|
Стр. 4
проставлением отметки "тлг" после номера.
Документы, передаваемые по сети факсимильной связи
224. Факсограмма - обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста
при помощи факсимильной аппаратуры, передается в основном с
применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты,
таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и
принимается в виде копии (факсимиле).
225. Факсимильная связь предназначается для оперативного
обмена текстами документов и служебных материалов с последующим
направлением документов на бумажных носителях.
Запрещается передача по факсимильной связи документов, имеющих
грифы секретности или пометку "Для служебного пользования".
226. Средства факсимильной связи устанавливаются в
подразделениях делопроизводства и режима, дежурных частях или
приемных руководителей органов внутренних дел.
227. Требования к составлению и оформлению сообщений,
направляемых по факсимильной связи, определяются видом
документа-подлинника (письмо, договор, протокол и другое).
228. Информация, подлежащая передаче по факсимильной связи
(текст, фотография, чертеж и другое), должна располагаться только
в пределах ограничительной рамки факсимильной аппаратуры.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя
соответствующего структурного подразделения.
Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны
быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны
шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими
чернилами.
Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и
контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.
Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.
Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным
содержанием (фотография и текст) текстовая часть не была бледнее
фотографии.
Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов,
написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов;
отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также
напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной
четкостью.
229. Объем передаваемого материала (текста, схемы,
графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата
А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов.
230. Передача по факсимильной связи исходящих документов и
принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм
(Приложение N 34).
231. На копии исходящего документа, переданного по каналам
факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляется дата и
время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента
(куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер
телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи
заверяются подписью сотрудника, ответственного за передачу (прием)
факсограмм.
232. Принятая факсограмма докладывается руководителю, которому
адресован исходящий документ, переданный по каналам факсимильной
связи, и передается с резолюцией исполнителю, о чем делается
пометка в журнале учета факсограмм (Приложение N 34).
233. После получения оригинала документа, переданного по
каналам факсимильной связи, сотрудником подразделения
делопроизводства и режима с принятой факсограммы на оригинал
документа переносятся резолюции и справки об исполнении документа.
234. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются
исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок
хранения один год.
Электронные сообщения
235. Электронное сообщение <1> - совокупность данных,
соответствующая установленному МВД России электронному формату,
пригодная для однозначного восприятия ЭС, снабженная кодом
аутентификации.
--------------------------------
<1> Далее - "ЭС".
236. ЭС состоит из адреса или нескольких адресов получателей,
заголовка, содержащего служебную информацию (служебный заголовок),
и текста. Служебный заголовок в свою очередь должен содержать
следующие поля, задаваемые автором сообщения или автоматической
системой: имя отправителя, обратный электронный адрес, дата и
время отправки сообщения, электронный адрес получателя, тема
сообщения, электронная цифровая подпись <2>, при наличии
соответствующего удостоверяющего центра, имеющего лицензию,
оформленную в соответствии с законодательством Российской
Федерации.
--------------------------------
<2> Далее - "ЭЦП".
237. ЭС может быть передано или получено по магистральной сети
передачи данных МВД России с использованием технологии ДИОНИС <1>.
Возможна также передача ЭС по другим
информационно-телекоммуникационным каналам связи, при наличии
соответствующей аттестации на этот канал связи.
--------------------------------
<1> Приказ МВД России от 25 апреля 2006 г. N 298 "О системе
адресации в Единой информационно-телекоммуникационной системе
органов внутренних дел".
238. Юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и
передаваемых с помощью автоматизированных информационных и
телекоммуникационных систем, в соответствии с законодательством
Российской Федерации может подтверждаться электронной цифровой
подписью, порядок пользования которой определен Федеральным
законом от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой
подписи" <2>. Юридическая сила электронной цифровой подписи
признается при наличии в указанных системах программно-технических
средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении
установочного режима их использования.
--------------------------------
<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2,
ст. 127.
Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи
осуществляется на основе лицензии.
239. Принятые ЭС распечатываются на листы бумаги с
проставлением надписи: "Документ получен в электронном виде. ЭЦП
подтверждаю", заверенной подписью сотрудника, распечатавшего ЭС.
Электронная версия документа после проведения названных
операций может быть уничтожена.
