководители структурных
подразделений Министерства, на которых возложена подготовка
предложений и материалов к заседанию Правительства Российской
Федерации, несут персональную ответственность за их качество,
правильное оформление, согласование и своевременность
представления. Координацию осуществляет заместитель Министра,
указанный в поручении первым или обозначенный словом "созыв".
3.4.5. Поступающие в Министерство из других федеральных
министерств и ведомств на согласование материалы по вопросам,
подлежащим решению на заседаниях Правительства Российской
Федерации, в установленном порядке докладываются Министру (или
лицу, его замещающему), по его поручению рассматриваются,
согласовываются (или визируются с замечаниями) Министром либо
уполномоченным заместителем Министра в неотложном порядке.
IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ
И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Приказ, распоряжение
4.1.1. Приказами, как правило, оформляются решения нормативного
и (или) правового характера, а также по кадровым вопросам
Министерства.
По оперативным, организационным и другим вопросам внутренней
работы Министерства издаются распоряжения.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения
Министерства на основании поручений Министра, заместителей
Министра либо в инициативном порядке в пределах компетенции
Министерства.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Департамент
управления кадров и сопровождения специальных программ на
основании соответствующих представлений.
4.1.2. Приказы по основной деятельности подписываются Министром
или лицом, исполняющим обязанности.
Кадровые приказы и приказы о награждениях подписываются
руководством Министерства в соответствии с установленным порядком
и регистрируются в Департаменте управления кадров и сопровождения
специальных программ.
Распоряжения по Министерству подписываются Министром или лицом,
исполняющим его обязанности. Заместители Министра подписывают
распоряжения по вопросам, входящим в их компетенцию.
4.1.3. Директора департаментов, которым поручена подготовка
приказов и распоряжений по Министерству, обеспечивают качество их
подготовки и оформления, согласование с заинтересованными
департаментами Министерства, заместителями Министра,
руководителями подведомственных Министерству федеральной службы и
федеральных агентств и в случае необходимости - с иными
организациями, а также Департаментом правового обеспечения и
законопроектной деятельности.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся
изменения принципиального характера, то он подлежит повторному
согласованию.
4.1.4. Подготовленные приказы, распоряжения должны
соответствовать:
законодательству Российской Федерации;
нормативным актам министерств (ведомств) Российской Федерации;
ранее принятым актам Министерства, если документ не
предусматривает их отмену или изменение.
Если подготовленный проект приказа (распоряжения) влечет за
собой внесение изменений или дополнений в уже существующие приказы
(распоряжения) по Министерству, то эти изменения или дополнения
включаются в текст проекта приказа (распоряжения).
В текст приказа, содержащего правовые нормы и подлежащего
государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской
Федерации, не допускается включать изменения и дополнения в
приказы Министерства, не прошедшие государственную регистрацию, а
также делать ссылки на них.
4.1.5. Текст приказа по Министерству, как правило, состоит из 2
частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей
(распорядительной). Распоряжение преамбулы может не иметь.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и
события, послужившие основанием для издания приказа, а также
содержатся ссылки на федеральные конституционные законы,
федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской
Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской
Федерации и иные акты, в соответствии с которыми он подготовлен.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю",
в распоряжениях, как правило, - "обязываю", "предлагаю" и т.п.,
которое печатается в разрядку.
Постановляющая (распорядительная) часть должна содержать
перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя
каждого действия и сроков исполнения.
Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на
пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия
однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В
качестве исполнителей указываются структурные подразделения
Министерства или конкретные должностные лица. Последний пункт
постановляющей части может содержать сведения о подразделении или
должностном лице Министерства, на которое возлагается контроль за
исполнением приказа.
Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет
ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из
пунктов постановляющей части должен содержать ссылку на отменяемый
документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и
заголовка. Пункт должен начинаться словами "Признать утратившим
силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения
которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки,
который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
В приказах и распоряжениях по Министерству употребляются только
официальные наименования органов и организаций, полные
наименования подразделений центрального аппарата, при этом в
приложениях к ним в исключительных случаях могут использоваться их
сокращенные наименования.
Подготовка проектов приказов осуществляется подразделениями-
исполнителями на персональных компьютерах.
Проекты приказов и распоряжений по Министерству,
подготавливаемых на подпись (утверждение) Министру, лицу,
исполняющему его обязанности, а также распоряжений заместителей
Министра, до их подписания проходят правовую экспертизу и
редактирование в Департаменте правового обеспечения и
законопроектной деятельности.
4.1.6. При наличии в приказах и распоряжениях по Министерству
приложений ссылка на приложения дается в тексте. При этом на
первом листе приложения в правом углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ",
ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии
нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к приказу Минтранса России
от ____________ N ________
При наличии в приказах в качестве приложений утверждаемых
документов, на которые дается ссылка в тексте приказа, на первом
листе утверждаемого приказом документа в правом верхнем углу
пишется:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минтранса России
от ___________ N ________
4.1.7. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной
формы шрифтом размером N 14.
Приказы и распоряжения, подготавливаемые совместно с другими
федеральными органами исполнительной власти, оформляются на
стандартных листах бумаги формата А4 без бланка с указанием
названий Министерства и других органов, располагающихся в верхней
части первого листа документа. Подписи руководителей располагаются
ниже текста на одном уровне.
4.1.8. Приказ (распоряжение) по Министерству имеет следующие
реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
полное наименование Министерства;
полное наименование вида документа - приказ (распоряжение);
дата и номер - печатаются центрованным способом;
заголовок, в краткой форме отражающий содержание документа;
наименование должности лица, подписавшего документ, личная
подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона
указываются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа
документа шрифтом размером N 10.
4.1.9. Оформленные на бланке установленной формы приказы
(распоряжения) подлежат согласованиям, которые оформляются визами.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку
подписей и дату.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа
проекта приказа (распоряжения) в нижней его части.
Приказы и распоряжения по Министерству, подготовленные на
подпись Министру, лицу, исполняющему его обязанности, а также
распоряжения, подготовленные на подпись заместителям Министра,
визируются в следующем порядке:
руководителем подразделения-исполнителя, подготовившего проект
документа;
заместителем Министра, курирующим работу подразделения-
исполнителя;
заместителем Министра, руководителями подразделений, которым в
проекте предусматриваются задания или поручения;
руководителями федеральной службы и федеральных агентств,
находящихся в ведении Министерства (при необходимости);
Директором Департамента правового обеспечения и законопроектной
деятельности, определяющего соответствие подготовленных проектов
приказов и распоряжений действующему законодательству, наличие
согласования их с заинтересованными департаментами Министерства, а
также четкость и грамотность редакции.
Приложения к приказам и распоряжениям визируются руководителем
подразделения-исполнителя.
Штамп редактора проставляется на обороте каждого листа проекта
приказа (распоряжения), а на последней странице - на лицевой
стороне в нижней части после реквизита "Подпись".
При возникновении в процессе согласования у лица, визирующего
приказ, особого мнения об этом делается отметка при визировании.
Особое мнение, как правило, излагается отдельно и прилагается к
документу.
4.1.10. Если в ходе проработки и согласования приказа
(распоряжения) в него вносятся существенные изменения, то он
подлежит повторному визированию. Повторного визирования не
требуется, если при доработке в приказ (распоряжение) внесены
изменения, не меняющие его существа (определяется руководителем
подразделения-исполнителя). В этом случае доработанный вариант
может быть завизирован Директором Департамента правового
обеспечения и законопроектной деятельности с пометкой "Визы
прилагаются".
4.1.11. Проекты приказов и распоряжений представляются на
визирование в Департамент правового обеспечения и законопроектной
деятельности со всеми документами, необходимыми для их полного и
всестороннего рассмотрения.
В случаях отмены ранее изданного приказа или издания нового
приказа взамен действующего к проекту приказа прилагается краткая
справка, которая готовится и подписывается руководителем
подразделения-исполнителя.
В справке указываются:
основания издания приказа: сведения об актах законодательства
Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании
которых Министерству поручается разработать приказ, а также дата и
номер поручения Президента Российской Федерации, Правительства
Российской Федерации или Министерства (копия поручения прилагается
к справке); перечень актов законодательства Российской Федерации,
использованных при разработке приказа;
сведения об актах Министерства, в том числе отмененных данным
приказом, актах иных федеральных органов исполнительной власти,
органов (организаций), изданных по данному вопросу;
сведения о согласовании приказа со структурными подразделениями
Министерства и, при необходимости, с федеральными органами
исполнительной власти, другими организациями.
Департамент правового обеспечения и законопроектной
деятельности рассматривает проекты приказов в срок до 7 дней, если
иной срок не установлен Министром или заместителем Министра.
Проекты приказов, требующие последующей регистрации в Минюсте
России, а также значительные по объему проекты других
ведомственных документов рассматриваются Департаментом правового
обеспечения и законопроектной деятельности в срок до 30 дней.
4.1.12. Проекты приказов, распоряжений, подготовленные на
подпись Министру, лицу, исполняющему его обязанности, должны
представляться исполнителем через Директора Департамента
управления делами, на подпись заместителю Министра - через
секретариат (помощника) заместителя Министра.
Проекты приказов и распоряжений должны представляться на
подпись Министру, лицу, исполняющему его обязанности, со всеми
основаниями, имеющимися для их подготовки.
Кроме того, для приказа (распоряжения) исполнителем заполняется
указатель рассылки служебных документов Министерства, который
подписывается в Департаменте правового обеспечения и
законопроектной деятельности.
Приказы и распоряжения, представленные с нарушением требований,
предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются
подразделению-исполнителю на доработку.
Внесение исправлений и поправок в подписанные приказ,
распоряжение, а также в первый экземпляр согласованного проекта
документа не допускается.
4.1.13. Регистрация подписанных приказов осуществляется в
следующем порядке.
Приказы по основной деятельности Министерства регистрируются в
Департаменте управления делами в пределах календарного года. Датой
регистрации приказа является дата его подписания, оформляемая
словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и
порядкового номера приказа, например: 12 августа 2004 г. N 45.
