|
Стр. 2
единственного числа ("предлагаю", "прошу", "требую").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст
излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет",
"решила", "решило").
В совместных документах текст излагается от первого лица
множественного числа ("требуем", "решили").
Текст протокола излагается от третьего лица множественного
числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности должностных
лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт,
справка), используется форма изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа ("отдел осуществляет
функции", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить",
"направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым",
"прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("министерство не
возражает", "УВД считает возможным").
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного числа настоящего или
прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились"
и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть
согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и
строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают
более чем на одной странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны
только номера этих граф.
47. Отметка о наличии приложения, названного в тексте,
оформляется с начала строки через один интервал от основного
текста следующим образом:
Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то
указывается его наименование, число листов и число экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Сведения (форма 3Е), на 5 л. в 1 экз.
2. Справочные материалы по работе подразделений тыла,
на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2006 N 02-6/172 и приложение
к нему, н/вх. N 1345 от 10.06.2006, всего на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе
в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием
наименования распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера. Допускается выражение "Приложение N"
печатать прописными буквами ("ПРИЛОЖЕНИЕ N"), а также центрировать
это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный
номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 или Приложение N 3
к распоряжению начальника к распоряжению МВД России
ДООП МВД России от 25.02.2007 N 15
от 15.01.2007 N 319
48. В состав реквизита "Подпись" в общем случае входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если
документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и
сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная
подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и
фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне
последней строки реквизита. Допускается центрировать наименование
должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной
строки, например:
Начальник Департамента тыла
МВД России #личная подпись# Д.С. Петров
или:
Начальник Департамента тыла
МВД России #личная подпись# Д.С. Петров
При направлении документа в системе МВД России, а также
должностным лицам других организаций, имеющим специальные
(воинские) звания, в состав реквизита "Подпись" включается
специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ,
например:
Начальник Департамента тыла
МВД России
генерал-майор милиции #личная подпись# Д.С. Петров
или на бланке
Начальник
генерал-майор милиции #личная подпись# Д.С. Петров
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей иерархии занимаемой должности, например:
Начальник ОИД МВД России
генерал-майор милиции #личная подпись# Р.И. Иванов
Помощник по кадрам
майор внутренней службы #личная подпись# А.М. Круг
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке
следования фамилий, например:
Заместитель Министра Заместитель Министра
внутренних дел финансов
Российской Федерации Российской Федерации
#личная подпись# В.А. Долгов #личная подпись# А.П. Миронов
В документах, составленных комиссией, указываются не должности
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением, специальное (воинское) звание,
инициалы, фамилия в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии генерал-майор милиции #личная Д.С. Петров
подпись#
Члены комиссии: полковник милиции #личная С.И. Иванов
подпись#
капитан милиции #личная Н.Г. Конов
подпись#
майор милиции #личная Г.В. Носов
подпись#
Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно
исполняющим обязанности) должностного лица с указанием его
фактической должности и фамилии, например:
И.о. начальника
ГУВД по Ставропольскому краю
генерал-майор милиции #личная подпись# К.П. Семенов
или:
Врио начальника
генерал-майор милиции #личная подпись# К.П. Семенов
или:
Начальник
генерал-майор милиции Б.П. Антонов
#Первый заместитель начальника
ГУВД по Ставропольскому краю
генерал-майор милиции# #личная подпись# #К.П. Семенов#
Запрещается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или
косую черту перед наименованием должности.
49. Факсимильная подпись руководителя органа внутренних дел
может проставляться, как правило, на рассылаемых приглашениях,
поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр
такого документа должен иметь личную подпись соответствующего
руководителя органа внутренних дел.
Порядок использования факсимильной подписи устанавливается
отдельной инструкцией, разрабатываемой органом внутренних дел, в
которой устанавливается: чья факсимильная подпись в органе
внутренних дел может использоваться как аналог собственной
подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто
проставляет факсимильную подпись.
50. Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху
или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек),
должности лица, которым согласовывается документ (включая
наименование органа внутренних дел), специального (воинского)
звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и
даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник ФЭД МВД России
генерал-майор милиции
#личная подпись# Н.В. Головин
23.03.2007
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и
подобным документом, гриф согласования оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства финансов
Российской Федерации
от 30.01.2007 N 345/24
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
ФСТЭК России
от 12.01.2007 N 3
51. Виза согласования документа <1> включает подпись и
должность визирующего документ, специальное (воинское) звание,
расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания,
например:
--------------------------------
<1> Далее - "виза".
Начальник отдела правового обеспечения
полковник внутренней службы
#личная подпись# А.Н. Колобов
04.02.2007
При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим
образом:
Замечания прилагаются.
Начальник Правового управления
полковник милиции
#личная подпись# В.П. Сидоров
11.02.2007
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и
прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в органе внутренних
дел, визы проставляются в нижней части оборотной стороны
последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из органа
внутренних дел, визы проставляются в нижней части лицевой стороны
второго экземпляра отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе
согласования с указанием заголовка документа. Допускается, по
усмотрению руководителя органа внутренних дел, полистное
визирование документа и его приложения.
52. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного
лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами
Российской Федерации, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,
предусматривающих заверение подлинной подписи.
53. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита "Подпись" проставляется: заверительная надпись "Верно",
должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка
подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:
Начальник
генерал-майор милиции #личная подпись# Д.С. Петров
#Верно
Референт отдела
делопроизводства и режима #личная подпись# #А.К. Круглова#
02.03.2007#
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по
усмотрению руководителя органа внутренних дел.
54. Отметка об исполнителе включает в себя количество
экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию
исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан
документ. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на
оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу,
например:
отп. 2 экз.
1 - в адрес
2 - в дело АД МВД России
исп. В.А. Жуков
239 03 26
07.02.2007
В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа
могут проставляться инициалы и фамилия исполнителя, его служебный
телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником
которого он является.
55. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер
документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при
отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова
"В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Данные об исполнении документа подписываются и датируются
исполнителем, слова "В дело" и номер дела, в котором будет
храниться документ, - начальником (заместителем начальника)
подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.
56. Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел
(подразделение органа внутренних дел) проставляется в виде штампа,
как правило, на лицевой стороне, с указанием наименования органа
внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего)
номера, даты регистрации (при необходимости - часов и минут),
количества листов основного документа и приложений к нему.
Допускается отметку о поступлении документа проставлять от
руки.
57. Идентификатором электронной копии документа является
отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой
страницы документа и содержащая наименование файла на машинном
носителе, дату и другие поисковые данные.
58. Гриф ограничения доступа к документу является реквизитом
официального документа, свидетельствующим об особом характере
информации, ограничивающим круг пользователей документа. Гриф
ограничения доступа к документу ("Особой важности", "Совершенно
секретно", "Секретно", пометка "Для служебного пользования")
проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав
реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД
России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными
законодательством Российской Федерации об информации,
информационных технологиях и защите информации, нормативными
правовыми актами МВД России (например, "Лично", "Литер "М" и
другие).
59. На документах, оформляемых на бланках или стандартных
листах бумаги, проставляются следующие обязательные реквизиты
оформления документов:
наименование вида документа;
дата документа;
подпись документа;
регистрационный номер документа;
авторство документа (указывается в бланке).
В процессе подготовки и оформления документов состав
обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в
соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации,
нормативных правовых актов МВД России, если того требует
назначение документа.
60. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на
бланках - угловой (приложение N 1 - не приводится) и продольный
(приложение N 2 - не приводится). Сплошными линиями обозначены
фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром -
переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее
реквизитов.
61. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой
реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне
реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для
реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения
реквизитов размещаются одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно
удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы
зоны расположения реквизитов).
62. Для органа внутренних дел, его структурного подразделения
устанавливаются следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
62.1. Общий бланк используется для изготовления любых видов
документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения изготавливаются в том
случае, если руководитель структурного подразделения имеет
исключительное право подписи.
Общий бланк, как правило, включает в себя реквизиты 01 (02 или
03), 08, 11, 14.