240. Распечатанный документ передается в подразделение
делопроизводства и режима, регистрируется в журнале (карточке)
учета входящих несекретных документов (Приложения N 19, 20),
рассматривается и исполняется в установленном настоящей
Инструкцией порядке.
241. ЭС, не имеющие ЭЦП, не учитываются и исполнению не
подлежат.
242. Передача ЭС с пометкой "Для служебного пользования"
разрешается только при наличии соответствующих аттестованных
каналов связи между отправителем и получателем информации.
243. Допускается прием и отправка электронных образов
документов, полученных с помощью аппаратуры сканирования. В данном
случае с документом производят действия, аналогичные приему
факсограмм.
VI. Контроль исполнения документов и поручений
244. Контроль представляет собой совокупность мероприятий,
направленных на обеспечение своевременного и качественного
исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в
служебных документах <3>. Осуществление контроля является одной из
основных обязанностей всех должностных лиц. Обязательному контролю
подлежат все служебные документы, в которых определены сроки
исполнения или имеются поручения о представлении докладов,
предложений, заключений и выполнении (проведении) других
конкретных мероприятий.
--------------------------------
<3> Далее - "поручений".
245. Контроль исполнения поручений включает:
245.1. Систематизацию и подготовку сведений о содержании и
сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям
контрольных и учетных карточек (Приложения N 35, 36, 37).
245.2. Периодический сбор, обобщение и анализ информации о
ходе и состоянии выполнения поручений.
245.3. Осуществление по указанию соответствующих руководителей
проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по
ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для
доклада руководителям.
245.4. Подготовку предложений по обеспечению своевременного
выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины,
совершенствованию организации и осуществления контроля.
246. Контроль в пределах своей компетенции осуществляют
следующие субъекты контроля:
246.1. Организационно-инспекторский департамент <1> МВД
России, Административный департамент <2> МВД России, Правовой
департамент <3> МВД России - в центральном аппарате МВД России,
подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России.
--------------------------------
<1> Далее -"ОИД".
<2> Далее - "АД".
<3> Далее - "ПД".
246.2. Штабные подразделения - в органах внутренних дел,
учреждениях и организациях, осуществляющих задачи, возложенные на
органы внутренних дел.
246.3. Подразделения делопроизводства и режима - в
соответствующих подразделениях центрального аппарата МВД России,
подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах
внутренних дел, учреждениях и организациях, осуществляющих задачи,
возложенные на органы внутренних дел.
246.4. Подразделения правового обеспечения - в органах
внутренних дел, учреждениях и организациях, осуществляющих задачи,
возложенные на органы внутренних дел.
247. ОИД МВД России осуществляет контроль за исполнением:
247.1. Федеральных конституционных законов и федеральных
законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации,
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации по
вопросам, отнесенным к компетенции МВД России.
247.2. Решений и протокольных поручений Правительства
Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации и
его комиссий, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам,
отнесенным к компетенции МВД России.
247.3. Решений коллегии МВД России, объединенных коллегий МВД
России; протоколов коллегий МВД России, протоколов оперативных
совещаний при Министре внутренних дел Российской Федерации.
247.4. Распоряжений МВД России по конкретным вопросам, а также
планирующих и иных документов межотраслевого характера, контроль
за исполнением которых поручен ОИД МВД России.
248. АД МВД России осуществляет контроль за исполнением:
248.1. Поручений, данных Министром внутренних дел Российской
Федерации <1> и заместителями Министра, по рассмотренной ими
корреспонденции, за исключением документов, отнесенных настоящей
Инструкцией к компетенции ОИД МВД России, предложениям,
заявлениям, жалобам граждан, письмам и запросам депутатов всех
уровней, публикациям и сообщениям в средствах массовой информации.
--------------------------------
<1> Далее - "Министр внутренних дел" или "Министр".
248.2. Документов, поступивших из высших органов
государственной власти Российской Федерации с пометкой "Срочно" и
"Оперативно".
248.3. Плана командирований специалистов МВД России за границу
и приемов иностранных делегаций.
249. ПД МВД России осуществляет контроль:
249.1. За соответствием законодательству Российской Федерации
представляемых на подпись Министру нормативных правовых актов,
проектов отзывов и заключений Правительства Российской Федерации
по законопроектам, международных договоров, договоров и
контрактов, предусматривающих поставку товаров, выполнение работ,
оказание услуг МВД России, ненормативных актов управления <2>.