Регистрация совместных приказов Министерства с другими
федеральными органами исполнительной власти осуществляется
аналогично регистрации приказов по Министерству. При этом дата
совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней
подписи. Регистрационный номер совместного приказа состоит из
регистрационных номеров каждого органа, проставляемых через косую
черту в порядке расположения подписей руководителей. Например,
приказ за подписью трех министерств (ведомств): 10 мая 2004 г. N
45/28/12.
Копии приказов заверяются подписью сотрудника и печатью
Департамента управления делами и направляются адресатам в
соответствии с указателем рассылки.
Копии приказов, требующих регистрации в Министерстве юстиции
Российской Федерации, заверяются в отделе документационного
обеспечения Департамента управления делами.
Подлинники приказов хранятся по месту их регистрации.
4.1.14. Регистрация подписанных распоряжений осуществляется в
следующем порядке.
Распоряжения по Министерству, подписанные Министром,
заместителем Министра, регистрируются в Департаменте управления
делами.
Распоряжения регистрируются в пределах календарного года. При
этом номер состоит из знака "N" и индекса, включающего первые
буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего распоряжение,
тире, порядковый номер и приставку "р". Датой регистрации
распоряжения является дата его подписания, оформленная цифровым
способом.
Например: 15.05.2004 N ИЛ-8-р
Копии распоряжений, подписанных Министром, заместителем
Министра, заверяются подписью сотрудника отдела документационного
обеспечения и печатью, направляются адресатам в соответствии с
указателем рассылки, составленным подразделением-исполнителем и
завизированным Директором Департамента правового обеспечения и
законопроектной деятельности или его заместителем. Указатель
рассылки должен прилагаться к поступившему в Департамент
управления делами на регистрацию документу.
Подлинники распоряжений хранятся по месту регистрации - в
отделе документационного обеспечения.
4.2. Положения, правила, инструкция
4.2.1. Положение издается в том случае, если в нем
устанавливаются системно связанные между собой правила по
вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, а также
федеральной службы и федеральных агентств, находящихся в ведении
Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или порядок применения положений законодательных и
иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу
или распоряжению, утверждение которых оформляется путем издания
соответствующего документа, за исключением должностных инструкций.
4.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил,
инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов
нормативных актов.
4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается
на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом N 14.
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. В тексте используются слова: "должен",
"следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на
вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные
требования и порядок проведения работ (должностная инструкция),
отвечает на вопрос "кого?" (должностная инструкция главного
специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания
разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его
распространения, ответственность за нарушение установленных правил
и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и
подпунктов производится арабскими цифрами.
4.3. Протокол, постановление коллегии
4.3.1. Протокол совещания, проводимого Министром, заместителем
Министра составляется на основании записей, произведенных во время
совещания, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов
решений и других материалов, представленных к обсуждению
структурными подразделениями Министерства и другими организациями,
на которые возложена их подготовка.
Проведение записи во время совещания, сбор материалов и
подготовка текста возлагаются на сотрудников подразделений,
готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть
подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания.
4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на
совещании, и протоколы хранятся в Департаменте управления делами.
4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:
вводной и основной.
В вводной части оформляются следующие реквизиты:
председатель или председательствующий;
секретарь;
присутствовали - список присутствовавших или отсылка к
прилагаемому списку присутствовавших;
повестка дня;
докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Допускается форма составления протокола, при которой
фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
4.3.4. Протокол подписывается Министром или по его поручению
заместителем Министра, председательствовавшим на совещании. Датой
протокола является дата проведения заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года.
4.3.5. Постановление и протокол заседания коллегии Министерства
подписываются Министром. Подготовка и оформление указанного
документа осуществляются в соответствии с положением о коллегии
Министерства транспорта Российской Федерации.
4.3.6. Копии протоколов рассылаются в соответствии с указателем
рассылки ответственным исполнителем Департамента управления
делами.
4.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке (Приложение N
1) или на стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие
реквизиты:
наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы
верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и
выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита
2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и
выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания указывается при
оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило
не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала
после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него
линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-
цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже
предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала ниже предыдущего реквизита.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование
начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно,
другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после
последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии
должностных лиц, выступавших на совещании, и краткое содержание
выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии
печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
совещании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и
фамилия).
4.4. Служебные письма
4.4.1. Служебные письма Министерства готовятся:
как ответы (доклады) о выполнении поручений Президента
Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации по вопросам, относящимся к
компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов
Российской Федерации, проектам актов Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и
частных лиц;
как инициативные письма.
4.4.2. Служебные письма оформляются на бланках с реквизитами
Министра, заместителя Министра, бланках Министерства и печатаются
шрифтом размером N 14.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух или более
министерств или ведомств либо руководством Министерства совместно
с руководителями органов федеральной исполнительной власти, а
также с руководителями других организаций, оформляются не на
бланке. При этом данные о наименовании Министерства и организации,
подписавшей совместное письмо, должны включаться в наименование
должности в реквизите "Подпись".
Служебная переписка между департаментами Министерства,
докладные записки в адрес Министра и заместителей Министра и
другие аналогичные внутренние документы оформляются не на бланках.
Письма, направляемые зарубежным адресатам, в том числе через
дипломатическую почту, оформляются на специальном бланке.
4.4.3. Обязательными реквизитами при оформлении служебных писем
являются: исходящий номер и дата, заголовок, отметка об
исполнителе, подпись, адрес получателя, визы. Визы оформляются на
втором экземпляре, который направляется в дело.
В служебном письме-ответе указываются номер и дата документа,
на который дается ответ.
Если дается ответ на поручение вышестоящего органа, то в
заголовке ответа под чертой указывается наименование документа,
содержащего поручение, и наименование органа, давшего поручение,
например: Поручение Правительства Российской Федерации от
24.03.2004 N МФ-П2-1205.
На лицевой стороне последнего листа служебного письма в левом
нижнем углу указываются фамилия, имя, отчество исполнителя
документа и номер его служебного телефона.
4.4.4. Служебные письма адресуются организации, структурному
подразделению организации, должностному лицу, физическому лицу.
Полный почтовый адрес печатается исполнителем в правом верхнем
углу документа под чертой после наименования организации.
Адрес не проставляется на письмах, направляемых в Администрацию
Президента Российской Федерации, Правительству Российской
Федерации, в федеральные органы исполнительной власти.
При направлении документов в организацию ее наименование
пишется в именительном падеже, например:
Министерство финансов
Российской Федерации
При направлении документа в структурное подразделение
организации наименование подразделения также пишется в
именительном падеже, например:
Министерство финансов
Российской Федерации
Департамент отраслевого
финансирования
Документ адресуется должностному лицу (руководителю
организации), когда предполагается, что именно это должностное
лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам,
поставленным в документе. При этом наименование организации входит
в наименование должности адресата. Наименование должности и
фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Заместителю
Министра финансов
Российской Федерации
И.О. Фамилия
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации указывается в именительном падеже,
наименование должности и фамилия - в дательном, при этом
наименование структурного подразделения входит в состав
наименования должности, например:
Министерство финансов
Российской Федерации
Руководителю Департамента
отраслевого финансирования
И.О. Фамилия
4.4.5. Заголовок составляется исполнителем к любому исходящему
письму на бумаге формата А4.
Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах и
служебных письмах, текст которых печатается на бланке формата А5,
если объем текста не превышает 8 - 10 строк.
4.4.6. Текст письма излагается от 3 лица единственного числа.
Например:
"Министерство считает...", "Федеральное агентство
рассмотрело...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст
может излагаться от 1 лица единственного числа: "Прошу...",
"Направляю...".
Допускается начинать текст с уважительного обращения к
адресату, которое печатается центрованным способом, например:
Уважаемый _____________!
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой
части излагается причина, основание или обоснование составления
письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием
подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,
помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма
межстрочным интервалом 18 - 24 пт.
После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения
печатается через 1 межстрочный интервал и включает в себя сведения
о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве
экземпляров, например:
Приложение: на 3 л. в 4 экз.
Если в тексте приложения не названы, то их наименования
необходимо перечислить после текста с указанием количества листов
и количества экземпляров, например:
Приложение: 1. План мероприятий на 9 л. в 1 экз.
2. График работы на 5 л. в 1 экз.
Если приложения направляются не во все указанные в документе
адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:
Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается, например:
Приложение: программа в 2 экз.
4.4.7. Служебные письма, подготовленные на подпись руководству
Министерства, должны быть завизированы исполнителем, руководителем
подразделения, руководителями заинтересованных структурных
подразделений Министерства.
Служебные письма, направляемые на подпись Министру, должны быть
согласованы с заместителем Министра, курирующим подразделение
Министерства, являющееся головным исполнителем.
Служебные письма по вопросам международного сотрудничества,
направляемые на подпись и согласование Министру, должны быть
завизированы директором Департамента международного
сотрудничества, помощником Министра, курирующим вопросы
международного сотрудничества.
Служебные письма, направляемые на подпись и/или согласование
Министру, заместителям Министра, директорам департаментов,
адресованные в МИД России, должны быть завизированы у директора
Департамента международного сотрудничества либо у лица, его
замещающего.
Согласование проекта служебного письма осуществляется в форме
визирования. Виза включает в себя личную подпись визирующего,
расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на вторых
экземплярах, остающихся в Министерстве, на последнем листе ниже
реквизита "Подпись".
4.4.8. Служебные письма, адресованные Президенту Российской
Федерации и Правительству Российской Федерации, в том числе с
приложенными проектами нормативных правовых актов Российской
Федерации, должны иметь штамп редактора, а письма, связанные с
подготовкой, изменением или отменой нормативных правовых актов, до
их направления на подпись подлежат согласованию и визированию в
Департаменте правового обеспечения и законопроектной деятельности.
