|
Стр. 1
Утратил силу- ПРИКАЗ ФТС РФ ОТ 18.10.2004 N 160
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 9 марта 1999 г. N 150
О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 10.04.2000 N 290)
В целях улучшения организации документационного обеспечения и
работы архивов в таможенных органах, упорядочения нормативной базы
приказываю:
1. Утвердить согласованную с Росархивом "Типовую инструкцию по
делопроизводству и работе архива в таможенных органах
(региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных
постах)" (прилагается).
2. Начальникам региональных таможенных управлений, таможен,
таможенных постов обеспечить организацию делопроизводства и работу
архивов в соответствии с указанной Типовой инструкцией.
3. Начальникам региональных таможенных управлений, таможен,
таможенных постов со статусом юридического лица обеспечить
ежегодное представление в Административное управление ГТК России
до 15 января сведений о работе отделов документационного
обеспечения по выполнению требований указанной Типовой инструкции,
состоянии делопроизводства, документообороте и других сведений по
разработанной Административным управлением форме.
4. Начальнику Регионального таможенного управления тылового
обеспечения Листопаду А.Д. обеспечить тиражирование в жестком
переплете необходимого количества Типовой инструкции и ее
рассылку.
5. Считать утратившими силу Приказы ГТК России от 12.02.96
N 77 "Об утверждении нормативных документов по организации
делопроизводства и работы архивов в региональных таможенных
управлениях" и N 78 "Об утверждении нормативных документов по
работе отдела (группы) документационного обеспечения и защиты
информации таможни (таможенного поста)", 26.02.96 N 102 "О Типовой
инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на
таможенном посту)", 28.02.96 N 110 "О Типовой инструкции по
делопроизводству и работе архива в региональных таможенных
управлениях", 15.06.98 N 394 "О внесении изменений в Типовую
инструкцию по делопроизводству и работе архива в региональных
таможенных управлениях", а также пункты 3, 4, 5, 6 Приказа от
29.01.97 N 33 "О внесении изменений в Приказы ГТК России от
16.11.94 N 596, 17.01.95 N 28, 12.02.96 N 77 и N 78, 26.02.96
N 102 и 28.02.96 N 110".
6. Контроль за выполнением настоящего Приказа осуществлять
Административному управлению (Никитин А.И.).
Председатель Комитета
генерал - полковник
таможенной службы
В.Г.ДРАГАНОВ
Приложение
к Приказу
ГТК России
от 9 марта 1999 г. N 150
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ
ОРГАНАХ (РЕГИОНАЛЬНЫХ ТАМОЖЕННЫХ УПРАВЛЕНИЯХ,
ТАМОЖНЯХ, ТАМОЖЕННЫХ ПОСТАХ)
(в ред. Приказа ГТК РФ от 10.04.2000 N 290)
1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях,
таможенных постах) <*> подготовлена с целью совершенствования на
единой основе документационного обеспечения управления и повышения
его эффективности путем унификации состава, форм управленческих
документов и технологии работы с ними <**>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - "таможенные органы", "таможенный
орган", "таможенное управление, таможня, а также таможенный пост
со статусом юридического лица", "управление, таможня (таможенный
пост со статусом юридического лица)", "управление, таможня
(таможенный пост)", "управление, таможня".
<**> Под документационным обеспечением управления понимается
создание документированной информационной базы на различных
носителях для использования управленческим аппаратом в процессе
реализации его функций.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
таможенных органах <*>.
--------------------------------
<*> Порядок работы с секретными документами, документами с
грифом "Для служебного пользования" (включая правила учета,
хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой
специфической документацией регламентируется специальными
нормативными актами.
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются как на
традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с
документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной
техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки
документной информации должны отвечать требованиям настоящей
Инструкции.
1.3. Документационное обеспечение управления, контроль за
соблюдением в структурных подразделениях таможенных органов единой
системы делопроизводства, методическое руководство работой с
документами и обучение сотрудников основам делопроизводства
возлагаются на отдел (отделение, группу) документационного
обеспечения (приложение 1).
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение
установленных правил и порядка работы с документами в отделах
таможенных органов возлагается на их руководителей.
Руководитель отдела определяет ответственного за ведение
делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение
документов в установленные сроки, информирует руководство о
состоянии их исполнения (приложение 2).
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций
допускается с разрешения руководства таможенных органов или
отделов.