--------------------------------
<2> Приказ МВД России от 5 июля 2003 г. N 520.
249.2. За исполнением Перечня нормативных правовых актов,
подлежащих разработке и (или) сопровождению (приложение к Плану
основных организационных мероприятий МВД России), иных планов и
программ МВД России, в части осуществления нормотворческой
деятельности.
249.3. За исполнением судебных решений и иных судебных
документов по искам, предъявляемым к МВД России, и направленных в
соответствующие подразделения системы Министерства для исполнения.
250. Штабные подразделения органов внутренних дел осуществляют
контроль за выполнением:
250.1. Поручений, поступивших из ОИД МВД России в порядке
осуществления им контрольных функций.
250.2. Решений и протокольных поручений Правительства
Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов
Российской Федерации, межведомственных комиссий и совещаний по
вопросам, отнесенным к компетенции органов внутренних дел.
250.3. Решений коллегии органа внутренних дел, объединенных
коллегий органа внутренних дел; протоколов коллегий, протоколов
оперативных совещаний при руководителе органа внутренних дел.
250.4. Распоряжений руководителя органа внутренних дел по
конкретным вопросам, а также планирующих и иных документов
межотраслевого характера, контроль за исполнением которых поручен
штабному подразделению.
251. Подразделения делопроизводства и режима соответствующих
подразделений центрального аппарата МВД России, подразделений,
непосредственно подчиненных МВД России, осуществляют контроль за
выполнением поручений, поступивших из ОИД МВД России, Управления
делами АД МВД России и аппаратов заместителей Министра, в части их
своевременного выполнения ответственными сотрудниками.
252. Подразделения делопроизводства и режима органов
внутренних дел осуществляют контроль за выполнением поручений,
данных руководителем органа внутренних дел:
252.1. По рассмотренной им корреспонденции, за исключением
документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции штабных
подразделений.
252.2. По предложениям, заявлениям, жалобам граждан, письмам и
запросам депутатов всех уровней, публикациям и сообщениям в
средствах массовой информации.
253. Подразделения правового обеспечения органов внутренних
дел осуществляют контроль:
253.1. За соответствием законодательству Российской Федерации
представляемых на подпись начальнику органа внутренних дел
проектов правовых актов, соглашений и договоров, планов и программ
соответствующего органа внутренних дел, в части осуществления
нормотворческой деятельности.
253.2. За выполнением поручений, поступивших из ПД МВД России,
касающихся разработки и (или) сопровождения нормативных правовых
актов, выполнения правоподготовительных работ; поручений, данных
руководством органа внутренних дел в части правовой работы.
253.3. За исполнением судебных решений и иных судебных
документов по искам, предъявляемым к органу внутренних дел.
254. На документах, подлежащих контролю подразделением
делопроизводства и режима, проставляется штамп "Контроль", "Особый
контроль" и заполняется контрольная карточка в двух экземплярах
(Приложение N 35), после чего подлежащий контролю документ вместе
со вторым экземпляром контрольной карточки направляется в
соответствующие структурные подразделения, как правило, в день
регистрации, а срочные - немедленно.
255. На документах, подлежащих контролю штабным
подразделением, проставляется штамп "Контроль", "Особый контроль"
и осуществляется:
255.1. Введение их в контрольную картотеку или базу данных.
255.2. Заполнение на них контрольных карточек хода выполнения
поручения (Приложение N 36), которые направляются ответственному
исполнителю за 10 дней до выполнения поручения, а также
карточек-уведомлений (Приложение N 37) для напоминания и
упреждающего контроля. При заполнении контрольной карточки хода
выполнения и карточки уведомления на документ, имеющий гриф
секретности, его содержание излагается без указания секретных
данных.
256. Выставление контрольной карточки - исключительная
прерогатива субъекта контроля. Субъекты контроля в подразделениях
- исполнителях поручения осуществляют контроль в процессе
непосредственного контакта с исполнителями по действующим в
системе МВД России каналам прямой и обратной связи, позволяющим
решать данные вопросы бездокументационным путем.
257. Осуществляются следующие виды контроля за выполнением
поручений:
257.1. Промежуточный - как правило, за выполнением особо
значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения.
257.2. Заключительный - по окончании выполнения поручения в
целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении
содержащихся в нем мероприятий и проверки результатов.