Законопроект, представляемый в Правительство Российской
Федерации, должен быть завизирован Министром или лицом, его
замещающим.
Сопроводительные материалы к законопроекту, представляемому в
Правительство Российской Федерации, должны быть завизированы
заместителем Министра на лицевой стороне последнего листа каждого
документа.
Второй экземпляр законопроекта и сопроводительных материалов
остается в отделе документационного обеспечения Департамента
управления делами и визируется исполнителем, руководителем
головного подразделения-исполнителя, заместителем Министра и
Директором Департамента правового обеспечения и законопроектной
деятельности на лицевой стороне последнего листа каждого документа
(за исключением пояснительной записки).
Служебные письма, подготовленные в ответ на запрос члена Совета
Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания, в
обязательном порядке визируются в Департаменте правового
обеспечения и законопроектной деятельности.
Указанные письма представляются в Департамент правового
обеспечения и законопроектной деятельности с приложением всех
документов, необходимых для их полного и всестороннего
рассмотрения.
Служебные письма рассматриваются Департаментом правового
обеспечения и законопроектной деятельности в течение 5 дней,
следующих за днем представления проекта письма.
Служебные письма с приложенными к ним проектами федеральных
законов, отраслевых нормативных правовых актов (кодексы,
федеральные законы, уставы и др.) рассматриваются Департаментом
правового обеспечения и законопроектной деятельности в течение 21
дня.
Служебные письма, направленные на согласование в Департамент
правового обеспечения и законопроектной деятельности с нарушением
установленного порядка, подлежат возврату исполнителю. Возврат
оформляется письмом за подписью Директора Департамента правового
обеспечения и законопроектной деятельности или лица, его
замещающего.
Департамент правового обеспечения и законопроектной
деятельности проводит правовую экспертизу представленных проектов
нормативных актов на предмет их соответствия федеральному
законодательству, осуществляет проверку выполнения установленных
требований к проектам нормативных актов, вносимых в Правительство
Российской Федерации, а также организует работу по редактированию
представляемых документов.
4.4.9. Служебные письма, подготовленные на подпись заместителям
Министра, подлежат согласованию в порядке, предусмотренном пунктом
4.4.7.
4.4.10. Служебные письма подписываются должностными лицами в
соответствии с предоставленными им полномочиями.
Служебные письма Президенту Российской Федерации, Председателю
Правительства Российской Федерации, председателям Совета Федерации
и Государственной Думы, Центрального банка Российской Федерации и
Счетной палаты Российской Федерации, Генеральному прокурору
Российской Федерации, председателям Конституционного, Верховного и
Высшего Арбитражного судов Российской Федерации, руководителям
федеральных органов исполнительной власти, руководителям органов
власти и управления субъектов Российской Федерации и стран СНГ
подписываются Министром, а в его отсутствие - заместителем
Министра, на которого в установленном порядке возложено общее
руководство деятельностью Министерства.
Копии поступающих в адрес Министерства запросов, обращений
членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации и копии подготовленных
на них ответов для обобщения и учета направляются в Департамент
правового обеспечения и законопроектной деятельности.
Служебные письма в подразделения Администрации Президента
Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации,
правительственные комиссии и рабочие группы могут подписываться
заместителями Министра.
Если служебное письмо направляется не более чем в 4 адреса, то
подписывается каждый экземпляр.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не
указывают.
Если количество адресатов письма более 4, то составляется
указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило,
указывается только один адресат.
При направлении письма в несколько адресатов прилагается один
визовый экземпляр.
При направлении служебных писем в Правительство Российской
Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации не
допускается одновременное их адресование другим организациям. В
случае такой необходимости в адрес организации готовится
самостоятельное письмо, а в тексте письма, адресованного
указанному органу, докладывается о направлении аналогичного
документа другому адресату.
4.4.11. Регистрация исходящих служебных писем осуществляется в
следующем порядке.
Подписанные и согласованные Министром документы регистрируются
в отделе документационного обеспечения Департамента управления
делами только при наличии визы директора Департамента управления
делами либо его заместителя или помощников Министра.
Подписанные и согласованные заместителями Министра документы
регистрируются в отделе документационного обеспечения Департамента
управления делами только при наличии виз помощников (советников)
заместителей Министра.
Исходящий номер в письмах за подписью Министра и заместителей
Министра состоит из буквенного индекса, номера по номенклатуре
дел, порядкового регистрационного номера, например: ИЛ-30/543, СА-
35/671, АМ-29/76.
В письмах, подписанных руководителем подразделения, исходящий
номер состоит из индекса подразделения, номера по номенклатуре
дел, порядкового регистрационного номера, например: 08-05/48.
В нерабочее время и выходные дни письма, подписанные Министром,
регистрируются секретариатом Министра либо ответственным дежурным
по Министерству.
Письма, направляемые зарубежным адресатам, в том числе через
дипломатическую почту, регистрируются в Департаменте
международного сотрудничества.
Служебные письма, подписанные директорами департаментов,
начальниками отделов, регистрируются в департаментах.
Заверенные копии зарегистрированных в департаментах служебных
писем с подлинными визами остаются в подразделениях по месту их
регистрации и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой
дел.
4.4.12. Служебные письма, кроме инициативных, должны
представляться на подпись руководству Министерства со всеми
документами, явившимися основанием для их подготовки, и с
приложением завизированных копий.
Служебные письма составляют в 3 - 5 экземплярах:
1 экземпляр отправляется адресату и печатается на бланке;
2 визовой экземпляр остается в отделе документационного
обеспечения, при необходимости - с указателем рассылки;
3 экземпляр возвращается исполнителю;
4 экземпляр передается в контрольно-организационный отдел (если
документ стоит на контроле);
5 экземпляр передается в приемные заместителей Министра (если
письмо подписано заместителем Министра).
Документы, подготовленные на подпись Министру, должны
представляться исполнителем через Директора Департамента
управления делами, на подпись заместителю Министра - через
секретариат (помощника) заместителя Министра.
4.4.13. Ответственность за своевременную и качественную
подготовку служебных писем, в том числе за их содержание,
согласование, аккуратность, грамотность, четкость редакции,
соблюдение требований по оформлению возлагается на директоров
департаментов, начальников отделов, подготовивших документы, а
персональная ответственность - на непосредственных исполнителей.
4.4.14. Внесение изменений в первый экземпляр подписанного
документа, а также в первый экземпляр согласованного проекта не
допускается.
4.5. Телеграммы и телефаксы
4.5.1. Телеграммы и телефаксы оформляются на бумаге формата А4
по установленной форме или на бланке.
Телеграмма и телефакс должны иметь следующие обязательные
реквизиты: наименование, отметка о категории (срочная,
правительственная), адресат, текст, исходящий номер и дата,
подпись, исполнитель.
Текст телеграммы печатается через 2 интервала, прописным
шрифтом, без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при
этом не искажается содержание.
Текст телеграммы должен быть кратким и точным.
Подпись на телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи
указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
4.5.2. Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются
адрес отправителя, должность и фамилия лица, подписавшего
телеграмму, исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя.
Телеграмма на подпись Министру, заместителю Министра,
руководителю структурного подразделения готовится в 2 экземплярах.
4.5.3. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм
аналогичен порядку, установленному для служебных писем.
4.5.4. Если телеграмма содержит более 4 адресатов, то
подписывается каждый экземпляр.
При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель
прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с
указанием на каждой из них телеграфного адреса получателя.
4.5.5. Документы, требующие срочного исполнения, передаются
адресату с помощью факсимильной связи.
Поступающие на имя руководства Министерства и структурных
подразделений Министерства через факсимильную связь служебные
письма и другие документы (телефаксы) приравниваются к аналогичным
официальным документам.
Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в
Министерство телефаксов аналогичен порядку, установленному для
правительственных и неправительственных документов с отметками,
характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
Поступивший вслед за телефаксом оригинал документа направляется
в подразделение-исполнитель в соответствии с резолюцией
руководства Министерства к поступившему ранее телефаксу.
Порядок оформления служебных писем, отправляемых
подразделениями Министерства через факсимильную связь, и хранения
их копий аналогичен установленному в разделе 4.4.
Оригинал отправленного телефаксом документа может отправляться
адресату с пометкой "факс с досылкой" или в дело с пометкой "когда
и кем отправлен факс".
4.6. Общие правила оформления документов
Бланки документов
4.6.1. Документы Министерства должны, как правило, оформляться
на бланках и иметь установленный комплект обязательных реквизитов
и порядок их расположения.
Для бланков применяется бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5
(148 х 210 мм).
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма
Министерства оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-
2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как
правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
Переписка между департаментами центрального аппарата
Министерства ведется без бланков.
Переписка между департаментами центрального аппарата
Министерства, федеральной службой и федеральными агентствами,
находящимися в ведении Министерства, ведется на бланках.
4.6.2. В Министерстве применяются следующие бланки:
бланк с указанием наименования Министерства;
бланк с указанием должности Министра или его заместителей;
бланки по видам документов;
бланк письма за границу.
Виды бланков, применяемых в Министерстве, указаны в Приложении
N 2.
4.6.3. Бланки документов должны использоваться строго по
назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться
другим организациям и лицам.
4.6.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков
документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра с
внесением изменений в настоящую Инструкцию. Соответствующие
предложения вносятся Директором Департамента управления делами
вместе с образцами предлагаемых бланков.
Оформление реквизитов документов
4.6.5. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно
передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?": "О
выделении...", "Об изменении..." и т.д.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок не составляется.
4.6.6. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные
документы, письма) или события, зафиксированного в документе
(протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция,
положение, отчет) - дата утверждения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами
федеральной исполнительной власти, должны иметь одну (единую)
дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в
нормативных документах, определяющих права граждан и организаций,
а также содержащих сведения финансового характера, используется
словесно-цифровой способ оформления даты (20 августа 2004 г.), а в
остальных случаях - цифровой, в следующей последовательности:
день, месяц, год (20.08.2004).
