|
Стр. 1
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ РЕГИСТРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 14 июня 2005 г. N 77
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ
В соответствии с распоряжением Правительства Российской
Федерации от 31 октября 2000 г. N 1547-р "О разработке основных
правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти и утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти" и Постановлением
Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О
Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об
аппарате Правительства Российской Федерации" в целях
совершенствования документационного обеспечения управления,
повышения его эффективности, а также обеспечения контроля
исполнения документов в центральном аппарате Федеральной
регистрационной службы приказываю:
1. Утвердить Временную инструкцию по делопроизводству в
Федеральной регистрационной службе согласно Приложению.
2. Государственным гражданским служащим центрального аппарата
Росрегистрации руководствоваться в своей деятельности требованиями
Временной инструкции по делопроизводству в Федеральной
регистрационной службе.
3. Руководителям территориальных органов Росрегистрации
использовать Временную инструкцию по делопроизводству в
Федеральной регистрационной службе в качестве основного акта
Росрегистрации по делопроизводству.
4. Управлению делами и делопроизводства обеспечить необходимую
помощь государственным гражданским служащим Росрегистрации в
освоении Временной инструкции и контроль за соблюдением ее
требований.
5. Контроль за исполнением Приказа возложить на заместителя
директора Метелкина В.Д.
Директор
С.Н.МОВЧАН
Утверждена
Приказом Федеральной
регистрационной службы
от 14 июня 2005 г. N 77
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ
14 июня 2005 года
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ
1. Общие положения
1.1. Временная инструкция по делопроизводству в Федеральной
регистрационной службе (далее - Инструкция) определяет систему
делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с
документами несекретного характера и письмами граждан в
Федеральной регистрационной службе <*>.
--------------------------------
<*> Далее по тексту - Росрегистрация.
1.2. Правила и порядок работы с секретными документами
Федеральной регистрационной службы устанавливаются специальной
инструкцией.
1.3. Правовой основой положений Инструкции является действующее
законодательство Российской Федерации, а также нормативные
требования Государственных стандартов Российской Федерации на
организационно-распорядительную документацию, Государственной
системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ),
Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного
Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N
260, а также основные правила работы ведомственных архивов,
Положение о Федеральной регистрационной службе, Положение об
Управлении делами и делопроизводства, иные нормативные акты.
1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и
контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции
осуществляются Управлением делами и делопроизводства.
1.5. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные
Инструкцией, обязательны для всех работников Росрегистрации.
Государственные гражданские служащие Росрегистрации несут
ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность
служебных документов и содержащейся в них информации.
Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю
соответствующего структурного подразделения и в Управление делами
и делопроизводства. Руководитель структурного подразделения
назначает служебное расследование, о результатах которого
информирует Управление делами и делопроизводства и курирующего
заместителя директора Росрегистрации.
При уходе в отпуск, в случае болезни и выезда в командировку
государственный гражданский служащий по указанию руководителя
структурного подразделения передает находящиеся у него на
исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает
числящиеся за ним документы.
1.6. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных
настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и
письмами граждан в структурных подразделениях центрального
аппарата Росрегистрации отвечают их руководители.
Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется
работниками, назначенными руководителями.
Задачи, функции и порядок работы Управления делами и
делопроизводства регламентируются соответствующим положением.
Обязанности и права работников Управления делами и
делопроизводства определяются их должностными регламентами.
1.7. С целью перехода на безбумажную технологию работы с
документами применяются электронные информационные системы.
Автоматизированные технологии обработки документной информации,
применяемые в Федеральной регистрационной службе, должны отвечать
требованиям Инструкции по делопроизводству.
2. Документирование (создание документов)
2.1. Организационно-распорядительные документы.
2.1.1. В соответствии с Положением о Федеральной
регистрационной службе директор Росрегистрации в пределах своих
полномочий издает приказы и распоряжения.
Право подписи приказов (распоряжений) по основной деятельности,
приказов по личному составу предоставлено директору
Росрегистрации, а также по его поручению - заместителям директора
в соответствии с установленным распределением обязанностей.