258. В целях повышения эффективности контроля по отдельным
поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения
или значительное количество исполнителей и соисполнителей, по
указанию руководства органа внутренних дел может подготавливаться
план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных
сроках представления проектов документов в заинтересованные
инстанции. План разрабатывается соответствующим субъектом контроля
и после согласования с ответственными исполнителями утверждается
руководителем, давшим поручение о его разработке. Контроль за
выполнением плана осуществляет соответствующий субъект контроля.
Копии плана контроля или выписки из него в части касающейся
направляются руководителям структурных подразделений органа
внутренних дел, являющихся ответственными исполнителями и
соисполнителями.
259. Субъект контроля в порядке промежуточного контроля за
выполнением особо значимых поручений или имеющих несколько этапов
выполнения осуществляет:
259.1. Периодический сбор сведений о ходе исполнения поручений.
259.2. Анализирует полученную информацию, при необходимости
готовит предложения руководству органа внутренних дел по
обеспечению своевременного исполнения поручений.
259.3. По указанию руководства органа внутренних дел проводит
проверки фактического выполнения поручений с привлечением в случае
необходимости сотрудников других структурных подразделений.
260. Поручение подлежит выполнению в срок, указанный в
контрольной карточке (Приложения N 35, 36) или резолюции
соответствующего руководителя.
Поручения без указания конкретной даты выполнения, имеющие
пометку "Весьма срочно", исполняются в наиболее короткий срок, но
не более 3 дней, с пометкой "Срочно" - в 3-дневный срок, имеющие
пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, а остальные - в срок не
более одного месяца (срок исчисляется с даты подписания
поручения).
261. Срок выполнения исчисляется в календарных днях по
поручениям:
261.1. Президента Российской Федерации - с даты его подписания.
261.2. Содержащимся в федеральных конституционных законах и
федеральных законах, указах и распоряжениях Президента Российской
Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской
Федерации - с даты их вступления в силу (если не установлен особый
срок).
261.3. Содержащимся в протоколах заседаний Правительства
Российской Федерации - с даты подписания протокола.
261.4. Руководителей высших органов государственной власти
Российской Федерации, по обращениям федеральных органов
исполнительной власти, иных органов и организаций - с даты их
поступления в орган внутренних дел.
261.5. Содержащимся в обращениях Уполномоченного по правам
человека в Российской Федерации - в срок до 15 дней, если в самом
запросе не установлен иной срок.
262. Если последний день срока исполнения документа или
поручения приходится на нерабочий день, то документ подлежит
исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего данному
нерабочему дню.
263. Срок выполнения поручения соисполнителем равен половине
срока, установленного для выполнения поручения ответственному
исполнителю.
264. Доклады об исполнении федеральных конституционных
законов, федеральных законов, указов, распоряжений и поручений
Президента Российской Федерации, а также документы, подготовленные
во исполнение постановлений, распоряжений и поручений
Правительства Российской Федерации, представляются на имя
Президента Российской Федерации или Председателя Правительства
Российской Федерации в срок до 30 дней, если в тексте не указаны
иные сроки их выполнения.
265. Запросы, содержащиеся в обращениях Министерства
иностранных дел Российской Федерации, рассматриваются в срок до 15
дней, если иное не указано в обращениях, а по запросам, требующим
межведомственного согласования, - не более 30 дней. При наличии
грифа "Срочно" - не более пяти рабочих дней, грифа "Вне очереди" -
не более трех рабочих дней <1>.
--------------------------------
<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 14
марта 1997 г. N 300 "О порядке рассмотрения обращений Министерства
иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему
дипломатических представительств по вопросам международного
сотрудничества" (Собрание законодательства Российской Федерации,
1997, N 12, ст. 1437).
266. Поручения, содержащиеся в приказах, указаниях,
директивах, протоколах заседаний коллегии МВД России, совещаний
при Министре, за подписью Министра исполняются в срок до 30 дней,
если не указаны иные сроки выполнения.
267. Мероприятия всех видов планов, разрабатываемых в системе
органов внутренних дел Российской Федерации, исполняются в сроки,
указанные в этих планах.
268. Субъектами контроля ежемесячно проводится анализ
состояния выполнения контролируемых поручений, результаты которого
докладываются соответствующему руководителю органа внутренних дел.