При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку,
увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию
руководителя структурного подразделения передаются другому
сотруднику.
1.4. Задачи, функции, порядок работы отдела (отделения,
группы) документационного обеспечения регламентируются положением
(приложение 1).
Права, обязанности и ответственность сотрудников
делопроизводства определяются должностными инструкциями
(приложение 3), которые должны быть оформлены в соответствии с
Приказом ГТК России от 16.02.98 N 80.
2. Документация таможенных органов
2.1. Деятельность таможенных органов обеспечивается системой
взаимоувязанных управленческих документов, составляющих их
документационную базу. Состав документационной базы определяется
компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов
(единоначальный или коллегиальный), объемом и характером
взаимосвязей между региональными таможенными управлениями и ГТК
России, таможнями, таможенными постами и сторонними организациями.
2.2. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а
также таможенные посты со статусом юридического лица) издают
следующие ненормативные правовые акты: приказы, распоряжения,
инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с
их компетенцией.
Установленные указанными актами нормы, требования и правила
могут быть отменены или изменены только путем издания новых
распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой
вид документов, как письма.
Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм,
факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия
безотлагательных мер и при условии обязательного последующего
издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.
2.3. В целях эффективного использования средств вычислительной
техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов
и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а
также процессов работы с документами.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности
3.1.1. Документирование управленческой деятельности
заключается в фиксации на бумаге или других носителях по
установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании
управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке
(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,
телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании
ВТ - на машинном языке.
3.1.2. При подготовке и оформлении документов используются
следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации,
наименование комитета - Государственный таможенный комитет
Российской Федерации; наименование таможенного управления, таможни
(таможенного поста со статусом юридического лица) - автора
документа; справочные данные об управлении, таможне (таможенном
посте со статусом юридического лица); наименование вида документа
<*>, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на
регистрационный номер и дату документа, место составления или
издания документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат,
гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка
о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения,
подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа,
печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка
об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о
поступлении документа в таможенный орган (управление, таможню,
таможенный пост со статусом юридического лица); идентификатор
электронной копии документа.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 10.04.2000 N 290)
--------------------------------
<*> На письмах не указывается.
3.2. Требования к бланкам документов
3.2.1. Документы изготавливаются на бланках, должны иметь
установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их
расположения <*>.
--------------------------------
<*> Расположение реквизитов на бланках организационно -
распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-97
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно - распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4
(210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без
него, должен иметь поля, мм:
20 - левое,
10 - правое,
20 - верхнее,
20 - нижнее.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 10.04.2000 N 290)
3.2.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или
бумаге светлых тонов.
Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью
средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью
средств ВТ непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Исключение составляют бланки документов таможенного управления,
таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица с
изображением Государственного герба Российской Федерации (далее -
гербовые бланки), порядок изготовления которых изложен в
подразделе 3.3.
3.2.3. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на
бланках - угловой (являющийся наиболее рациональным и экономичным)
или продольный.
3.2.4. Реквизит "Государственный герб Российской Федерации"
располагается над серединой реквизита "Государственный таможенный
комитет Российской Федерации".
3.2.5. Для таможенного управления, таможни, а также
таможенного поста со статусом юридического лица устанавливаются
следующие виды бланков организационно - распорядительных
документов:
общий бланк (приложение 4);
бланк письма (приложение 5);
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется для изготовления любых видов
документов, кроме письма, и включает реквизиты "Государственный
герб Российской Федерации", наименование комитета -
"Государственный таможенный комитет Российской Федерации",
"Наименование управления", "Наименование таможни (таможенного
поста со статусом юридического лица)".
Бланк письма управления, таможни, а также таможенного поста со
статусом юридического лица включает реквизиты "Государственный
герб Российской Федерации", наименование комитета -
"Государственный таможенный комитет Российской Федерации",
"Наименование управления", "Наименование таможни" (таможенного
поста со статусом юридического лица)", "Справочные данные об
управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического
лица" и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних
границ зон расположения реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения
документа", "Заголовок к тексту", "Текст документа".
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) таможенного
управления, таможни, а также таможенного поста со статусом
юридического лица включает реквизиты "Государственный герб
Российской Федерации", наименование комитета - "Государственный
таможенный комитет Российской Федерации", "Наименование
управления", "Наименование таможни (таможенного поста со статусом
юридического лица)", "Наименование вида документа", "Место
составления или издания документа" и ограничительные отметки для
границ зон расположения реквизитов "Дата документа",
"Регистрационный номер документа", "Заголовок к тексту".
