|
Стр. 1
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 30 октября 1998 г. N 320
О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ
МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В целях внедрения Государственного стандарта Р 6.30-97
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов" и организации единого порядка работы с
документами в центральном аппарате Министерства здравоохранения
Российской Федерации приказываю:
1. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в
аппарате Министерства здравоохранения Российской Федерации
(далее - Инструкция) с 1 января 1999 г. (приложение 1)
2. Возложить персональную ответственность за соблюдение
требований Инструкции на руководителей структурных подразделений
Минздрава России.
3. Управлению делами Минздрава России:
3.1. До 15 ноября 1998 г. размножить Инструкцию в
количестве, необходимом для обеспечения ею всех работников
центрального аппарата Минздрава России;
3.2. С 1 по 31 декабря 1998 г. провести семинары для
работников структурных подразделений Минздрава России по
вопросам работы с документами;
3.3. В первом полугодии 1999 г. обеспечить проведение
регулярных занятий для работников структурных подразделений
Минздрава России по изучению положений Инструкции в соответствии
с планом (приложение 2).
4. Руководителям структурных подразделений Минздрава России:
4.1. В месячный срок ознакомить с настоящей Инструкцией
всех работников своих подразделений и обеспечить надлежащий
порядок работы с документами;
4.2. До 15 ноября 1998 г. назначить лиц, ответственных за
ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением
документов, и представить информацию в Управление делами.
5. Считать утратившими силу приказ Министерства
здравоохранения Российской Федерации от 23 декабря 1992 г. N 341
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве
здравоохранения Российской Федерации" и указание Министерства
здравоохранения Российской Федерации от 16 июля 1997 г. N 430-у
"О совершенствовании работы с документами в центральном аппарате
Министерства".
6. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.
Министр В.И. Стародубов
Приложение 1
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(утв. приказом Минздрава РФ от 30 октября 1998 г. N 320)
1. Общие положения
Инструкция по делопроизводству в аппарате Министерства
здравоохранения Российской Федерации (далее - Инструкция)
подготовлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в
министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив,
1992), в соответствии с основными положениями Государственной
системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (М.,
1991) и Государственного стандарта на
организационно-распорядительную документацию (ГОСТ Р 6.30-97).
Документы Минздрава России являются собственностью
государства, включаются в состав его имущества, и вопросы работы
с ними регулируются законодательством Российской Федерации,
нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы
России (Росархива), Положением о Министерстве здравоохранения
Российской Федерации.
Делопроизводство в Минздраве России организовано и ведется
на основе настоящей Инструкции и других нормативно-методических
документов, не противоречащих ей.
Инструкция устанавливает общие требования к
документированию управленческой деятельности и организации
работы с документами в Минздраве России: порядок приема, учета,
подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля
исполнения, хранения и использования документов.
Порядок работы с секретными документами регламентируется
специальными инструкциями.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на организацию работы с документами,
создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми
и другими, независимо от их носителей Компьютерные
(автоматизированные) технологии обработки документной информации
должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
Документационное обеспечение управления, контроль за
соблюдением в структурных подразделениях Министерства единой
системы делопроизводства методическое руководство работой с
документами и обучение работников основам делопроизводства
возлагаются на Управление делами.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение
установленных правил и порядка работы с документами в
структурных подразделениях Министерства возлагается на их
руководителей.
Руководитель структурного подразделения назначает
ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает
учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует
руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление
работников с нормативными и методическими документами по
делопроизводству.
Работники структурных подразделений несут персональную
ответственность за выполнение требований Инструкции по
делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных
документов.
Передача документов, их копий работникам сторонних
организаций допускается с разрешения руководства Министерства
или структурных подразделений центрального аппарата.
Права, обязанности и ответственность работников,
участвующих в документационном обеспечении деятельности
Министерства и его структурных подразделений, определяются
должностными инструкциями.
Указания Управления делами по вопросам делопроизводства
являются обязательными для сотрудников Министерства.
Общее методическое руководство по вопросам
документационного обеспечения управления и архивного дела
осуществляет Росархив.
2. Организация документооборота
2.1. Общие правила организации документооборота
Движение документов в Министерстве с момента их получения
или создания до завершения исполнения или отправки образует
документооборот Министерства.
