|
Стр. 1
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
ПРИКАЗ
от 28 мая 2007 г. N 129
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента
взаимодействия федеральных органов исполнительной власти,
утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от
19 января 2005 г. N 30, Типовой инструкцией по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
от 8 ноября 2005 г. N 536, а также в целях совершенствования
документационного обеспечения и организации работы с документами в
центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного
транспорта приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного
транспорта (далее - Инструкция), согласованную с Федеральным
архивным агентством.
2. Заместителям руководителя Федерального агентства
железнодорожного транспорта и начальникам управлений обеспечить
строгое соблюдение требований Инструкции всеми работниками
соответствующих управлений.
3. Руководителям территориальных управлений Федерального
агентства железнодорожного транспорта в работе со служебными
документами и обращениями граждан руководствоваться требованиями
Инструкции.
4. Признать утратившим силу Приказ Федерального агентства
железнодорожного транспорта от 17 марта 2005 г. N 8 "Об
утверждении Временной инструкции по делопроизводству в центральном
аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта".
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
начальника Административно-кадрового управления А.М. Беспалова.
Руководитель
И.В.РОМАШОВ
Приложение N 1
к Приказу Росжелдора
от 28 мая 2007 г. N 129
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ
ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате
Федерального агентства железнодорожного транспорта разработана в
соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации
от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия
федеральных органов исполнительной власти" (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47,
ст. 4933) на основе Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом
Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.
1.2. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате
Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее -
Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию
службы документационного обеспечения управления, документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного
транспорта.
1.3. Росжелдор организует и ведет делопроизводство на основе
Типового регламента внутренней организации федеральных органов
исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства
Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233),
Регламента Федерального агентства железнодорожного транспорта,
утвержденного Приказом Росжелдора от 05.04.05 N 11 <*>, Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, других нормативно-методических документов и
настоящей Инструкции.
--------------------------------
<*> Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2005 N 6617.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию
работы с документами независимо от вида носителя, включая их
подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения,
осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)
технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной
информации, применяемые в Росжелдоре, должны отвечать требованиям
Инструкции.
1.5. Работа с документами, содержащими служебную информацию
ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с
Положением о порядке обращения со служебной информацией
ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской
Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
1.6. Правила работы с документами, содержащими информацию,
составляющую коммерческую тайну, установлены законодательством
Российской Федерации о коммерческой тайне.
1.7. Правила работы с документами, содержащими сведения,
составляющие государственную тайну, регламентируются специальной
инструкцией.
1.8. Основные требования по организации делопроизводства в
Росжелдоре:
ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение
требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях
возлагается на их руководителей;
руководитель структурного подразделения определяет работника,
ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает
учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует
руководство Росжелдора о состоянии их исполнения, осуществляет
ознакомление служащих с нормативными и методическими документами
по делопроизводству. Права и обязанности работников, ответственных
за ведение делопроизводства в структурных подразделениях,
закрепляются в их должностных регламентах;
при смене руководителя структурного подразделения в акте
приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов,
находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к
ним;
при увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск,
командировку и в других случаях все неисполненные им документы
должны быть переданы по указанию руководителя структурного
подразделения через работника, ответственного за делопроизводство,
другим работникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а
дела, взятые из архива, сданы в архив;
в случае увольнения работника, ответственного за
делопроизводство структурного подразделения, дела должны быть
переданы по акту другому работнику, исполняющему его обязанности
или принятому на эту должность;
в случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения работники ликвидированного (реорганизованного)
структурного подразделения формируют все имеющиеся документы в
дела, оформляют их для последующей передачи в архив Росжелдора
независимо от сроков хранения;
порядок использования служебной информации, содержащейся в
документах, передачи документов (копий документов) другим
организациям, средствам массовой информации и гражданам
устанавливается руководством Росжелдора. Ограничения на
использование служебной информации не должны противоречить
законодательству Российской Федерации;
руководители структурных подразделений и работники Росжелдора
несут персональную ответственность за выполнение требований
настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение
содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по
обеспечению правильного использования и эффективной защиты
служебной информации;
при утрате документов руководитель структурного подразделения
обязан назначить служебное расследование, о результатах которого
информирует руководство Росжелдора и начальника
Административно-кадрового управления, принимает меры к розыску
подлинников документов. В случае если подлинники документов не
найдены, руководителем структурного подразделения составляется акт
об утрате документов, который утверждается руководителем
Росжелдора (заместителем руководителя) и представляется в
Административно-кадровое управление вместе с заверенными в
установленном порядке копиями утраченных документов.