2.1.2. Приказы (распоряжения) издаются на основе и во
исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента
Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации, приказов и распоряжений Министерства юстиции
Российской Федерации, а также на инициативной основе и должны
соответствовать:
- законодательству Российской Федерации;
- нормативным актам Министерства юстиции Российской Федерации;
- ранее принятым актам Росрегистрации, если документ не
предусматривает их отмену или изменение.
Проекты приказов (распоряжений) готовятся соответствующими
структурными подразделениями центрального аппарата Росрегистрации
по поручению его руководства или по собственной инициативе
подразделений в пределах их компетенции.
2.1.3. Руководитель структурного подразделения, поручающий
непосредственному исполнителю подготовку проекта приказа
(распоряжения), обязан дать конкретные и четкие задания по
подготовке документа и определить сроки.
Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение
федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской
Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской
Федерации, актов Министерства юстиции Российской Федерации, как
правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен
другой срок.
Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов
(распоряжений), а также актов, издаваемых совместно несколькими
федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться
рабочие группы.
Юридический отдел Управления по контролю в сфере адвокатуры и
нотариата и правовой помощи рассматривает проекты приказов в срок
до 7 рабочих дней, проекты приказов, требующих последующей
регистрации в Минюсте России, - в срок до 14 рабочих дней.
2.1.4. Текст приказа должен содержать достоверную и
аргументированную информацию, соответствовать действующим
законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных
толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и
реальным.
В текстах приказов (распоряжений) должны употребляться только
официальные названия органов исполнительной власти и организаций,
полные наименования структурных подразделений центрального
аппарата Росрегистрации.
2.1.5. При подготовке проектов распорядительных документов
необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее
изданными по данному вопросу документами.
2.1.6. Если распорядительный документ издается в дополнение к
ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или
отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана
соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с
указанием его даты, номера и заголовка. В случае отмены документа
(пункта документа) в тексте приказа (распоряжения) должен быть
пункт, который начинается словами "Признать утратившим силу...".
2.1.7. Подготовка положений, правил и инструкций.
2.1.7.1. Положения, правила и инструкции утверждаются путем
издания распорядительного документа.
2.1.7.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и
инструкции соответствует порядку подготовки проектов иных
организационно-распорядительных документов (п. 2.1.8).
2.1.7.3. Текст проекта положения (правил, инструкции)
печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. Заголовок к тексту положения (правил,
инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания
разработки, основное назначение акта и сфера его распространения,
ответственность за нарушение установленных правил и процедур.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
главы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты. Главы
нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов
производится арабскими цифрами.
2.1.8. Правила оформления организационно-распорядительных
документов.
2.1.8.1. Текст приказов (распоряжений) и приложений к ним
печатается в редакторе "Word" шрифтом Times New Roman, как
правило, размером N 14 на соответствующем бланке (Приложения 1, 2)
без помарок и исправлений. Контрастность печати должна
обеспечивать качественное воспроизведение средствами копировально-
множительной техники.
2.1.8.2. Обязательным реквизитом документа является заголовок.
Заголовок должен быть кратким, правильно передавать содержание
приказа (распоряжения) и отвечать, как правило, на вопрос "О
чем?".
Если в приказе (распоряжении) отражено несколько вопросов,
заголовок можно формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка
не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк,
печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.
Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, размер N 14.
Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3
межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 или 14
через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается
по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.1.8.3. Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из
двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной.
2.1.8.4. В констатирующей части излагаются цели, задачи
предписываемых действий и причины издания документа, ссылки на
федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и
распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и
распоряжения Правительства Российской Федерации и иные акты, в
соответствии с которыми или во исполнение которых документ
подготовлен. Констатирующая часть начинается устойчивыми
формулировками: "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На
основании", "В целях" и т.п. Если приказ издается на основании
другого документа, то в констатирующей части указывается
наименование этого документа в творительном или родительном
падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть
в приказах (распоряжениях) завершается словом:
"п р и к а з ы в а ю:" (в приказах) или "п р е д л а г а ю:"
и "о б я з ы в а ю:" (в распоряжениях), которые печатаются
вразрядку строчными буквами, затем ставится двоеточие.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые
действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае
слова "приказываю:" (в приказах) или "предлагаю:" и "обязываю:" (в
распоряжениях) не печатаются.