62.2. Бланк письма включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),
08, 09 и ограничительные отметки для верхних границ зон
расположения реквизитов 15, 18, 19 (при необходимости могут
проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон
расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 17, 20).
62.3. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает
в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости
ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,
12, 13, 18, 19.
63. Бланки документов проектируются в соответствии с
Приложениями N 3 - 16 к настоящей Инструкции.
64. Для органов внутренних дел, расположенных в республиках
Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком
Российской Федерации государственный язык республики Российской
Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при
этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева)
и национальном (справа) на одном уровне.
65. При изготовлении документов на двух и более страницах
вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
66. При подписании совместного документа первый лист
оформляется не на бланке.
IV. Организация документооборота, учета и исполнения
документов
Общие положения
67. Документооборот - это движение документов в органе
внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до
завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение
специальных фондов.
Электронные документы участвуют в документообороте органов
внутренних дел наравне с бумажными документами.
68. Порядок прохождения документов и операции, производимые с
ними в органах внутренних дел, регламентируются настоящей
Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства
внутренних дел Российской Федерации, утвержденным Приказом МВД
России от 30 декабря 2005 г. N 1167, статусными документами
органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях
органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.
69. Рациональный документооборот организуется на основании
следующих положений:
69.1. Движение документов должно соответствовать процессам
подготовки или исполнения документов, основанным на распределении
функциональных обязанностей между исполнителями.
69.2. Маршруты прохождения однотипных документов должны быть
унифицированы.
70. Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних)
документов в зависимости от документооборота производится в
журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный
учет) или с использованием средств вычислительной техники
(автоматизированный учет).
71. Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются
в журнале учета журналов и картотек.
Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и
опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На
последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и
пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью
сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после
его закрытия.
Количество карточек в законченной производством картотеке
указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года.
Итоговая запись с указанием общего количества карточек и
проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в
начале или в конце картотеки.
72. В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении
документов с момента их получения или подготовки до завершения
исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.
В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а
также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные
сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления
оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.
По окончании года в журналах учета входящих и подготовленных
документов делается отметка о количестве учтенных документов.
Печатание документов
73. Печатание документов осуществляется в машинописных бюро, а
также непосредственно исполнителями в структурных подразделениях
органа внутренних дел.
74. Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания
устанавливаются в каждом конкретном случае исполнителем документа
в зависимости от характера и назначения документа.
Документы, изготавливаемые с использованием печатающих
устройств вычислительной техники, рекомендуется печатать в
текстовом редакторе Microsoft Word, шрифтом Times New Roman
размером N 12 - 15 через один-два интервала. При использовании в
тексте таблиц допускается их изготовление с помощью средств,
входящих в пакет Microsoft Office, и печатание табличного текста
шрифтами меньшего размера. При использовании других программных
редакторов при необходимости следует высчитывать расстояние между
реквизитами исходя из размера печатных знаков. Шаг письма (размер
печатного знака) и межстрочный интервал устанавливаются: 2,6 мм и
4,25 соответственно. Допускается использовать: шаг письма - 2,54
мм, межстрочный интервал - 4,24 мм.
Для выделения части текста документа (за исключением писем),
заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и
размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный)
интервал между строками, смещение относительно границ основного
текста.
75. Печатание документа производится на соответствующих
бланках или стандартных листах бумаги. Документы на бланках или
листах бумаги формата А4 печатаются, как правило, через 1 - 2
межстрочных интервала, а формата А5 и менее - через 1 межстрочный
интервал.
76. В машинописных бюро печатаются документы только служебного
характера. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и
вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на
одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации,
с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или
черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и
неразборчиво написанные черновики с использованием других
красителей, кроме указанных, или правленные карандашом.
При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует
обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных
терминов, наименование учреждений и организаций, иностранных слов
и географических названий, применять только общепринятые
сокращения слов.
77. Отпечатанный документ и черновой материал к нему,
содержащие служебную информацию ограниченного распространения,
выдаются исполнителю под расписку в карточке, которая затем под
расписку в журнале передается в подразделение делопроизводства и
режима для контроля за дальнейшим движением подготовленного
документа.
