|
Стр. 1
ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 30 июля 2004 г. N 76-рп
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
(в ред. РАСПОРЯЖЕНИЙ Правительства Санкт-Петербурга
от 01.03.2005 N 14-рп, от 31.10.2005 N 159-рп,
от 20.11.2006 N 173-рп)
В целях совершенствования организации работы с документами в
исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга:
1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в
исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга
(далее - Типовая инструкция) и ввести ее в действие с 01.08.2004.
2. Исполнительным органам государственной власти Санкт-
Петербурга до 01.12.2004 на основе Типовой инструкции разработать,
утвердить инструкции по делопроизводству в соответствующих
исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга и
согласовать их с Архивным комитетом Санкт-Петербурга и
Ленинградской области.
3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на вице-
губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга Лобко В.Н.
Губернатор Санкт-Петербурга
В.И.Матвиенко
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
Правительства Санкт-Петербурга
от 30.07.2004 N 76-рп
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
(в ред. Распоряжений Правительства СПб
от 01.03.2005 N 14-рп, от 31.10.2005 N 159-рп,
от 20.11.2006 N 173-рп)
1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее -
Инструкция) устанавливает общие правила работы со служебной
документацией в исполнительных органах государственной власти
Санкт-Петербурга (далее - исполнительные органы).
1.2. Инструкция устанавливает требования к организации
делопроизводства и рационального документооборота, созданию и
оформлению документов, организации работы с документами и письмами
граждан, контролю за их рассмотрением и исполнением, составлению
номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов и писем
граждан к дальнейшему хранению и использованию в исполнительных
органах.
1.3. Методическое руководство исполнительными органами и
контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляют
Администрация Губернатора Санкт-Петербурга и Архивный комитет
Санкт-Петербурга и Ленинградской области в соответствии с их
компетенцией.
1.4. Подготовка текстов служебных документов и проектов
правовых актов, регистрация документов, писем и устных обращений
граждан, контроль за ходом исполнения документов и поручений,
рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных
систем в рамках Единой системы электронного документооборота и
делопроизводства (далее - ЕСЭДД).
1.5. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов
членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов
Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных
выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные
федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.
1.6. Требования Инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми
документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств
вычислительной техники, а также с другими документами независимо
от их носителей.
1.7. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки
информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям
Инструкции.
1.8. Работники исполнительных органов несут персональную
ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции,
сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в
них информации, немедленно докладывают руководителю
исполнительного органа или его заместителю об утрате документов.
1.9. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку,
увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него
документы передаются другому работнику по указанию руководителя
исполнительного органа или его заместителя.
1.10. Исключен. - Распоряжение Правительства СПб от 20.11.2006
N 173-рп.
2. Общие требования к оформлению документов
Правовые и организационные акты, письма и другие документы,
подготавливаемые в исполнительных органах, фиксирующие решение
административных и организационных вопросов, а также вопросов
управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности
исполнительных органов, должны иметь необходимые реквизиты и быть
оформлены в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению
документов", принятым постановлением Госстандарта России от
03.03.2003 N 65-ст, а также в соответствии с Инструкцией.
2.1. Требования к оформлению реквизитов документов
2.1.1. Герб Санкт-Петербурга
На бланках документов, подготавливаемых в исполнительных
органах, воспроизводится герб субъекта Российской Федерации города
федерального значения Санкт-Петербурга (далее - герб Санкт-
Петербурга) в соответствии с требованиями законов Санкт-
Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и
Правительства Санкт-Петербурга и в порядке, установленном
Инструкцией.
2.1.2. Код организации
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (далее - ОКПО) или по Общероссийскому
классификатору органов государственной власти и управления (далее
- ОКОГУ). Данный реквизит служит для ускорения передачи
документированной информации по каналам электронной связи и
сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче
длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является
элементом электронной идентификации документа.
2.1.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами.
2.1.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с
документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.1.5. Код формы документа
Код формы документа, входящего в состав унифицированной системы
документации, проставляется по Общероссийскому классификатору
управленческой документации (далее - ОКУД).
Код формы документа служит для ускорения передачи
документированной информации по каналам электронной связи и
сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации
документа.
В ОКУД представлены следующие наименования и кодовые
обозначения унифицированных форм документов:
организационно-распорядительная документация;
банковская документация;
финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация
бюджетных учреждений и организаций;
отчетно-статистическая документация;
учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;
документация по труду;
документация Пенсионного фонда Российской Федерации;
внешнеторговая документация.