2.1.8.5. Распорядительная часть текста имеет повелительную
форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия,
указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и
устанавливаются сроки исполнения.
Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение
различных по характеру действий, распорядительная часть делится на
пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Пункты могут
подразделяться на подпункты. Действия однородного характера могут
быть перечислены в одном пункте. Значительные по объему документы
(правила, инструкции, положения) могут делиться на главы, которые
нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
Если поручение возлагается на структурное подразделение, то его
наименование указывается в дательном падеже, а фамилия
руководителя с инициалами печатается в скобках в именительном
падеже. Не допускается разрыв дат, знака N и самого номера,
фамилии и инициалов и перенос их на другую строку текста приказа.
При утверждении приказом (распоряжением) какой-либо комиссии
или перечня работников, количественный состав которых превышает
четыре человека, состав комиссии или перечень работников выносится
в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается
ссылка.
В последнем пункте документа указывается должностное лицо или
структурное подразделение, на которое возлагается контроль за
исполнением приказа или распоряжения в целом.
В текст приказа не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения
которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки,
который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
2.1.8.6. Оформление дат в распорядительных документах.
Дата оформляется арабскими цифрами в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год, причем день месяца и
месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год -
четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 11 января 2005 г. следует оформлять 11.01.2005.
В нормативных документах, определяющих права граждан и
организаций, и финансовых документах допускается словесно-цифровой
способ оформления даты - 11 января 2005 г.
2.1.8.7. При наличии приложений в текстах приказов
(распоряжений) на них делаются ссылки.
На приложениях в правом верхнем углу первого листа
проставляется следующая отметка:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу Федеральной
регистрационной службы
от ________ N ________
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к распоряжению Федеральной
регистрационной службы
от ____________ N ________
УТВЕРЖДЕНО(А)
приказом Федеральной
регистрационной службы
от ________ N ________
При наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом
допускается указание знака N.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного
подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу
последнего листа приложения.
2.1.8.8. До представления на подпись директору Росрегистрации
или его заместителям распорядительные документы должны быть
отредактированы редактором Управления делами и делопроизводства
(см. п. 2.9) и согласованы в следующем порядке:
- руководитель подразделения-исполнителя, подготовившего проект
документа;
- руководители структурных подразделений, которых они касаются
или которым даются конкретные поручения;
- начальник Финансово-экономического управления, если документ
предусматривает расходы финансовых средств;
- Управление делами и делопроизводства;
- юридический отдел Управления по контролю в сфере адвокатуры и
нотариата и правовой помощи;
- заместитель директора, курирующий работу подразделения-
исполнителя;
- заместители директора, курирующие структурные подразделения,
которым даются конкретные задания или поручения.
Согласование включает в себя личную подпись (визу)
согласующего, ее расшифровку с указанием инициалов, фамилии и
должности, дату визирования.
Проекты приказов и распоряжений представляются на согласование
и на подпись директору Росрегистрации с листом рассылки и со всеми
документами, необходимыми для их полного и всестороннего
рассмотрения.
Проект приказа визируется на оборотной стороне последней
страницы первого экземпляра в верхней части листа (Приложение 3).
Если согласующий не согласен с текстом приказа, то он излагает
свои замечания на отдельном листе и делает заметку "Замечания
прилагаются". Визы располагаются одна под другой по иерархии
должностей. На обороте последнего листа первого экземпляра
документа ниже виз указывается фамилия, инициалы, телефон
исполнителя и его подпись.
В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и
исполнителя его подпись ставится один раз.
Не допускается представление на подпись директору
Росрегистрации и его заместителям распорядительных документов без
штампа редактора.