Организация документооборота должна отвечать следующим
требованиям:
- прохождение документов должно быть оперативным и
целенаправленно регулироваться;
- каждое перемещение документа должно быть оправданным:
следует исключать или ограничивать возвратные перемещения
документов, инстанции прохождения и действия с документами,
необусловленные деловой необходимостью;
- в порядке прохождения и в процессе обработки основных
категорий документов должно быть максимальное единообразие.
2.2. Порядок обработки входящей корреспонденции
Документы, поступающие в Министерство, проходят первичную
обработку предварительное рассмотрение, регистрацию,
рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется
Управлением делами.
Документы, доставляемые спецсвязью, принимаются общим
отделом Управления делами, а после окончания рабочего дня, в
выходные и праздничные дни - в приемной Министра.
Конверты с документами, в том числе и заказные,
вскрываются. При этом проверяется правильность доставки,
целостность упаковки документов, наличие указанных в документах
приложений.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по
принадлежности или возвращается отправителю.
Конверты с письмами, поступившими в адрес структурных
подразделений, а также с пометкой "лично", передаются по
назначению без вскрытия.
Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как
правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту
можно определить адрес отправителя, время доставки и получения
документа, а также при поступлении личных или платных
документов. Сохраняются и прилагаются конверты к письмам,
полученным от граждан.
Посылки и бандероли с наложенным платежом выкупаются только
с разрешения финансово-хозяйственного отдела Управления делами.
Корреспонденция, поступившая в Министерство, разбирается на
документы, адресованные Министру, первым заместителям Министра,
заместителям Министра, Министерству (без указания конкретного
должностного лица и структурного подразделения), структурным
подразделениям до 10 часов.
Документы, адресованные Министру, первым заместителям
Министра, заместителям Министра, Министерству, раскладываются в
папки для передачи в Управление делами.
Документы, адресованные структурным подразделениям
Министерства, раскладываются по ячейкам и передаются по
назначению с 10 до 12 часов и с 15 до 17 часов.
Письма граждан передаются в организационный отдел
Управления делами.
Документы, поступившие из-за рубежа и иностранных
представительств в России, а также на иностранных языках
передаются в Управление международного сотрудничества.
Документы для подразделений Министерства, находящихся в
здании на Вадковском пер., передаются секретарю Управления
делами до 12 часов для дальнейшей передачи курьеру.
2.3. Рассмотрение документов
Документы на имя Министра, первых заместителей Министра,
заместителей Министра и в адрес Министерства передаются в общий
отдел Управления делами, где они сортируются на регистрируемые и
нерегистрируемые в соответствии с Перечнем документов, не
подлежащих регистрации (приложение 1). Нерегистрируемые
документы передаются в структурные подразделения по назначению.
Документы, адресованные Министру, первым заместителям
Министра, заместителям Министра, Министерству после регистрации
не позднее 12 часов передаются руководству Управления делами для
предварительного рассмотрения.
Документы, доставленные спецсвязью, регистрируются и
передаются руководству Управления делами в первую очередь.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения поступивших документов на требующие обязательного
рассмотрения Министром, первыми заместителями Министра,
заместителями Министра и направляемые непосредственно в
структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется,
исходя из оценки их содержания, на основе установленного в
Министерстве распределения обязанностей между Министром и
заместителями Министра по руководству подразделениями
Министерства, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам
ведения структурных подразделений.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие
документы, последние подбираются и передаются руководству вместе
с поступившим документом или соответствующей справкой (отметкой).
После регистрации в общем отделе Управления делами
руководством Управления передаются для доклада Министру
документы, поступившие от:
- Администрации Президента Российской Федерации;
- Правительства Российской Федерации и Аппарата
Правительства Российской Федерации;
- Федерального Собрания Российской Федерации;
- руководителей (и их первых заместителей) министерств,
ведомств и федеральных служб;
- руководителей субъектов Российской Федерации;
- другие документы, содержащие информацию по принципиальным
вопросам деятельности Министерства, в зависимости от степени
значимости вопроса.
Документы на имя заместителей Министра регистрируются в
Управлении делами и передаются на рассмотрение заместителям
Министра через секретарей не позднее 14 час.
Результаты предварительного рассмотрения документов
отражаются в резолюциях (п.7.8.)
После рассмотрения документов Министром, первыми
заместителями Министра и заместителями Министра документы
возвращаются в общий отдел Управления делами для перенесения
текста резолюции в электронную карточку и постановки на
контроль. При этом, если срок исполнения документа (поручения)
не зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует
типовой срок (п.4.2.)