1.9. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения управления на основе единой
технической политики и применения современных технических средств
в работе с документами, методическое руководство и контроль над
соблюдением установленного порядка работы с документами в
структурных подразделениях Росжелдора осуществляются отделом
документационного обеспечения и архивов Административно-кадрового
управления (далее - служба ДОУ).
II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Росжелдора должны, как правило, оформляться
на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов
и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без
него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.1.2. В Росжелдоре применяются бланки:
бланк приказа продольный;
бланк распоряжения продольный;
бланк руководителя угловой;
бланк заместителя руководителя угловой;
общий бланк угловой;
бланк структурного подразделения угловой;
бланк командировочного удостоверения.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в
пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно
(начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ
зоны их расположения) или флаговым способом (каждая строка
реквизитов начинается от левой границы зоны их расположения).
2.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации изготавливаются полиграфическими
предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид
деятельности, по заказам Росжелдора.
2.1.4. За исключением случаев, предусматривающих использование
Государственного герба Российской Федерации, документы Росжелдора
оформляются на бланках с воспроизведением эмблемы Росжелдора.
2.1.5. Документы, издаваемые от имени Росжелдора и другого
федерального органа исполнительной власти либо организации,
оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
При переписке между структурными подразделениями Росжелдора
бланки не используются.
2.1.6. Бланки документов Росжелдора должны использоваться
строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и
лицам.
2.1.7. Введение в обращение по мере необходимости новых
бланков документов осуществляется по разрешению (поручению)
руководителя Росжелдора или его заместителей. Соответствующие
предложения вносятся начальником Административно-кадрового
управления вместе с образцами бланков.
Образцы бланков Росжелдора приведены в Приложениях N 1 - 10 к
настоящей Инструкции.
2.2. Оформление реквизитов в процессе
подготовки документов в Росжелдоре
При подготовке организационно-распорядительных документов
реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
2.2.1. Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещается на
бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным
законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской
Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000,
N 52 (ч. I), ст. 5021; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696).
2.2.2. Эмблема Росжелдора.
Эмблема Росжелдора может помещаться на бланках документов с
угловыми штампами Росжелдора в соответствии с Постановлением
Правительства Российской Федерации от 24.03.2006 N 162 "Об
учреждении эмблемы и флага Федерального агентства железнодорожного
транспорта" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006,
N 14, ст. 1542).
2.2.3. Код Росжелдора (указывается по усмотрению Росжелдора).
Код проставляется по Общероссийскому классификатору органов
государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по
Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.2.4. Основной государственный регистрационный номер
юридического лица (указывается по усмотрению Росжелдора).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами.
2.2.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (указывается по усмотрению Росжелдора).
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с
документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.6. Наименование Росжелдора.
Наименование Росжелдора должно соответствовать его
наименованию, указанному в Положении о Федеральном агентстве
железнодорожного транспорта, утвержденном Постановлением
Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 397
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст.
3344). Сокращенное наименование помещается в скобках ниже полного.
Над наименованием Росжелдора указывается полное или
сокращенное наименование Министерства транспорта Российской
Федерации, в ведении которого он находится.
2.2.7. Справочные данные о Росжелдоре.
Справочные данные о Росжелдоре включают почтовый адрес и номер
телефона/факса.
2.2.8. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого Росжелдором, должно
соответствовать виду документа, предусмотренного Общероссийским
классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.2.9. Код формы документа (указывается по усмотрению
Росжелдора).