2.1.8.9. Приказы по личному составу (о приеме, увольнении,
перемещении, поощрении работников, наложении взысканий):
- оформляются только Отделом государственной службы и кадров по
представлениям структурных подразделений центрального аппарата
Росрегистрации, которые согласовываются с курирующим заместителем
директора, руководителем соответствующего структурного
подразделения, а в случае изменения должностного оклада или
процентной надбавки за особые условия государственной службы -
начальником Финансово-экономического управления;
- представляются на подпись директору Росрегистрации Отделом
государственной службы и кадров.
2.1.8.10. Распоряжения по командированию государственных
гражданских служащих.
Командирование государственных гражданских служащих
центрального аппарата Росрегистрации осуществляется только на
основании распоряжений по командированию работников.
Распоряжения по командированию государственных гражданских
служащих готовит Отдел государственной службы и кадров:
- при плановом командировании (в соответствии с утвержденным
планом-графиком командировок на год) - на основании служебных
записок руководителей структурных подразделений центрального
аппарата Росрегистрации;
- при внеплановом командировании - в соответствии с указаниями
руководства Росрегистрации.
Не допускается включать в текст приказа о проведении проверок
территориальных органов пункт о персональном командировании членов
комиссии.
2.1.8.11. Приказы по основной деятельности:
- оформляются и согласовываются в порядке, установленном п.
2.1.8.8;
- представляются на подпись Управлением делами и
делопроизводства.
2.1.8.12. Распоряжения по основной деятельности оформляются,
согласовываются и подписываются в порядке, установленном п.
2.1.8.8, п. 2.1.8.11, и предусматривают, как правило, конкретные
оперативные поручения ограниченного срока действия должностным
лицам и структурным подразделениям центрального аппарата
Росрегистрации.
2.1.8.13. Не допускается совмещать в одном распорядительном
документе приказ по основной деятельности с приказом по личному
составу.
2.1.9. Допускается внесение изменений или дополнений в приказ
(распоряжение) после его подписания только в установленном
порядке.
2.1.10. Совместные приказы федеральных органов исполнительной
власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х
297 мм) (Приложение 4).
При оформлении совместного приказа наименования федеральных
органов исполнительной власти располагаются на одном уровне,
наименование вида документа располагается центрованно, подписи
руководителей федеральных органов исполнительной власти
располагаются ниже текста на одном уровне. Подготовка и оформление
совместного приказа осуществляется в соответствии с п. 2.1.8.
Текст совместного распорядительного документа излагается от
первого лица множественного числа: "п р и к а з ы в а е м:".
Оформление виз совместного приказа осуществляется отдельным
листом согласования (Приложение 5).
2.1.11. Приказ (распоряжение) вступает в силу с момента его
подписания, если в тексте документа не указан другой срок.
2.2. Оформление исходящих документов.
2.2.1. Письма в адрес других (сторонних) организаций и
учреждений оформляются в подразделениях Росрегистрации на
специальных бланках (Приложения 6, 7) с соблюдением требований
государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению
документов".
Служебные письма Росрегистрации готовятся:
- как ответы о выполнении поручений Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации;
- как исполнение поручений Администрации Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям
граждан, относящимся к компетенции Федеральной регистрационной
службы;
- как исполнение поручений Министерства юстиции Российской
Федерации;
- как сопроводительные письма, отзывы и заключения на
законодательные и иные нормативно-правовые акты;
- как ответы на запросы организаций и частных лиц;
- как инициативные письма по вопросам компетенции
Росрегистрации, в том числе директивные, методические рекомендации
и информационные сообщения для территориальных органов
Росрегистрации.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией
директора или его заместителей на основании имеющихся сроков
исполнения поручений, запросов (раздел 4) или по решению автора
резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции директора Росрегистрации. Сроки
подготовки директивных, методических, информационных и других
инициативных писем определяются директором Росрегистрации, его
заместителями и руководителями структурных подразделений
центрального аппарата Росрегистрации.
2.2.2. Проекты служебных писем оформляются в соответствии с
настоящей Инструкцией и печатаются на бланках установленной формы.