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется
в день их поступления в Министерство или в первый рабочий день
при поступлении документов в нерабочее время.
Документы, исполняемые несколькими структурными
подразделениями передаются им поочередно или одновременно в
копиях, если срок исполнения ограничен. Подлинник передается
ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.
Необходимость размножения документов и количество копии
определяется лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного исполнения поступившего
документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием
до рассмотрения документа руководством Министерства.
2.4. Обработка и отправка исходящей корреспонденции
Обработка и отправка документов осуществляется
централизованно в Управлении делами в соответствии с Почтовыми
правилами.
Документы, предназначенные для отправки, принимаются
Управлением делами полностью оформленными, подписанными и
зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления
(кроме простых отправлений).
Перед упаковкой проверяется правильность оформления
документов, наличие приложений, соответствие количества
экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно
оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку
и вложение в конверты, определение и проставление стоимости
отправления, составление списка на заказную почту и сдачу в
отделение связи. Отправлять документы заказной почтой без
крайней необходимости не рекомендуется.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес,
вкладываются в один конверт.
Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться
и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего
дня.
Документы, направляемые Президенту Российской Федерации,
Правительству Российской Федерации, в Администрацию Президента
Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской
Федерации, Федеральное Собрание, а также в структурные
подразделения Министерства, расположенные по адресу: Вадковский
пер., д.18/20, передаются через Управление делами курьеру.
2.5. Передача документов внутри Министерства
Сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных
подразделениях, два раза в день забирают почту из Управления
делами. Срочная корреспонденция по сообщению общего отдела
Управления делами получается адресатом немедленно.
Передача документов между структурными подразделениями
осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство.
Управление делами контролирует ход ознакомления с документами и
их перемещение.
Документы должны передаваться от одного исполнителя другому
с учетом срока исполнения документов.
Прием и передача документов на всех этапах прохождения
осуществляется без расписок, но с обязательной отметкой в
регистрационной карточке или ЭВМ кому передан документ. При этом
документы, прошедшие регистрацию в Управлении делами, передаются
в другие структурные подразделения только через него или с
обязательным уведомлением о передаче.
Каждый работник Министерства непосредственно отвечает за
сохранность документов, находящихся у него на исполнении.
В случае увольнения, ухода в отпуск, отъезда в командировку
или болезни исполнители по указанию руководителя подразделения
передают документы другому исполнителю с обязательной отметкой
об этом в регистрационной карточке.
Документы с поручениями руководства Министерства, имеющие
штамп "подлежит возврату", вместе с копиями ответов и
материалами по исполнению должны быть возвращены в общий отдел
Управления делами. Наличие упоминаемых в документах приложений
обязательно.
Нормативно-распорядительные документы, присланные из
вышестоящих органов (законы Российской Федерации, указы,
распоряжения Президента Российской Федерации, постановления,
распоряжения Правительства Российской Федерации и другие),
подлежат обязательному возврату в Управление делами.
Документы с поручениями руководства Министерства,
направленные в структурные подразделения, после их исполнения за
подписью руководства подразделения остаются в данном
подразделении и формируются в соответствующие дела.
Подшивать в дела неисполненные документы и документы, не
имеющие отметки об исполнении, запрещается.
2.6. Внутренние документы
Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются
(используются) в пределах самого Министерства. Внутренние
документы оперативного характера оформляются не на бланках.
Разрешение различных вопросов между структурными
подразделениями Министерства, как правило, осуществляется путем
личного общения или по телефону только в исключительных случаях
допускается переписка между ними.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и
оформления организуется в соответствии с общим порядком
обращения исходящих документов, а на этапе исполнения
(использования) - входящих документов.
Проекты распорядительных документов после подготовки и
подписания регистрируются и передаются для исполнения или
ознакомления в структурные подразделения, а при необходимости -
за пределы Министерства.
Протоколы, приказы, указания, содержащие поручения
отдельным должностным лицам или подразделениям, передаются
адресатам в виде копий или выписок.
Докладные записки на имя руководства Министерства или
структурного подразделения, справки, сводки и другие внутренние
документы оперативного характера рассматриваются должностными
лицами, которым они направлены, после чего в общем порядке
передаются для исполнения (использования в работе) в
соответствующие структурные подразделения или помещаются в
соответствующие дела.