Код формы документа проставляется в соответствии с
Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.2.10. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные
документы, письма) или события, зафиксированного в документе
(протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план,
инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ. При подготовке проекта документа
печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные Росжелдором совместно с одним или более
федеральными органами исполнительной власти или другой
организации, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -
четырьмя арабскими цифрами, например 04.03.2007.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например
4 марта 2007 г.
2.2.11. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер входящего документа состоит из индекса
Административно-кадрового управления, индекса дела по номенклатуре
дел и порядкового номера документа, например:
АКУ-10/625, где АКУ - индекс Административно-кадрового
управления, 10 - индекс дела по номенклатуре дел, 625 - порядковый
номер документа.
Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса
руководства Росжелдора либо структурного подразделения, индекса
дела по номенклатуре дел, порядкового номера документа и приставки
"ис", например:
ИР-10/793-ис, где ИР - индекс секретариата руководителя
Росжелдора, 10 - индекс дела по номенклатуре дел, 793 - порядковый
номер документа.
УЭФ-9/57-ис, где УЭФ - индекс Управления экономики и финансов,
9 - индекс дела по номенклатуре дел, 57 - порядковый номер
документа.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах
календарного года; приказы по основной деятельности, по личному
составу и распоряжения нумеруются отдельно.
Регистрационные номера кадровых приказов состоят из
порядкового номера и соответствующих приставок "к" (кадровый),
"лс" (по личному составу) и "н" (о награждениях), например: N
18/к, N 30/лс, N 24/н.
Регистрационный номер распоряжения состоит из индекса
руководства Росжелдора, порядкового номера и приставки "р",
например:
ИР-43-р, где ИР - индекс секретариата руководителя Росжелдора,
43 - порядковый номер документа.
Индексы руководства и структурных подразделений центрального
аппарата Росжелдора приведены в Приложении N 20 к настоящей
Инструкции.
Документы, подписываемые руководителем Росжелдора и
заместителями руководителя Росжелдора, регистрируются службой ДОУ.
Регистрация приказов по основной деятельности Росжелдора и
распоряжений осуществляется службой ДОУ, приказов по личному
составу и приказов о награждениях - отделом кадров и
государственной службы Административно-кадрового управления.
В нерабочее время, выходные и праздничные дни документы,
подписываемые руководителем Росжелдора, регистрируются
секретариатом руководителя Росжелдора либо ответственным дежурным
по Росжелдору. При этом в первый рабочий день после таких дней
визовая копия документа подлежит возврату в службу ДОУ.
Документы, подписываемые руководителями структурных
подразделений, регистрируются лицами, ответственными за
делопроизводство в структурных подразделениях.
Заверенные копии зарегистрированных и отправленных документов
с подлинными визами остаются в структурных подразделениях по месту
их регистрации и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой
дел.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими
юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных
номеров документа, приведенных в порядке перечисления авторов
документа через косую черту, например:
Федеральное агентство Федеральное архивное агентство
железнодорожного транспорта (Росархив)
(Росжелдор)
Приказ
01 января 2007 г. Москва N 411/34
(где 441 - регистрационный номер документа Росжелдора,
34 - регистрационный номер документа Росархива)
О создании совместной рабочей группы по координации
сотрудничества в области... и т.д.
2.2.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан
ответ, и является обязательным реквизитом при подготовке ответа,
например:
На N 5835-01-33/01-ЛН от 21.09.2006.
2.2.13. Место составления или издания документа.
Место составления или издания документа указывается в том
случае, если затруднено его определение по реквизитам общего
бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления
или издания документа указывают с учетом принятого
административно-территориального деления, оно включает только
общепринятые сокращения.
2.2.14. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным
подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования
пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по
отношению к его самой длинной строке.