Отпечатанные несекретные документы машинописным бюро выдаются
исполнителю без расписки.
78. Считывание и вычитка отпечатанных документов производятся
исполнителем.
Стенографирование
79. Документы служебного характера могут быть подготовлены с
помощью стенографирования.
80. Стенографирование производится в специальных тетрадях,
которые учитываются в отдельном разделе журнала учета рабочих
тетрадей.
81. Использованные стенографические тетради хранятся 1 год,
после чего уничтожаются в установленном порядке.
82. При расшифровке и печатании стенографических записей
стенографист руководствуется правилами, установленными для
выполнения машинописных работ на бумажных и электронных носителях.
Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка
цифровых материалов, пофамильных списков.
Учет подготовленных документов, отправка
исходящих документов
83. Документы, отправляемые органами внутренних дел,
передаются почтовой связью, электросвязью и с использованием
ведомственной магистральной сети передачи данных (МСПД).
Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется подразделениями делопроизводства и режима органов
внутренних дел в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой
связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской
Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 <1>.
--------------------------------
<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N
17, ст. 1556.
С помощью средств электросвязи осуществляется передача
информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,
телефонограмм, электронных сообщений.
Запрещается передача с помощью средств электросвязи
документов, имеющих грифы секретности и пометку "Для служебного
пользования".
84. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и
отправляются в день их подписания или не позднее следующего
рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих)
документов после их подписания руководителем органа внутренних дел
или уполномоченным на это должностным лицом осуществляется в
журнале учета подготовленных несекретных документов (Приложение N
17) или в карточке учета подготовленных несекретных документов
(Приложение N 18).
Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками
подразделения делопроизводства и режима исполнителям для
доработки.
85. При учете рукописных документов в графе "Вид и краткое
содержание" дополнительно указывается: "Рукопись".
86. Документы могут направляться адресатам за своими
регистрационными номерами без сопроводительных писем, если
предназначение этих документов не требует пояснения.
87. Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен
иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником
подразделения делопроизводства и режима. Второй экземпляр
списывается руководителем соответствующего структурного
подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным
документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется
для работы, он выдается исполнителю под расписку в журнале
(карточке) учета подготовленных несекретных документов (Приложения
N 17, 18).
88. При печатании 5 и более экземпляров документа исполнитель
документа на обороте последнего листа экземпляра документа,
остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель
рассылки.
89. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу
прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или
другой номер, в соответствующем журнале учета указываются
наименование адресата, которому отправляется этот документ, а
также номер и дата исходящего служебного документа, с которым он
отправлен.
90. При необходимости отправки входящих (инвентарных)
служебных документов в другие органы внутренних дел они могут
пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами.
В соответствующих журналах (карточках) учета указываются, кому
отправляется служебный документ, порядковый номер реестра (по
разносной книге) и дата отправки.
91. Если поставленные в документе вопросы не требуют
аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо
документа, разрешается давать ответы непосредственно на
поступивших служебных документах с последующим возвращением их за
входящими номерами. Текст ответа не должен осуществляться с
наложением на текст документа, его реквизитов и затруднять его
прочтение. В этих случаях в журнале учета входящих несекретных
документов (Приложение N 19) или карточке учета входящих
несекретных документов (Приложение N 20) производится отметка об
отправке: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер
реестра и дата возвращения. Краткое содержание ответов и
поручений, данных на возвращаемом служебном документе,
записывается в журнале (карточке) учета входящих несекретных
документов (Приложения N 17, 18).
92. Досылка или замена разосланного ранее документа
осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или
руководителя подразделения делопроизводства и режима.
93. Если документ переводится на другие языки, каждый перевод
учитывается за новым регистрационным номером.
Прием, обработка, распределение и исполнение
поступающих документов
94. Доставка документов в органы внутренних дел
осуществляется, как правило, средствами почтовой и фельдъегерской
связи, электросвязи, курьерами.