4.6.7. Подпись документа.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (при использовании должностного бланка
наименование должности не указывается), личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия).
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают
на одном уровне.
4.6.8. Адресование документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям
или конкретным лицам.
Порядок адресования служебных документов указан в разделе 4.4
настоящей главы.
При адресовании документа физическому лицу указываются инициалы
и фамилия получателя, а затем почтовый адрес.
Например:
Калинину И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
Киреевский район,
г. Липки, Тульская обл.,
301264
4.6.9. Согласование документа.
Согласование документа оформляется визой на документе или
грифом согласования.
Визы включают в себя должность лица, визирующего документ,
личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего
листа подлинника распорядительного акта. На проекте
законодательного акта, на внутреннем документе и на копии
отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне
документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется
следующим образом:
Замечания прилагаются.
Начальник юридического отдела
_________________ А.С. Иванов
(подпись)
27.08.2004
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами и
организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее
согласование).
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим
грифом. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО",
наименование должности лица, с которым согласовывается документ (с
указанием наименования организации), личную подпись, расшифровку
подписи и дату согласования или название документа,
подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра транспорта
Российской Федерации
_______________________________
(личная подпись)
_______________________________
(инициалы, фамилия)
30.07.2004
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минтранса
от 30.07.2004 N К-15/1700
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в
левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких органов и организаций. На документе делается отметка
"Лист согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания
осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Министерства;
с руководителями подведомственных федеральной службы и
федеральных агентств, а также организаций, интересы которых
затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых
затрагивает содержание документа;
при необходимости - с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
4.6.10. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
архивной службы России
_______________________________
(личная подпись)
_______________________________
(инициалы, фамилия)
16.08.2004
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений
документ может утверждаться приказом Министерства.
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минтранса России
от 16 августа 2004 г. N 12
4.6.11. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,
подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, основным исполнителем является лицо,
указанное в поручении первым после заместителя Министра, а в
случае, когда лица равны по должности, основным исполнителем
является лицо, стоящее первым в поручении, если не оговорено иное.
В резолюции может быть указано слово "созыв", "обобщение",
"ответственный", "сбор".
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
В резолюциях, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, указывается исполнитель, проставляются
подпись автора резолюции, дата.
4.6.12. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его
телефона, например:
Ушаков Александр Петрович
928-00-14
Данные об исполнителе печатаются шрифтом N 10.
4.6.13. Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты
(название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание,
дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют
следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования
перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и
числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не
указывается.
4.6.14. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого
документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер
дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись
исполнителя или руководителя структурного подразделения -
исполнителя документа.
4.7. Порядок оформления писем зарубежным корреспондентам
4.7.1. Переписка Министерства с зарубежными странами, странами
СНГ, представительствами, посольствами, международными
организациями и частными лицами иностранных государств ведется за
подписью Министра или заместителей Министра на специальных
бланках.
4.7.2. Министр может делегировать право подписи писем первым
руководителям федеральной службы и федеральных агентств по
вопросам, находящимся в их компетенции. Данное право должно быть
оговорено в поручении Министра.
4.7.3. Департаменты центрального аппарата Министерства могут
осуществлять переписку с зарубежными корреспондентами по
оперативным вопросам, находящимся в их компетенции.
4.7.4. Письма зарубежным корреспондентам оформляются на бланках
в 3 экземплярах на русском языке с приложением неофициального
перевода на иностранном языке. На переводе в правом верхнем углу
обязательно указывается "Неофициальный перевод".
4.7.5. Подготовленные письма иностранным корреспондентам
обязательно визируются в Департаменте международного
сотрудничества.
4.7.6. Оформление писем зарубежным корреспондентам имеет
следующие особенности:
реквизит "Адресат" указывается в левом верхнем углу бланка
через три межстрочных интервала ниже номера письма;
адресование письма включает в себя имя и фамилию, должность,
название организации;
заголовок к тексту, как правило, не пишется;
отметка об исполнителе указывается на втором визовом и третьем
экземплярах письма;
при наличии приложения отметка делается под текстом письма и
оформляется также, как и для служебных писем;
в расшифровке подписи указывается должность подписавшего лица.
4.7.7. Текст письма принято составлять от первого лица.
Местоимение "мы" не употребляется. Текст письма начинается с
обращения/приветствия "Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа
Министр" без указания фамилии. После приветствия восклицательный
знак не ставится, а ставится запятая.
Обращение "Глубокоуважаемый(ая)" допускается использовать лишь
в письме к русскоговорящему адресату.
Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые
пишутся лично подписывающим документ. Например:
"С наилучшими пожеланиями",
"Искренне Ваш".
4.7.8. Подписанные письма в адрес иностранных корреспондентов
регистрируются в Департаменте международного сотрудничества при
наличии визы директора Департамента международного сотрудничества
либо лица, его замещающего. В случае, если исполнитель не имеет
точного и правильного адреса корреспондента на иностранном языке,
он получает эти данные в Департаменте международного
сотрудничества. Отправка писем почтой производится через
экспедицию отдела документационного обеспечения.
V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
5.1. Прием, обработка и прохождение
поступающей правительственной корреспонденции
5.1.1. Прием и первоначальная обработка корреспонденции,
поступающей из правительственных и других вышестоящих органов
(Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата
Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания
Российской Федерации), производятся в централизованном порядке
отделом документационного обеспечения (далее - Канцелярия)
Департамента управления делами.
Поступающие правительственные документы принимаются под
расписку: в рабочее время - работником Канцелярии, в вечернее
время и в выходные дни - секретарем Министра либо ответственным
дежурным по Министерству.
Все конверты, за исключением имеющих пометку "лично",
вскрываются. Проверяется правильность доставки и целостность
вложений. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или
приложения к нему, а также ошибочно присланного документа об этом
сообщается отправителю. Конверты с пометкой "лично", поздравления,
соболезнования и приглашения на праздничные мероприятия передаются
адресату для рассмотрения без регистрации.
5.1.2. Регистрация поступивших документов производится
Канцелярией с вводом информации о них в электронную базу данных.
При регистрации поступившего документа в электронную
регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: входящий
номер и дата, вид документа, корреспондент, фамилия подписавшего,
исходящий номер и дата, а также краткое содержание документа и
исходящий номер документа Министерства, если имеется на него
ссылка.
На зарегистрированных документах, как правило, в нижней части
первого листа основного документа ставится регистрационный штамп
установленного образца и вписывается входящий номер и дата.
Если в документе имеются ссылки на более ранние документы или
по тексту предполагается, что по этой теме были документы, то в
базе данных проводится поиск электронных регистрационных карточек
этих документов. Необходимые карточки распечатываются и
прилагаются к документу.
5.1.3. Часть зарегистрированных документов, которая адресована
заместителям Министра или руководителям подразделений
(корреспонденция по принадлежности), при необходимости передается
в контрольно-организационный отдел для рассмотрения и постановки
на контроль.
Корреспонденция, адресованная Министру или в Министерство,
передается советнику Департамента управления делами для
рассмотрения и подготовки проектов резолюций Министра. Тексты
проектов резолюций и список предполагаемых исполнителей вводятся в
электронную базу данных специалистами Канцелярии. Проект резолюции
распечатывается в одном экземпляре на бланке установленной формы и
прикалывается на лицевой стороне документа, регистрационные
карточки со ссылками подкалываются после документа. Подготовленная
таким образом корреспонденция просматривается и сортируется по
степени срочности и важности советником и передается для
рассмотрения директору Департамента управления делами либо его
заместителю для последующего доклада Министру.
После рассмотрения документов Министром они возвращаются к
советнику для просмотра возможных изменений в резолюциях и при
необходимости для внесения в электронную базу данных
корректировки. После этого документы передаются в контрольно-
организационный отдел Департамента управления делами для
постановки на контроль.
5.1.4. В контрольно-организационном отделе при постановке на
контроль правительственных документов в электронную
регистрационную карточку вносятся следующие данные: подробно
поручения Министерству, содержащиеся в правительственных
документах, контрольные сроки исполнения, фиксируется
ответственный исполнитель. В тех случаях, когда документы на
контроль не ставятся, эта информация также вносится в электронную
карточку. На документах рядом с регистрационным штампом ставится
контрольный штамп установленного образца либо роспись работника
контрольно-организационного отдела в случае, если документ на
контроль не поставлен.
Поставленные на контроль документы возвращаются в Канцелярию
для передачи исполнителям в соответствии с резолюцией Министра.
5.1.5. Канцелярией в первую очередь обрабатываются и передаются
по назначению документы с отметками, характеризующими степень
срочности их исполнения или доставки.
5.1.6. Все правительственные документы направляются для
исполнения руководителям Министерства и подразделениям только
через Канцелярию (экспедицию) под расписку в журнале установленной
формы. При этом сотрудниками Канцелярии производится переадресация
документов в электронной базе данных.
Документы направляются в соответствии с резолюцией Министра.
Заместитель Министра, указанный в резолюции первым, организует
исполнение документа. В случаях, когда поручение дается двум или
нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в
поручении первым после заместителя Министра, а в случаях, когда
лица равны по должности, основным исполнителем является лицо,
первое стоящее в поручении, если не оговорено иное. При этом
срочные документы копируются и направляются: в оригинале -
ответственному исполнителю, в копиях - соисполнителям.
В резолюции может быть указано слово "созыв", "обобщение" и
т.д. Основному исполнителю предоставляется право созыва
соисполнителей и координации работы, и он вправе давать поручения
в виде резолюций лицам, непосредственно ему подчиненным.
Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их
согласование с заинтересованными сторонами возлагается на
должностное лицо, ответственное за подготовку соответствующего
проекта.
Передача документов от подразделения-исполнителя к другому
подразделению-исполнителю также осуществляется только через
Канцелярию с отметками в электронной карточке.