При направлении документа в организацию наименование
организации пишется в именительном падеже, например:
Министерство транспорта
Российской Федерации
При направлении документа в структурное подразделение
организации наименование подразделения также пишется в
именительном падеже, например:
Министерство транспорта
Российской Федерации
Департамент государственной
политики в области
железнодорожного транспорта
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указывается в
именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном,
например:
Министерство транспорта
Российской Федерации
Департамент управления делами
Начальнику отдела
документационного обеспечения
И.О. Фамилия
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата.
Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже,
например:
Заместителю Министра
транспорта Российской Федерации
И.О. Фамилия
или
Генеральному директору
(наименование организации)
И.О. Фамилия
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации указывается в именительном падеже,
наименование должности и фамилия - в дательном, при этом
наименование структурного подразделения входит в состав
наименования должности, например:
Министерство транспорта
Российской Федерации
Директору Департамента
финансов и экономики
И.О. Фамилия
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности,
установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Адрес не проставляется на письмах, направляемых в
Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство
Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти.
При адресовании письма в организацию указывают ее
наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский
институт документоведения
и архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не
указывается. При большем числе адресатов составляется список
рассылки документов. Образец рассылки служебных документов
приведен в Приложении N 19 к настоящей Инструкции.
Если документ направляется в несколько однородных организаций
или в несколько структурных подразделений одной организации, то их
следует указывать обобщенно, например:
Федеральным государственным
предприятиям
(по списку)
или
Департаментам Министерства
транспорта Российской Федерации
(по списку)
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Фамилия И.О.
Садовая ул., д. 12, кв. 32,
г. Липки, Тульская обл., 301264
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся
перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
2.2.15. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
агентства
железнодорожного транспорта
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ___________ г.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО",
наименования утверждающего документа в творительном падеже, его
даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с
видом утверждаемого документа.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росжелдора
от 01.01.2007 N 1
2.2.16. Резолюция.
По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта
решения, руководитель Росжелдора и (или) его заместители,
курирующие соответствующие структурные подразделения, в пределах
их компетенции дают письменные поручения в форме резолюций.
Поручения, содержащиеся в резолюции руководителя Росжелдора
или его заместителя, оформляются на бланке установленного образца
с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому
резолюция относится.
Образцы бланков резолюций приведены в Приложениях N 16, 17 к
настоящей Инструкции.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,
подпись, дата.
Резолюции руководителя Росжелдора или его заместителей по
рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям,
как правило, в течение суток, а срочные и оперативные -
незамедлительно.
Поручения руководителя Росжелдора или его заместителей,
содержащиеся в резолюции, определяются в соответствии с
компетенцией исполнителя, указанной в соответствующем положении о
структурном подразделении. В случае если поручение выходит за
пределы компетенции ответственного исполнителя (соисполнителей),
определенного поручением, руководители этих структурных
подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной
компетенции.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, основным исполнителем является лицо,
указанное в поручении первым, либо против фамилии которого стоит
отметка "созыв", "обобщение", "отв." и т.п. Ему предоставляется
право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель,
подпись автора резолюции, дата.
Внесение изменений в резолюцию, в том числе изменение
ответственных исполнителей по документу, допускается после
согласования с руководителем Росжелдора или его заместителем,
давшим поручение.
Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения
ответственного исполнителя представляются руководителю Росжелдора
или его заместителю, давшему поручение, руководителем
заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с
даты поступления поручения в соответствующее структурное
подразделение; по срочным и оперативным поручениям -
незамедлительно.
2.2.17. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно
передавать содержание документа, иметь согласование с
наименованием вида документа.
Наименование вида документа печатается прописными буквами,
выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал строчными
буквами (за исключением начальной буквы), выделяется полужирным
шрифтом. Заголовок к документам, оформленным на бланках с
продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. При
оформлении заголовка к тексту документа используется шрифт Times
New Roman размером N 14. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
"О чем?" ("О ком?"), например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
"Чего?" ("Кого?"), например:
Должностной регламент
главного специалиста-эксперта
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок может не составляться.