269. Сотрудник, которому поручено осуществление контроля и
проверки выполнения поручений, обязан:
269.1. Установить контакт с сотрудниками-исполнителями и
соисполнителями поручения, а также руководителями соответствующих
подразделений делопроизводства и режима.
269.2. Располагать оперативной информацией о ходе выполнения
поручения, принимать соответствующие меры к обеспечению
своевременного представления подразделением органа внутренних дел
- ответственным исполнителем материалов на доклад.
269.3. В случае невозможности исполнения поручения к
установленному сроку затребовать от подразделения органа
внутренних дел - ответственного исполнителя мотивированного
рапорта о продлении срока не позднее чем за три дня до истечения
срока исполнения.
270. Персональную ответственность за своевременное выполнение
поручения несет руководитель структурного подразделения органа
внутренних дел, указанный в резолюции. Если поручение дано
нескольким структурным подразделениям, то работу по его выполнению
координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или
отмеченное символом "*" или словом "созыв", которое готовит и
согласовывает с соисполнителями итоговый документ. При
необходимости исполнения поручения в сокращенные сроки
ответственный исполнитель организует исполнение поручения в
оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит
согласительные совещания.
271. Соисполнители обязаны участвовать в проработке вопроса и
представлять ответственному исполнителю необходимые материалы.
272. При необходимости расширения числа соисполнителей и
переназначения ответственного исполнителя поручения должностное
лицо, ответственное за выполнение, представляет на имя
руководителя, давшего поручение, рапорт с указанием мотивированной
причины внесенного предложения. Изменение такого характера
фиксируется в контрольной карточке. При переназначении исполнителя
подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях
направляется вновь назначенному ответственному исполнителю.
273. С поручения, требующего срочного исполнения, копии для
одновременной рассылки могут быть сняты по указанию руководителя
подразделения делопроизводства и режима. Подлинник документа с
отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется
ответственному исполнителю.
274. Контроль за получением ответов на запросы, направленные в
другие органы внутренних дел, осуществляется непосредственно
исполнителем.
275. В случае невозможности выполнения поручения в
установленный срок решение о продлении (переносе) срока может быть
принято только должностным лицом, установившим срок выполнения.
При необходимости изменения срока выполнения поручения
должностное лицо, ответственное за выполнение, представляет рапорт
на имя руководителя, давшего поручение, не позднее трех дней до
истечения установленного срока, с изложением мотивированной
просьбы о его продлении и указанием конкретных мер, которые
необходимо осуществить для выполнения поручения, а также реальном
сроке выполнения.
Рапорт об изменении срока выполнения поручения, не отвечающий
требованиям настоящей Инструкции, возвращается должностному лицу
-исполнителю для доработки и повторного представления.
После получения согласия руководителя, давшего поручение, об
изменении срока его выполнения исполнитель представляет копию
рапорта об изменении срока выполнения соответствующему субъекту
контроля.
Субъект контроля своевременно вносит в контрольную карточку
(базу данных) изменение срока выполнения поручения.
276. Снятию с контроля подлежат поручения, по которым
выполнены содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы
и направлены ответы всем заинтересованным адресатам, результаты
выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему
поручение. Указанные сведения заносятся в контрольную карточку
документа исполнителем.
При снятии с контроля на документе проставляется штамп "Снято
с контроля".
Если о выполнении поручения доложено руководству органа
внутренних дел в устной форме, в контрольной карточке делается
соответствующая запись за подписью руководителя подразделения
органа внутренних дел, ответственного за выполнение данного
поручения.
277. В случаях ухода в отпуск, убытия в командировку, болезни,
увольнения или перемещения по службе сотрудник, ответственный за
исполнение контрольных документов, обязан передать все
контролируемые документы другому сотруднику, назначенному
руководителем структурного подразделения органа внутренних дел для
дальнейшего исполнения данных по ним поручений, с уведомлением
субъекта контроля.
278. Контрольные карточки формируются в картотеку, которая
хранится в течение пяти лет, а затем уничтожается в установленном
порядке.
VII. Автоматизация документационного
обеспечения (система управления документами и электронными
административными регламентами) органов внутренних дел
279. Система электронного документооборота <1> предназначена
для информационно-документационного обеспечения текущей
деятельности руководства, структурных подразделений и сотрудников
органов внутренних дел в процессе осуществления ими своих функций.
--------------------------------
<1> Далее - "Система".