5.1.7. Документ (или копия документа) с резолюцией Министра,
поступивший из Канцелярии для доклада заместителю Министра,
подлежит обработке в электронной базе данных. При этом секретариат
заместителя Министра вводит поручение заместителя Министра и
список исполнителей этого поручения в регистрационную электронную
карточку.
Для ускорения доведения срочного поручения заместителя Министра
до всех соисполнителей секретарь производит копирование документа
(или его копии) и доведение копий до указанных подразделений.
Оригинал документа возвращается в Канцелярию для организации
его дальнейшего прохождения.
5.1.8. Получение документов, направляемых федеральной службе и
федеральным агентствам и подразделениям Министерства, находящимся
вне основного здания, осуществляется сотрудниками этих
подразделений в экспедиции.
5.1.9. Отработанные правительственные документы (после
ознакомления, исполнения и снятия с контроля) подлежат
незамедлительному возврату в Канцелярию для оперативного хранения
и последующей сдачи в архив Министерства. Возврат документов и их
местонахождение фиксируется в электронной базе данных.
Канцелярия регулярно, не реже одного раза в квартал,
распечатывает из электронной базы данных перечни документов, не
возвращенных в срок, и направляет их подразделениям.
5.2. Прием, обработка, распределение и прохождение
поступающей неправительственной корреспонденции
5.2.1. Прием и первоначальная обработка поступающей
неправительственной корреспонденции производится экспедицией
Департамента управления делами.
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции
проверяются правильность доставки и целостность вложений.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку
"лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, отсутствия
документа или приложения к нему об этом сообщается отправителю.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда
только по ним можно установить адрес отправителя или время
отправки и получения документов.
5.2.2. Регистрация документов, поступивших на имя Министра и
Министерства, производится в Канцелярии, на имя заместителей
Министра - в секретариатах заместителей Министра секретарями.
При регистрации указанных документов информация о них вводится
в электронную базу данных. На зарегистрированных документах, как
правило, в нижней части лицевой стороны первого листа основного
документа ставится регистрационный штамп установленного образца.
В электронную регистрационную карточку вводятся следующие
реквизиты поступившего документа: входящий номер и дата, вид
документа, корреспондент, фамилия подписавшего, исходящий номер и
дата, а также территория, краткое содержание и сведения о
документах, связанных с поступившим.
Регистрация документов, поступивших в адрес руководства
Министерства от зарубежных адресатов, производится в Департаменте
международного сотрудничества в соответствии с требованиями
настоящей Инструкции.
Регистрация документов, поступивших в адрес департаментов
Министерства, осуществляется сотрудниками этих подразделений,
ответственными за ведение делопроизводства.
5.2.3. Распределение корреспонденции, поступающей на имя
Министра или в Министерство, осуществляется Директором
Департамента управления делами либо его заместителем, в
соответствии с распределением обязанностей между заместителями
Министра, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам
деятельности подразделений Министерства.
Письма председателей Конституционного, Верховного и Высшего
Арбитражного судов, Центрального банка и Счетной палаты Российской
Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации,
руководителей органов государственной власти субъектов Российской
Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной
власти; докладные записки заместителей Министра, руководителей
подразделений Министерства и другие документы по вопросам,
требующим решения Министра, докладываются Министру. При этом на
каждый документ готовится проект резолюции Министра, который
вводится в электронную базу данных, распечатывается в одном
экземпляре на бланке установленной формы и вместе с документом
поступает на доклад Министру.
После рассмотрения документов Министром и возврата их в
Канцелярию они передаются в контрольно-организационный отдел для
постановки на контроль.
Докладные записки на имя Министра от заместителей Министра и
руководителей структурных подразделений Министерства докладываются
Министру без проекта резолюции.
5.2.4. Письма заместителей руководителей, указанных в п. 5.2.3,
а также другие документы по вопросам, требующим решения
руководства Министерства, направляются на доклад заместителям
Министра.
После рассмотрения заместителями Министра документов,
направленных Канцелярией, а также поступивших непосредственно в их
адрес, секретари заместителей Министра заносят резолюции
руководителей и список исполнителей в электронную базу данных и
передают в контрольно-организационный отдел для постановки на
контроль, а также готовят необходимое количество копий и доводят
их до исполнителей.
Иная корреспонденция, поступающая на имя Министра и в
Министерство, направляется непосредственно Директорам
департаментов в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам
ведения указанных подразделений.
Документы, поступившие в ответ на исходящий номер Министерства
или его подразделения, направляются в подразделение, готовившее
указанный исходящий документ; поступившие в ответ на номер
правительственного поручения - в подразделение-исполнитель.
5.2.5. Доставка неправительственных документов осуществляется в
порядке, аналогичном доставке правительственных документов.
5.3. Организация работы с документами в подразделениях
5.3.1. Руководители подразделений обеспечивают оперативное
рассмотрение и организуют исполнение поступивших к ним документов.
Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна
содержать фамилии исполнителей, указание о порядке и характере
исполнения документа, подпись руководителя и дату.
Рассмотрение документов производится, как правило, в день их
поступления в подразделение.
Поступившие в подразделения документы с резолюцией Министра
рассматриваются руководителями подразделений незамедлительно.
5.3.2. Прием и учет поступивших в подразделение на исполнение
документов, а также фиксация всех отметок об их прохождении и
исполнении осуществляется в департаментах Министерства
сотрудниками, занимающимися ведением делопроизводства.
В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками,
характеризующими степень срочности ее исполнения и доставки.
5.3.3. Подразделения представляют предложения по исполнению
правительственных документов с резолюцией Министра в зависимости
от их содержания в виде:
докладов-ответов в вышестоящие организации с проектами
федеральных законов, указов, решений Правительства Российской
Федерации;
докладов-ответов в вышестоящие организации;
согласованных проектов приказов, распоряжений по Министерству;
докладных записок о выполнении поручений.
Предложения по выполнению резолюций Министра и заместителей
Министра к неправительственным документам подразделения
представляют в виде ответов корреспондентам либо докладных записок
о выполнении поручений.
5.3.4. В тех случаях, когда резолюция руководства Министерства
адресована нескольким руководителям структурных подразделений,
ответственность за организацию исполнения поручения в целом,
своевременную и правильную подготовку документа несет руководитель
подразделения, указанный в резолюции первым.
Подразделения-соисполнители должны представлять необходимые
материалы ответственному исполнителю не позднее, чем за 4 дня до
истечения контрольного срока. По срочным документам материалы
предоставляются незамедлительно.
5.3.5. Исполненные правительственные документы ответственным
исполнителем незамедлительно представляются для снятия с контроля
в контрольно-организационный отдел и возвращаются в Канцелярию с
копией ответа или другого материала, которым исполнен документ,
для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой
дел.
Исполненные неправительственные документы снимаются с контроля
в контрольно-организационном отделе и хранятся в делах
подразделения, являющегося ответственным исполнителем.
5.3.6. При составлении и оформлении документов сотрудники
подразделений должны руководствоваться требованиями настоящей
Инструкции.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной при подготовке
документа.
5.4. Учет количества документов
5.4.1. Учет количества документов проводится ежеквартально
структурными подразделениями Министерства по месту регистрации
документов.
Результаты учета в срок до 10 числа месяца, следующего за
окончанием квартала, представляются в Канцелярию Департамента
управления делами по форме, устанавливаемой Канцелярией.
5.4.2. За единицу учета количества документов принимается сам
документ, без учета копий, создаваемых при печатании и
размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.
5.4.3. Департамент управления делами на основе подсчета
количества документов, зарегистрированных в Канцелярии, и
обобщения данных, представленных департаментами, проводит анализ
документооборота по Министерству для представления Министру.
VI. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ
(ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ, ЖАЛОБ) ГРАЖДАН
6.1. Организация работы с обращениями граждан
6.1.1. Организация работы по приему, регистрации и контролю
исполнения предложений, заявлений или жалоб граждан (далее -
обращения граждан) в адрес Министра, заместителей Министра и
Министерства осуществляется контрольно-организационным отделом
Департамента управления делами.
6.1.2. Обращения граждан, адресованные департаментам
Министерства, федеральной службе и федеральным агентствам,
находящимся в ведении Министерства, регистрируются в данных
подразделениях отдельно от общей переписки. Регистрация ответов на
указанные обращения производится по месту их исполнения.
Исполненные обращения граждан хранятся в этих подразделениях.
Поступившие в Министерство обращения граждан регистрируются в
КДС. На первой странице обращения ставится штамп регистрации, в
который вносятся начальная буква фамилии заявителя, порядковый
входящий номер и дата регистрации.
Например: Н-25 от 15.06.2004.
6.1.3. Рассмотренные руководством Министерства, руководителями
структурных подразделений обращения граждан с резолюцией и
отметкой о контроле передаются для работы исполнителю.
6.1.4. Обращения граждан рассматриваются в срок до одного
месяца. Исполненными считаются обращения граждан после направления
заявителю ответа с полностью решенными вопросами, представленными
в обращении.
Исполнителем обращений граждан в адрес Министра, заместителей
Министра и Министерства представляется в контрольно-
организационный отдел Департамента управления делами копия ответа
заявителю, а также копия в вышестоящую организацию по ее запросу.
Отметка об исполнении вносится контрольно-организационным отделом
в регистрационную карточку КДС.
6.1.5. В случаях, когда для дополнительной проверки и
рассмотрения обращения гражданина требуется продление срока
исполнения, головной исполнитель обязан согласовать (за 3 - 4 дня
до окончания установленного срока) продление срока в контрольно-
организационном отделе Департамента управления делами. Автор
информируется исполнителем о причинах задержки рассмотрения его
обращения.
6.1.6. Признаются анонимными и не принимаются на рассмотрение
письменные обращения граждан, в которых отсутствуют подлинная
личная подпись, фамилия заявителя или его адрес для обратной
связи.
6.1.7. Запрещается направлять обращения граждан для исполнения
тем должностным лицам или организациям, действия которых
обжалуются или критикуются.