2.1.6. Наименование организации
Наименование организации является собирательным обозначением
автора документа. Авторами документа могут быть Губернатор Санкт-
Петербурга, вице-губернаторы Санкт-Петербурга, исполнительные
органы, структурные подразделения исполнительных органов,
должностные лица.
Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно
закреплено в положении об исполнительном органе. Сокращенное
наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Если автором документа является структурное подразделение или
должностное лицо, его наименование указывается и располагается
ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более
организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае
наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.
В случае оформления совместных документов наименования организаций
располагаются на одном уровне. Наименование нижестоящей
организации располагается ниже наименования вышестоящей
организации.
2.1.7. Справочные данные об организации
Справочные данные об организации включают в себя почтовый
адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению
организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес
электронной почты и др.).
2.1.8. Наименование вида документа
Наименование вида документа, составленного или изданного,
должно быть определено Уставом Санкт-Петербурга и законами Санкт-
Петербурга и должно соответствовать видам документов,
предусмотренным ОКУД.
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
2.1.9. Дата документа
Датой документа является дата его создания и(или) подписания,
утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования
(далее - подписание).
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь
одну (единую) дату.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ,
непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа
число проставляется непосредственно при подписании.
Датой документа является дата его подписания или утверждения
(для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта -
дата события).
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -
четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2004 г.
следует оформлять 05.01.2004.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
5 января 2004 г., а также оформление даты в следующей
последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.01.05.
Оформление даты зависит от характера документа: в нормативных
документах, устанавливающих права и обязанности граждан и
организаций, а также содержащих сведения финансового характера,
предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования,
например: 14 марта 2004 г., а в остальных случаях - цифровой,
например: 14.03.2004.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида
документа.
2.1.10. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового
номера и индекса дела по номенклатуре дел.
Регистрации подлежат все создающиеся в исполнительных органах
документы, а также документы, поступающие от других организаций и
граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации,
согласно приложению 1 к Инструкции).
Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и
вида документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя
и более организациями, состоит из регистрационных номеров
документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую
черту в порядке указания авторов в документе.
2.1.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется
только в тех документах, которые являются ответами на запрос
(письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и
т.д.) и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на
который должен быть дан ответ.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания
индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на
поступивший документ.
2.1.12. Место составления или издания документа
Место составления или издания документа (далее - место издания)
указывают в том случае, если затруднено его определение по
реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об
организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания
может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта
информация помещается в реквизите "Справочные данные об
организации".
Место издания в документе не указывается, если оно включено в
состав наименования организации, например: "Администрация
Губернатора Санкт-Петербурга", но указывается, если документ был
издан в другом месте.
Данный реквизит указывают в соответствии с принятым
административно-территориальным делением, а также общепринятыми
географическими сокращениями.
2.1.13. Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица. При адресовании
документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают
в именительном падеже, например:
Администрация Губернатора
Санкт-Петербурга
Секретариат
Должность лица, которому адресован документ, указывают в
дательном падеже, например:
Председателю
Законодательного Собрания
Санкт-Петербурга
В.А.Тюльпанову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или
в несколько структурных подразделений одной организации, то их
следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Санкт-Петербурга
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При количестве адресатов более четырех следует составлять
список рассылки документа.
При написании адреса следует руководствоваться Правилами
оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением
Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725 (далее -
Правила), а также Реестром названий объектов городской среды Санкт-
Петербурга, введенным в действие распоряжением губернатора Санкт-
Петербурга от 01.11.1999 N 1144-р.
В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок
написания почтового адреса на конвертах и других почтовых
отправлениях (это положение распространяется на написание
почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об
организации"):
наименование адресата (наименование организации - юридического
лица или фамилия, имя, отчество - для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа
(области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя на
конверте.
Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части
почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового
отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат"
указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Комитет по благоустройству
и дорожному хозяйству
Караванная ул., д. 9,
Санкт-Петербург, 191011
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
При обращении к должностному лицу указываются только его
фамилия и инициалы без указания "товарищ (т.)" или "господин (г-
н)".
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по
отношению к самой длинной строке, например:
Председателю садового товарищества
"Можайские дали"
В.А.Бунееву
2.1.14. Гриф утверждения документа
Утверждение - один из способов удостоверения документов,
санкционирующий распространение действия документа на определенный
круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий
утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его
утверждения.