280. Автоматизации подлежат следующие делопроизводственные
процессы:
280.1. Регистрация и движение входящей и исходящей
корреспонденции.
280.2. Создание, согласование, подписание, регистрация и
рассылка правовых актов и организационно-распорядительных
документов.
280.3. Создание протоколов заседаний (совещаний), их
согласование, регистрация и рассылка.
280.4. Подготовка служебных записок (рапортов).
280.5. Документирование устных поручений, их рассылка
исполнителям.
280.6. Контроль исполнения вышеуказанных видов документов.
280.7. Управление архивом документов долгосрочного и
постоянного сроков хранения.
281. В соответствии с процессами Система должна
автоматизировать следующие технологические операции:
281.1. Формирование единого архива электронных документов и
электронных образов документов.
281.2. Обеспечение контроля исполнения и движения документов
на различных уровнях организационной структуры.
281.3. Сокращение времени поиска документов за счет
предоставления сотрудникам средств атрибутивного и полнотекстового
поиска в базе данных документов.
281.4. Сокращение временных затрат на согласование документов
внутри подразделения за счет обеспечения возможности использования
унифицированных электронных шаблонов (формуляров-образцов) для
наиболее употребляемых в Системе видов документов и эффективной
организации процесса согласования электронных документов
посредством использования функционала Системы и локальной
вычислительной сети.
281.5. Сокращение затрат на подготовку установленной
делопроизводственной отчетности за заданные периоды времени.
281.6. Исключение необходимости дублирования бумажных
документов при рассылке за счет автоматизированной рассылки
уведомлений об издании обрабатываемых Системой электронных
документов.
281.7. Снижение объема бумажного документооборота и
соответствующих затрат за счет внедрения безбумажных технологий
обработки и рассылки документов.
282. К способам представления, учета и хранения документов в
Системе предъявляются следующие требования:
282.1. Все зарегистрированные электронные документы должны
помещаться в единую базу данных органа внутренних дел.
282.2. Электронный документ представляется в виде
унифицированной учетной составляющей (карточки документа) и
содержимого документа, представляющего собой файл или набор
файлов, например, для случая наличия в документе разноформатных
приложений. В наборе файлов также может присутствовать файл
электронного образа документа и (при необходимости) файл,
содержащий распознанный текст данного образа. Структурированная
информация (атрибуты карточек документов, служебная информация)
хранится в базе данных под управлением реляционной системы
управления базами данных; неструктурированная информация (файлы с
содержимым документов) - в выделенной и защищаемой области
файловой системы.
282.3. Файлы, хранимые в базе данных документов, должны иметь
защиту от несанкционированного доступа.
283. Система должна:
283.1. Представлять пользователям шаблоны электронных форм для
создания необходимых документов.
283.2. Обеспечивать возможность установления логических связей
между документами, находящимися в ней, независимо от набора
файлов, входящих в документ, и формата их представления.
283.3. Фиксировать историю работы с документами.
283.4. Обеспечивать отображение хода исполнения документа в
целом в его регистрационной карточке.
283.5. Обеспечивать возможность защиты данных от
несанкционированного доступа с использованием механизмов
шифрования и электронной цифровой подписи.
283.6. Включать подсистему управления версиями документов, а
также виртуальными (составными) документами.
283.7. Обеспечивать возможность долгосрочного и постоянного
хранения документов в специализированном архиве документов.
283.8. Обеспечивать делегирование полномочий, выражающееся в
одинаковых правах доступа на существующие и новые документы, а
также равный доступ к задачам на обработку документов.
283.9. Предоставлять возможность пользователям, работающим с
документами Системы, по окончании рассмотрения или исполнения
документа указывать индекс дела подразделения, в котором должен
быть учтен данный документ.
283.10. Осуществлять атрибутивный поиск и полнотекстовый поиск
документов.
283.11. Обеспечивать формирование, ведение и использование
необходимых электронных справочников и классификаторов
(организационная структура, сотрудники, виды документов,
номенклатура дел и другое).
283.12. Предусматривать необходимые меры по контролю и
обновлению данных в информационных массивах Системы,
восстановлению массивов после отказа каких-либо технических
средств Системы, обеспечивать защиту целостности хранимых данных
на уровне операций базового программного обеспечения.