6.1.8. Право подписи исходящих писем по обращениям граждан в
адрес Администрации Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации имеют руководители Министерства
(Министр или заместители Министра), а также руководители
федеральной службы и федеральных агентств по направлениям своей
деятельности.
6.1.9. Заместители Министра, директора департаментов,
руководители федеральной службы и федеральных агентств:
лично рассматривают поступившие обращения граждан и в
зависимости от характера поставленных вопросов определяют
исполнителей для проверки и подготовки проектов ответов заявителям
или принимают решения о передаче писем в подведомственные
предприятия и организации для принятия мер;
если в обращении гражданина поднимается важная для Министерства
проблема, требующая дальнейшей проработки и реализации, по данному
обращению представляется докладная Министру или заместителю
Министра;
назначают в структурных подразделениях должностных лиц,
ответственных за учет, порядок рассмотрения, контроль и хранение
писем граждан;
организуют проведение в структурных подразделениях анализа
рассмотренных обращений граждан в целях принятия мер по устранению
причин, порождающих обращения граждан.
6.2. Организация личного приема граждан
6.2.1. Организация личного приема граждан осуществляется:
личный прием у Министра - контрольно-организационным отделом
Департамента управления делами;
личный прием у заместителей Министра - секретариатами
заместителей Министра;
личный прием у директоров департаментов Министерства -
должностными лицами, назначенными ответственными за
делопроизводство или за работу с обращениями граждан;
личный прием у руководителей федеральной службы и федеральных
агентств - должностными лицами, назначенными ответственными за
делопроизводство или за работу с обращениями граждан.
6.2.2. Прием граждан Министром - членом Правительства
Российской Федерации в Приемной Правительства Российской Федерации
осуществляется в соответствии с графиком, утверждаемым Аппаратом
Правительства Российской Федерации.
6.2.3. Контроль за выполнением решений Министра по результатам
приема депутатов осуществляет помощник Министра, а по решениям
заместителей Министра - помощник (секретарь) заместителя Министра.
6.2.4. Учет и контроль исполнения принятых решений по итогам
личного приема граждан ведутся в журнале установленной формы.
6.2.5. Контрольно-организационный отдел Департамента управления
делами с использованием КДС:
организует учет обращений граждан, поступающих в Министерство;
направляет их на рассмотрение в соответствующие структурные
подразделения Министерства, а также в подведомственные федеральную
службу и федеральные агентства по принадлежности;
осуществляет в установленном порядке контроль за полным и
своевременным рассмотрением обращений граждан, поступивших в
Министерство;
осуществляет методическое руководство организацией работы с
письмами и по приему граждан в структурных подразделениях
Министерства, а также в подведомственных федеральной службе и
федеральных агентствах.
VII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Контролю подлежат зарегистрированные документы,
адресованные Министру, заместителям Министра и в Министерство без
указания должности, требующие исполнения по поручениям Президента
Российской Федерации, вышестоящих органов государственной власти
Российской Федерации или по резолюциям Министра и заместителей
Министра.
7.2. Контрольно-организационный отдел Департамента управления
делами осуществляет контроль за своевременным и качественным
исполнением документов и обращений, поступивших в Министерство:
из Администрации Президента Российской Федерации,
Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и других
правительственных органов;
от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации;
от руководителей федеральных органов исполнительной власти,
органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и
местного самоуправления, полномочных представителей Президента
Российской Федерации в федеральных округах;
от предприятий и организаций транспортного комплекса, а также
различных сторонних организаций и предпринимателей, имеющих
резолюции руководства Министерства;
от граждан (предложения, заявления и жалобы).
По указанию руководства Министерства могут быть поставлены на
контроль и другие документы.
7.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти и
внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из других федеральных органов исполнительной
власти, организаций и письменные обращения граждан - с даты их
поступления.
Сроки исполнения документов определяются, исходя из срока,
установленного организацией, направившей документ, или нормативных
сроков.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный
срок;
без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте
пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;
имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;
остальные - в срок не более месяца;
по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со
дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной
Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня
получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным
федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов
постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании
Правительства Российской Федерации, а также по проектам
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации,
поступившим от ответственного исполнителя на согласование - до 10
дней;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации
без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с
согласованием - 30 дней;
представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть
рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не
указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по
представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата
Российской Федерации уведомляется незамедлительно;
информация Министерства, необходимая при подготовке к слушанию
в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит
представлению полномочному представителю Правительства Российской
Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки,
указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного
Суда Российской Федерации срок представления проекта ответа
полномочному представителю в Конституционном Суде для согласования
- 10 дней со дня получения запроса.
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее
рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения
указывается в резолюции руководителя Министерства или в штампе
"Контроль" и фиксируется в регистрационно-контрольной форме КДС.
7.4. При постановке на контроль на документе делается отметка о
контроле, которая оформляется штампом "Контроль" с установленной
датой исполнения документа.
Контрольно-организационный отдел устанавливает контрольный срок
исполнения документа, руководствуясь фиксированными сроками,
указанными в поручении вышестоящего органа государственной власти
Российской Федерации или в резолюции Министра (заместителя
Министра).
По поручениям без указания конкретной даты исполнения
контрольные сроки устанавливаются в соответствии с положениями
Регламента Правительства Российской Федерации и иных нормативных
актов, а также с учетом необходимости экспедиторской обработки
исходящей корреспонденции и своевременной доставки ее адресату.
7.5. Если поручение Министра или уполномоченных им заместителей
Министра дано нескольким должностным лицам Министерства,
федеральной службы и федеральных агентств, находящихся в ведении
Министерства, и в резолюции не указан конкретный ответственный
(головной) исполнитель, то должностное лицо, указанное в поручении
первым после курирующего исполнение поручения заместителя
Министра, является ответственным исполнителем поручения и
организует работу соисполнителей.
Контрольный срок исполнения документа является обязательным для
ответственного исполнителя, который определяет порядок
согласования и подготовки итогового проекта документа.
7.6. Соисполнители ответственны за своевременную подготовку
необходимых материалов и представление их ответственному
исполнителю не позднее чем за 4 дня до истечения установленного
контрольного срока. По срочным поручениям материалы
предоставляются незамедлительно.
7.7. Головной исполнитель несет персональную ответственность за
выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение
до подписания и направления ответа адресату.
7.8. Ответственный исполнитель несет персональную
ответственность за полноту и достоверность информации,
использованной при подготовке документа.
7.9. В случаях, когда в ходе исполнения поручения резолюциями
руководителей Министерства меняется ответственный исполнитель,
первичный ответственный исполнитель незамедлительно информирует об
этом соисполнителей и контрольно-организационный отдел
Департамента управления делами.
7.10. При необходимости изменения контрольного срока,
установленного контрольно-организационным отделом, ответственный
исполнитель не позднее 3 дней до окончания контрольного срока
обязан представить докладную на имя Министра (заместителя
Министра), давшего поручение.
В докладной должны быть указаны причины необходимости переноса
срока и предложения по установлению нового срока исполнения.
Докладную подписывает руководитель структурного подразделения,
ответственного за исполнение.
Секретариаты заместителей Министра (помощники) своевременно
информируют контрольно-организационный отдел о принятом решении по
докладной, представленной заместителю Министра.
7.11. Продление срока исполнения поручений Президента
Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации
или Правительства Российской Федерации допускается в
исключительных случаях.
Руководитель подразделения, ответственного за исполнение, не
позднее чем в 10-дневный срок со дня подписания поручения
представляет докладную на имя Министра с указанием причин
необходимости переноса срока. Вместе с докладной представляется
проект обращения Министерства в соответствующий орган
государственной власти Российской Федерации с просьбой о переносе
срока исполнения поручения.
Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не
продлеваются.
7.12. Снятие с контроля документов по поручениям Министра и
заместителей Министра осуществляет контрольно-организационный
отдел Департамента управления делами после представления
ответственным исполнителем подлинника поручения и копий
исполненных документов.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после
фактического выполнения соответствующих поручений,
документированного подтверждения исполнения и сообщения
результатов заинтересованным организациям и лицам.
Если по представленным ответственным исполнителем проектам
ответов Министр или заместитель Министра дает дополнительные
поручения, то документ с контроля не снимается.
Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются
основанием для признания документа исполненным.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении
документа в регистрационной форме КДС: краткие сведения об
исполнении или ссылка на документ (дата и номер),
свидетельствующий об исполнении, реквизиты (Ф.И.О., телефон)
исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором
исполнен документ. На оригинале документа в штампе "Контроль"
ставится отметка о снятии с контроля исполнения.
7.13. Ответственные исполнители и соисполнители обязаны по
первому требованию руководителей Департамента управления делами,
работников контрольно-организационного отдела давать исчерпывающие
данные о ходе исполнения и подготовки необходимых материалов по
контролируемым документам.
7.14. Поручения Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации, не исполненные в сроки, установленные
контрольно-организационным отделом, и не продленные докладной (см.
пункт 7.10), требуют особого внимания руководителя подразделения,
ответственного за исполнение поручения. На эти документы
представляется докладная Министру о причинах неисполнения
документов с указанием виновных должностных лиц.
7.15. Сотрудники департаментов Министерства, федеральной службы
и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства, на
которых возложен общий контроль за исполнительской дисциплиной,
представляют еженедельно в контрольно-организационный отдел
информацию о ходе исполнения документов.
Контрольно-организационный отдел Департамента управления делами
формирует сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в
подразделениях Министерства и находящихся в его ведении
федеральной службе и федеральных агентствах для информирования
руководства Министерства с периодичностью:
оперативные отчеты - еженедельно;
аналитические ответы - поквартально и по итогам истекшего года.
VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры
дел и формирование дел.
8.1. Составление номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в делопроизводстве Министерства, с
указанием сроков их хранения по установленной форме.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,
определения сроков их хранения и является основой для составления
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а
также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.2. В Министерстве составляются номенклатуры дел
департаментов и сводная номенклатура дел Министерства (Приложение
N 3). Основой для определения структуры номенклатуры является
штатное расписание Министерства.