3.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и
хранению гербовых бланков
3.3.1. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией,
подлежащей учету.
3.3.2. Гербовые бланки таможенного управления, таможни, а
также таможенного поста со статусом юридического лица
изготавливаются только полиграфическими и штемпельно - граверными
предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид
деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических
возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном
качественном уровне.
3.3.3. Гербовые бланки в таможенных органах подлежат учету. На
них типографским способом или специальным нумератором
проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и
серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по
видам бланков в регистрационно - учетном журнале, при этом
используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка,
дата поступления,
номер сопроводительного документа,
наименование организации - поставщика гербовых бланков,
количество экземпляров,
серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
наименование структурного подразделения таможенного
органа, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых
бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
3.3.4. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах.
3.3.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с
отметкой в учетно - регистрационном журнале.
3.3.6. Контроль за изготовлением, использованием и хранением
гербовых бланков возлагается на отдел (отделение, группу)
документационного обеспечения. Лица, персонально ответственные за
учет, использование и хранение бланков, назначаются
распорядительным документом руководителя таможенного органа.
3.3.7. Проверка наличия, использования и хранения гербовых
бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой
распорядительным документом руководителя управления, таможни
(таможенного поста). О проверках делаются отметки в учетно -
регистрационном журнале после последней записи. В случае
обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых
бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты
которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя
управления, таможни (таможенного поста).
3.4. Оформление реквизитов документов
3.4.1. Изображение государственного герба
Государственный герб Российской Федерации помещается на
верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и
письма.
3.4.2. Наименования комитета, таможенного управления, таможни
(таможенного поста со статусом юридического лица) и структурного
подразделения
Наименования комитета, управления, таможни (таможенного поста
со статусом юридического лица) указываются в точном соответствии с
положением и приказом о их создании, образовании. Сокращенные
наименования применяются только в том случае, если они закреплены
в положении и приказе о создании, образовании комитета,
управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического
лица). Сокращенные наименования (в скобках) помещаются ниже
полного.
Наименование структурного подразделения указывается только на
оформленных не на бланках внутренних документах (докладная и
объяснительная записки, справка и др.).
3.4.3. При оформлении реквизита "Справочные данные об
управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического
лица)" указываются почтовый и телеграфный адрес; номера телефонов
(справочная служба), факсов, телексов и др.
3.4.4. Наименование вида документа
Наименование вида документа, составленного или изданного
управлением, таможней, а также таможенным постом со статусом
юридического лица, регламентируется общими положениями о
таможенных органах, утвержденными Приказом ГТК России от 10.01.96
N 12, должно соответствовать компетенции таможенного управления,
таможни и таможенного поста со статусом юридического лица,
содержанию документируемого управленческого действия, а также
табелю унифицированных форм документов (УФД), разрабатываемому
службой документационного обеспечения ГТК России и утверждаемому
руководством комитета.
3.4.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально
(протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не
подписания. Процессы создания, оформления, исполнения документов
(согласование, визирование утверждение, подписание резолюции и
т.д.) датируются.
Если авторами документа являются две и более организации, то
его датой является наиболее поздняя дата подписания.
Документы вступают в силу с момента их подписания (или
утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена
другая дата.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также
даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в
следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца
и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными
точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например: 16.03.2000
(указанное оформление года относится к 2000 и последующим годам).
При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата
оформляется следующим образом: письмо ... от 16.03.2000 N ...
(в ред. Приказа ГТК РФ от 10.04.2000 N 290)
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры,
то перед ними проставляется ноль; например: 09.09.98.
3.4.6. Регистрационный номер документа
Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое
обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его
состав обязательно входит порядковый номер в пределах
регистрируемого массива документов, который дополняется индексом
дела по номенклатуре (подраздел 8.7).
Составные части регистрационного номера отделяются.
Регистрационный номер документа, составленного совместно
таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом
юридического лица и другими организациями, состоит из
регистрационных номеров документа каждой из этих организаций,
проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе.
3.4.7. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату
документа" используется только в тех видах документов, которые
являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка,
акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с
поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания
номера и даты поступившего документа в тексте письма.