Документы, направляемые в федеральные органы государственной
власти и органы государственной власти субъектов Российской
Федерации (Президенту Российской Федерации, Правительству
Российской Федерации, Администрации Президента Российской
Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации,
Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации,
Совету Федерации Федерального Собрания, федеральным органам
исполнительной власти и другим органам), подписываются директором
Росрегистрации или его заместителями, курирующими соответствующие
структурные подразделения.
Документы, направляемые в территориальные органы
Росрегистрации, содержащие поручения, методические рекомендации,
подписываются директором или его заместителями.
Документы, направляемые в территориальные органы
Росрегистрации, по вопросам непосредственной деятельности
структурных подразделений подписываются руководителями структурных
подразделений или лицами, официально их замещающими.
Предписания (предупреждения) об устранении выявленных
недостатков по результатам проверок подписываются директором
Росрегистрации, его заместителями, начальниками управлений с
согласия директора Росрегистрации.
Протоколы об административных правонарушениях подписываются
директором Росрегистрации, его заместителями, начальниками
управлений и заместителями начальников управлений по доверенности
директора Росрегистрации.
Заявления в арбитражные суды, суды общей юрисдикции, мировые
соглашения подписываются директором Росрегистрации, а также его
заместителями, начальниками управлений и заместителями начальников
управлений, иными государственными гражданскими служащими
Росрегистрации в соответствии с выданной им доверенностью.
Письма на бланках "Директор Федеральной регистрационной службы"
подписываются исключительно директором Росрегистрации (Приложение
6).
Письма на бланках "Федеральная регистрационная служба"
подписываются заместителями директора Росрегистрации и
руководителями структурных подразделений (Приложение 7).
2.2.3. При адресовании документов необходимо соблюдать
следующие правила.
Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными
интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части
реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая
ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют
организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а
также гражданам при ответе на их обращения.
В состав адресата входят: наименование организации
(структурного подразделения организации), наименование должности,
инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ
направляется в федеральные органы исполнительной власти и
территориальные органы Росрегистрации, почтовый адрес после
наименования адресата не указывается, во всех остальных случаях
исполнитель указывает полный почтовый адрес.
Наименование организации, структурного подразделения
организации, а также наименование должности печатаются через 1
межстрочный интервал.
При направлении служебного письма в организацию ее наименование
пишется в именительном падеже, например:
Правительство
Российской Федерации
При направлении служебного письма в структурное подразделение
организации наименование подразделения также пишется в
именительном падеже, например:
Государственная Дума
Федерального Собрания
Российской Федерации
Комитет по делам
общественных объединений
и религиозных организаций
Министерство юстиции
Российской Федерации
Департамент
международного права
и сотрудничества
именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать
решения по вопросам, поставленным в направленном ему документе.
При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном
падеже, например:
Председателю Правительства
Российской Федерации
М. Фрадкову
Наименование организации, структурного подразделения
организации, а также наименование должности печатаются через 1
межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности
полуторным (1,5) межстрочным интервалом.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких
однородных организаций, то их следует указывать обобщенно,
например:
Руководителям органов
исполнительной власти субъектов
Российской Федерации
Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала
следует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем почтовый
адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например:
Никитину А.Г.
ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15,
Санкт-Петербург, 197049
2.2.4. Один документ не должен содержать больше четырех
адресатов (исключение составляют материалы по судебным делам, где
может быть больше адресатов, которые должны быть указаны в
соответствии с требованиями судебных органов). Слово "Копия" перед
обозначением второго, третьего, четвертого адресата не
указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан. При
направлении документа более чем в четыре адреса составляется
указатель рассылки, а на каждом документе проставляется только
один адресат. Указатель рассылки визируется исполнителем
документа, подписывается руководителем соответствующего
структурного подразделения Росрегистрации и утверждается
заместителем начальника Управления делами и делопроизводства.
2.2.5. Заголовок печатается от левой границы текстового поля
строчными буквами (за исключением начальной) через 1 межстрочный
интервал. Строка заголовка к тексту не должны превышать 28
печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140
печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28
печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого
поля с выравниванием по центру.