Заголовок к тексту служебного письма печатается с
выравниванием по левому краю текстового поля строчными буквами (за
исключением начальной буквы) шрифтом Times New Roman размером N 12
через один интервал. Последняя строка заголовка подчеркивается,
если далее следует ссылка на номер, например:
О рассмотрении проекта плана
юбилейных мероприятий на 2007 год
На N ___ от _______________
Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков (5
строк машинописного текста с длиной строки не более 28 печатных
знаков).
2.2.18. Отметка о контроле.
Отметку о контроле над исполнением документа обозначают буквой
"К", словом или штампом "Контроль".
2.2.19. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного
текста или в виде соединения этих структур. Текст отделяется от
заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается через
одинарный межстрочный интервал шрифтом Times New Roman размером N
14 (кроме особо указанных случаев) и выравнивается по ширине
текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии
1,25 см от левой границы текстового поля.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного числа настоящего или
прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).
Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с
наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и
строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица занимает
более одной страницы, графы должны быть пронумерованы, а на
последующих страницах указаны только их номера.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой
части указываются причины, цели, основания создания документа; во
второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы
- распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без
пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или
во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты:
наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный
номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его
можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими
цифрами.
В распорядительных документах организаций, действующих на
принципах единоначалия, а также во внутренних документах,
адресованных руководству, текст излагают от первого лица
единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего
лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица
множественного числа ("приказываем").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить",
"направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю
необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Росжелдор не
возражает").
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются
посередине верхнего поля листа.
2.2.20. Отметка о наличии приложений.
В письме, имеющем приложения, названные в тексте письма, после
текста делается отметка, которая включает в себя сведения о
количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров,
например:
Приложение: на 3 л. в 4 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то
указывают его наименование, количество листов и количество
экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,
например:
Приложения: 1. План мероприятий... на 9 л. в 2 экз.
2. График работы... на 5 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают,
например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим
образом:
Приложение: письмо Росжелдора от 01.01.2007 N 1 и приложение
к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе
адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления,
приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на
первом его листе в правом верхнем углу печатают слово
"Приложение", наименование распорядительного документа, его дату и
регистрационный номер, например:
Приложение
к приказу Росжелдора
от 01.01.2007 N 1
Если приложений несколько, то указывается их порядковый номер,
например:
Приложение N 1
к приказу Росжелдора
от 01.01.2007 N 1
Приложение N 2
к приказу Росжелдора
от 01.01.2007 N 1
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными
буквами, а также центрировать это выражение, наименование
документа, его дату и регистрационный номер относительно самой
длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу
Федерального агентства
железнодорожного транспорта
от 01.01.2007 N 1
2.2.21. Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы государственной
власти, федеральные органы законодательной, исполнительной и
судебной власти, подписываются руководителем Росжелдора или лицом,
исполняющим его обязанности, либо заместителями руководителя по
соответствующему поручению руководителя Росжелдора.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям,
гражданам, подписываются руководителем Росжелдора, его
заместителями, руководителями (заместителями руководителей)
структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (при использовании должностного бланка
наименование должности не указывается), личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и
его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным
способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать
документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед
наименованием должности.
Письмо, подписываемое лицом, исполняющим обязанности
руководителя Росжелдора, оформляется на общем бланке Росжелдора.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне или одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают
на одном уровне.
2.2.22. Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и
ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем
(ответственным исполнителем), руководителем структурного
подразделения, где готовился проект документа, руководителями
заинтересованных структурных подразделений, а также корректором.
Документы, представляемые на подпись руководителю Росжелдора,
должны быть согласованы с заместителем руководителя Росжелдора,
курирующим структурное подразделение, являющееся головным
исполнителем.
Документы, содержащие поручения работникам Росжелдора, должны
быть ими завизированы.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе
(внутреннее согласование) или на отдельном листе согласования,
либо грифом согласования (внешнее согласование).
Виза включает в себя должность визирующего документ,
наименование структурного подразделения (полное или сокращенное),
личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа
подлинника проекта приказа (распоряжения, протокола). На проекте
законодательного акта, на внутреннем документе и на копии
отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне
документа.
|