2.7. Учет объема документооборота
Учет объема документооборота в Министерстве включает в себя
подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних
документов за определенный период времени.
Показатели объема документооборота используются для
определения технологической оснащенности процессов работы с
документами, а также анализ различных аспектов управленческой
деятельности.
Подсчет количеств документов производится по
регистрационным формам в местах их регистрации.
Подсчет количества входящих и исходящих документов,
поступивших на имя Министра, первых заместителей Министра,
заместителей Министра, в адрес Министерства, докладных записок
руководству Министерства, писем граждан осуществляется
Управлением делами.
При проведении учета документов раздельно подсчитывается
количество основных документов и количество экземпляров (копий),
изготовленных средствами оперативного размножения.
Раздельно учитывается количество входящих, исходящих и
внутренних документов, а также писем граждан.
Подсчет документооборота проводится по структурным
подразделениям и по Министерству в целом.
В структурном подразделении учет документов следует
производить по видам документов и по корреспондентам.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме
(приложение 2). По каждой группе учитывается количество
документов и отдельно их тираж.
Результаты учета объема документооборота обобщаются
Управлением делами и представляются руководству Министерства для
выработки мер по совершенствованию работы с документами.
3. Регистрация документов и построение справочного аппарата
3.1. Общие правила регистрации
Регистрация документов - это фиксация факта создания или
поступления документа путем проставления на нем индекса с
последующей записью необходимых сведений о документе в
регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях (распорядительные,
плановые, отчетные, учетно-статистические и др.), как
создаваемые внутри Министерства (приказы, указания, протоколы,
докладные записки, письма и др.), так и поступающие из других
организаций и от физических лиц.
При помощи регистрации сведения о документах поступают в
поисковую систему.
Входящие документы регистрируются в день поступления,
исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения.
Основным принципом регистрации документов является
однократность. Каждый документ должен регистрироваться в
Министерстве только один раз. При передаче зарегистрированного
документа из одного подразделения в другое он повторно не
регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания
документов. Например, отдельно регистрируются правительственные
документы, приказы Министерства по основной деятельности,
приказы по личному составу, протоколы, инструкции письма граждан
и т.д. Порядковые номера присваиваются документам в пределах
каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в
пределах календарного года.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится
децентрализованно в местах создания и исполнения документов, но
регистрацию основных групп документов производит Управление
делами.
Документы регистрируются при помощи средств вычислительной
техники машинописного или рукописного заполнения карточек
единого образца (приложения 3, 4) и в журналах. Сведения,
внесенные в карточку, должны обеспечить учет,
справочно-информационный поиск, контроль исполнения и анализ
документов.
Для удобства регистрации, облегчения поиска документов
руководству Министерства и каждому структурному подразделению, а
также группам корреспондентов присваивается условный индекс.
Классификатор индексов руководства и структурных
подразделений строится в соответствии со структурой
Министерства. Он разрабатывается на начало календарного года и
доводится Управлением делами до сведения каждого структурного
подразделения Министерства.
Классификатор корреспондентов представляет собой перечень
органов власти и управления, учреждений, организаций и
предприятий, с которыми Министерство связано в своей
деятельности (приложение 5).
3.2. Регистрация входящих и исходящих документов
3.2.1. Устанавливается следующий обязательный минимум
реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида
документа; дата документа; индекс документа; дата поступления;
индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок
исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения
вопроса по существу дата фактического исполнения и номер
документа-ответа); номер дела.
Состав обязательных регистрационных реквизитов в
зависимости от характера документов и задач использования
информации может быть дополнен другими реквизитами.
Правила заполнения основных реквизитов регистрационной
карточки указаны в приложении 4.
Регистрационный номер и дата поступления документа
проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа
документа.
Входящий номер документов, подлежащих регистрации в общем
отделе Управления делами, состоит из индекса руководства
Министерства (Министра, первых заместителей Министра,
заместителей Министра), на чье имя поступил документ; или
индекса Министерства, если в документе не указан конкретный
адресат: через тире - индекса корреспондента (раздела
картотеки); через косую черту - порядкового номера документа,
например: 01-6/234 (01 - индекс Министра, 6 - индекс
корреспондента (раздел картотеки), 234 - порядковый номер).