2.2.6. Текст служебного письма отделяется от заголовка 3
межстрочными интервалами. Текст письма излагается от первого лица
множественного числа (информируем, сообщаем, просим, направляем и
т.п.) или от третьего лица единственного числа (Росрегистрация
вносит..., Управление представляет... и т.п.). Если письмо
оформлено на бланке Директора, то его текст излагается от первого
лица единственного числа "Прошу...", "Направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой
части излагается причина, основание или обоснование составления
письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для
подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,
помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Датой письма является дата его подписания. Оформление дат в
письме осуществляется в соответствии с п. 2.1.8.6.
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к
адресату, которое печатается центрированным способом. Например:
Уважаемый...!
2.2.7. Приложение. Информация о приложении в служебном письме
отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Если письмо
имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается
ниже текста документа по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте документа не названы, то наименования
приложенных документов перечисляются после текста с указанием
количества листов и экземпляров каждого документа.
Приложение: 1. Проект федерального закона "..."
на 7 л. в 2 экз.
2. Пояснительная записка к проекту... на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в письме
адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается, например:
Приложение: программа в 3 экз.
Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится
двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1
межстрочный интервал.
2.2.8. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3
межстрочными интервалами.
Если письма оформляются на бланке Росрегистрации, то подпись
включает сокращенное наименование должности, личную подпись,
инициалы и фамилию:
Заместитель директора М.В. Прохоров
Если письмо оформляется на бланке "Директор Федеральной
регистрационной службы", то наименование должности в подписи не
указывается.
Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается
полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:
Начальник Управления по делам
политических партий, общественных
и религиозных объединений
Федеральной регистрационной
службы А.Г. Жафяров
При подписании документов несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами,
которые ограничиваются соответственно левой и правой границами
текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под
наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, под
фамилией указывается дата, например:
Начальник Финансово- Начальник Организационно-
экономического управления контрольного управления
А.А. Разумкова С.Н. Заварзин
_________________ 2005 г. _________________ 2005 г.
При подписании письма несколькими лицами разных должностей их
подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой
должностью.
Недопустимо проставлять перед наименованием должности при
подписи документов всех видов предлог "за" или косую черту.
2.2.9. Если письмо является составной частью переписки по
одному или группе вопросов, то в нем обязательно делается ссылка
на номер ранее полученного документа, ответом на который настоящее
письмо является. Если письмо оформляется на бланке, то ссылка
печатается в предусмотренной для этой цели строке штампа бланка
письма. Если письмо оформляется на стандартном листе бумаги, то
ссылка на номер рассматриваемого документа печатается у левого
поля, двумя интервалами выше текста или уважительного обращения к
адресату:
На N МЮ-3212 от 12 февраля 2005 г.
Уважаемый...!
или в начале текста документа:
В соответствии с Вашим поручением от 14.02.2005 N 175/6...
Рассмотрев Ваше письмо от 14.02.2005 N 175/6...
2.2.10. Внизу на оборотной стороне последнего листа документа
исполнитель указывает свою фамилию (или фамилию, имя, отчество),
номер служебного телефона.
Образец:
И.И. Иванов
209-02-90
2.2.11. Второй экземпляр документа визируется на лицевой
стороне последнего листа документа внизу, там же ставятся визы
руководителей структурных подразделений, заместителей директора
Росрегистрации, к компетенции которых относится документ.
2.2.12. При необходимости отправления подлинников или копий
справок, анкет и других текстов составляется сопроводительное
письмо за подписью заместителя директора Росрегистрации, при этом
отправляемые материалы оформляются как приложение.
2.2.13. Финансовые документы - доверенности, материальные
заявки и т.д., как правило, заверяются двумя подписями: директора
Росрегистрации или его заместителя и главного бухгалтера и
заверяются гербовой печатью Федеральной регистрационной службы в
Финансово-экономическом управлении.
2.3. Оформление договоров (соглашений).