С помощью почтовой связи в органы внутренних дел доставляется
письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем,
почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов, а также печатные
издания.
95. Прием документов включает: проверку правильности его
доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта);
вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.
96. Документы, поступающие в органы внутренних дел на бумажных
носителях, проходят первичную обработку, предварительное
рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются
исполнителям.
97. Вся поступающая корреспонденция в рабочее время
принимается сотрудниками подразделения делопроизводства и режима.
Сотрудник, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность
адресования пакетов, сверяет номера на пакетах с номерами,
указанными в реестре (разносной книге, расписке), после чего
расписывается (с указанием своей фамилии) в ее получении в реестре
(разносной книге, расписке), указывает прописью количество
принятых пакетов, дату и время их приема, заверяет свою подпись
соответствующей печатью или штампом органа внутренних дел.
98. В нерабочее время корреспонденция принимается дежурным по
органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в
журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает их под расписку в
этом журнале в подразделение делопроизводства и режима. О
получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает
руководителю органа внутренних дел либо ответственному от
руководства органа внутренних дел.
Руководитель органа внутренних дел или ответственный от
руководства органа внутренних дел вскрывает пакет и после
рассмотрения с резолюцией возвращает дежурному. В случае
необходимости немедленного размножения либо доведения содержания
несекретного документа, находящегося в пакете, до других лиц это
может быть поручено дежурному с отражением указания в резолюции.
Дежурный составляет справку о том, сколько сделано копий, когда и
кому они вручены, а также когда и кому устно доведено содержание
документа; подписывает справку с указанием даты и времени,
приобщает ее к документу. Лица, получающие копию, обязаны
расписаться в справке с указанием даты и времени. Дежурный
передает документ вместе со справкой и пакетом в подразделение
делопроизводства и режима не позднее начала следующего рабочего
дня.
99. Поступившая в подразделение делопроизводства и режима
корреспонденция вскрывается, за исключением конвертов с пометкой
"Лично". Такие пакеты регистрируются без вскрытия и передаются
адресату или уполномоченному на то сотруднику. Сотрудник,
вскрывающий пакет, должен убедиться в полном изъятии из него
корреспонденции. При вскрытии конвертов проверяется правильность
адресования и оформления, комплектность и целостность документов и
приложений к ним, сверяются номера документов с номерами,
указанными на пакете.
100. При поступлении поврежденного документа на оборотной
стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка
"Документ получен в поврежденном виде".
101. В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их
листов) или приложений к ним, а также несоответствия номеров,
указанных на пакете, номерам вложенных документов составляется акт
в трех экземплярах (Приложение N 21), один из которых остается в
подразделении делопроизводства и режима, второй приобщается к
поступившему документу, а третий посылается отправителю.
102. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки
уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно
установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля
имеет значение в качестве доказательства времени отправки и
получения документа.
103. Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю
или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых
пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без
взятия на основной учет подразделением делопроизводства и режима)
с приложением части пакета отправителя, содержащей все надлежащие
пометки.
104. Поступившие документы учитываются и распределяются на
регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень
нерегистрируемых документов приведен в Приложении N 22 к настоящей
Инструкции. Каждый орган внутренних дел разрабатывает собственный
перечень нерегистрируемых документов.
105. После вскрытия пакета документы регистрируются в журнале
или в карточке учета входящих несекретных документов (Приложения N
19, 20) либо в других предусмотренных настоящей Инструкцией
учетных документах. При наличии в пакете нескольких документов
каждый из них регистрируется за отдельным номером.
106. При регистрации входящего документа на его первом листе
ставится штамп с указанием наименования органа внутренних дел,
получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты
регистрации, количества листов основного документа и приложений к
нему. На первых листах приложений ставится штамп "К вх. N ____" с
указанием года регистрации. На сброшюрованных приложениях (книгах,
отчетах, тетрадях и других) входящие номера проставляются на
титульном листе. Также, в случае наличия автоматизированной
системы документооборота, допускается помимо вышеуказанного
проставлять на документе соответствующий штрих-код, позволяющий
идентифицировать документ в данной системе. На документе,
присланном во временное пользование, регистрационный штамп с
входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.