Входящий номер для документов, регистрируемых в структурных
подразделениях Министерства, состоит из индекса структурного
подразделения; через тире - индекса корреспондента (раздела
картотеки); через косую черту - порядкового номера. Например:
10-2/154, где 10 - индекс структурного подразделения. 2 - индекс
корреспондента (раздел картотеки). 154 - порядковый номер.
На все виды нормативно-распорядительных документов
(приказы, протоколы и решения коллегии, инструкции, указания и
т.п.) в структурных подразделениях Министерства должны
заполняться регистрационно-контрольные карточки (без присвоения
входящих номеров).
При поступлении этих документов в структурное подразделение
в карточке указывается наименование документа, его дата и номер,
дата поступления в структурное подразделение и далее заполняются
все графы карточки.
Документы-ответы самостоятельно не регистрируются, отметки
об их поступлении делаются на оборотной стороне регистрационных
карточек инициативных исходящих документов.
При регистрации документов в общем отделе Управления делами
(карточки с красной полосой) для подразделений-исполнителей
распечатывается одна карточка. Эти документы повторно в
структурных подразделениях не регистрируются, их дальнейшее
движение отражается в карточке, приложенной к документу. В
структурных подразделениях карточки заполняются в количестве
экземпляров, необходимых для создания справочных и контрольных
картотек*(1).
При наличии ссылки на ранее поступившие документы работник,
регистрирующий документ, указывает на карточке номера этих
документов и дел, в которые они подшиты, фамилию исполнителя.
На документах, подлежащих возврату в Управление делами,
ставится штамп "подлежит возврату".
В регистрационно-контрольной карте на ЭВМ отмечается
движение документа с момента поступления до его помещения в дело
после исполнения.
3.2.2. Исходящий номер документов, подлежащих, регистрации
в общем отделе Управления делами, состоит из индекса руководства
Министерства (Министра, первых заместителей Министра,
заместителей Министра), подписавших документ, индекса
корреспондента (раздела картотеки) порядкового номера; индекса
структурного подразделения, подготовившего документ, и номера
дела по номенклатуре, например 01-6/234-10-12 (01 - индекс
Министра, 6 - индекс корреспондента (раздел картотеки), 114 -
порядковый номер, 10 - индекс структурного подразделения, 12 -
номер дела по номенклатуре).
На инициативный документ в структурных подразделениях
заполняется отдельная регистрационная карточка, которая
помещается в справочную картотеку в раздел "Исходящие документы"
соответствующей группы корреспондентов. При регистрации номер
документа состоит из индекса структурного подразделения; через
тире - номера корреспондента (раздела картотеки), через косую
черту - порядкового номера по картотеке данной группы
корреспондентов и через тире - номера дела, в котором находится
копия этого документа; например 10-8/42-12.
Исходящим номером документа-ответа является входящий номер
документа, на который дается ответ, и через тире указывается
номер дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия
ответа. В регистрационной карточке делается лишь отметка об
исполнении документа.
Порядковый номер документа в элементах регистрационного
индекса всегда проставляется за косой чертой.
3.3. Регистрация нормативно-распорядительных документов
Регистрация приказов, указаний, постановлений Главного
государственного санитарного врача Российской Федерации и
заместителя Главного государственного санитарного врача
Российской Федерации, инструкций, протоколов заседаний и решений
коллегии ведется в журнальной форме и ЭВМ.
В Управлении делами регистрируются:
- приказы по основной деятельности, в том числе о внесении
изменений в структуру и штатное расписание центрального аппарата
Министерства;
- приказы по личному составу руководителей учреждений,
организаций и предприятий федерального подчинения (готовятся
Управлением кадровой политики на основании представлений
структурных подразделений) с добавлением к порядковому номеру
индекса "л";
- приказы по аттестации врачей и провизоров учреждений
здравоохранения федерального подчинения (готовятся Управлением
кадровой политики) с добавлением к порядковому номеру индекса
"л";
- приказы по аттестации медицинских работников
санаторно-курортных учреждений (готовятся Отделом
санаторно-курортной помощи) с добавлением к порядковому номеру
индекса "л";
- приказы о награждении нагрудным знаком "Почетный донор
Российской Федерации" (готовятся Департаментом организации
медицинской помощи населению) с добавлением к порядковому номеру
индекса "л";
- приказы о награждении работников здравоохранения
ведомственными наградами, почетными грамотами, об объявлении
благодарности и т.п. (готовятся Управлением кадровой политики) с
добавлением к порядковому номеру индекса "л";
- приказы о направлении работников учреждений
здравоохранения на работу по контракту за границей (готовятся
Управлением кадровой политики) с добавлением к порядковому
номеру индекса "л";
- приказы о командировках сотрудников центрального аппарата
Министерства по Российской Федерации (готовятся Управлением
делами на основании представлений структурных подразделений) с
добавлением к порядковому номеру индекса "к";
- приказы о краткосрочных заграничных командировках
сотрудников центрального аппарата Министерства (готовятся
Управлением международного сотрудничества) с добавлением к
порядковому номеру индекса "к";
- указания (готовятся структурными подразделениями
Министерства) с добавлением к порядковому номеру индекса "у";
- постановления Главного государственного санитарного врача
Российской Федерации (готовятся Департаментом госсанэпиднадзора);
- инструкции, утвержденные Министром, первыми заместителями
Министра, заместителями Министра.