В утвержденные документы не допускается вносить какие-либо
исправления, добавления без разрешения должностного лица
(коллегиального органа), утвердившего документ.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение
документа правовым актом (постановление, приказ, распоряжение) и
утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится
решение вопроса.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами, без
кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его
подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Вице-губернатор Санкт-Петербурга -
руководитель Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга
Личная подпись В.Н.Лобко
17.01.2004
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа"
центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Комитета по строительству
Личная подпись Е.В.Яцышин
22.04.2004
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, распоряжением,
приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН"
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера,
например:
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Губернатора
Санкт-Петербурга
от 16.01.2004 N 12-рг
Наименование органа (организации), включаемое в состав грифа
утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в
состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если
не входит.
Дата утверждения (день месяца) проставляется должностным лицом,
утвердившим документ, обозначение месяца и года допускается
вносить машинописным способом.
При наличии грифа утверждения документа реквизит "Дата
документа" может отсутствовать.
Гриф утверждения документа располагают в верхней части
документа справа на уровне реквизита "Наименование организации" -
автора документа после 40 печатных знаков от края левого поля
документа.
Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению,
дан в приложении 2 к Инструкции.
2.1.15. Резолюция
Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и
содержит указание об исполнении данного документа.
В резолюции определяются организации, подразделения или
должностные лица, которым поручается выполнение задания,
разработка предложений и др.
Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание
поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату,
например:
Сидоровой О.А.
Жукову П.К.
Прошу подготовить проект
распоряжения Губернатора
Санкт-Петербурга по данному
вопросу к 24.07.2004
Личная подпись (расшифровка подписи)
17.05.2004
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение
считается названный первым в резолюции. Ответственный исполнитель
готовит обобщающий ответ адресату, согласовывая его с другими
исполнителями.
Резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на
подлиннике документа на свободном от текста месте либо на
отдельном листе формата А6.
2.1.16. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание
документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа
при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с
наименованием вида документа.
Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и
действие, которое производится или должно быть произведено,
например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет
автор документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем? (о ком?), например:
О создании аттестационной комиссии;
чего? (кого?), например:
Должностная инструкция секретаря-референта.
Допускается отсутствие заголовка к тексту документов,
оформленных на бланках формата А5.
Заголовок документа записывается при его регистрации в
соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу
данных.
2.1.17. Отметка о контроле
Отметка о контроле содержит сведения о постановке документа на
контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения
установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков
исполнения. Существуют два вида срока исполнения документа:
типовой и индивидуальный.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа,
установленный нормативным правовым актом, индивидуальный срок
исполнения документа - срок исполнения документа, установленный
распорядительным документом организации или указанный в резолюции.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается
штампом "Контроль".
2.1.18. Правила оформления реквизита "Текст документа" изложены
в разделе 3 Инструкции.
2.1.19. Отметка о наличии приложения
Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии
приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то
указывают его наименование с указанием количества листов и
количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их
нумеруют арабскими цифрами (без знака N):
Приложение: 1. Положение о Городской комиссии по
недвижимости при Правительстве Санкт-Петербурга
на 2 л. в 1 экз.
2. Состав Городской комиссии по недвижимости
при Правительстве Санкт-Петербурга на 1 л. в
1 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то
отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: Договор от 31 марта 2004 г. N 17 и приложения к
нему, всего на 25 л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только
количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от
того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку системы
"Электронная канцелярия" в 2 экз.
Если документ направляется по нескольким адресам, а приложение
- только по одному адресу, отметка о приложении имеет следующий
вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
В приложении к правовому акту на первом его листе в правом
верхнем углу располагаются слова "Приложение N" и указываются
наименование распорядительного документа, его дата и
регистрационный номер.