3.4.8. Реквизит "Место составления или издания документа"
указывается в случае, если затруднено его определение по
реквизитам "Наименование управления", "Наименование таможни
(таможенного поста со статусом юридического лица)" и "Справочные
данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом
юридического лица)". Место составления или издания оформляется в
соответствии с принятым административно - территориальным делением
и включает только общепринятые географические сокращения.
Место издания в документе не указывается, если оно входит в
состав наименования управления, таможни (таможенного поста со
статусом юридического лица); например: Калининградское таможенное
управление, Московское таможенное управление; Артемовская таможня,
Багратионовская таможня; Стерлитамакский таможенный пост, Усинский
таможенный пост.
3.4.9. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу"
свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей
круг пользователей документа.
Целью ограничения доступа к информации, находящейся в
документе, является защита служебной документированной информации,
неправомерное обращение с которой может нанести различного рода
ущерб.
Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера
экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы
документа.
3.4.10. Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения
должностным или физическим лицам. При адресовании документа
должностному или физическому лицу инициалы указываются перед
фамилией.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 10.04.2000 N 290)
Наименования организации и ее структурного подразделения
указываются в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
или
РАО "Газпром"
Управление планирования
производства и статотчетности
или
Борзинская таможня
Отдел документационного
обеспечения.
Должность лица, которому адресован документ, указывается в
дательном падеже; например:
АОЗТ "Болшевский текстиль"
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С.Николаеву
или
Президенту АОЗТ
"Ломоносовский фарфоровый
завод"
В.И.Петрову
или
Западно - Сибирское таможенное
управление
начальнику отдела
документационного обеспечения
подполковнику таможенной
службы
М.Г.Парфенову
(в ред. Приказа ГТК РФ от 10.04.2000 N 290)
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата,
например:
Генеральному директору
СП "Гранэл"
Н.И.Панченко
или
Президенту ГП "Роснефть"
А.Е.Путилову
или
Начальнику Центральной
акцизной таможни
полковнику таможенной службы
С.Л.Бульбе
(в ред. Приказа ГТК РФ от 10.04.2000 N 290)
При адресовании документов, направляемых в таможенные органы,
органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются
должность и специальное звание лица, которому адресован документ.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций,
их наименования указываются обобщенно, например:
Начальникам финансовых
отделов организаций
Роскомторга
или
Начальникам таможен и
таможенных постов.
В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы
почтового адреса указываются в последовательности, установленной
правилами оказания услуг почтовой связи <*>.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 10.04.2000 N 290)
--------------------------------
<*> Правилами оказания услуг почтовой связи (п. 60),
утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 N 1239,
установлен следующий порядок написания адреса на почтовых
отправлениях:
наименование адресата (наименование организации или фамилия,
имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа, республики;
почтовый индекс.
В таком же порядке указывается адрес отправителя на конверте.
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый
экземпляр такого документа должен быть подписан.
При большем количестве адресатов составляется список рассылки
и на каждом документе проставляется только один адресат.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в
ГТК России и постоянным корреспондентам (в этих случаях
применяются конверты с заранее напечатанными адресами).
3.4.11. Утверждение документа
"Гриф утверждения документа" - реквизит, указывающий
нормативный или правовой характер его содержания.
Документы утверждаются начальниками (их заместителями)
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического
лица или специально издаваемым документом.
При утверждении документов начальниками (их заместителями)
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического
лица гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов,
фамилии и даты утверждения.
При утверждении документов, направляемых в таможенные органы,
органы Минобороны России, правоохранительные органы, в грифе
утверждения указываются должность и специальное звание лица,
утверждающего документ, например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Дальневосточного
таможенного управления
генерал - майор таможенной
службы
(подпись) В.А.Кирсанов
07.10.98
или
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Бурятской таможни
полковник таможенной службы
(подпись) Г.В.Епифанцев
08.10.98
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом
гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в
творительном падеже, его даты, номера; например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Московского
таможенного управления
от 16.03.95 N 88
или
УТВЕРЖДЕН
приказом Братской
таможни
от N
(в ред. Приказа ГТК РФ от 10.04.2000 N 290)
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в
приложении 6.
Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу
документа.
3.4.12. Резолюция
"Резолюция" - реквизит, который пишется соответствующим
должностным лицом и содержащий принятое решение по данному
документу.
В резолюции определяются организации, подразделения или
должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа,
выработки предложений и др.
Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения,
срок исполнения, подпись и дату, например:
Зайцевой А.В.
Никитину П.С.
Прошу подготовить проект письма -
ответа фирме "ХИТЭК" к 19.10.98.
Личная подпись
09.10.98
При наличии нескольких исполнителей ответственным за
исполнение считается названный первым в резолюции. Ему
предоставляется право созыва соисполнителей и координации их
работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по
исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции
указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Если поручение изложено на бланке - резолюции или отдельном
листе, приложенном к документу, на нижнем поле этого листа
указываются номер и дата документа, к которому относится
резолюция.
3.4.13. Заголовок к тексту
"Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое
содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения
документа при регистрации и исполнении.
Заголовок согласуется с наименованием вида документа,
например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии,
карточка (чего) учета движения основных средств.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок не составляется.
Заголовок составляется исполнителем документа.
Заголовок документа записывается при его регистрации в
соответствующие регистрационные формы: базу данных и карточку.
3.4.14. Отметка о контроле проставляется на документах,
подлежащих контролю, в виде штампа "Контроль".
3.4.15. Текст документа
Текстом управленческого документа является выраженное
средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу
документами.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного
текста, трафарета или сочетания этих форм.
Анкета - это форма представления унифицированного текста
документа, в котором характеризуется один объект по определенным
признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или
словесной информации в организационно - распорядительных,
финансовых и др. документах.
Таблица - форма представления унифицированного текста,
содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких
объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при
изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах
по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно -
статистических, бухгалтерских, организационно - распорядительных
документах (структура и штатная численность, штатное расписание,
план работы, перечень).
Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки,
выраженные именем существительным в именительном падеже
единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны
согласовываться с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных
букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое
с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет
самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В
заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются
только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и
подзаголовках граф не проставляются.
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы
таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах
печатаются только номера этих граф.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и
логически согласованную информацию об управленческих действиях и
применяется при подготовке положений, инструкций, правил,
приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов,
соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст состоит из двух частей. В первой,
констатирующей, части указываются причины, основания, цели
составления документа. В этой части при необходимости должна быть
установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или
другими документами по данному вопросу. В тексте документов,
подготовленных на основании или в развитие документов других
организаций или ранее изданных документов, указываются их
реквизиты: наименование вида документа, автор, дата,
регистрационный номер, заголовок к тексту, например:
"В соответствии с Приказом ГТК России от 05.08.98 N 548 "Об
утверждении Порядка приема, хранения, формирования в дела первых
экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним".
Во второй (заключительной) части излагаются решения,
распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или
обосновании, то текст может содержать только заключительную часть,
например: приказы - распорядительную часть без констатирующей;
письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки -
оценку фактов, выводы.
Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д.,
то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые
пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и
подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются
арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и
подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
При подготовке документов, составленных по однотипным,
повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров,
контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем,
претензий, заявок, заключений и т.д.), используются
унифицированные формы с трафаретным текстом.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение), а также
документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти
от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ,
ОБЯЗЫВАЮ, Прошу).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст
излагается от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ,
РЕШИЛА, ПРЕДЛАГАЕТ).
В совместных распорядительных документах текст излагается от
первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЕМ,
РЕШИЛИ).
В протоколах текст излагается от третьего лица множественного
числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание
выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных
подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста
со статусом юридического лица (положение, инструкция), а также
содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка),
используется форма изложения текста от третьего лица единственного
или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия
установила").
3.4.16. Оформление приложений к документу
Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие
соответствующими распорядительными документами (приказами,
распоряжениями);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного
документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами,
направляемые с сопроводительным письмом.
Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь
все необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем
или его руководителем и т.д.).
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии
оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте,
указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при
наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом:
Приложение: письмо Минюста России от 17.02.94 N 01-4/172 и
приложение к нему, всего на 7 л.
В приложении к распорядительному документу в верхнем правом
углу первого листа делается отметка с указанием наименования
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,
например:
Приложение 2
к приказу Московского
таможенного управления
от 22.03.97 N 93
Если в приложении к приказу даны документы другой организации
(например, инструкция Минфина России), то в верхнем правом углу
данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение
к приказу Московского
таможенного управления
от 02.02.95 N 4
(Инструкция Минфина России
|