В Управлении кадровой политики регистрируются:
- приказы по личному составу сотрудников центрального
аппарата Министерства (прием на работу, увольнение, перевод на
другую должность, поощрение, взыскание) (готовятся Управлением
кадровой политики на основании представлений структурных
подразделений) с добавлением к порядковому номеру индекса "л/а";
- приказы о предоставлении отпусков сотрудникам
центрального аппарата Министерства (готовятся Управлением
кадровой политики) с добавлением к порядковому номеру индекса
"о".
В Департаменте государственного
санитарно-эпидемиологического надзора регистрируются:
- постановления заместителя Главного государственного врача
Российской Федерации.
3.4. Регистрация внутренних документов
Регистрация внутренних документов (докладные записки,
справки, сводки, и др.) осуществляется на единых регистрационных
карточках по месту их подготовки. Состав регистрационного номера
этих документов аналогичен исходящему регистрационному номеру.
Протоколы заседаний коллегии Министерства регистрируются
секретарем коллегии порядковыми номерами.
Подписанные экземпляры протоколов совещаний у руководства
Министерства учитываются в Управлении делами.
Протоколы совещаний у руководства структурного
подразделения учитываются делопроизводственной службой
подразделения и нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года.
Поручения Министра, оформленные на бланках, регистрируются
в информационно-аналитическом отделе Управления делами
порядковыми номерами в пределах календарного года.
Инициативные докладные записки на имя Министра, первых
заместителей Министра и заместителей Министра регистрируются в
общем отделе Управления делами. Поручения по этим документам
переносятся в автоматизированную базу данных и ставятся на
контроль.
3.5. Регистрация договоров, соглашений, контрактов
3.5.1. Договоры и контракты, заключенные от имени
Министерства и подписанные Министром, первыми заместителями
Министра и заместителями Министра регистрируются в Управлении
делами порядковыми номерами в данной группе документов с
добавлением буквенного индекса "д".
3.5.2. Соглашения о научно-практическом сотрудничестве в
области здравоохранения с субъектами Российской Федерации и
т.п., подписанные Министром здравоохранения, регистрируются в
Управлении дедами. Регистрационный номер соглашения состоит из
регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших документ,
и проставляется через косую черту в порядке указания авторов.
3.5.3. Протоколы о намерениях по сотрудничеству в области
здравоохранения, подписанные от имени Минздрава России
Министром, первыми заместителями Министра, заместителями
Министра регистрируются в Управлении делами порядковыми номерами
в данной группе документов.
3.6. Построение поисковых систем
Поисковые системы (традиционные карточные и
автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек
или банков регистрационных данных (в автоматизированных
поисковых системах). Поиск документов может осуществляться также
по номенклатуре заводимых дел.
При традиционной карточной регистрации печатается
необходимое количество экземпляров регистрационных карточек,
которые могут составлять следующие картотеки, справочные,
контрольные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в
зависимости от задач поиска.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по
каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
При передаче документов на архивное хранение передаются и
поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка
регистрации данных изымаются сведения о документах, сроки
оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и
передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на
документы, подлежащие и не подлежащие передаче на
государственное хранение. При традиционной карточной регистрации
передается картотека с полностью заполненными реквизитами.
Поисковые системы обеспечивают доступ к информации, не
относящейся к категории ограниченного доступа, работникам
Министерства, гражданам государственным органам и общественным
организациям.
4. Организация контроля исполнения документов
4.1. Система контроля исполнения
Целью контроля является обеспечение своевременного и
качественного исполнения поручений, зафиксированных в
документах. Контролю подлежат наиболее важные входящие,
исходящие и внутренние документы.