284. При небольшом объеме обрабатываемых документов
автоматизированная система электронного документооборота может
быть реализована на отдельном автоматизированном рабочем месте.
285. Система должна обеспечивать технологическую и
информационную интеграцию с информационно-вычислительными
ресурсами МВД России и других федеральных органов государственной
власти.
286. При создании и внедрении системы электронного
документооборота в органах внутренних дел следует
руководствоваться законодательством Российской Федерации,
положениями настоящей Инструкции, а также другими нормативными
правовыми актами МВД России. Технические задания на создание и
внедрение подобных систем документооборота должны быть согласованы
с Административным департаментом МВД России.
VIII. Изготовление, использование, учет и хранение бланков
документов, печатей и штампов
Изготовление, использование и хранение гербовых бланков
287. Бланки документов с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации
<1> являются полиграфической продукцией.
--------------------------------
<1> Далее - "гербовые бланки".
288. Контроль за хранением и использованием гербовых бланков в
структурных подразделениях органа внутренних дел осуществляется
соответствующим подразделением делопроизводства и режима.
289. Гербовые бланки подлежат учету. На лицевой стороне или
обороте гербовых бланков проставляются порядковые учетные номера.
После получения гербовые бланки регистрируются подразделением
делопроизводства и режима в журнале учета гербовых бланков
документов (Приложение N 38).
290. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых
металлических шкафах (сейфах).
291. Гербовые бланки выдаются сотрудникам под подпись в
журнале учета гербовых бланков документов (Приложение N 38).
292. Испорченные гербовые бланки или неподписанные проекты
документов на гербовых бланках сдаются сотруднику делопроизводства
и режима, ответственному за учет гербовых бланков.
293. Уничтожение испорченных гербовых бланков или
неподписанных проектов документов на гербовых бланках производится
под подписи сотрудника делопроизводства и режима, ответственного
за учет гербовых бланков, и исполнителя документа.
294. Проверка наличия, использования и хранения гербовых
бланков осуществляется один раз в год комиссией, создаваемой
руководителем органа внутренних дел, по итогам которой
составляется акт, который утверждается руководителем, создавшим
комиссию.
Учет, хранение и использование печатей и штампов
295. Для удостоверения подлинности документов или соответствия
копий документов подлинникам в органах внутренних дел используются
печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении
и исполнении документов, других отметок справочного характера
применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
296. Печати органов внутренних дел с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов
Российской Федерации и геральдического знака - эмблемы МВД России
ставятся на документах, требующих особого удостоверения их
подлинности (Приложение N 39). Простые круглые мастичные печати
ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия
подлинникам.
297. Оттиск печати проставляется на документах в строго
определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть
наименования должности лица, подписывающего документ, необходимо,
чтобы четко была видна подпись и вся информация на оттиске печати.
298. Порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения
печатей и штампов устанавливается отдельным нормативным правовым
актом МВД России.
299. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается
на руководителей органов внутренних дел. При их смене печати и
штампы передаются по акту.
IX. Особенности документационного обеспечения руководства
МВД России
Порядок получения и рассмотрения документов
300. Доставка документов в МВД России осуществляется
средствами почтовой и фельдъегерской связи, электросвязи,
сотрудниками Министерства и курьерами.
301. Порядок взаимодействия подразделений МВД России с
Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации
регламентируется отдельно заключаемым соглашением, а также
Приказом ГФС России и МВД России от 27 марта 2006 г. N 72/197 "О
взаимодействии Государственной фельдъегерской службы Российской
Федерации и Министерства внутренних дел Российской Федерации".
302. Корреспонденция, адресованная Министру внутренних дел
Российской Федерации, заместителям Министра, а также МВД России
без указания конкретного подразделения Министерства, доставляется
экспедицией фельдъегерской связи и регистрируется в Управлении
делами Административного департамента МВД России <1>.
--------------------------------
<1> Далее - "Управление делами".
303. Корреспонденция, адресованная в конкретные подразделения
Министерства, доставляется фельдсвязью и регистрируется в
подразделениях делопроизводства и режима данных подразделений.
304. Срочная корреспонденция, поступающая руководству
Министерства после окончания рабочего дня, сдается экспедицией
фельдсвязи в Приемную Министра, где регистрируется в
пакетно-контрольном журнале.