Приложение N 2
к распоряжению Губернатора
Санкт-Петербурга
от 14.01.2004 N 8-рг
Допускаются слова "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а
также центрировать эти слова, наименование документа, его дату и
регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к распоряжению Губернатора
Санкт-Петербурга
от 14.01.2004 N 8-рг
2.1.20. Подпись
В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности
лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на
бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на
бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Реквизит располагается под текстом документа под отметкой о
наличии приложения, например:
Председатель Комитета по образованию Личная подпись О.В.Иванова
При использовании бланка документа тот же реквизит оформляется
следующим образом:
Председатель Комитета Личная подпись О.В.Иванова
Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование
наименования должности лица, подписавшего документ, относительно
самой длинной строки, например:
Председатель Комитета по земельным ресурсам
и землеустройству Санкт-Петербурга личная подпись Д.В.Гордо
При оформлении документа на бланке должностного лица должность
этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник отдела
документационного обеспечения Личная подпись А.Н.Архангельский
Начальник протокольного
сектора Личная подпись Н.Г.Двигалева
Документы коллегиального органа подписываются председателем
этого органа и, как правило, секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Б.Д.Никольский
Заместитель
председателя комиссии личная подпись Т.Н.Кожевникова
Секретарь комиссии Личная подпись И.Е.Листвина
Члены комиссии: Личная подпись А.Б.Алексеев
Личная подпись Б.Д.Бочкин
Личная подпись Л.И.Вербина
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают на одном уровне, например:
Председатель Комитета финансов Председатель Комитета
Санкт-Петербурга по управлению городским
имуществом
Личная подпись А.А.Никонов Личная подпись И.М.Метельский
Документ может быть подписан исполняющим обязанности
должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии
или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного
лица.
Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или
косую черту перед наименованием должности.
Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя
наименование должности указывается в мужском роде, например:
Исполняющий обязанности
председателя Комитета по культуре А.А.Иванова
2.1.21. Гриф согласования документа
Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО"
(прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, с
которым согласовывается документ (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов,
фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель
Комитета финансов Санкт-Петербурга
Личная подпись А.А.Никонов
09.02.2004
Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или
другим документом, реквизит "Гриф согласования документа"
оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Комитета
по здравоохранению
от 09.02.2004 N 4-56
Реквизит "Гриф согласования документа" может располагаться на
отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед
подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Положение о ...
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Председатель Комитета финансов Председатель Комитета
Санкт-Петербурга по здравоохранению
личная подпись А.А.Никонов Личная подпись Ю.А.Щербук
14.04.2004 14.04.2004
2.1.22. Визы согласования документа
Согласование документа оформляется визой согласования документа
(далее - виза). Виза указывает на согласие или несогласие
должностного лица организации, не являющейся автором документа, с
его содержанием.
Документ визируется исполнителем и при необходимости
заинтересованными в издании документа должностными лицами.
Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку
подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:
Председатель Жилищного комитета
Личная подпись М.Д.Щербакова
25.02.2004
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим
образом:
Замечания прилагаются
Председатель
Жилищного комитета
Личная подпись М.Д.Щербакова
25.02.2004
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и
прилагаются к документу.
При оформлении виз на отдельном листе указывается, к какому
документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер
документа).
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы
проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа
подлинника документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе
согласования.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся
существенные изменения, он подлежит повторному визированию.
Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект
документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
2.1.23. Оттиск печати
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской
Федерации, герба Санкт-Петербурга ставится на документах,
требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с
действующим законодательством.
Проставление оттисков гербовой печати необходимо во всех
случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и
юридических лиц, при санкционировании расходования денежных
средств и материальных ценностей, а также на других документах,
указанных в приложении 3 к Инструкции.
Оттиск негербовой печати проставляется на копиях документов,
направляемых за пределы исполнительных органов, размноженных
экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов,
копиях архивных документов, за исключением архивных документов,
подтверждающих стаж работы и заработную плату.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он
захватывал часть наименования должности лица, подписавшего
документ.
На документах финансового характера оттиск печати проставляется
в специально отведенном месте (как правило, это место проставления
печати обозначается символом "М.П.") без захвата наименования
должности лица, подписавшего документ, и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.1.24. Отметка о заверении копии
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки или
часть их.
Копия, созданная взамен утраченного или поврежденного
документа, имеет юридическую силу подлинника и называется
дубликатом. Дубликат, как правило, выдается по просьбе
заинтересованных организаций, граждан.
На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их
соответствия подлинникам ставится печать.
Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью,
предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием
структурного подразделения.
При заверении соответствия копии документа подлиннику следует
отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже
реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно",
должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка
подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:
Верно
Начальник протокольного сектора Личная подпись Н.Г.Двигалева
26.01.2004
На копии делается отметка о том, что подлинный документ
находится в исполнительном органе, а в случае заверения документа
с копии делается отметка "Копия с копии", например:
Подлинник документа находится
в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
или
Копия с копии.
Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле
документа делается три прокола, через которые пропускается
скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала
выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так,
чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5
х 6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется
печатью, например:
-----------------------------------------¬
¦В данном документе прошито и ¦
¦пронумеровано 6 (шесть) листов ¦
¦ Верно ¦
¦Начальник протокольного сектора ¦
|