8.1.3. Номенклатура дел департамента составляется лицом
(отделом), ответственным за ведение делопроизводства,
согласовывается с архивом Министерства, подписывается Директором
департамента и представляется в Департамент управления делами.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок
разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в
установленном порядке.
8.1.4. Сводная номенклатура дел Министерства визируется
сотрудником архива, подписывается Директором Департамента
управления делами, согласовывается с Центральной экспертной
комиссией (далее - ЦЭК) Министерства, с экспертной проверочной
комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской
Федерации, в который документы передаются на государственное
хранение, и утверждается руководством Министерства.
Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже
одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в
Министерстве.
8.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.
8.1.6. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренных изменений функций и структуры
Министерства.
8.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства
являются названия департаментов. В сводной номенклатуре дел
разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой
Министерства.
8.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие
все документируемые участки работы Министерства.
8.1.9. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного
в Министерстве цифрового обозначения департамента, отдела и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах
структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами.
Например:
10-05-21, где 10 - обозначение структурного подразделения, 05 -
обозначение отдела данного подразделения, 21 - порядковый номер
дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)
или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название
Министерства или структурного подразделения (автор документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела; название местности
(территории), с которой связано содержание документов дела; дата
(период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например:
Переписка с федеральными министерствами по вопросам подписания
соглашения о сотрудничестве
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
При обозначении в заголовках дел административно-
территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела
касается нескольких однородных административно-территориальных
единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а
указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций областей о транспортном
обслуживании населения
Если содержание дела касается одной административно-
территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название
указывается в заголовке дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих организационно-
распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 приводятся срок хранения дела, номера статей по
Перечню типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2004).
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней
документов, использованных при определении сроков хранения дел,
проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах
(например, переходящее с 1995 года), о выделении дел к
уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о
передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для
продолжения и др.
8.1.10. Если в течение года в Министерстве возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
8.2.2. Формирование дел в Министерстве осуществляют структурные
подразделения Министерства. Контроль за формированием дел в
Министерстве осуществляет Департамент управления делами.
Дела в подразделениях формируются лицами, ответственными за
делопроизводство. Формирование и хранение дел у исполнителя не
разрешается. Исполненные документы должны в 15-дневный срок
сдаваться исполнителем, ответственным за ведение делопроизводства.
8.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила: помещать в дело только исполненные документы в
соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в
дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел; раздельно группировать в дела документы
постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела
ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать
250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1",
"т. 2" и т.д.
8.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида
документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов
Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской
Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний
Правительства Российской Федерации.
Все документы отчетного и информационного характера по
исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства
Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в
заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то
отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока
хранения за текущий год.
Документы коллегии Минтранса России группируются в два дела:
протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в
соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке
ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности
Российской Федерации в порядке назначения и государственные
должности федеральной государственной службы" от 1 июня 1998 г. N
640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23,
ст. 2501).
Переписка группируется, как правило, за календарный год и
систематизируется в хронологической последовательности; документ-
ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
8.2.5. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и
по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на
обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной
надписи. Оформление дел проводится сотрудниками подразделений, в
компетенции которых заведение и формирование дел, при методической
помощи и под контролем архива Министерства.
8.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление
реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 4);
нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела
(Приложение N 5); составление в необходимых случаях внутренней
описи документов дела (Приложение N 6); подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
8.2.7. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства,
наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок
дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок
хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом: наименование Министерства записывается полностью в
именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного
наименования, которое дается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения - записывается название
структурного подразделения в соответствии с утвержденной
структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела
по номенклатуре дел Министерства; заголовок дела переносится из
номенклатуры дел Министерства, согласованной с ЭПК федерального
архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела
в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную
документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей),
являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц,
год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего
документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются
арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются
простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу
листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в
деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество
листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,
фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с
расшифровкой подписи, указанием должности и даты составления.
Количество листов в деле проставляется на обложке дела в
соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком
хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне
документов, образующихся в деятельности федерального органа, с
проставлением сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел
постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве
чернилами только после включения этих дел в годовые разделы
сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального
архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место
для наименования федерального архива, в который будут передаваться
дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.2.8. Для учета документов определенных категорий постоянного
и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых
вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные
дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела
определяется инструкцией по ведению делопроизводства в
Министерстве. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме, которая содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах
листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней
описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами
и прописью количество включенных в нее документов и листов
внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
расшифровкой подписи, с указанием должности и даты составления
описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная
составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за
верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.2.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к
подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)
из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, а также допускается не проводить
пересистематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные
надписи не составлять.
8.3. Организация оперативного хранения документов
8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства
дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
8.3.2. Документы, письма, обращения граждан, поступившие
непосредственно в департаменты центрального аппарата Министерства,
хранятся в этих подразделениях.
В подразделениях также хранятся и неправительственные
документы, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с
поручениями руководства Министерства.
8.3.3. Приказы по личному составу хранятся в Департаменте
управления кадрами и сопровождения специальных программ.
8.3.4. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально
отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном
положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их
полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия
солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
В случае необходимости дела выдаются сотрудникам во временное
пользование под расписку. На каждое выданное дело заполняется
карточка-заместитель.
8.3.5. Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся
у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ
ящиках рабочего стола или шкафу.
8.3.6. Документы находятся в структурных подразделениях
Министерства в течение года после окончания работы с ними, затем в
установленном порядке проводится их оформление для последующего
хранения.
8.3.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения
допускается в исключительных случаях и производится по разрешению
с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах
выдачи подлинника.
IX. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства,
являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы
их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным
агентством, подлежат обязательной передаче на государственное
хранение независимо от времени происхождения, места хранения,
техники и способа закрепления информации.
Архив Министерства и архивы федеральной службы и федеральных
агентств, подведомственных Министерству, хранят документы
центрального аппарата, организаций-предшественников,
ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных
Министерству.
9.1. Экспертиза ценности документов
9.1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов
на основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения.
Для регулярного проведения экспертизы ценности документов
Министерства с целью отбора их на архивное хранение и установления
сроков хранения, рассмотрения описей дел постоянного хранения и
актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и
практического значения, создается постоянно действующая
Центральная экспертная комиссия Министерства (ЦЭК).
Состав комиссии и положения о ней утверждаются приказом
Министра и согласуются с Федеральным архивным агентством.
9.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится
при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке
правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к
последующему хранению.
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в
структурных подразделениях Министерства сотрудниками, отвечающими
за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК и работниками
архивов.
9.1.3. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения для передачи в архив Министерства; отбор документов
с временными сроками хранения и с пометкой "До минования
надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных
подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы,
сроки хранения которых истекли.
9.1.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9.1.5. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,
оформленные в соответствии с установленными требованиями, ежегодно
составляются описи (Приложение N 7). На дела временного (до 10
лет) хранения описи не составляются.
Для сдачи дел в архив Министерства в структурных подразделениях
ежегодно составляются описи в двух экземплярах, заверяются лицом,
ответственным за делопроизводство, и подписываются руководителем
подразделения.
Отдельно составляются описи на дела постоянного хранения, дела
временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
Описи на дела постоянного хранения составляются под
непосредственным методическим руководством работников архивов. Они
служат основой для подготовки сводной описи Министерства, которую
готовят архивы и по которой сдаются дела на государственное
хранение.
9.1.6. Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме и представляются в архив через два года после
завершения дел в делопроизводстве.
9.1.7. Описательная статья описи дел структурного подразделения
имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по
описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части);
срок хранения дела.
9.1.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов
(частей), то каждый том (часть) вносится в опись под
самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел
с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого
дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то
же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью
(на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о
наличии копий и т.п.
9.1.9. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и
прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний
номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации
дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
9.1.10. Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается с
работником архива и утверждается руководителем структурного
подразделения.
9.1.11. Опись дел структурного подразделения составляется в
трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в
архив Министерства (отраслевой службы), второй остается в качестве
контрольного экземпляра в структурном подразделении. Третий
экземпляр описи передается в ЦЭК для рассмотрения и согласования.
9.1.12. Отбор документов за соответствующий период к
уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению
(Приложение N 8) производится после составления сводных описей дел
постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК
акты утверждаются руководителем Министерства после утверждения
экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК)
Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ) описей дел
постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты,
уничтожаются в соответствии с установленным порядком.
9.2. Подготовка и передача документов в архив
9.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными
документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Их передача производится только по описям дел.
9.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства после
истечения двухлетнего срока их хранения и использования в
структурном подразделении.
9.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они
хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
9.2.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по
графику, составленному архивом, согласованному с руководителями
структурных подразделений и утвержденному Директором Департамента
управления делами.
9.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к
передаче в архив Министерства сотрудником архива предварительно
проверяется правильность их формирования, оформления и
соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,
заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все
выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел
работники структурного подразделения обязаны устранить.
9.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом
Министерства в присутствии работника структурного подразделения.
При этом на всех экземплярах описи против каждого дела,
включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце
каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также
ставятся подписи заведующего архивом Министерства и лица,
передавшего дела.
9.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение
делопроизводства данного структурного подразделения, в период
проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся
документы в дела, оформляет дела и передает их в архив
Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел
осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
X. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
10.1. Выполнение копировально-множительных работ в Министерстве
производится в копировальном отделе ГВЦ и на копировальных
аппаратах, установленных в подразделениях.
10.2. Основанием для централизованного выполнения копировальных
работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы,
подписанный руководителем подразделения-исполнителя.
10.3. На копировальных аппаратах, установленных в
подразделениях, производится копирование срочных материалов
небольшого объема и тиража.
Ответственность за правильное использование копировальной
техники несет руководитель подразделения.