Контроль исполнения документов, а также зафиксированных в
них или данных по ним поручений, включает постановку на
контроль, проверку своевременного доведения документа или
поручения до исполнителя проверку хода его выполнения, учет и
анализ результатов исполнения контролируемых документов,
формирование информационно-аналитического массива и
информирование руководства.
Контроль исполнения документов строится на базе
автоматизированных банков данных и регистрационных картотек.
Обязательному особому контролю исполнения подлежат:
- законы, постановления Федерального Собрания;
- указы, распоряжения, поручения Президента Российской
Федерации;
- постановления, распоряжения и поручения Правительства
Российской Федерации;
- протоколы заседаний Правительства Российской Федерации и
его Президиума;
- запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания;
- письма и документы из министерств и ведомств на имя
руководства Министерства, требующие ответа Министра или
заместителей Министра;
- письма граждан, поступившие из Администрации Президента
Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,
Федерального Собрания Российской Федерации, от депутатов;
- другие документы по указанию руководства Министерства.
За исполнением остальных документов устанавливается общий
контроль.
Ответственность за организацию контроля и своевременное
исполнение поручений, содержащихся в документах, возлагается на
заместителей Министра, руководителей структурных подразделений и
Управление делами.
Руководители структурных подразделений Министерства
обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их
до исполнителей в день поступления, контроль за качественным
исполнением документов по существу вопросов и еженедельное
рассмотрение на совещаниях состояния исполнительской дисциплины.
Руководители структурных подразделений являются
ответственными исполнителями поручений по контрольным
документам. В отдельных случаях по протоколам заседаний
(решениям) коллегии ответственными исполнителями могут быть
заместители Министра.
Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное
исполнение поручений и качество подготавливаемого документа.
Непосредственными исполнителями поручений по документам
являются начальники отделов и специалисты структурных
подразделений Министерства, которые отвечают за фактическое
исполнение документов в установленные сроки.
Контроль за исполнением документов осуществляется с момента
рассмотрения их Министром, заместителями Министра или
руководителями структурных подразделений.
Контроль за исполнением документов в Министерстве
осуществляют:
- входящих документов, адресованных руководству
Министерства - общий отдел Управления делами;
- приказов, указаний, протоколов совещаний у Министра,
протоколов заседаний (решений) коллегии; планов основных
организационных мероприятий Министерства - отдел контроля и
информации Управления делами;
- писем граждан - организационный отдел Управления делами.
Контроль по существу решения поставленных в документах
вопросов осуществляют руководители структурных подразделений
Министерства.
Непосредственный контроль за сроками исполнения документов,
поступающих в структурные подразделения, осуществляется
работником, назначенным руководителем подразделения.
Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в
документах, возлагается на исполнителей.
4.2. Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и
индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены на
основании актов вышестоящих органов государственной власти и
управления России, а также центральных отраслевых органов
управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями.
Документы, подлежащие контролю, исполняются в следующие
сроки:
- поручения, содержащиеся в актах Президента Российской
Федерации и актах Правительства Российской Федерации - в
указанные в них сроки или в срок не более 30 дней;
- поручения Президента Российской Федерации, Председателя
Правительства Российской Федерации и его заместителей, а также
поручения, содержащиеся в протоколах заседания Правительства
Российской Федерации и его Президиума - в указанные в них сроки
или в срок не более 30 дней; с пометкой в тексте "срочно" - в
3-дневный срок, с пометкой в тексте "оперативно" - в 10-дневный
срок;
- поручения Правительства Российской Федерации по запросам
членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы - в
течение 10 дней;
- проекты решений Правительства Российской Федерации, иные
материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства
Российской Федерации и его Президиума, вносятся Министерством не
позднее, чем за 15 дней до даты заседания;
- подготовка заключений по материалам к заседаниям
Правительства Российской Федерации - строго в установленный срок
с обязательным представлением справки на имя Министра с визами
руководителя структурного подразделения, готовившего материал, и
курирующего его заместителя Министра;
- запросы депутатов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы - в течение 15 дней;
- обращения депутатов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы - в течение 20 дней;
- проекты федеральных законов - в течение 15 дней;
- поручения, содержащиеся в приказах, указаниях, протоколах
заседаний и решениях коллегии Министерства - в указанные в них
сроки;
|