2.3.1. Договоры (соглашения) о взаимодействии между
федеральными органами исполнительной власти, заключаемые от имени
Росрегистрации, а также гражданско-правовые договоры, заключаемые
Росрегистрацией с организациями в целях обеспечения хозяйственного
и бытового обслуживания, оформляются в подразделениях, визируются
в следующей последовательности: исполнителями; руководителями
структурных подразделений; юридическим отделом Управления по
контролю в сфере адвокатуры и нотариата и правовой помощи;
заместителями директора в соответствии с их компетенцией, затем
направляются на редактирование в Управление делами и
делопроизводства и представляются на подпись директору
Росрегистрации Управлением делами и делопроизводства.
Юридический отдел Управления по контролю в сфере адвокатуры и
нотариата и правовой помощи рассматривает представляемые для
проведения правовой экспертизы проекты договоров в срок не более 5
рабочих дней с даты их представления.
2.3.2. Договоры, предусматривающие какие-либо финансовые
обязательства сторон, в том числе со стороны Росрегистрации,
визируются руководителем Финансово-экономического управления и
курирующим его заместителем директора. После подписания подлинники
договора передаются в Финансово-экономическое управление для
заверения подписи директора Росрегистрации гербовой печатью.
2.3.3. Договоры (соглашения), подготовленные иными федеральными
органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в
соответствующие подразделения Федеральной регистрационной службы,
затем оформляются, визируются и подписываются в порядке,
предусмотренном в п. 2.3.1. После подписания подлинники договоров
(соглашений) передаются в Финансово-экономическое управление для
заверения подписи директора Росрегистрации гербовой печатью и в
отдел обработки документов и архива Управления делами и
делопроизводства для регистрации.
2.4. Оформление внутренних документов.
2.4.1. Внутренние документы оформляются (как правило) в виде
служебной записки, текст которой состоит из двух частей. В первой
части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во
второй - выводы и предложения.
2.4.2. Служебные записки оформляются на чистых листах бумаги
без указания должностей адресатов и адресантов и подписываются
заместителями директора Росрегистрации и (или) руководителями
структурных подразделений.
2.4.3. Документы и материалы, адресованные директору
Росрегистрации или его заместителям, передаются для рассмотрения
только через Управление делами и делопроизводства.
2.5. Оформление доверенностей.
2.5.1. Текст доверенности в Росрегистрации фиксирует факт
предоставления права на совершение каких-либо действий от лица
Росрегистрации.
2.5.2. В тексте доверенности указываются следующие сведения:
- полное наименование Росрегистрации;
- фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные
доверенного лица;
- данные об основаниях, подтверждающих полномочия директора
Росрегистрации;
- содержание полномочий поверенного;
- срок действия доверенности.
2.5.3. Доверенность печатается в 2-х экземплярах, один из
которых визируется в следующем порядке:
- руководитель структурного подразделения - исполнителя;
- Управление делами и делопроизводства;
- юридический отдел Управления по контролю в сфере адвокатуры и
нотариата и правовой помощи;
- заместитель директора, курирующий работу структурного
подразделения - исполнителя.
Доверенность подписывает директор Росрегистрации, его подпись
заверяется гербовой печатью.
Регистрация и хранение доверенностей производится Управлением
делами и делопроизводства.
2.6. Оформление телеграмм.
2.6.1. Телеграфная переписка допускается только по срочным
вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит директору
Росрегистрации, его заместителям и в особых случаях (по поручению
директора или лица, исполняющего его обязанности) руководителям
структурных подразделений.
Телеграммы категории "правительственная" в соответствии с
Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 февраля
1999 г. N 131 подписывают директор Росрегистрации, его
заместители.
Телеграмма печатается в 3 экземплярах. Первый и второй
экземпляр передаются в отдел обработки документов и архива
Управления делами и делопроизводства, третий приобщается к делу.
Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующим
образом:
- в верхнем правом углу указывается категория телеграммы.
Например: "правительственная", перед текстом под словом
"Телеграмма" печатается телеграфный адрес с обязательным указанием
почтового индекса, города, улицы, дома, названия учреждения и
фамилии получателя;
- текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов
|