10.4. Запрещается копирование правительственных и иных
документов, поступивших в Министерство с пометкой "Снятие копий
запрещается", "Не для печати", "Конфиденциально" и т.п.
10.5. Для копирования в ГВЦ правительственных документов,
зарегистрированных в отделе документационного обеспечения,
необходима подпись начальника данного отдела.
XI. ПЕЧАТИ МИНИСТЕРСТВА
11.1. Министерство транспорта Российской Федерации согласно
Постановлению Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004
г. N 395 "Об утверждении Положения о Министерстве транспорта
Российской Федерации" имеет гербовую печать, которая постоянно
хранится в отделе документационного обеспечения Департамента
управления делами.
11.2. Печать с изображением Государственного герба Российской
Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения
их подлинности.
11.3. Простые круглые печати без изображения государственной
символики ставятся на копиях документов для удостоверения их
соответствия подлинникам.
11.4. Изготовление печатей и штампов для центрального аппарата
Министерства производится с разрешения Директора Департамента
управления делами и заказывается через отдел хозяйственного
обеспечения.
11.5. Применяемые в делопроизводстве печати и штампы
регистрируются в журнале установленной формы и выдаются под
расписку сотрудникам подразделений, ответственным за использование
печатей и штампов.
11.6. Сотрудник, ответственный за печать (штамп), обязан при
увольнении или переходе в другое подразделение сдать печать в
отдел документационного обеспечения.
11.7. Пришедшие в негодность и утратившие свое значение печати
(штампы) подлежат возврату в отдел хозяйственного обеспечения
Департамента управления делами и подлежат уничтожению по акту.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ
29 марта 2005 года
Приложение N 1
к Инструкции (п. 4.3.7)
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ПРОТОКОЛ
___________________ Москва N _____________________
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
расширенного заседания коллегии
_____________________ Москва N _____________________
Председательствовал:
Министр транспорта
Российской Федерации
В работе коллегии приняли участие:
Председатель коллегии -
Министр И.Левитин
Приложение N 2
к Инструкции (п. 4.6.2)
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
Рождественка ул., д. 1, стр. 1, Москва, 109012
Тел. (095) 926-10-00, Факс. (095) 926-90-38
http://www.mintrans.ru
____________________ N ___________________
На N ____________________ от _____________
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
МИНИСТР
Рождественка ул., д. 1, стр. 1, Москва, 109012
Тел. (095) 926-10-00, Факс. (095) 926-90-38
____________________ N ___________________
На N ____________________ от _____________
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
Рождественка ул., д. 1, стр. 1, Москва, 109012
Тел. (095) 926-10-00, Факс. (095) 926-90-38
____________________ N ___________________
На N ____________________ от _____________
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ПРИКАЗ
_____________________ Москва N _____________________
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_____________________ Москва N _____________________
МИНИСТЕРСТВО Герб РФ MINISTRY
ТРАНСПОРТА OF TRANSPORT
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ OF THE RUSSIAN FEDERATION
Our ref Date
Наш N Дата
___________________ ___________________
Ул. Рождественка, д. 1, стр. 1, 1-1, Rozhdestvenka str.,
109012, Москва, Российская Федерация, 109012, Moscow, Russia Federation,
E-mail: mail@mintrans.ru, www.mintrans.ru E-mail: mail@mintrans.ru, www.mintrans.ru
Тел.: 926-10-00, факс: 926-90-38 Tel.: 926-10-00, fax: 926-90-38
Приложение N 3
к Инструкции (п. 8.1.2)
Министерство транспорта
Российской Федерации
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Наименование должности
00.00.0000 N __________ руководителя Министерства
_______________________
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
На ___________ год Дата
---------T-----------T----------T-------------------T------------¬
¦ Индекс ¦ Заголовок ¦Кол-во дел¦ Срок хранения дела¦ Примечание ¦
¦ дела ¦дела (тома,¦ (томов, ¦ (тома, части) и ¦ ¦
¦ ¦ частей) ¦ частей) ¦N статей по перечню¦ ¦
+--------+-----------+----------+-------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--------+-----------+----------+-------------------+------------+
¦ Название раздела ¦
+--------T-----------T----------T-------------------T------------+
L--------+-----------+----------+-------------------+-------------
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
Министерства Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК ГАРФ
от _____________ N _____________ от _____________ N _____________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в ____________ году в Министерстве
--------------------------T----------T---------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦
¦ ¦ +------------T--------------+
¦ ¦ ¦переходящих ¦ с отметкой ¦
¦ ¦ ¦ ¦ "ЭПК" ¦
+-------------------------+----------+------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------------+----------+------------+--------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+----------+------------+--------------+
¦Временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+----------+------------+--------------+
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+----------+------------+--------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------+----------+------------+---------------
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
Министерства Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности лица,
передававшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Министерство транспорта
Российской Федерации
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 N __________
_______________________
(место составления)
На ___________ год
---------T-----------T----------T-------------------T------------¬
¦ Индекс ¦ Заголовок ¦Кол-во дел¦ Срок хранения дела¦ Примечание ¦
¦ дела ¦дела (тома,¦ (томов, ¦ (тома, части) и ¦ ¦
¦ ¦ частей) ¦ частей) ¦N статей по перечню¦ ¦
+--------+-----------+----------+-------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--------+-----------+----------+-------------------+------------+
¦ Название раздела ¦
+--------T-----------T----------T-------------------T------------+
L--------+-----------+----------+-------------------+-------------
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в __________ году в структурном подразделении
--------------------------T----------T---------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦
¦ ¦ +------------T--------------+
¦ ¦ ¦переходящих ¦ с отметкой ¦
¦ ¦ ¦ ¦ "ЭПК" ¦
+-------------------------+----------+------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------------+----------+------------+--------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+----------+------------+--------------+
¦Временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+----------+------------+--------------+
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+----------+------------+--------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------+----------+------------+---------------
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности лица,
передававшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение N 4
к Инструкции (п. 8.2.6)
код федерального архива __________
код федерального органа
исполнительной власти ____________
---------------------------------------------T-------------------¬
¦Ф. N _____________ ¦
---------------------------------------------+ ¦
¦Оп. N ____________ ¦
---------------------------------------------+ ¦
¦Д. N _____________ ¦
---------------------------------------------+--------------------
(наименование федерального архива)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
__________________________________________________________________
(структурное подразделение)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
ДЕЛО N ___________ ТОМ N ___________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(заголовок дела)
__________________________________________________________________
(дата)
На _______________ лист.
Хранить ________________
--------------------¬
¦Ф. N _____________ ¦
¦Оп. N ____________ ¦
¦Д. N _____________ ¦
L--------------------
Приложение N 5
к Инструкции (п. 8.2.6)
Лист - заверитель дела N __________________
В деле подшито и пронумеровано _________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ___________ пропущенные номера ________
+ листов внутренней описи ________________________________________
----------------------------------T------------------------------¬
¦Особенности физического состояния¦ Номера листов ¦
¦ и формирования дела ¦ ¦
+---------------------------------+------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
L---------------------------------+-------------------------------
__________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Приложение N 6
к Инструкции (п. 8.2.6)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ____________
------T---------T-----------T-----------T-----------T------------¬
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦документа¦ документа ¦ дела ¦листов дела¦ ¦
+-----+---------+-----------+-----------+-----------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+-----+---------+-----------+-----------+-----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----+---------+-----------+-----------+-----------+-------------
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение N 7
к Инструкции (п. 9.1.5)
__________________________________________________________________
(наименование федерального органа исполнительной власти)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
----T----------T----------T---------T-----------T---------T------¬
¦ N ¦Индекс де-¦Заголовок ¦Дата дела¦ Количество¦Срок хра-¦Приме-¦
¦п/п¦ла (тома, ¦дела (то- ¦ (тома, ¦ листов в ¦нения де-¦чание ¦
¦ ¦части) ¦ма, части)¦ части) ¦деле (томе,¦ла (тома,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦части) ¦ ¦
+---+----------+----------+---------+-----------+---------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <1> ¦ 7 ¦
+---+----------+----------+---------+-----------+---------+------+
¦ Название раздела ¦
+---T----------T----------T---------T-----------T---------T------+
+---+----------+----------+---------+-----------+---------+------+
L---+----------+----------+---------+-----------+---------+-------
В данную опись внесено _________________ дел с N _________________
(цифрами и прописью)
по N _________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял _________________________ дел и ___________________________
(цифрами и прописью) ( цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам
Наименование должности работника
архива федерального органа
исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
Приложение N 8
к Инструкции (п. 9.1.12)
Министерство транспорта УТВЕРЖДАЮ
Российской Федерации Наименование должности
руководства Министерства
АКТ Подпись Расшифровка
_________ N __________ подписи
______________________ Дата
(место составления)
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков
их хранения)
__________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N _____________
(название фонда)
----T--------T-------T--------T--------T--------T---------T------¬
¦ N ¦Заголо- ¦ Дата ¦Номера ¦Индекс ¦Количес-¦Сроки ¦Приме-¦
¦п/п¦вок дела¦ дела ¦описей ¦дела ¦тво дел ¦хранения ¦чание ¦
¦ ¦или ¦ или ¦(номен- ¦(тома, ¦(томов, ¦дела (то-¦ ¦
¦ ¦группо- ¦крайние¦клатур ¦части) ¦частей) ¦ма, час- ¦ ¦
¦ ¦вой за- ¦ даты ¦за годы)¦по но- ¦ ¦ти) и но-¦ ¦
¦ ¦головок ¦ дел ¦ ¦менкла- ¦ ¦мера ста-¦ ¦
¦ ¦дел ¦ ¦ ¦туре или¦ ¦тей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦N дела ¦ ¦перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦по описи¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+-------+--------+--------+--------+---------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+--------+-------+--------+--------+--------+---------+------+
L---+--------+-------+--------+--------+--------+---------+-------
Итого ______________________ дел за _________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК ________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ________________ N ______________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
Дата подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
от _________ N _________
Документы в количестве _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом _______________________ кг сданы в _________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________
N ______________________
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