305. О содержании документов дежурный по Приемной Министра
докладывает руководству АД МВД России и при необходимости срочного
исполнения информирует заинтересованных руководителей
подразделений Министерства, о чем делает соответствующую отметку
на документе.
306. Документы, полученные непосредственно сотрудниками
Министерства из органов внутренних дел или других учреждений и
организаций, адресованные МВД России или конкретному руководителю,
должны быть переданы в Управление делами или подразделение
делопроизводства и режима соответствующего подразделения
Министерства.
307. Поступившая корреспонденция вскрывается, за исключением
пакетов, имеющих пометку "Лично". Такие пакеты регистрируются без
вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то
сотруднику.
Пакеты, имеющие специальный "Литер "М" или "МВ", вскрываются
уполномоченным сотрудником Управления делами и докладываются
руководству Министерства. После подготовки резолюции и
ознакомления руководства такие документы направляются адресату или
в Управление организации мобилизационной подготовки Департамента
кадрового обеспечения МВД России.
308. Регистрация поступивших документов производится в
подразделении делопроизводства и режима с вводом информации о них
в технологическую базу данных автоматизированной системы
"Секретариат" (при наличии), журнал учета входящих документов или
учетную карточку.
Поступивший документ регистрируется в автоматизированной
системе "Секретариат". В электронную карточку документа вводятся
необходимые данные о нем, и распечатывается учетная карточка
документа.
При заполнении электронной карточки на документ, имеющий гриф
секретности, его содержание излагается без указания секретных
сведений.
После доклада корреспонденции руководству Министерства
резолюция учитывается в базе данных.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в
автоматизированной системе "Секретариат" не менее 5 лет.
309. Поступившая в Управление делами корреспонденция на
иностранных языках, в том числе письменные обращения иностранных
граждан, направляется в Управление организации международного
сотрудничества АД МВД России для перевода или аннотации. Такие
документы с переводом (аннотацией) возвращаются в Управление
делами для их направления в подразделения Министерства. Если в них
затрагиваются вопросы, относящиеся только к компетенции Управления
организации международного сотрудничества АД МВД России, то такие
документы рассматриваются в установленном порядке.
310. Зарегистрированная в Управлении делами (подразделении
делопроизводства и режима) корреспонденция распределяется на
потоки, направляемые:
310.1. Руководству Министерства (подразделения Министерства).
310.2. В подразделения Министерства.
310.3. Отдельным исполнителям.
311. Регистрация поступивших документов и представление их на
доклад руководителям подразделений производится, как правило, в
следующем порядке:
311.1. Документы, поступившие с 10.00 до 18.00 текущего
рабочего дня, регистрируются и рассматриваются по мере их
поступления.
311.2. Документы, поступившие в подразделение после 18.00
рабочего дня, регистрируются и рассматриваются до 10.00 следующего
рабочего дня.
312. Руководство АД МВД России докладывает поступившие
документы Министру или передает их в аппарат заместителя Министра
для доклада соответствующему руководителю, как правило, в день их
поступления.
313. Документы с резолюциями Министра и (или) заместителей
Министра, а также указания начальника АД МВД России, содержащие
срочные и оперативные поручения, и другие документы с пометкой о
срочности доставки "Вручить немедленно" или "Срочно" докладываются
руководителю соответствующего подразделения незамедлительно.
314. В случае, если документ исходя из его содержания и
значимости поставленных в нем вопросов нецелесообразно докладывать
руководству Министерства, он направляется руководством АД МВД
России, Управления делами АД МВД России или руководителями
аппаратов заместителей Министра в соответствующее подразделение
Министерства с краткой резолюцией на бланке установленного
образца. Например: "Прошу доложить А.П. Иванову".
315. Проекты резолюций Министра готовятся Управлением делами,
а заместителей Министра - сотрудниками их аппаратов.
316. На бланке резолюции проставляется регистрационный номер
документа. При необходимости резолюция Министра может быть
подготовлена в виде отдельного поручения. В этом случае ей
присваивается очередной исходящий номер, а текст переносится на
информационное поле экранной формы карточки с индексом "1/".
317. Документы, требующие срочного решения в соответствии с
резолюциями Министра, руководства АД МВД России или Управления
делами, направляются головному исполнителю, а соисполнителям -
копии, необходимое количество которых для соисполнителей
определяется Управлением делами. Копии документов, направляемых
исполнителям в соответствии с резолюциями заместителей Министра,
|