107. Документы, адресованные руководству органа внутренних
дел, а также без указания конкретного лица или структурного
подразделения предварительно рассматриваются в подразделении
делопроизводства и режима, а затем направляются непосредственно
руководству или в структурное подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения поступивших документов на потоки: требующие
обязательного рассмотрения руководством; направляемые
непосредственно в структурные подразделения и ответственным
исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки
их содержания, на основании установленного в органе внутренних дел
распределения служебных обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям
органа внутренних дел или конкретным должностным лицам.
108. После регистрации корреспонденция докладывается, как
правило, в день поступления руководителю органа внутренних дел или
передается сотруднику, которому она адресована.
109. При рассмотрении документов руководитель органа
внутренних дел определяет в резолюции исполнителя (структурное
подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения. Резолюция
должна быть лаконичной, содержать порядок и характер исполнения
документа, а также фамилии и инициалы исполнителей, подпись
руководителя и дату. Резолюция пишется на документе, отдельном
листе либо на специальном бланке.
110. После доклада корреспонденции руководству органа
внутренних дел резолюция переносится в соответствующую графу
журнала (карточки) учета входящих несекретных документов
(Приложения N 19, 20) либо вносится в систему электронного
документооборота.
111. Документы, которые исполняются несколькими структурными
подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в
копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю,
названному в резолюции первым либо обозначенному словом "созыв"
("ответственный") или отмеченному символом "*". Необходимость
размножения документов (за исключением секретных), по которым даны
поручения, а также количество копий определяются лицом,
организующим выполнение. Размноженные экземпляры документов, не
воспроизводящие факсимильной подписи подлинника, могут
удостоверяться печатью.
При необходимости срочного исполнения поступившего документа
допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до
рассмотрения документа руководством органа внутренних дел.
112. Направление документов на исполнение производится в день
их регистрации, а срочных и оперативных документов -
незамедлительно.
113. Служебные документы передаются исполнителю под расписку в
журнале (карточке) учета входящих несекретных документов
(Приложения N 19, 20) с проставлением даты получения <1>. Передача
служебных документов из одного структурного подразделения органа
внутренних дел в другое осуществляется через подразделение
делопроизводства и режима.
--------------------------------
<1> При передаче документов с пометками "Весьма срочно" или
"Срочно" исполнитель проставляет также время получения.
114. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку
необходимой информации, подготовку при необходимости проекта
документа, его оформление, согласование, представление на
подписание (утверждение) руководителю органа внутренних дел или
структурного подразделения органа внутренних дел.
Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и
достоверность информации, использованной при подготовке документа,
нарушение установленных сроков исполнения документов без
объективных причин.
115. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнителем делаются отметки на
документе: о дате поступления (если образовался интервал времени
между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах
и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные
переговоры и другое), о дате и результатах окончательного
исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями
обеспечивается своевременный и качественный анализ информации и
представление основному исполнителю необходимых материалов
(проектов документов, справок, сведений и других) в течение первой
половины срока, отведенного на исполнение документа.
116. При возвращении документа из структурного подразделения в
подразделение делопроизводства и режима (после исполнения или
ознакомления) его повторная регистрация не производится, а
делается отметка в учетных формах о движении документа.
Копирование (тиражирование) документов
117. Копировально-множительные работы осуществляются
централизованно на множительных участках или в типографиях по
наряду (Приложение N 23). Копирование (тиражирование) небольших по
объему документов может производиться непосредственно в
структурных подразделениях органа внутренних дел, имеющих
копировально-множительную технику.
118. Наряды на снятие копий и множительные работы подписывает
руководитель (заместитель руководителя) подразделения
делопроизводства и режима, который проверяет правильность
оформления документов, разверсток на рассылку, наличие
соответствующего разрешения на размножение.
119. На множительные участки сдаются, как правило, первые
экземпляры (подлинники) документов или рукописных текстов,
отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы должны
быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом
на стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5.
120. Тираж изготовленных копий соответствует заказу и выдается
исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О
|
